会议礼仪

　　　　知识点 掌握公司会议的工作流程 了解会议准备的内容 掌握会议座次安排的原则 了解商务谈的礼仪规范

主要内容 一、洽谈会 二、发布会 三、展览会

一、洽谈会 洽谈会又叫磋商会、谈判会，是指有关各方代表充分阐述己方的各种设想，听取他方的不同意见，并通过详细陈述己方的理由，反复同对方交换看法或作出某种让步，消除相互间的距离，最后各方取得一致，达成协议。 返回

商务谈判的 座次安排

　公司会议的工作流程安排　 　工作会议的会前工作流程 　工作会议的会中工作流程 　工作会的会后工作流程

会务工作流程图（会前） 确定会议主题与议题 确定会议名称 确定会议时间与会期 明确会议所需设备和工具 选择会议地点 安排会议议程和日程 　 会务工作流程图（会前） 确定会议主题与议题 确定会议名称 确定会议时间与会期 明确会议所需设备和工具 选择会议地点 安排会议议程和日程 制发会议通知 确定会议规模与规 格 布置会场 准备会议文件材料 安排食住行 制定会议经费预算方案 制作会议证件 会场检查 明确会议组织机构 确定与会者名单

会务工作流程图 做好会议记录 组织签到 做好会议值班保卫工作 报到及接待工作 做好后勤保障工作 编写会议简报或快报 做好会议保密工作 　会务工作流程图 做好会议记录 组织签到 做好会议值班保卫工作 报到及接待工作 做好后勤保障工作 编写会议简报或快报 做好会议保密工作 会议信息工作

　　会务工作流程图（会后） 撰写会议纪要 催办与反馈工 作 安排与会人员离会 会议总 结 会议文书的立卷归 档 会议的宣传报道

　　会议准备工作 指导会务工作的原则 准备充分 1、 确保安全 组织严密 ２、 ４、 ３、 服务周到

会前准备工作 1、 确定会议主题与议题 2、确定会议名称 要有切实的依据；必须要结合本单位的 实际；要 有明确的目的。 　 会前准备工作 1、 确定会议主题与议题 　 要有切实的依据；必须要结合本单位的 实际；要 有明确的目的。 2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型” 构成,应根据会议的议题或主题 来确定。

3、确定会议规模与规格 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席， 会议的规模有大型、中型、小型。 本着精简效能的原则 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席， 确定会期的长短应与会议内容紧密联系。

5、 确定会议所需用品和设备 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议， 例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需 的特殊用品和设备。 （1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、 桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议， 例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需 的特殊用品和设备。

出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的 6、建立会议组织机构 会务组、宣传组、 秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的 性质、议题、任务来确定与会人员。

8、确定会议地点 9、安排会议议程与日程 有时也考虑政治、经济、环境等因素。 会议日程是指会议在一定时间内的具体安排， 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。 有时也考虑政治、经济、环境等因素。 9、安排会议议程与日程 会议日程是指会议在一定时间内的具体安排， 对会议所要通过的文件、所要解决的问 题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。

10、制发会议通知 会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、 议题及要求等。 会议通知的种类有书信式和柬帖式。 　 议题及要求等。 会议通知的种类有书信式和柬帖式。 会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。 会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。

11、制作会议证件 　 代表证 出席证 会议正式证件 列席证 来宾证 会议证件 　 旁听证 工作证 会议工作证件 记者证 出入证 会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。 有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。

会场座位分区表和主席台及会场座次表、 主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、 开幕词和闭幕词、其他会议材料等。 12、准备会议文件资料 　 主要有议程表和日程表、 会场座位分区表和主席台及会场座次表、 主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、 开幕词和闭幕词、其他会议材料等。

公司大小型会议中尊位及位次排序方法 小型会议的两种尊位及位次排序的方法 大型会议中主席台排座、发言者座席、 主持人席位、群众席安排

小型会议室 椭圆形　　　　　　　　　　回字形 Ｔ字型　　　　　　　　　　长方形　　　　　　　　　　　　　　　　　

中型会议室 半圆型、课堂型。 大型会议室 礼堂型、众星拱月型。

群 众 席 群 众 席 群 众 席 主 席 台 ⑧ ⑥ ⑤ ⑦ ⑩ ⑧ ⑥ ⑦ ⑨ ④ ② ① ③ ⑤ ③ ① ② ④ 尊位 发言席 10 ⑧ ⑥ ⑤ ⑦ ④ ② ① ③ 群 众 席 ⑩ ⑧ ⑥ ⑦ ⑨ ⑤ ③ ① ② ④ 群 众 席 发言席 群 众 席 尊位 10 8 6 4 2 1 3 5 7 9 主 席 台

① 主席台 会场的布置 主席台的布置一是对称；二是要简化。 ② 场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。 ③会场内外的布置： 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中， 然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 ② 场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。 　　③会场内外的布置： 　 会标、会徽、台幕、标语、桌签、 　　 坐签、色调、灯光、气味、旗帜、 花卉。

主方谈判的接待准备 （1）主座谈判的接待准备 ①成立接待小组 主座谈判，作为东道主一方出面安排各项谈判事宜时，一定要在迎送、款待、场地布置、座次安排等各方面精心周密准备，尽量做到主随客便，主应客求，以获得客方的理解、信赖和尊重。 ①成立接待小组 成员由后勤保障(食宿方面)、交通、通讯、医疗等各环节的负责人员组成，涉外谈判还应备有翻译。

②了解客方基本情况，收集有关信息 可向客方索要谈判代表团成员的名单，了解其性别、职务、级别及一行人数，以作食宿安排的依据。 掌握客方抵离的具体时间、地点、交通方式，以安排迎送的车辆和人员及预订、预购返程车船票或飞机票。

③拟订接待方案 根据客方的意图、情况和主方的实际，拟订出接待 计划和日程安排表。 日程安排还要注意时间上紧凑. 日程安排表拟出后，可传真给客方征询意见， 待客方无异议确定以后，即可打印。

如涉外谈判，则要将日程安排表译成客方文字，日程安排表可在客方抵达后交由客方副领队分发，亦可将其放在客方成员住房的桌上。 主座谈判时，东道主可根据实际情况举行接风、送行、庆祝签约的宴会或招待会，客方谈判代表在谈判期间的费用通常都是由其自理的。

（2）主座谈判迎送工作 主方应确定与客方谈判代表团的身份、职位对等。 准确掌握对方抵离的时间，主方所有迎送人员都应先于客方到达指定地点迎候。 主方应主动到机场、车站、码头迎接，在到达前15分钟赶到。 对于客方身份特殊或尊贵的领导，还可以安排献花。

迎接的客人较多的时候，主方迎接人员可以按身份职位的高低顺序列队迎接，双方人员互相握手致意，问候寒暄。 如果主方主要领导陪同乘车，应该请客方主要领导坐在其右侧。最好客人从右侧门上车，主人从左侧门上车，避免从客人座前穿过。 Nice to see you!

（3）谈判室的布置与座次安排 ①谈判室的选择与布置 小规模谈判还可在会客室， 有条件的话最好安排二三 个房间，一间作为主要谈 判室外，另一间作为双方 进行内部协商的密谈室， 再配一个休息室。 谈判室布置以高雅、宁静、和谐为宜，环境安静，没有外人和电话干扰，光线充足，室温适宜，装饰陈设简洁、实用、美观。

双方主谈人(首席代表)各在己方一边的中间 ②谈判桌摆放及座次安排 长方形或椭圆形. 若谈判桌横放，则正面对 门为上座，应属于客方，背 面对门为下座，属于主方。 若谈判桌竖放，则应以进 门方向为准，右侧为上， 属客方，左侧为下，属主方。 双方主谈人(首席代表)各在己方一边的中间 就坐，译员安排在主谈人右侧，其余人员则 遵循右高左低的原则，依照职位高低自近而 远地分别在主谈人两侧就坐。

竖式 横式 会 谈 桌 会 谈 桌 5 4 5 4 主方人员 客方人员 客方人员 3 2 主方人员 门 3 2 1 1 1 1 2 3 2 3 4 5 4 5 门

圆形 多边谈判一般采用圆形谈判桌(见图9—3)，国际惯例上称为“圆桌会议”。

马蹄形 小型的谈判，也可不设谈判桌，直接在会客室沙发上进行，双方主谈人在中间长沙发就坐，主左客右，译员在主谈人后面，双方其余人员分坐两边(见图9—4).

1 3 5 7 6 4 2 {译员} 主宾 {译员} 主人 正门 客方 主方

谈判期间，对主方安排的各项活动要准时参加， 通常应在约定时间的5分钟之前到达约定地点。 到主方公司做公务拜访或有私人访问要先预约。 对主方的接待，在适当的时间以适当的方式表示 感谢。 客座谈判有时也可视双方的情况， 除谈判的日程外，自行安排食宿、 交通、访问、游览等活动。

二、发布会 发布会一般指新闻发布会，又称记者招待会。政府、企业、社会团体或个人都可公开举行，邀请各新闻媒介的记者参加。

发布会 （一）发布会的准备 1、时机的选择 2、人员的安排 3、记者的邀请 4、会场的布置 5、材料的准备 （1）注意事项： 一是确定新闻的价值。 二是应确认新闻发表紧迫性的最佳时机。 （2）召开时机：要避开节日与假日，避开本地的重大活动，避开其他单位的发布会，还要避开与新闻界的宣传报道重点相左或撞车。恰当的时机选择是发布会取得成功的保障。 2、人员的安排 3、记者的邀请 4、会场的布置 5、材料的准备

（二）发布会进行过程中的礼仪 （三）发布会的善后事宜 1、搞好会议签到 2、严格遵守程序 3、注意相互配合 4、态度真诚主动 1、整理会议资料 2、收集各方反映

三、展览会 组织通过举办展览会，运用真实可见的产品和热情周到的服务，全面透彻的资料、图片介绍和技术人员的现场操作，吸引大量的参观者，使其留下深刻的印象。它是组织重要的公共关系活动之一。

展览会 （一）展览会的特点 1、形象的传播方式 展览会是一种非常直观、形象、生动的传播方式。展览会通常以只能出的事物为主，并进行现场示范表演，，如在产品展览会上，有专人讲解和师范产品的使用方法。 2、极好的沟通机会 3、多种传媒的运用

（二）展览会的组织 （三）展览会的礼仪 1、明确展览会的主题 2、搞好展览整体设计 3、成立对外新闻发布机构 4、进行展览的效果测定 1、主持人礼仪 2、讲解员礼仪 3、接待员礼仪

案例分析 黎明公司正在召开职工代表大会，有数百人参加，听完总经理报告后，进入会议小组讨论。这时出现了麻烦，不少代表，特别是特邀代表和列席代表不知道参加哪一组的讨论，因为打印的分组名单上，根本没有他们的名字。一查底稿，原来是打印人员翻重了页，校对也草率从事，没有更正。一些特邀代表和列席代表以为是对他们的不恭，纷纷离会而去，会场上出现了一阵骚乱。 作为大会秘书处（如果是总经理秘书小陈负责），面对这些情况应该怎么办？

案例分析 小刘的公司应邀参加一个研讨会，该次研讨会邀请了很多商界知名人士以及新闻界人士参加。老总特别安排小刘和他一道去参加，同时也让小刘见识见识大场面。 　　小刘早上睡过了头，等他赶到，会议已经进行了二十分钟。他急急忙忙推开了会议室的门，“吱”的一声脆响，他一下子成了会场上的焦点。刚坐下不到五分钟，肃静的会场上又响起了摇篮曲，是谁在播放音乐？原来是小刘的手机响了！这下子，小刘可成了全会场的名星…… 　　没过多久，听说小刘已经另谋高就了。 试对此案例进行分析。