第二部分、各项经费报销要求及注意事项

一、办公费： 单位购买的用于维持日常办公的物品。 如：购买的笔、本、文件夹、复印纸、墨盒、硒鼓、U盘等。

注意事项： 1、 发票要写明所购物品的名称、数量、单价及金额。如果所购 物品过多，无法在一张发票内填写，必须附明细清单。明细清单 必须加盖出票单位发票专用章或财务专用章。 2、纵向课题经费往往不允许列支通用耗材，如打印纸，硒鼓墨 盒，电脑配件等，如果预算中确有列支，请在费用报销单中备注 说明“预算中有列支”或携带相关预算页办理。

二、印刷费 开展教学、科研、办公等发生的复印、印刷及制作费用。

三、设备费： 购买用于教学、科研、办公等的设备。

1 、注意事项： 设备采购应执行《中国科学技术大学招标管理办法 （暂行）》（校监审字〔2009〕175号），《关于严格 执行招标采购制度的通知》（校办字〔2011〕97号） 文件的有关规定和要求。需要纳入政府采购的设备、2 万元及以上设备采购应签订合同，所签订的合同（协议 ）必须符合《中国科学技术大学合同管理办法（试行） 》的规定。符合固定资产标准的要办理固定资产登记手 续后，方可到财务报销。

相关文件： 1、《中国科学技术大学招标管理办法（暂行）》（校监审字 〔2009〕175号） 2、 《关于严格执行招标采购制度的通知》（校办字〔2011〕 97号） 3、《中国科学技术大学合同管理办法（试行）》的规定

固定资产登记 9/13/2016 1、在“资产与后勤管理部网站”自助登记。 2、打印“入账单”（一式三联）后，到“行政服务中心资产与 后勤管理部窗口”，盖章登记。 3、持盖章后的固定资产入库单及其他相关资料到财务处办理报 销。

2 、需要提供的资料： （1）费用报销单 （2）发票，明细清单 （3）固定资产登记单 （4）其他按规定需要附加的材料： ①合同（涉及外贸还需要附报关相关材料） ②中标通知或中国科学技术大学特殊采购项目计划申报表 ③验收单。纳入政府采购货物需要附政府采购验收单，50万及以上设 备，需要附“中国科学技术大学大型仪器设备开箱验收单”（在资产与后 勤管理部网站下载）

3 、相关常识了解： (1)固定资产是指使用期限超过一年，单位价值在1000元以上（其中：专 用设备单位价值在1500元以上），并在使用过程中基本保持原有物质形态 的资产，单位价值虽然未达到规定标准，但是耐用时间在一年以上的大批 同类物资，作为固定资产管理。（财政部 教育部关于印发《高等学校财务 制度》的通知 财教【2012】488号） (2)政府采购的范围：15大类： 1、台式计算机 2、便携式计算机 3、服务 器 4、网络设备 5、复印机 6、文印设备 7、多功能一体机 8、打印机 9、 传真机 10、扫描仪 11、投影仪 12 移动存储设备 13、照相机 14、汽车 15、空调机 。详细请参见资产与后勤管理部网站。

使用期限： 超过一年 1000元以上1500元以上 固定资产： 通用 设备 专用 设备

9/13/2016 政府采购：

四、材料费： 购买用于教学、科研、办公等的各种材料及低值耗品。

1 、注意事项： 材料采购应执行《中国科学技术大学招标管理办法（暂行）》（校监 审字〔2009〕175号），《关于严格执行招标采购制度的通知》（校办字 〔2011〕97号）文件的有关规定和要求。大宗材料（2万元及以上）采购 应签订合同，所签订的合同和协议必须符合《中国科学技术大学合同管理 办法（试行）》的规定。如果所购材料品种过多，无法在发票上填写，必 须附包括品名、数量、单价和金额等内容的明细清单。明细清单必须加盖 出票单位发票专用章或财务专用章。另外纵向课题经费往往不允许列支通 用耗材，如电脑配件等，如果预算中确有列支，请在费用报销单中备注说 明“预算中有列支”或携带相关预算页办理。

相关文件： 1、《中国科学技术大学招标管理办法（暂行）》（校监审字 〔2009〕175号） 2、 《关于严格执行招标采购制度的通知》（校办字〔2011〕 97号） 3、《中国科学技术大学合同管理办法（试行）》的规定

明细： 包括品名、数量、单价和金额等内容。 如果所购材料品种过多，无法在发票上填写，必须附明细清单。明细 清单必须加盖出票单位发票专用章或财务专用章。

特别关注 纵向课题经费往往不允许列支通用耗材，如电脑配件等， 如果预算中确有列支，请在费用报销单中备注说明“预算中有 列支”或携带相关预算页办理。

2 、需要提供的资料： （1）费用报销单 （2）发票，明细清单 （3）其他按规定需要附加的材料： ①合同（涉及外贸还需要附报关相关材料） ②中标通知或中国科学技术大学特殊采购项目计划申报表

五、邮电通讯费： 日常办公以及开展教学、科研等活动中发生的邮费、电话 费。以及各单位发生的教学科研、办公用网络使用费、节点费 等。

注意事项： 1、手机费报销以电信部门出具的实际话费单为准，预存话费票据 不予报销。 2、购买公用电话卡，应有经办人员标明具体用途、所用单位及电 话号码，经单位负责人签字后，方可办理报销。 3、纵向课题经费往往不允许列支手机通讯费，如果预算中确有列 支，请在费用报销单中备注说明“预算中有列支”或携带相关预算 页办理。

六、交通费： 经学校批准有公车的部门所消耗的汽油费，车辆维修、保 养、检测费、保险费、养路费等。 注意事项：因公务使用校车报销发生的过路过桥费、停车费等 ，报销时应注明使用校车（含车牌号）。

七、培训费： 学校统一安排的各类国内外进修培训费用。 如果项目课题组以及其它方面需要参加的培训，必须注明培 训的理由。

八、会议费： 会议费与会议注册费是两个不同的概念。 会议费是指会议主办单位在组织召开会议过程中，按规定开支 的住宿费、场地租用费、会议交通费、会议餐费以及会议办公 用品、文件资料的印刷费等。 会议注册费是指作为会议代表（参会人）参加相关会议，必须 向会议主办者交纳的费用。

注意事项： 报销会议费时，须附能够说明会议召开基本情况的相关材料（ 如：××会议计划安排、××会议情况说明、关于召开××会议的 通知等。材料须有会议主办单位盖章）。 会议注册费应该与参加会议发生的差旅费一并报销。 用外币支付国外、国际会议注册费，通过银行转账支付的，报 销时须附外币兑换凭证和银行汇款凭证。通过信用卡支付的， 报销时须附信用卡支付记录。 如果是委托××会务公司、 ××旅行社具体承办会议， 请在会议材料中注明，以 保证出票单位与收款单位 的一致性。

需要提供的资料： （1）费用报销单 （2）发票 （3）明细清单 （4）会议通知 （5）会议签到表

九、国内差旅费： 包括机票、车船票等旅费、住宿费、会务费、住勤补助等.

1 、注意事项： （1）国内差旅费报销的具体标准和范围请参阅： *《中国科学技术大学差旅费管理办法（试行）》（校财字 [2007]2号） *《关于我校工作人员出差乘坐高速铁路列车座位等级及报销问 题的通知》）（财字[2012]17号）

出差人员乘坐各类交通工具等级对照表：

出差人员住宿费标准一览表：

1 、注意事项： （2）国内出差没有住宿费的，原则上不予报销住勤补助。特殊情况，比 如：因科研项目需要赴合作单位开展实验工作等，由对方单位免费提供住 宿的，应取得对方单位提供的书面证明材料，方可报销住勤补助。因特殊 情况，无法取得对方单位提供书面证明的，必须说明情况，经所在单位负 责人（或项目负责人）签字确认。 （3）出差住勤补助包括：伙食补助和公杂费补助，实行包干制，因此出 差期间的餐费和市内交通费不予报销。

2 、需要提供的资料 : （1）外埠出差报销单 （2）火车票，飞机票（需附登记牌），住宿费发票，会议注册费发票， 保险票据等 （3）会议通知，食宿自理的证明。 （4）收取会议费的，应当提供会议收费标准相关资料。 出差人员外出参加会议，提供会议通知。 会议不统一安排食宿的，要取得会议主办 单位出具的不统一安排食宿伙食费自理的 有关证明材料，其出差期间的住宿费、伙 食费和公杂费按照《中国科学技术大学差 旅费管理办法（试行）》（校财字[2007]2 号）执行。

十、劳务费： 包括加班费、课酬、评审费、助研津贴等。 1、注意事项：科研课题开支劳务费一般只能支付给没有工资性收入的人 员（如在校研究生、课题临时聘用人员等）。 2、需要提供资料： （1）领款单 （2）在财务处的网站“劳务填报“系统填报后打印出的“中国科学技术 大学财务处领款表”。（现金支付方式的需要领款人本人签字） 3、劳务系统填报流程

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十一、专家咨询费： 按国家有关文件规定支付给临时聘请的咨询专家的费用。 注意事项：专家咨询费不得支付给与项目、课题研究和管理相 关的工作人员。 需要提供资料： （1）领款单 （2）在财务处的网站“劳务填报“系统填报后打印出的“中国 科学技术大学财务处领款表”。（现金支付方式的需要领款人 本人签字）

十二、招待费： 按规定开支的各类接待（含外宾接待）费用。 注意事项：国内接待需要注明来访人员单位，来访的海外专家 需要提供海外专家信息表（在外事办公室（港澳台事务办公室 ）网站下载）。

十三、国际合作交流费 包括单位工作人员出国（境）、及来校外国专家的费用等。

（一）出国（境） 1、教职员工 2、学生 6个月以内 6个月以上

1 、教职员工 -6 个月以内 需经外事办公室（港澳台事务办公室），按照《关于调整6个月 以内因公出国及赴港澳地区相关手续的通知》办理。 需要提交的资料： （1）费用报销单，提交外事办公室（港澳台事务办公室）审核 ，签署补助意见后交财务处 （2）有关票据 （3）本次出访的“任务批件”复印件 （4）中国科学技术大学因公出访事后公示表

1 、教职员工 -6 个月以上 需经人力资源部。 需要提交的资料： ①费用报销单，提交人力资源部审核，签署补助意见后交财务 处 ②有关票据 ③中国科学技术大学出国（境）申请表复印件

2 、学生 学生出国（境）费用经单位或项目负责人批准后，国际旅费按实报销 。在国外期间是否享受补助费，原则上学生出国补助参照教职工标准执行 。也可以尊重单位（项目）负责人的意见，按照批准人在报销单上注明的 补助天数和标准执行，但是补助时间不得超过实际天数，补助标准不得超 过规定标准。 需要提交的资料： （1）费用报销单 （2）有关票据 （3）“研究生参加港澳台学术交流申请表”或“研究生参加国际学术交 流申请表”（或者是研究生院，教务处等部门的资助批件）

（二）来校外国专家费用报销： 1、外国专家领款：需要提供在外事办公室（港澳台事务办公室 ）网站下载的，个人收入领款单和个人收入发放表。 2.、其他来访海外专家相关费用：应按照“关于来访海外专家 管理工作中费用报销有关事项通知”办理。报销时需要提交费 用报销单，相关票据和海外专家信息表。

（三）有关报销票据的要求： 1、报销飞机票时必须附登机牌。 2、在国内购买的国际机票，须提供航空运输电子客票行程单， 或者代理机构出具的发票。 《国家税务总局 中国民用航 空局 关于国际客票使用 《航空运输电子客票行程单》 有关问题的通知》（国税发 [2012]83号）

（三）有关报销票据的要求： 3、在国外公司订购机票，无法取得正式发票或发票原件，只能 提供票据打印件或行程确认单的，报销时必须附登机牌和支付机 票款的支付凭据（如：信用卡支付记录、银行转帐凭证等）方可 报销。 4、其他国外发票有原件的可以凭原件报销，只能提供票据打印 件的，必须附支付凭据方可报销。支付记录涉及个人隐私的地方 可以遮涂，涉及报销的记录需要标注。 、

5、简单翻译主要经济事项和币种，例如飞机行程，住宿费等。 6、提供票据打印件的，必须作出“不重复报销，否则责任自负”的 书面承诺，所在单位负责人（或项目负责人）签字确认后，方可到 财务处按相关程序办理报销。 （三）有关报销票据的要求：

十四、维修改造项目费： 1、文件依据。 2、应与施工单位签订合同。 3、工程决算须经校监察审计处审计，按审计确认后的费用金额 报销。 维修改造项目的实施应执行《中国 科学技术大学招标管理办法（暂行 ）》（校监审字〔2009〕175号） ，《关于严格执行招标采购制度的 通知》（校办字〔2011〕97号）文 件的规定和要求。

需要提供的资料： （1）费用报销单 （2）发票，清单 （3）合同 （4） 中标通知或中国科学技术大学特殊采购项目计划申报表 （5） 经校监察审计处盖章签字的审计报告等相关资料 （6） 已按规定缴纳水电费的收据复印件 （7） 形成固定资产的，需附固定资产登记单 （8） 其他（例如一些特殊情况的说明，对方单位名称账号信息变更等）

第三部分 财务信息平台

财务信息平台

账号和税号：

联系电话： 岗位人员服务对象（工作职责范围）联系电话 白雪丽 信息学院、信息科学实验中心，管理学院 尤 虹 物理学院、理化实验中心、量子实验室 宋皑瑾 地空学院、微尺度实验室 李先珍 生命学院、生命科学实验中心、同步辐射实验室 常 畅 化学学院、火灾实验室 吴慧云 计算机学院、核学院、环境与光电学院 张佩璇 数学学院、少年班学院 李维维 工程学院、工程实验中心、机器人专项 刘 鎏 机关各部、处、室 殷世群 图书馆、档案馆、博物馆、网络中心、车队 梁玉蓉 人文学院、公共事务学院、软件学院 韦晓丽 助研费业务、对应工资、现金、银行岗位业务，住房公积金，水、 电、汽等公益性费用，对应所属单位业务，固定资产（交付、报废等） 业务。现金支票保管及开具。特殊处理业务。 谷静、王海英 个税审核、卡点结算、汇率查询、开票等业务 李丰婷、朱敏 银行，无现金支付业务 顾倩、苏梅菊 现金出纳 李蓉蓉、俞玥 值班主任、复核 吴 婷 复核、往来款清理

说明： 实际工作中具体业务的办理，会根据国家及地方新的财经法规制度、主 管部门政策文件、学校管理制度、审计和执法检查部门的监督管理要求，结 合学校财务管理与核算业务的实际情况进行更新和调整，如有与本次培训内 容不一致的地方，敬请谅解。

Thank you~ 财务处