第3章 採購管理

本章學習目標 採購的意義 採購管理的目標 採購單位的組織方式 採購單位的建立 採購單位的工作內容 採購人員的選用

1. 採購的意義

採購的意義 買（採購）與賣（銷售）是企業經營二項最為關鍵的活動。 在微利時代下，「採購」對於企業的利潤創造，具有舉足輕重的直接影響。

狹義的採購 採購（Purchasing）：購買的過程。 由買方支付對等的代價，向賣方換取商品的行為過程。 從瞭解需求、定位與選擇供應商，協商價格及其他的相關事項，直到確定供應商完成交貨為止。

廣義的採購 採購（Procurement） 包括採購（Purchasing）、接收、檢驗、倉儲、運輸及廢料處理。 以下方式都是採購： 購買 租賃 借貸 交換 徵收 支付金錢或代價取得 無需代價 使用後歸還 政府有償或無償的方式取得 支付租金取得 以物易物方式取得

供應鏈管理上的各節點企業 均需要進行採購作業

採購的重要性 (1) 採購導向的時代 A. 資源稀少性： B. 商品專業化： 透過採購，獲得充足的專業物料來源 生產導向 銷售導向 行銷導向 供應鏈管理

原料或零件多購自其他專業廠商

採購的重要性 (2)成本競賽的時代 (3) 雙重意義 企業競爭走向成本的競爭 商品生命週期縮短 作業方面：避免麻煩 策略方面：機會取向 防弊 獲利

2. 採購管理的目標

採購管理 採購決策者必須達到8R 不是低價就好 維持穩定的物料供應 在取捨之間，找出8R的最佳組合 (Right Product、Right Time、Right Quality、Right Quantity、Right Status、Right Place、Right Customer、Right Cost) 不是低價就好 維持穩定的物料供應 在取捨之間，找出8R的最佳組合

採購決策者必須在取捨之間 找出8R的最佳組合

採購功能的九項目標 維持組織運作需要的物料、供應與服務 讓存貨的增減變化量維持在最小值 維持並改善品質 因相關物料、服務，導致缺貨或遲交，將導致企業付出昂貴的代價。 讓存貨的增減變化量維持在最小值 穩定物料供應，避免因物料大量囤積，導致資金排擠效應。 維持並改善品質 改善供應商品質，提升採購品質，使最終商品或服務更具全球競爭力。

採購功能的九項目標 尋找合適的供應商 盡可能將所購買商品標準化 以最低總成本購入需要的商品及服務 選定合適的供應商，以最小的總體成本取得所需供應。 盡可能將所購買商品標準化 「標準化」將可以維持品質、降低成本。 以最低總成本購入需要的商品及服務 不可以只求一時的最低標價，必須要考量到往後的各項成本費用。

採購功能的九項目標 和組織的各部門擁有和諧的合作關係 在最低的行政成本下，完成採購目標 提升組織的競爭定位 與其他部門保持良好合作，使採購的整體作業順利運作。 在最低的行政成本下，完成採購目標 使用各種方法提升採購的效率。 提升組織的競爭定位 從供應鏈中找到機會，提供客戶好的價值建議，以提升組織的競爭定位。

採購的基本要素 價格要素 品質要素 數量要素 時間要素

價格要素 價格的意義 價格決定的基礎 商品或勞務之交換價值， 而「價格」也會因人、因時、因地波動變化。 A.成本加成法 B.市價法 商品或勞務之交換價值， 而「價格」也會因人、因時、因地波動變化。 價格決定的基礎 A.成本加成法 B.市價法 C.投資報酬率法

價格要素 價格的基本原則 價格的基本原則應該是：公平、合理 「最低」不一定「最適當」

價格要素 價格的種類 A.到廠價 供應商負責將商品送達買方地點，期間所發生的各項費用概由賣方承擔。 各種貿易條件：FAS、FOB、CFR、CIF 以下介紹各貿易條件:

對臺灣賣方而言，FAS KEELUNG， 係指臺灣賣方在買方指定的基隆港船邊交貨，即完成交貨。 貿易條件 FAS(Free Along Side)：船邊交貨(…指定裝運港) 賣方在指定的裝運港，將貨物交到船邊，即完成交貨。 買方必須承擔自那時起貨物滅失或損壞的一切風險。 FAS要求賣方辦理出口清關手續。 例如： 對臺灣賣方而言，FAS KEELUNG， 係指臺灣賣方在買方指定的基隆港船邊交貨，即完成交貨。

貿易條件 － FAS

對臺灣賣方而言，FOB KEELUNG， 係指臺灣賣方在買方指定的基隆港交貨，當貨物在船上就定位為止， 即完成交貨。 貿易條件 FOB(Free On Board)：船上交貨(⋯指定裝運港) 賣方應在合約規定的裝運港和規定的期限內，將貨物裝上買方指定的船隻，並及時通知買方完成交貨。 買方從該點起，承當貨物滅失或損壞的一切風險。 FOB要求賣方辦理貨物出口清關手續，由買方負責派船接運貨物。 例如： 對臺灣賣方而言，FOB KEELUNG， 係指臺灣賣方在買方指定的基隆港交貨，當貨物在船上就定位為止， 即完成交貨。

貿易條件 －FOB

貿易條件 CFR(Cost and Freight)：成本加運費(…指定目的港) 指賣方在裝運港，將貨物交貨到船上就定位為止，即完成交貨，買方必須承擔自那時起貨物滅失或損壞的一切風險。 CFR要求賣方必須支付將貨物運至指定的目的港所需的費用和運費。 CFR要求賣方辦理貨物出口清關手續。 例如： 對臺灣賣方而言，CFR NEW YORK， 係指臺灣賣方在裝運港的船上就定位交貨為止，即完成交貨。 但賣方必須支付將貨物運至指定的目的港（美國紐約港）所需的費用和運費。

貿易條件 －CFR

貿易條件 CIF(Cost, Insurance and Freight)：成本、保險費加運費 (⋯⋯指定目的港) 指賣方將貨物交貨到裝運港的船上就定位為止，即完成交貨。買方必須承擔自那時起貨物滅失或損壞的一切風險。 賣方必須支付將貨物運至指定目的港所需的費用和運費，同時必須辦理買方貨物在運輸途中滅失或損壞風險的海運保險。 CIF只要求賣方投保最低保險，如買方需要更高的保險，則需要與賣方明確的達成協議，或者自行作出額外的保險安排。 CIF要求賣方辦理貨物出口清關手續。 例如： 對臺灣賣方而言，CIF NEW YORK， 係指臺灣賣方在裝運港的船上就定位交貨為止，即完成交貨。 但賣方必須支付將貨物運至指定的目的港(美國紐約港)所需的費用、運費和保險。

貿易條件 －CIF

價格要素 價格的種類 B.出廠價 賣方不負責運送，由買方雇用運輸工具，前往賣方的製造廠來提貨。 貿易條件：EXW C.現金價 以現金或相等之方式支付貨款。 賣方承擔責任最小

價格要素 價格的種類 D.期票價 買方以(期票或延期付款的方式)來採購。 E.現貨價 每次交易時，買賣雙方(重新議定價格)。 F.合約價 買賣雙方(按照事先議定的價格)進行交易。

陽明海運貨櫃輪停泊大阪港卸貨

品質要素 品質的意義 A.從哲學上而言 即完美無瑕、舉世無雙或絕佳的同意語。 B.從研發上而言 C.從經濟學而言 產品在生產活動中投入與轉變過程上，特質的差異。 C.從經濟學而言 產品或勞務，具有滿足客戶需要的程度。

品質要素 品質的意義 D.從製造角度而言 E.從作業管理上而言 F.從商品責任而言 產品符合最初設定的規格界限程度。 以最經濟方法，製造出最符合消費者需要之產品。 F.從商品責任而言 負擔商品在產銷及使用過程中所發生的損害。

品質要素 品質的種類 A.廠牌或商標 B.生產方式或製造方法 C.物理特性與化學成分 D.形狀或尺寸 E.市場等級 例如：煉鋼廠冷軋鋼板與熱軋鋼板製造方式皆不相同。 C.物理特性與化學成分 例如：硬度、比重、溫度、壓力、延展性、化學成分。 D.形狀或尺寸 例如：尺寸、重量、高度、長度；煤、礦砂、石油。 E.市場等級 例如： 98汽油及95汽油

數量要素 影響物料成本的基本因素： 採購成本、持有成本 採購批量 採購成本 (獲得成本) 持有成本 (保存成本) 少 多

需求數量的決定因素 每批數量大小 安全存量 統計各部門所需同類型物料，取得數量折扣，降低採購費用。 由物控單位負責評估，配合成本與需求，避免缺料造成損失。

大量採購的利弊 優點： 缺點： 廠商主動 價格優惠 優先供應 風險較大 易受干擾 協調困難

時間要素 考慮採購時機與供給狀況 建立產銷預測系統 關注採購與物料管理的市場導向 掌握趨勢變化，選擇有利時機

價格、品質、數量、時間為採購的基本要素

3. 採購單位的組織方式

分權式採購組織 隸屬于製造單位 隸屬于行政單位 隸屬于公司最高主管 滿足生產的需求為主，議價功能為次。 發揮議價的效能為主，生產需求為次。 由總經理督導，主要功能為降低成本提升利潤。

分權式採購組織 權責分散的缺點 權責細分化，工作過分複雜，各部門間的職掌不夠明確。 各單位工作目標不同，造成門戶之見，妨礙相關單位之間的溝通與協調。 各單位之間出現共通的工作內容，造成重疊。

集權式採購組織 庫存 生產管制 儲運 收發料 集權式採購 物料管理 物流系統化 最終目標 物流電腦化 管理一元化 利潤中心

集權式採購優點 1.成本降低 2.採購能力增強 3.存量管制大為強化 4.管理費用降低 5.各項工作間的聯繫獲得改善

物流中心集中採購後的商品存放處

4. 採購單位的建立

採購單位 按商品類別 按採購地區 按採購價值或重要性 按採購功能 依採購品分工，較易專精於相關物料 依採購商品的來源區域分工 依價值重要性由相應的階層人員採購 按採購價值或重要性 將採購工作分工並專業化 按採購功能

物流中心對於採購價值高的商品均特別謹慎

5. 採購單位的工作內容

以公司整體的立場 (1)請購單位 A.非生產性物料、設備、維修備品之請購。 B.訂定請購物料之規格及其他需求條件，包括數量及需求日期等。 C.請購物料規格之確認與驗收。 D.重大請購預算之編訂或估價。

以公司整體的立場 (2)物料單位 A.根據生產計畫或業務訂單，擬定物料需求計畫。 B.制訂主要物料的存量管制基準。 C.物料交貨進度跟催、管控。 D.缺料之跟催。 E.生產性物料之請購。

以公司整體的立場 (3)倉儲單位 A.物料之收料、驗收通知、儲存、運送、發放。 B.呆料及廢料之處理。 C.存量管制物料需求之請購。

以公司整體的立場 (4)採購單位 A.交貨之稽催與協調。 B.物料之退貨與索賠。 C.物料來源之開發與市場價格調查。 D.採購計畫與預算之編訂。

以公司整體的立場 (4)採購單位 E.國外採購之進口申請、結匯、公證、保險、運輸及報關等事務之處理。 F.供應商之管理、評核。 G.採購制度、流程、表單等之研究及改善。 H.供應商貨款之請款作業。

以公司整體的立場 (5)財務單位 A.物料採購預算之審核。 B.物料與勞務付款方式的規定。 C.物料付款憑證之審查與支付。 D.供應商違約賠償、扣款等執行。

採購單位內部的工作 (1)採購經理 A.擬定採購單位工作方針與目標。 B.負責主要原料或物料之採購。 C.編制年度採購計畫與預算。 D.簽核訂購單與合約。 E.採購制度之建立及改善。

採購單位內部的工作 (1)採購經理 F.撰寫單位週報或月報。 G.主導採購人員教育訓練。 H.建立與供應商的良好關係。 I.督導採購單位全盤業務及人員考核。 J.主持或參與採購相關業務的會議，並做好單位間的協調工作。

採購單位內部的工作 (2)採購課長 A.分派採購人員及助理的日常工作。 B.負責次要原料或物料之採購。 C.協助採購人員與供應商談判價格、付款方式、交貨日期等。

採購單位內部的工作 (2)採購課長 D.採購進度之跟催。 E.保險、公證、索賠之督導。 F.審查一般物料採購案。 G.市場調查。 H.供應商之考核。

採購單位內部的工作 (3)採購員 A.經辦一般性物料採購。 B.供應商查訪。 C.與供應商談判價格、付款方式、交貨日期等。 D.跟蹤供應商交貨日期。 E.一般索賠案件之處理。 F.退貨處理。 G.收集價格資訊及替代品（Second Source）資料。

採購單位內部的工作 (4)助理 A.請購單、驗收單之登記。 B.訂購單與合約之繕打。 C.供應商交貨記錄與跟催。 D.訪客安排與接待。

採購單位內部的工作 (4)助理 E.採購費用之申請與報支。 F.進出口文件及手續的申請。 G.電腦作業與檔案管理。 H.承辦保險、公證事宜。

上下游供應鏈 應建立良好採購關係

6. 採購人員的選用

採購人員選用條件 應有的能力 具有成本意識及成本效益觀念 比較投入成本與產出 分析報價內容 其他條件 預測能力 表達能力 專業知識 品德方面

品德方面 臨財不苟得 採購人員所處理的採購單與鈔票並無太大差異，因此難免被唯利是圖的供應商所包圍。 無論是威逼或利誘，採購人員必須有定力不受誘惑，否則犧牲公司權益，圖利他人或自己，終將誤人誤己，實難勝任採購職責。

敬業精神 有人說「停工待料」是採購人員最大的恥辱。雖然造成原料短缺的原因很多，若採購人員不能抱持「舍我其誰」的態度，負責調度所需之物料，則必將造成公司的重大損失。

虛心與耐心 採購人員在供需關係上，雖然較占上風，但對供應商之態度，必須公平互惠，不可趾高氣揚，傲慢無理。 與供應商談判或議價過程，可能會遇到不少挫折，採購人員更需有忍耐、等待的修養，細火慢燉的磨功，等待時機，也才能採取「欲擒故縱」策略，氣定神閒地進行工作。 居於劣勢時，亦能忍讓求全，不慍不火，以公司最大利益為前提，方能克盡全功。

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