公文处理常见问题分析 2015 年 9 月

Page  2 目 录 公文的定义 1 公文格式和行文规则中常见问题 2 常用文种的注意事项 3 公文写作的步骤方法 4

Page  3 党政机关公文 是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效 力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布 法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、 通报和交流情况的重要工具 一、公文的定义

Page  4 二、公文格式中常见的 4 个问题 公文一般由 18 个要素组成。其中最常见的错误有： 2. 标题 将需要领导批示的文件写成 “ 报告 ” × 正确的是应使用 “ 请示 ” 或 “ 意见 ” √ 按照政府工作规则相关规定：对于 “ 请示 ” 和请示类 “ 意见 ” ，领导 圈阅代表同意；对于 “ 报告 ” ，圈阅代表阅知，不代表同意 1. 签发人。所有上行文、重要的平行文和下行文均应由主要领导 签发。如：中心报市交通委、市交通委报市委市政府的正式公文。

Page  5 2. 标题 公文标题结构的三要素： 发文机关 + 事由 + 文种 如：国务院关于印发 2010 年工作要点的通知 缺少发文机关

Page  6 转发文件标题中，不应出现 2 个 “ 关于 ” 或 2 个 “ 通知 ” 如：市交通委需要转发一个文件：《北京市人民政府办 公厅转发市民政局等部门关于加强见义勇为人员权益保护 工作意见的通知》 文件标题应为《北京市交通委员会转发市政府办公厅关 于加强见义勇为人员权益保护工作文件的通知》 即：发文机关 + 转发 + 被转发单位 + 关于 + 事项 + 文件 + 的通 知

Page  7 3. 主送机关 直接写 “ 各相关单位 ” ，让人看不懂要发给谁 不同级别、类型的发送对象混在一起发文，比如 “ 北京铁路局、路政 局、各区县政府 ” 等等，无法确定使用什么文种，文件中的语气、要 求等都无法统一 4. 正文 文中小标题层次需要依次使用：一、 （一） 1. （ 1 ） 第一层序号及标题使用三号黑体，二层用三号楷体 GB2312 ，三层及 以下用三号仿宋 GB2312 。文字均不应加粗。 如只有两级，应使用 “ 一、 ”“1.” 文中：应使用规范简称。如：市发展改革委，市园林绿化局。可以参 照首都之窗网页

Page  8 行文规则中常见的问题 发文过多。按照中央八项规定，精简公文是重要一 项内容 发文规格提高。主要表现在局部利益全局化、部门 工作全局化。比如，交通委自己发文可以解决的， 不要报请市政府发文。中心可以自己发文解决的， 不建议以市交通委名义发文 向领导个人报送的文偏多。除上级机关负责人明确 交办的个别事项要求报送他本人，或者敏感绝密事 项、重大突发事项和部分涉外事项外，不得向上级 机关领导行文

Page  9 应以正式公文形式报送

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Page  11 规范名称：市交通委 或 北京市交通委员会

Page  年8月19日星期五 2016年8月19日星期五 2016年8月19日星期五 按来源分 : 收文、发文 按行文关系分 : 上行文、平行文、下行文 按阅读范围分 : 公布性文件、内部文件、机密文件 三、常用文种的注意事项 上行文包括请示、报告 2 种 下行文包括决议、决定、命令、公报、公告、通 告、通报、批复 8 种 平行文包括议案、函 2 种

Page  13 3 种例外情况： 通知一般作为下行文，也可作为平行文 意见可作为上行文、平行文、下行文 纪要一般发至参会单位和其他相关单位， 无固定行文方向

Page  14 注意事项： 签发人为主要负责人：指行政机关的正职或者主持工作 的负责人 篇幅要精短： “ 请示 ” 以千字（不超过 3 页纸）为佳，力 求短小精悍，主旨突出 一般只写一个主送机关。需要同时送其他机关的，应当 用抄送形式， 但不得抄送公文制发部门的下级机关。比 如，市交通委向市政府报请示，可以抄送市发展改革委， 但不应抄送路政局 请示、报告和意见

Page  15 注意事项： 请示应当一文一事。只请示反映一个问题，有利于上级机关审 阅、批示和答复。因为不同的请示事项往往涉及不同的分管领 导同志和办理部门，有的审批程序也不一样，所以不能多项请 示合并为一个公文报送 请示事项涉及其他部门职权范围的，应经过协商并取得一致， 未取得一致的应当在请示中说明；未经协商的，上级机关不予 受理。如：市交通委向市政府行文，涉及到立项、资金等内容， 必须与发改、财政沟通，如有分歧，主要负责人应出面协调； 仍未达成一致，可以在文中注明。但这个程序不可省略 请示、报告和意见

Page  16 一、拟成立迎接 “ 十二五 ” 全国干线公路养护管理检查工 作领导小组，由张延昆副市长任组长，王成国副秘书 长、周正宇主任任常务副组长，市财政局、市交通委、 市公安交管局和各远郊区县政府主管领导任副组长。 二、请市政府审议并印发《北京市迎接 “ 十二五 ” 全国干 线公路养护管理检查工作方案》。 三、拟于 2015 年 3 月底前由张延昆副市长主持召开迎 检工作动员会，会议主持人由王成国副秘书长担任。 妥否，请批示。

Page  17 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求 批准和答复审批事项 不相隶属机关，包括平级机关和其他没有行政隶属、业务主 管关系的机关。 函的结束语是固定的：专此函达。专此函达，请予审复。专 此函复。特此函告。  找准门：受文单位一定要准确  写清事：事项一定要具体  少议论：一般比较简短，有一说一，不宜展开论述  别弄混： “ 函 ” 与 “ 请示 ” 务必分清。向上级机关申请批准用 “ 请示 ” ， 向平行和没有隶属关系的机关请求批准事项用 “ 函 ”  还有一些管人、管钱、管审批的部门，比如市编办、市发改、国 土等部门，都属于平级单位或者不相隶属机关，都应当用 “ 函 ” 注意事项注意事项

Page  18 纪要适用于记载会议主要情况和议定事项 会议纪要与会议记录的区别：纪要是记下 “ 要 ” 点，记录 是 “ 录 ” 下发言。系统化、条理化、理论化是纪要的特点 写作要领： 真实准确反映会议内容。要尊重会议客观实际，不可擅 自增删会议内容 综合、归纳、明确会议决定事项。从研究解决主要问题、 参会人员的意见、主持人总结性讲话中概括出会议决定 事项 内容条理清晰，层次分明，文字准确、精炼 纪 要纪 要纪 要纪 要

Page  19 首先要了解公文有哪些作用？ 一、规范行为作用 二、领导与指导作用 三、公务联系作用 四、宣传教育作用 五、凭据和记载作用 四、公文写作的方法和步骤

Page  20 在决定拟写一份公文时，下笔之前首先要弄清公文的主题和发文的目 的，要很好地理解领导的意图，有不清楚的地方，应及时请示，询问明 白。然后按步骤着手写作 : 确定中心内容：主要解决什么问题？主要的指导思想和解决问题的主 要原则、措施是什么？汇报情况时打算重点反映什么问题？请示事项 时拟请上级机关主要解决什么问题等 文种的确定和写作：是请示工作还是报告情况？是发布规章还是提 出意见？是联系工作还是通报情况？对方单位是上级机关还是下级 机关，或者是不相隶属的单位和机关等。不同的目的应选择不同的 文种，不同文种的写法是不同的

Page  21 北京市交通委员会关于公共交通票制票价改革相关配套工作进展情况的报告 郭金龙书记： 第一段：实施公共交通票制票价改革是市委市政府的重要决策。市交通委深入研究我 市公共交通运营成本、乘客乘坐距离分布、换乘相关数据等运营情况，提出以多乘 坐多付费、保障运营安全、合理分摊和统筹城乡发展为主要原则的公共交通票制票 价改革建议方案，于 6 月份报市发展改革委，并配合开展公开征集意见和舆论宣传工 作。经过前期深入调研、广泛征求意见、不断修订完善，发改、财政、交通等部门 密切配合，初步形成了目前的改革方案。同时，为确保票制票价改革顺利实施，举 全委之力，从技术保障、提升服务等方面开展了一系列工作，现将有关情况报告如 下： 一、突出关键设备改造，收费系统技术改造有序推进 二、做好风险防控，确保改革实施初期秩序良好 三、远近措施相结合，稳步提升公交服务水平 四、启动国企改革，推进行业转型升级 五、适应动态调整需要，启动后续技术改造工程 结束语：我委将与发改等部门一起，全力做好后续的价格听证会组织、配套政策完善 、软硬件设施改造等各项工作，确保票制票价改革顺利出台和实施。 第一版

Page  22 北京市交通委员会关于公共交通票制票价改革相关工作情况的报告 金龙书记： 第一段：公共交通票制票价改革是北京市落实习近平总书记指示精神的一项重大决 策，主要目的是积极引导公交资源配置，促进公共交通可持续发展。 9 月 17 日市 委常委会审议了《公共交通票制票价改革方案》。按照您的指示，现将市交通委 相关工作情况报告如下： 一、高度重视，研究提出和修改完善改革方案 二、组织实施 AFC 系统等关键设备的技术改造 三、开展票制票价规则的修订 四、制订提升公交服务水平的意见 五、做好确保公交票改顺利实施的相关准备工作 六、推动公交集团的企业改革工作 公交票改工作方案基本确定，方案出台和落实工作责任重大、任务艰巨。为适应公 交票制票价动态调整，以及支持高低峰票价等需求，明年还将启动 AFC 系统二期 改造工程。我委将全力以赴，全面完成各项工作任务，确保票制票价改革顺利实 施。 第二版

Page  23 北京市交通委员会关于公共交通票制票价改革相关工作情况的报告 郭金龙书记： 第一段：遵嘱，现将市交通委开展的公交票改相关工作情况汇报如下： 一、高度重视，研究提出改革建议方案 二、组织实施 AFC 系统一期技术改造 三、做好相关配套准备工作 四、修订有关规章 五、制订提升公交服务水平的意见 六、推动公交集团的企业改革工作 结束语：我委将全力以赴，按照市委、市政府的部署，全面完成各项工作任务 ，确保此次票改工作顺利实施。 特此报告。 第三版

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