第 2 章 建立Excel 文件

本章重點 2-1開新檔案及活頁簿視窗的操作 2-2 在儲存格中輸入資料 2-3 資料的顯示方式 2-4 快速輸入資料 2-5 選取儲存格的方法 2-6 使用「自動填滿」功能快速輸入資料 2-7 建立數列 2-8 工作表的操作 2-9 儲存與關閉檔案

2-1 開新檔案及活頁簿視窗的操作 開新檔案 切換活頁簿視窗

開新檔案 建立活頁簿檔案的第一步就是開新檔案, 取得一份空白的活頁簿。通常這個動作可藉由啟動 Excel 一併完成, 因為當 Excel 啟動時, 就會順帶開啟一份空白的活頁簿檔案。

開新檔案

開新檔案 此外, 在啟動 Excel 之後, 你還可以按下 Office 按鈕, 執行『開新檔案』命令, 開啟新增活頁簿交談窗, 在此交談窗中選擇空白活頁簿, 再按下建立鈕即可建立一份新的活頁簿；或是可由Microsoft Office Online 區中選擇現成的活頁簿範本來套用。

開新檔案

開新檔案 每開啟一份新的活頁簿檔案, Excel 會依序以 Book1、Book2、…來命名, 要重新替活頁簿命名, 可在儲存檔案時 (請參閱 2-9 節) 做變更。

切換活頁簿視窗 請利用剛才所學的方法, 再建立一份新活頁簿, 然後仔細觀察一下螢幕最下方的工作列, 你會發現每開啟一份活頁簿檔案, 工作列就會出現一個對應的工作鈕, 只要按一下活頁簿檔案的工作鈕, 便能切換活頁簿視窗：

切換活頁簿視窗 除了使用工作鈕來切換活頁簿視窗之外, 還可以切換到檢視頁次, 在視窗區中, 按下切換視窗鈕來選擇活頁簿視窗：

2-2 在儲存格中輸入資料 每一份活頁簿都預設有 3 張工作表, 而工作表中一個一個的方格稱為儲存格, 我們所輸入的資料就是擺放在儲存格中。 資料的種類 數字資料 文字資料 輸入資料的程序 輸入資料時的注意事項 輸入資料後的確認 輸入多行資料 清除儲存格內容

資料的種類 在輸入資料之前, 我們先認識一下儲存格的資料種類。儲存格的資料可區分成兩類：一種是可計算的數字資料 (包括日期、時間), 另一種則是不可計算的文字資料。

數字資料 數字資料是由數字 0~9 及一些符號 (如小數點、+、-、$、%…) 所組成,例如15.36、-99、$350、75% 等都是數字資料。 日期與時間也是屬於數字資料, 只不過資料會含有少量的非數字字元, 例如：2007/6/10、8：30 PM、3 月 14 日...等。

文字資料 文字資料包括：中文字元、英文字元、文數字的組合 (如身份證號碼)。此外, 數字資料有時亦會被當成文字輸入, 如：電話號碼、郵遞區號等。

輸入資料的程序 認識儲存格的資料種類後, 現在我們要練習在儲存格輸入資料。不管是文字資料或數字資料, 其輸入程序都是一樣的, 底下我們以文字資料來做示範： 選取儲存格。請在 B2 儲存格按一下, 即可選取 B2 作為存放輸入資料的儲存格：

輸入資料的程序 輸入資料。接著鍵入 "貨號" 兩個字。在輸入資料時, 環境會有一些變化, 請看下圖的說明：

輸入資料的程序 確定資料。請按 [Enter] 鍵或是資料編輯列的輸入鈕確認, Excel 便會將資料存入 B2 儲存格並回到就緒模式：

輸入資料時的注意事項 輸入資料時若發現打錯字了, 可按 [←Backspace] 鍵消去插入點的前一個字元, 或按 [Delete] 鍵消去插入點的後一個字元, 重新輸入。 在輸入模式下, 若資料尚未輸入完畢, 請勿按下 ↑、↓、←、→ 方向鍵, 否則會視為已輸入完成並移動作用儲存格, 回到就緒模式。

輸入資料後的確認 剛才在儲存格中輸入資料, 最後還要一道 『確認』 手續, 整個輸入動作才算完成。若在輸入的過程中打錯字, 可按下 [Esc] 鍵、或資料編輯列的取消鈕, 放棄剛才的輸入動作, 那麼資料便不會存入儲存格中。 確定要將資料存入儲存格內, 則可透過下列的方法來確認：

輸入資料後的確認 按下 [Enter] 鍵來確認, 此時作用儲存格會往下移一格。 按下 [Tab] 鍵也可確認資料的輸入, 但作用儲存格會往右移一格。 按下資料編輯列的輸入鈕 也可確認資料的輸入, 但作用儲存格會保持在原位。 利用↑、↓、←、→方向鍵來確認並移動作用儲存格。

輸入資料後的確認 輸入數字資料的方法也是一樣：選取儲存格 → 鍵入資料 → 確認, 你可以自己試試看。 輸入數字資料的方法也是一樣：選取儲存格 → 鍵入資料 → 確認, 你可以自己試試看。 注意觀察上圖, 你有沒有發現, Excel 在顯示資料時, 預設會自動將文字資料 "靠左對齊", 而將數字資料 "靠右對齊" 喔！

輸入多行資料 若您想要在一個儲存格內輸入多行資料該怎麼辦呢？其實你只要在要換行時, 按下 [Alt + Enter] 鍵, 將插入點移到下一行, 便能在同一儲存格中繼續輸入下一行資料。 請繼續在 A2 儲存格中, 輸入 "訂單", 然後按下 [Alt + Enter] 鍵, 將插入點移到下一行：

輸入多行資料 繼續輸入 "資訊" 兩個字, 然後按 [Enter] 鍵, 該儲存格便有兩行文字了： 如果要清除儲存格內的資料, 請先選取欲清除的儲存格, 然後按下 [Delete] 鍵即可。

2-3 資料的顯示方式 上一節我們曾經提到 Excel 會自動判斷使用者輸入的資料型態來決定資料的預設顯示方式：如果輸入的是數字, 資料會靠儲存格右邊對齊；若是輸入文字, 資料則會靠左邊對齊。此外, 當輸入的資料超過儲存格寬度時, Excel 還會改變資料的顯示方式喔！底下分別針對數字及文字資料做說明。 數字資料超出儲存格寬度 文字資料超出儲存格寬度 調整儲存格的寬度

數字資料超出儲存格寬度 假如數字資料超過儲存格寬度, Excel 會改用科學記號法來表示。請任選一個空白儲存格, 輸入 12 個數字 (如：123456789012), 然後按下 [Enter] 鍵：

文字資料超出儲存格寬度 當文字資料超過儲存格的寬度時, 其顯示方式將由右邊相鄰的儲存格來決定： 若右邊相鄰的是空白儲存格, 則超出寬度的字元將跨越到右鄰儲存格顯示。 若右邊相鄰的不是空白儲存格, 則超出寬度的字元將不被顯示出來。

調整儲存格的寬度 在儲存格輸入資料, 常會發生欄寬不夠而無法完整顯示資料的狀況, 這時候只要拉曳欄標題的右框線就可以改善。

調整儲存格的寬度 調整列高的方法和調整欄寬差不多, 你可以自行試試。

2-4 快速輸入資料 在 Excel 中除了將資料逐字地輸入到儲存格外, 還有其他輸入資料的技巧, 可加速輸入資料的速度。 自動完成 「自動完成」的特殊狀況 從下拉式清單挑選 清單中的資料

自動完成 首先, 請開啟一個新的活頁簿檔案, 在 Sheet1 工作表的 C3 到 C5 儲存格分別輸入 "考績"、"甲等"、"乙等"：

自動完成 接著我們要告訴你如何利用自動完成功能在 C6 儲存格中輸入資料。

自動完成 上圖就是所謂的自動完成功能。當你在輸入資料時, Excel 會把目前輸入的資料和同欄中其他的儲存格資料做比對, 一旦發現有相同的部份 (如在 C6 儲存格輸入 "甲" 和 C4 儲存格中 "甲等" 的 "甲" 相同), 就會為該儲存格填入剩餘的部份。

自動完成 若自動填入的資料恰巧是你接著想輸入的文字, 這時只要直接按下 [Enter] 鍵或資料編輯列的輸入鈕, 就可將資料存入儲存格中；反之, 若不是你想要的文字, 則可以不理會自動填入的文字, 繼續輸入即可。在此, 請按下 [Enter] 鍵, 接受自動填入的文字。

「自動完成」的特殊狀況 當同欄中出現兩個以上儲存格資料雷同的情況, 如 "研一組"、"研二組", 若在緊鄰的儲存格中輸入 "研" 這個字時, Excel 無從判定是 "研一組" 或是 "研二組", 所以暫時無法使用自動完成功能。當你繼續輸入 "一" 這個字以後, Excel 才確定我們可能想要輸入 "研一組" , 接著就會運用自動完成功能自動填入 "組" 這 個字。

從下拉式清單挑選 從下拉式清單挑選這個功能適用於一欄中只有特定幾種資料的情況。接續上例, 假設我們要在 C7 儲存格中輸入 "甲等" ：

從下拉式清單挑選

從下拉式清單挑選 作用儲存格 C7 下方會出現一張清單, 記錄著同一欄 (即 C 欄) 中已出現過的資料,如："考績"、"甲等"、"乙等", 你只要由清單中選取就可輸入資料： 接著, 請練習利用從下拉式清單挑選的方法, 在 C8 儲存格中填入 "乙等"。

清單中的資料 Excel 會從選取的儲存格往上、往下尋找, 只要找到的儲存格內有資料, 就把它放到清單中, 直到遇到空白儲存格為止。以下圖的例子而言, 當選取 A6 儲存格時,清單中會列出"財務部"、"人資部"、"行銷部"、與 "業務部" 這 4 個項 目, 而不會出現 "生 產部"、"資訊部"。

2-5 選取儲存格的方法 學會快速輸入資料的技巧後, 現在我們要練習選取儲存格的方法, 這可是以後進行各項操作的必備技能喲！ 選取多個儲存格 選取多個範圍 選取整欄或整列 選取整張工作表

選取多個儲存格 剛才我們介紹過, 將滑鼠指標指在欲選取的儲存格內按一下滑鼠左鈕, 即可選取該儲存格；若要一次選取多個相鄰的儲存格, 請將指標指在欲選取範圍的第一個儲存格內部 (假設為 A2), 然後按住滑鼠不放拉曳到欲選取範圍的最後一個儲存格 (假設為 D5), 最後放開左鈕即可：

選取多個儲存格 選取的儲存格範圍我們會以範圍左上角及右下角的儲存格位址來表示, 如上圖選取的範圍即表示為 A2：D5。另外, 若想要取消剛剛選取的範圍, 只要在工作表內按下任一個儲存格即可。

選取多個範圍 如果想選取多個不相鄰的儲存格範圍, 如 B2：D2、A3：A5, 請先選取 B2：D2範圍, 然後按住 [Ctrl] 鍵, 再接著選取第二個範圍 A3：A5, 選好後再放開 [Ctrl] 鍵, 就可以同時選取好幾個儲存格範圍了：

選取整欄或整列 要選取整欄或整列的儲存格, 只要在欄編號或列編號上按一下即可：

選取整張工作表 若是要選取整張工作表, 按下全選按鈕即可一次將所有的儲存格選取起來。

2-6 使用「自動填滿」 功能快速輸入資料 Excel 的自動填滿功能, 可以將資料填滿連續的幾個儲存格；也可以根據儲存格的資料, 自動產生一串遞增或遞減的數列。

使用「自動填滿」功能快速輸入資料 填滿選取範圍 關於「填滿控點」 利用「填滿控點」清除資料 自動填滿選項

填滿選取範圍 請開啟一份新的活頁簿, 我們來看看如何利用自動填滿功能, 在B2：B6 範圍內填滿 "管理部" 這個字串。

填滿選取範圍 將指標指在填滿控點上, 按住左鈕不放, 向下拉至儲存格 B6, "管理部" 字串就會填滿 B2：B6 範圍了：

關於「填滿控點」 當我們選取某個儲存格或範圍時, 其周圍被粗框線圍住, 在粗框線的右下角有個小方塊, 那就是填滿控點。

利用「填滿控點」清除資料 填滿控點也可用來清除選取範圍內的資料, 只要先選好儲存格範圍, 然後往上拉曳填滿控點 (不要超出選取範圍), 便可清除範圍內的資料：

自動填滿選項 以剛才的例子而言, 資料自動填滿了 B2：B6 儲存格, 可是 B6 儲存格旁邊怎麼出現了一個 鈕？這個按鈕稱為自動填滿選項鈕, 按下此鈕可拉出下拉選單, 讓你改變自動填滿的方式：

自動填滿選項 當你選取了其他儲存格, 並進行編輯動作後, 自動填滿選項鈕就會消失不見了！

2-7 建立數列 本節繼續為你說明如何運用自動填滿功能來建立數列。 數列的類型 利用「填滿控點」建立等差數列 快速建立間距值為 1 的等差級數 利用「填滿控點」建立日期數列 利用「填滿控點」建立自動填入數列 建立等比數列

數列的類型 Excel 可建立的數列類型有 4 種： 等差級數：例如：1 、3 、5 、7 、…。 等比級數：例如：2 、4 、8 、16 、…。 日期：例如：2007/12/5 、2007/12/6 、2007/12/7 、…。 自動填入：與上述三種數列不同於, 自動填入數列是屬於不可計算的文字資料, 例如：一月、二月、三月、…, 星期一、星期二、星期三、…等都是。Excel 將這類型文字資料建立成資料庫, 讓我們使用自動填入數列時, 就像使用一般數列一樣。

利用「填滿控點」建立等差數列 請開啟一份新活頁簿, 我們要在 A1：A5 儲存格中, 建立 1、2、3、4、5 等差數列, 請如下操作： 在 A1、A2 儲存格分別輸入 1、2, 並選取 A1：A2 範圍做為來源儲存格, 也就是要有兩個初始值 (如 1、2), 這樣 Excel 才能判斷等差數列的間距值是多少：

利用「填滿控點」建立等差數列 將指標移到填滿控點上, 按住滑鼠左鈕不放, 向下拉曳至 A5 儲存格： 放開滑鼠, 等差數列就建立好了：

利用「填滿控點」建立等差數列 你應該發現自動填滿選項鈕 再度出現了！而且下拉選單中的項目略有不同, 我們來看有何差異：

利用「填滿控點」建立等差數列 另外, 利用填滿控點也可以建立 "專案 1、專案3、專案 5、專案 7…" 的文數字組合數列 (提示：在來源儲存格輸入 "專案 1"、"專案 3") , 你可以自行試試看。

快速建立間距值為 1 的等差級數 建立編號時, 經常要輸入間距值為 1 的等差級數, 例如：輸入項目編號 1 、2 、3、…、100, 此時只要輸入第一筆資料, 然後按住 [Ctrl] 鍵再拉曳填滿控點, 就可以建立好等差級數；若是要輸入的是含有文字及數字的商品編號, 例如 C1001、C1002、…、C1099, 則是在輸入第一筆資料後, 再按住 [Alt] 鍵, 拉曳填滿控點即可建立好等差級數。

利用「填滿控點」建立日期數列 請開啟一份新活頁簿, 假設我們要在 A1：E1 建立一個日期數列, 就可以在來源 A1 儲存格中輸入起始日期, 然後拉曳填滿控點至 E1 儲存格：

利用「填滿控點」建立日期數列 由於我們建立的是日期數列, 所以當你按下自動填滿選項鈕拉出下拉選單時, 將會發現選單中還多出幾個跟日期有關的選項：

利用「填滿控點」建立自動填入數列 Excel 已內建許多常用的自動填入數列, 例如 "甲、乙、丙、丁…"、"一月、二月、三月…" 等, 方便我們使用填滿控點快速完成輸入。底下我們來練習在 A1：A7 建立"Sunday、Monday 、… Saturday" 這個自動填入 數列：

建立等比數列 等比數列無法像等差數列以拉曳填滿控點的方式來建立, 接下來要說明等比數列的建立方法。例如我們要在 A10：A15 建立 5、25 、125 、… 的等比數列。 在 A10 儲存格中輸入 5, 接著 選取 A10：A15的範圍：

建立等比數列 切換到常用頁次, 按下編輯區的填滿鈕, 由下拉選單中選擇『數列』命令, 即可開啟數列交談窗：

建立等比數列 按下確定鈕, 等比數列就建立完成了：

2-8 工作表的操作 學會資料的輸入方法後, 現在我們再來學學如何在活頁簿中新增及切換工作表, 當你的資料量多的時候, 善用工作表可以幫助你有效率地完成工作。 插入工作表 切換工作表 為工作表命名 設定頁次標籤顏色 刪除工作表

插入工作表 通常一本活頁簿預設有 3 張工作表, 若不夠用時可以自行插入新的工作表。請開啟一份新活頁簿, 我們要練習插入一張新的工作表：

切換工作表 目前使用中的工作表, 其頁次標籤會呈反白狀態, 如果想要編輯其他工作表, 只要按下該工作表的頁次標籤, 即可將它切換成作用工作表。

為工作表命名 Excel 會以 Sheet1、Sheet2、Sheet3、…為工作表命名, 但這類名稱沒有意義, 所以我們現在要告訴你如何為工作表更改成實用又有意義的名稱。假設我們要在 Sheet1 工作表中輸入各項商品的銷售統計數量, 那就將 Sheet1 工作表重新命名為 "銷售數量" 吧！

為工作表命名 請雙按 Sheet1 頁次標籤, 讓它呈現選取狀態： 輸入 "銷售數量", 緊接著按下 [Enter] 鍵, 工作表就更名成功了：

設定頁次標籤顏色 除了可以更改工作表的名稱, 頁次標籤的顏色也可以個別做設定, 這樣看起來就更富有變化而且容易辨識了。例如我們要將 "銷售數量" 這個頁次標籤改為藍色的：

設定頁次標籤顏色 看到了嗎？"銷售數量" 工作表的頁次標籤有藍色的底線, 那是因為 "銷售數量" 是目前的作用工作表, 若選取其他的工作表, 就可以看到 "銷售數量" 工作表的頁次標籤正是我們所設定的藍色喲！

刪除工作表 對於不再需要的工作表, 我們可以將它刪除。例如要刪除 Sheet4 工作表, 請在 Sheet4工作表的頁次標籤上按下滑鼠右鈕, 並選擇『刪除』命令, 此時會出現一個提示交談窗,提醒你工作表中有資料是否要刪除：

2-9 儲存與關閉檔案 第一次存檔 關閉檔案 開啟舊檔

第一次存檔 要儲存活頁簿中的資料, 請按下快速存取工具列的儲存檔案鈕 (或是按下 Office 按鈕, 執行 『儲存檔案』命令), 由於活頁簿是第一次存檔, 所以會開啟另存新檔交談窗,讓你設定檔案儲存的相關資訊： 請在檔案名稱欄中輸入活頁簿的檔名, 接著拉下存檔類型列示窗選擇儲存的類型, 預設是Excel 活頁簿也就是 Excel 2007 的格式, 其副檔名為 .xlsx, 不過此格式和舊版Excel 並不相容, 若是你的活頁簿需要在舊版 Excel 中開啟, 那麼建議你選擇 Excel97-2003 活頁簿的格式。

第一次存檔

第一次存檔 接著, 請按下另存新檔交談窗左下角的瀏覽資料夾, 選擇檔案 的存放位 置。

第一次存檔 當你修改了活頁簿的內容, 而再次按下儲存檔案鈕時, Excel 就會將修改後的活頁簿直接儲存, 而不會出現另存新檔交談窗。若想要保留原來的檔案, 又要儲存新的修改內容, 則可按下 Office 按鈕執行『另存新檔』命令, 另外設定一個檔名來儲存。

關閉檔案 若檔案已處理完畢, 你可以按下活頁簿視窗的關閉視窗鈕 (或按下 Office 按鈕,執行『關閉』命令) 來關閉活頁簿檔案。在關閉檔案前, Excel 會針對已更改但尚未儲存的檔案加以確認：

開啟舊檔 已經關閉的檔案, 該如何重新載入 Excel 呢？例如我們想要開啟剛才儲存的 "10月銷售資料" 活頁簿檔案, 請按下 Office 按鈕執行『開啟舊檔』命令, 如下操作：

開啟舊檔