暨南大学兼职档案员培训 —— 学位档案管理 主讲：林文兴 主讲：林文兴 档案工作 QQ 群： 加入群密码：暨大档案人 加入群密码：暨大档案人

暨南大学兼职档案员培训 一．档案的定义档案的定义 二．档案的作用档案的作用 三．档案的工作流程档案的工作流程 四．学位研究生档案的收集学位研究生档案的收集 五．学位研究生档案的整理学位研究生档案的整理 六．学位研究生档案的计算机管理学位研究生档案的计算机管理 七．档案的查询利用档案的查询利用

档案的定义 档案 是指过去和现在的国家机构、社会组织以 及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文 化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存 价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史 记录。 —— 摘自《中华人民共和国档案法》 高等学校档案 是指高等学校从事招生、教学、 科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社 会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形 式、载体的历史记录。 —— 摘自《中华人民共和 国教育部国家档案局令》（第 27 号）

档案的作用 查考作用 凭证作用 档案作用的体现 – 出具证明的原始凭证 – 各项工作的查考凭据 – 科学研究的可靠资料 – 经济建设的重要依据 – 宣传教育的生动素材 – 编史修志和档案编研

档案工作业务流程 档案收集与征集 档案分类与立卷 档案保管与统计 档案开发与利用 ↓ ↓ ↓

学位档案材料收集范围 1 ☆硕士 ( 博士 ) 授予学位决议 2 ☆硕士 ( 博士 ) 学位论文答辩会议记录 3 ☆硕士 ( 博士 ) 学位论文评阅书 4 硕士 ( 博士 ) 学位论文评议书 5 ☆博士学位论文自评书 6 ☆硕士 ( 博士 ) 学位论文答辩表决票 7 ☆学位论文评阅人及答辩委员会成员审核 表 8 硕士 ( 博士 ) 学位申请表 9 ☆研究生课程成绩单 10 ☆研究生学籍登记卡 11 研究生学位论文开题报告书（审 核书） 12 研究生培养计划 13 研究生教学 ( 社会 ) 实践报告书 14 毕业研究生登记表 15 硕士 ( 博士 ) 学位论文 16 中期考核表 17 学位论文实验记录本 18 其他有关材料

学位档案整理规范 一．分类编目  档号由实体分类号和案卷及件号两部分组成  学位研究生档案实体分类号：四位年份 -JX16.XX ， XX 是 学位类型用代码表示，全日制博士代码用 12 ，全日制硕 士和科学学位硕士代码用 13 ，专业学位硕士代码用 14 ， 专业学位博士代码用 15 。 如： 2014 届全日制博士，则实体分类号为 :2014-JX16.12  学位研究生档案案卷号：用学位证书编号的后四位编码。 二．档案整理  按规范将档案材料排序 → 把同类目材料装订成件（用不 锈钢钉或线钉） → 每件材料从 1 开始编写页码（有文字就 算 1 页） → 将每件页数录入计算机系统 → 打印卷内目录 → 装袋 → 在档案袋右上角标注分类号，如 。 三．移交归档  打印 “ 学位档案移交目录 ” 一式两份（档案馆和部门各留一 份），将档案实体和移交目录同时移交档案馆。

学位研究生档案整理注意事项 一．打☆号的材料和论文必须收集归档， 否则需在 “ 学位档案移交目录 ” 对应 备注栏中注明。 二．档案材料装订时必须使用不锈钢钉 （可到档案馆免费领取）或线装。 如用非不锈钢钉装订的材料要起钉 重装。 三．移交归档的材料必须加盖学校及其 相关部门印章。

暨南大学档案管理系统应用 登录方式 互联网查找：暨南大学档案馆 → 暨南大学档案管理系统 3. 暨南大学主页 → 管理服务 → 校长办公室 → 部门链接 → 档案馆 → 暨南大学档案管理系统 暨南大学主页 档案馆 用户登录 教师用户 用户名：人事编号 密码：人事编号 学生用户 用户名： XS+ 单位代码 密码：

账号开通申请办法 需新开通账号的申请人拟制一份账号开通 申请函给档案馆，函中列明申请原因、申 请数量，账号名称和密码。 账号名称为人事编号，密码设定要遵照以 下原则：姓氏拼音首字母（大写） + 名字拼 音首字母（小写） + 办公电话号码，如：李 四 的密码则为 Ls

学位研究生档案录入及编辑 进入学院学位研究生档案编辑界面 – 点击档案管理 → 部门著录 → 点击学院名称 → 即可进入学院学位研 究生档案编辑界面。 添加记录 – 点击添加 案卷 ，即可添加学位研究生材料。（注意不是添加文件） 修改记录 – 打开表内查询 → 输入检索条件 → 查到数据后，在右边记录窗点击 编辑按钮 ，即可编辑学位研究生材料。 输入要求 – 从实体分类号到学习时间的 7 项数据填写相应材料。 – 从授学位决议到其他材料的 19 项数据除论文题目外，其他只填页 数。（页数算法 : 有文字的都算一页，空白页不计页数） – 密级根据论文密级选择，保管期限为长期，存址、全宗号不填。

系统应用界面 点击选 择部门 点击进 入部门 点击显示 数据 点击下拉 查询 输入查询 条件 点击开始 查询 点击编辑 数据 点击删除 数据 点击添加 数据 点击栏目可 更换排序

学位研究生档案编辑界面 只输页数只输页数 输入、修改完毕后点此 保存，切记、切记！

卷内目录打印 – 点击打印所有，弹出打印选择界面 → 在默认零星发档栏，点击选择学位 档案卷内目录 → 选择相关选项 → 自定义打印选项栏选案卷 → 点击打印预 览，可预览打印结果 → 点击菜单栏文件、打印，即可打印移交目录。 移交目录打印 – 点击打印所有，弹出打印选择界面 → 在自定义打印目录栏最下栏目（自 定义打印选项上一栏），点击圆点，下拉选择学位档案移交目录 → 自定 义打印选项栏选案卷 → 点击打印预览，可预览打印结果 → 点击菜单栏文 件、打印，即可打印移交目录。 打印设置 – 目录打印需调用部分控件，打印前需放开 IE 安全权限。设置如下：点击工 具 →IE 选项 → 安全 → 自定义级别 → 下拉找到 ActiveX 控件选项 → 选择启用 → 确定 – 打印目录已设置页边距，在 IE 中的页面设置请取消边距及页码。设置如下： 文件 → 页面设置 → 删除页眉、页脚、页码设置 → 确定 目录打印

打印选择 点此进入打印 点此也进入打印 点此打印移交目录 点此打印卷内目录 可上下移 可下拉 选择案卷 选择哪一卷 选择案卷 选择哪一卷

打印设置 点此 修改 点此

打印结果一览

点击综合查询栏目即可跳转查询界面 在输入框输入查询条件（若干条件用空格 分隔，原理跟百度相同） 选择所要查询的档案表（可多选和全选） 点击查询，即可查询档案，查询到多条记 录可输入页数查询数据。 查阅档案 点此进入查询

查阅档案 其中有 符号的表示系统有电子全文。可点击浏览。 输入条件 下拉选表 调阅全文 浏览全文 输入条件：请示 经费 查到记录

谢谢