1 CH3 會議規劃步驟 ( 會議展覽工作分配 ) -- 組織 -- p.56

2 Ch3 規劃步驟 一、會議主辦者組織背景分析 一、會議主辦者組織背景分析 二、設立委員會之組織成員 二、設立委員會之組織成員 三、訂定會議目標與主題 三、訂定會議目標與主題 四、編列預算 四、編列預算 五、製作會議計畫 五、製作會議計畫 六、會議模式與議程 六、會議模式與議程 七、決定地點 七、決定地點 八、選擇場地 九、現場管理 十、會後評鑑及結束 工作

3 一、會議主辦者組織 背景分析

4 會議的類型：各行業協會的會議 (Associate) — 占一半以上、 其次是公司機構的會議 (Corporation) 、宗教會議 religion 、醫 學會議 (Medical) 、保險業會議等。 會議的類型：各行業協會的會議 (Associate) — 占一半以上、 其次是公司機構的會議 (Corporation) 、宗教會議 religion 、醫 學會議 (Medical) 、保險業會議等。 Ps: 98 年 7 月暑期會展演講： 醫學會議 (Medical) 在台灣每年的舉辦場次很多, 是一個很大的市場 Ps: 98 年 7 月暑期會展演講： 醫學會議 (Medical) 在台灣每年的舉辦場次很多, 是一個很大的市場 會議主辦人的背景 (Background) 會議主辦人的背景 (Background) 不論哪種類型的會議，規劃者都要對舉辦者的背景有所了解，才 能籌辦成功的會議。 不論哪種類型的會議，規劃者都要對舉辦者的背景有所了解，才 能籌辦成功的會議。 ( 下ㄧ頁有會議檔期連結 ) ( 下ㄧ頁有會議檔期連結 )

5 會議檔期 Meet taiwn 網站資訊

6 主辦者背景分析 一、會議主辦者與組織背 景分析 一、會議主辦者與組織背 景分析 P56 total:4points P56 total:4points ( 一 ) 出席者之知識技術水平 ( 一 ) 出席者之知識技術水平 ( 二 ) 經濟狀況 ( 二 ) 經濟狀況 ( 三 ) 參與者差異性 ( 三 ) 參與者差異性 ( 四 ) 蒐集並分析資料 ( 四 ) 蒐集並分析資料 問卷、訪談、主辦單位偏 好、地理特性、以前會議 資料及評鑑資料分析、企 業政策特性及企業詮釋 問卷、訪談、主辦單位偏 好、地理特性、以前會議 資料及評鑑資料分析、企 業政策特性及企業詮釋

7 一、會議舉辦者組織背景分析 ( 一 ) 出席者之知識技術水準 ( 一 ) 出席者之知識技術水準 ( 二 ) 經濟狀況 ( 二 ) 經濟狀況 ( 三 ) 參與者差異性 ( 三 ) 參與者差異性 ( 四 ) 蒐集並分析資料 ( 四 ) 蒐集並分析資料

8 二、設立籌備委員會之組織 ( 一 ) 籌備委員會的主要 任務 ( 一 ) 籌備委員會的主要 任務 ( 二 ) 籌備委員會工作內 容 ( 後面分項細講 ) ( 二 ) 籌備委員會工作內 容 ( 後面分項細講 ) 1. 建立會議網頁 1. 建立會議網頁 2. 規劃報名、報到作業 2. 規劃報名、報到作業 3. 設立會議收款帳戶 3. 設立會議收款帳戶 4. 通告寄發 4. 通告寄發 5. 論文甄選 6. 表演節目規劃 7. 報名資料建檔分類 8. 場地規劃作業 9. 交通規劃 10. 講員邀請

9 籌備委員會組織圖 ( 世運 ) 參看 p.58 參看 p.58

10 籌備委員會組織圖 p.58 p.58 籌備委員會組織圖 p.58

11 p.58 組織圖 各組 一般 6 組： 一般 6 組： 1 學術 2 行政 3 財 務 4 現 場管理 5 公關 / 節目 6 住 宿 / 旅遊 / 餐飲 1 學術 2 行政 3 財 務 4 現 場管理 5 公關 / 節目 6 住 宿 / 旅遊 / 餐飲 1 學術組 ( 議 程 組 ) ： 1 學術組 ( 議 程 組 ) ： 講員邀請 講員邀請 會議議程 會議議程 論文徵選 論文徵選

12 2 行政組 ( 出 版 組 ) 2 行政組 ( 出 版 組 ) 註冊 註冊 文書 文書 設計 / 印刷 設計 / 印刷 通譯服務 通譯服務 總務 總務

13 3 財 務組 3 財 務組 募款 募款 會計 會計 出納 出納

14 4 現場管理 4 現場管理 ( 場 地 組 ) ( 場 地 組 ) ( 接 待 組 ) ( 接 待 組 ) 接待 接待 報到 報到 器材 器材 展覽 ( 設計 ) 展覽 ( 設計 ) 會場布置 會場布置

15 5 公關與節目組 5 公關與節目組 ( 文 宣 組 ) ( 文 宣 組 ) 宣傳推廣 宣傳推廣 社交節目 社交節目 ( 行銷 ) ( 行銷 )

16 6 住宿 / 旅遊 / 餐飲 6 住宿 / 旅遊 / 餐飲 住宿 住宿 旅遊 旅遊 交通 交通 餐飲 餐飲

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18 展場設計、展覽攤位 - 雅得設計

19 p59 p59

20 p60 p60

21 P.61 P.61

22 p62 p62

23 續 P.63 P.63

24 三、訂定會議目標與主題 ( 一 ) 會議的目的 ( 一 ) 會議的目的 ( 二 ) 會議的模式 ( 二 ) 會議的模式 1. 全體會議 1. 全體會議 2. 分組會議 2. 分組會議 3. 講習會 3. 講習會 4. 座談會 4. 座談會 5. 展示會 5. 展示會 ( 三 ) 表現方式 ( 三 ) 表現方式

25 四、編列預算 主辦機構要提供全盤的會議預算額度，會 議目標確定後，要擬妥預備預算，預算主 要有三部分，必要的固定費用、變動費用、 收益來源，經審核後，定出最後預算 （ Budgeting ）。 主辦機構要提供全盤的會議預算額度，會 議目標確定後，要擬妥預備預算，預算主 要有三部分，必要的固定費用、變動費用、 收益來源，經審核後，定出最後預算 （ Budgeting ）。

26 五、製作會議計畫 1. 兩年前 1. 兩年前 2. 一年前 2. 一年前 3. 九個月 3. 九個月 4. 六個月 4. 六個月 5. 三個月 5. 三個月 6. 一個月 6. 一個月 7. 兩週 8. 一週 9. 兩天 10. 一日

27 六、會議模式及議程 會議的模式及議程 （ Meeting Pattern & Agenda ） 包含節 目或議程設計，其結構模式、整體的平衡性、主 要主題與次主題的搭配、嚴肅與活潑節目、正式 與非正式時間的安排等，都要考慮是否達到活動 的目標，是否提供了參與者專業的成長以及工作 網路的機會。 會議的模式及議程 （ Meeting Pattern & Agenda ） 包含節 目或議程設計，其結構模式、整體的平衡性、主 要主題與次主題的搭配、嚴肅與活潑節目、正式 與非正式時間的安排等，都要考慮是否達到活動 的目標，是否提供了參與者專業的成長以及工作 網路的機會。 1. 會議模式 1. 會議模式 2. 會議議程 2. 會議議程

28 七、決定地點 選擇會議舉辦城市考量因素， 根據 「 Meetings, Conventions, and Expositions 」 的資料，提出下 列數項列出參考： 選擇會議舉辦城市考量因素， 根據 「 Meetings, Conventions, and Expositions 」 的資料，提出下 列數項列出參考： 成本 成本 便利性 便利性 交通可及性 交通可及性 房間獲取性 房間獲取性 展示空間 會議空間 休閒娛樂活動 銷售能力 氣候 城市的公眾形象

29 八、選擇場地 ( 一 ) 住宿場所 （ Sleeping Space ） ( 一 ) 住宿場所 （ Sleeping Space ） ( 二 ) 會議的空間 （ Meeting Space ） ( 二 ) 會議的空間 （ Meeting Space ） ( 三 ) 服務提供 （ Service ） ( 三 ) 服務提供 （ Service ） ( 四 ) 餐食和飲料 （ Food & Beverage ） ( 四 ) 餐食和飲料 （ Food & Beverage ） ( 五 ) 可及性 （ Accessibility ） ( 五 ) 可及性 （ Accessibility ） ( 六 ) 休閒娛樂設施 （ Recreation and Exercise ） ( 六 ) 休閒娛樂設施 （ Recreation and Exercise ）

30 香格里拉宴會廳

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32 九、現場管理 ( 一 ) 註冊與報到 ( 一 ) 註冊與報到 ( 二 ) 會議場地管理 ( 二 ) 會議場地管理 ( 三 ) 會議議程及會議設 備管理 ( 三 ) 會議議程及會議設 備管理 ( 四 ) 餐飲管理 ( 四 ) 餐飲管理 ( 五 ) 社交節目管理 ( 六 ) 會議接待 ( 七 ) 意外及危機事件處 理

33 十、會後評鑑及結束工作 ( 一 ) 檢討會議 ( 一 ) 檢討會議 ( 二 ) 帳目整理結束 ( 二 ) 帳目整理結束 ( 三 ) 資料整理歸檔 ( 三 ) 資料整理歸檔 ( 四 ) 網頁結束 ( 四 ) 網頁結束 ( 五 ) 致謝 ( 五 ) 致謝

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