公文線上簽核作業心得分享 （一般承辦人角色） 臺南市立土城高中 文書組長：蔡秀惠
※批核視窗看不見： 公文製作查詢
選取公文 修改
開啟 文件內容 V 起動文件追蹤
※有附件敬會其他承辦人填寫： 1. 先將參考資料另存新檔至桌面（改檔名）。
2. 之後再瀏覽開啟新增至參考資料。 3. 敬會填寫資料。 ※建議：若會辦人員過多，轉紙本文敬會辦理。
※公文轉成紙本後，本文 pdf 非原來之本文時 ? 先將 di 檔另存新檔至桌面。 開啟桌面筆硯畫面 — 開啟新檔 — 開啟範本 — 函 — 匯出入 — 匯入 — 瀏覽 ( 點選桌面 di 檔 )— 確 定。 預視 — 函稿 ( 轉函 )— 存成 tiff 檔至桌面。
※人事敘薪敘獎： ◎線上簽核 — 適用？ 承辦作業 公文製作 / 查詢 創簽 / 創稿 登錄取號。 校長決行後： 送單發。 將敘薪敘獎令印出送文書組用印。 【 敘薪保存年限永久，敘獎保存年限 20 年以上 】 ◎轉紙本文批核 — 登錄取號 取消勾選「是否為線上簽核」 列印紙本函稿 紙本陳閱批核。 校長決行後： 送單發。 將敘薪敘獎令印出送文書組用印，並同時將紙 本函稿送文書組簽收歸檔。
線上簽核迷思？ ＜比例問題＞ ＊轉紙本條件： 密件公文 公文來文文本及附件頁數超過 15 頁 公文保存年限超過 10 年 公文附件為證書、採購憑證等需以紙本 發文者（無法以電子檔傳送） 採購招標簽呈
※其他注意事項： 請各位行政人員注意公文時效，以免逾 期。 ( 最速件： 1 日、速件： 3 日、普通件： 6 日 ) 。 創稿時，請記得填寫「發文字」，如土 城中教。或至台南市政府文書編輯共通 服務平台 (edit.tainan.gov.tw) 輸入帳號、 密碼 — 基本資料維護 — 基本資料設定 — 主要發文機關資訊 — 「發文字」項目， 填入「土城中教」。
無論是線上或紙本簽核，呈主任. 校長批核 後，承辦人務必至公文管理系統做決行歸 檔註記（件數：線上簽核以 1 件計算，紙 本以頁數計算（含本文及附件） 線上簽核存查後，承辦人於下個月初至公 文管理系統查詢作業 綜合查詢 列印報表 自存，以利往後公文查詢。（無法列印報 表時請至下載區 報表列印元件執行安 裝）。
承辦人創稿時，筆硯：繕打公文未完成時， 可先存檔並按「公文資料上傳」（表示創稿 公文已上傳至主機，如登錄取號，公文登錄 至公文管理系統，公文文號即會顯示於待辦 清單）。如要繼續繕打公文可至承辦作業 公文製作 / 查詢 查詢 筆硯：繕打公文。 若公文內呈時點錯主管（主任點到校長） 解決方式：送件抽回 — 設定流程移除再重送 內呈主任。 如公文需要修改或補簽，但己存查且文書己 點收時，退件方式：請文書組進入 -- 單位檔 管作業 檔案點收 前往己點收查詢 輸入公 文號 查詢 退件 承辦單位。
※列印批核意見： 承辦中之公文： ◆ 筆硯 — 點選「列印」 -- 點選「設定列印選項」 — 勾選後請點選「列印批核資料」。或 ◆ 筆硯 — 點選「快速查看」 — 「全部意見 & 貼紙備 註」 — 「列印」。 已歸檔之公文： ◆ 先至查詢作業 — 綜合查詢 ( 查出該文號 )— 相關電 子檔案 — 點選 ( 創簽 / 創稿之電子檔案名稱 )— 【進 入筆硯簽辦內容 -- 點選「設定列印選項」 — 勾選 後請點選「列印批核資料」。或 點選「快速查 看」 — 「全部意見 & 貼紙備註」 — 「列印」。】
※創簽稿列印本文及批核意見 ☆ 右上方「簽核預覽」
☆「設定列印選項」
☆「勾選」
※待解決問題： 來文（本文）與簽核意見是否可以同時列印？ 如何查詢前一任承辦人（已不是兼任行政職人員）以前所承辦 過之公文？ 會辦流程設定模式討論： 1. 會辦設定： （會辦別處室 → 處室主管）：處室主管出現會辦。 or 設定流程： （處室主管 → 再會辦別處室）：處室主管出現會辦。 2. 一次設到底：處室主任、校長出現會辦。 分會造成卡彈問題，請增設功能鍵解決。 Win8 安裝問題。 彈跳視窗告知承辦人有公文訊息。 承辦人使用自然人憑證之個資安全防護問題及申請費用之補助？ 可否儘量不傳送最速件？ 請安排主管及承辦人之研習。 機關學校資料可否自行備份。
･ 筆硯功能鍵請做解說說明
感謝各位先進的聆聽！ 請各位先進補充及分享