会计档案管理

会计档案管理 会计档案定义 会计核算材料的归档 会计档案的整理会计电算化系统档案管理会计档案的鉴定与销毁 会计档案定义 会计核算材料的归档 会计档案的整理会计电算化系统档案管理会计档案的鉴定与销毁

专业 领域 形成 主体 一、会计档案的定义 会计档案是国家机关、社会 团体、企业、事业单位、个体工 商户和其他组织在会计核算活动 中形成的具有保存价值的原始记 录，是记录和反映单位经济业务 的重要史料和证据。 会计档案是国家机关、社会 团体、企业、事业单位、个体工 商户和其他组织在会计核算活动 中形成的具有保存价值的原始记 录，是记录和反映单位经济业务 的重要史料和证据。（符合档案构成的三个要件）

通过定义明确： 1 、会计档案属于专门档案，具有专业性特点； 它的范围包含：会计凭证、会计账簿、财务 报告等专业核算材料（归档范围）。 （归档范围）。 2 、在财务会计各项管理活动中形成的其他文 件材料，如：政策法规、计划总结、请示批 复等均属文书档案归档范畴。 文书档案归档范畴

会计档案的特点 （ 1 ）形成的范围广泛 （ 1 ）形成的范围广泛 （ 2 ）档案类别稳定 （ 2 ）档案类别稳定 （ 3 ）外在形式多样 （ 3 ）外在形式多样

二、会计核算材料的归档 归档范围 归档时间 归档要求和归档手续 归档范围 归档时间 归档要求和归档手续

《会计档案管理办法》规定会 计档案的归档范围包括：会计凭 证、会计账簿、财务报告及其他 会计核算材料 《会计档案管理办法》规定会 计档案的归档范围包括：会计凭 证、会计账簿、财务报告及其他 会计核算材料 《会计档案管理办法》归档范围 《会计档案管理办法》归档范围 归档范围

不是会计档案归档范围 工资年报，职工工资、奖金及各种 福利审批名册，养老保险缴纳名册，调 整、新增审批表，职工聘用、转正等审 批表、协议书，事业统计报表，清产核 资材料，财务制度，上级指标文件等均 属文书档案。 工资年报，职工工资、奖金及各种 福利审批名册，养老保险缴纳名册，调 整、新增审批表，职工聘用、转正等审 批表、协议书，事业统计报表，清产核 资材料，财务制度，上级指标文件等均 属文书档案。

归档时间和责任人 归档时间： 年终立卷，可暂时保管一 年，移交本档案机构统一保管。（企业可 根据自己情况在会计机构专柜保管） 责任人 ：会计人员、档案员（档案室存 放） 出纳人员不得 兼管会计档案

归档要求和手续 要求： 真实准确 ( 密封处理、加经手章） 齐全完整、保持卷册的封装手续：移交清册

三、会计档案的整理 会计档案的分类会计档案的组卷会计档案的编目

会计档案分类方案 类别－年度 会计凭证类会计账簿类财务报告类其它类

①把全部会计档案按四类分开：会计凭证类、 会计账簿类、财务报告类、其它类。 ②每一种类的下面，按会计年度排列，一年 内的会计档案可根据保管期限的长短依次排 列。 保管期限 ③四类会计档案分别编制独立的案卷号，单 独流水，形成四本案卷目录。

现金 １ 永久 1 25 年 2000 年 2000 年 银行 ２ 总帐 ３ 定期 2 15 年 明细 ４ 财务报告 帐簿 2001 年 3 25 年 年 15 年 2002 年 2002 年

会计核算材料的组卷 会计凭证的组卷方法 会计账簿的组卷方法 财务报告的组卷方法 其它核算材料组卷方法

会计凭证 会计凭证 是用来记录经济业务，明确 经济责任、作为记帐依据的书面证明。

会计凭证的组卷要求 按月组卷按会计凭证的形成的时间顺序排列剔除凭证内的金属物 装订 （一般不超过 2cm) ( 以上操作原则上符合财政局和审计局的要求就可以了 ) 加盖骑缝章 ( 以上应为会计操做 ) “ 标案卷号 ” 装盒 —— 填写封面 抄写会计档案案卷目录

会计档案案卷题名 密云县档案局 2005 年 7 月记账凭证 密云县档案局 2005 年 7 月记账凭证 单位名称会计年度 或时间 会计核算材 料名称

会计账簿 会计账簿 是以会计凭证为依据， 连续、系统、全面地记录经济业务的 簿籍，是编制财务报告的依据。 会计账簿 是以会计凭证为依据， 连续、系统、全面地记录经济业务的 簿籍，是编制财务报告的依据。 会计账簿种类及划分 活页账、死页账总账、明细账、银行存款账、现金日记账

会计账簿的组卷 ①死页账 （直接标案卷号） 注：会计跨年度帐放在用完年的年度 ( 即截止年 ) ②活页账 要求：按年度组卷，结合保管期限

活页账  A 、抽出空白页 —— 编页号  B 、 加装封皮，拟写案卷题名，填写案卷封面  C 、 装订、装盒 （不能混期限）， 填写盒面内容  D 、编写案卷目录

财务报告 财务报告 是根据日常会计核算定期编制的， 综合地反映一定时期的资产、负债和所有 者权益状况，以及某一特定时期的经营成 果和现金流动情况的书面文件。 财务报告按时间划分：会计年报（包括内 容：资产负债、利润分配、经费情况、资 金活动、财务分析及说明、附注等）、月 报、季报。

财务报告组卷要求 按会计年度组卷，结合保管期限。会 计报表、报表备注、财务情况说明书不要 分开，一并组卷；同时对于不同年度、不 同保管期限的要单独组卷 按会计年度组卷，结合保管期限。会 计报表、报表备注、财务情况说明书不要 分开，一并组卷；同时对于不同年度、不 同保管期限的要单独组卷

财务报告整理步骤 步骤：同活页帐 组卷 —— 编页号 —— 填写卷内目录 —— 填写封 面 —— 装订 ( 左侧 )—— 装盒 编写案卷目录 保管期限：资产负债表、利润分配表、经费情况 表、资金活动表、含财务说明、分析、辅助等永 久，其它 ——5 年、 3 年

顺序号 题名 日期 页号 文号 责任者

卷内文件目录

注意的问题 1 、加盖骑缝章 ( 凭证、账簿、报表） 2 、案卷号必须一卷一号（特别注意凭证） 3 、案卷题名三要素（企业名称、时间、核算材料名 称） 4 、不管用何种档案盒，一定要填写必填项： 案卷题名、案卷号、起止日期、页数、保管期限

其它类会计核算材料 其它类会计核算材料的组卷方法： ( 一般的 文件材料不多，银行存款余额调节表，银 行对帐单等属归档之列 ) 会计档案移交清册、 保管清册、销毁清册也属归档范围 ) 要求：与财务报告的组卷方法相同。 银行余额调节表、银行对账单 ——5 年 销毁清册、保管清册 ————— 永久 移交清册 ——————————15 年

编制会计档案案卷目录 检索工具 要求：按照会计档案的分类方法和案卷的 排列顺序编制会计档案案卷目录 ( 四本或 三本目录 ) 。案卷目录的抄写与案卷一致， 基本上就是卷皮（盒）上的内容。 一般为两套 ( 可复印 ) ，档案室和会计部门 各存一套）

案卷号 类别 题名 页数 起止年月日 期限 签字

案卷号类别 题 名 起止年月页数保管期限存放地点备注 二○○六年凭证号 1凭证类 2006 年 1 月份记帐凭证 2006 年 1 月份记帐凭证 年 2凭证类 2006 年 2 月份记帐凭证 2006 年 2 月份记帐凭证 年 3-5凭证类 2006 年 3 月份记帐凭证 2006 年 3 月份记帐凭证 年 案卷号：会计凭证可按盒抄写，但案卷号是实际案卷 号，而不是盒号, 例 : 一盒内有 3 本凭证，案卷号是 3-5 ， 在案卷号这栏填写 3-5 。 会计档案案卷目录

会计档案案卷目录 案卷号类别 题 名 起止年月页数保管期限 存放存放地点地点存放存放地点地点 备注备注备注备注 二○○五年 15 账 簿类 亨通斯博有限公司 2005 年银行存款、现金日记帐 亨通斯博有限公司 2005 年银行存款、现金日记帐 年 16 账 簿类 亨通斯博有限公司 2005 年 1-12 月份总帐、明细帐 亨通斯博有限公司 2005 年 1-12 月份总帐、明细帐 年

会计档案案卷目录 案卷号类别 题 名 起止年月页数保管期限 存放存放地点地点存放存放地点地点 备注备注备注备注 二○○五年 21报表类 亨通斯博有限公司 2005 年决算报表 亨通斯博有限公司 2005 年决算报表 永久 22报表类 亨通斯博有限公司 2005 年经 济分析年报表 永久

会计档案案卷目录 会计案卷目录照抄实录 四 ( 三 ) 本目录 制作两套 ( 可复印 )

档案排架

会计电算化系统档案管理 打印输出的凭证、账册、报表 等书面形式的会计档案按纸质会计 档案管理。（必须有会计主管的签 章才能存档保存） 打印输出的凭证、账册、报表 等书面形式的会计档案按纸质会计 档案管理。（必须有会计主管的签 章才能存档保存）

会计电算化系统档案管理 随计算机配置的系统、各类应用程序软 件以及购买的商品化会计核算软件、数据备 份光盘（磁盘），必须作为会计档案保存。 随计算机配置的系统、各类应用程序软 件以及购买的商品化会计核算软件、数据备 份光盘（磁盘），必须作为会计档案保存。 三套保存 （一套封存、一套异地保存、一套利用） 存放安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所钢丝录音机

会计档案的鉴定与销毁 对到保管期限的档案进行鉴定，确实无 保管利用价值的 可 进行销毁，但必须按程序 办理。 对到保管期限的档案进行鉴定，确实无 保管利用价值的 可 进行销毁，但必须按程序 办理。 “ 高龄原则 ” 总之，不轻易销毁 “ 高龄原则 ” 总之，不轻易销毁