公文介紹

公文寫作-公文內容注意事項 1. 主旨：全文精要說明目的與期望，使受文者一目瞭然。 以具體扼要的文字表達『什麼事』與『怎麼辦』。 2. 說明：當案情必須就事實來源或理由，作較詳細敍述 　 且無法於『主旨』內容納時，才使用。 也就是要『說清楚為什麼』、『講明白怎麼辦』的意思。 3. 附件語：對上級機關或首長用【檢陳、陳送】； 對平行及下級機關或人員用【檢送 、檢附】。 4. 活動日期與星期應正確。 99年7月7號星期五下午 (X)  99年7月7日星期五15:10~17:00 (O) 　　　99年7月7日星期五下午15:10~17:00 (X) 　　　99年7月7日星期五下午3:10~5:00 (O)

公文寫作－寫作要領 簡（文句少而意義足） 淺（不用奇字、奧義、僻典） 明（不為隱語、誇張、諷刺） 確（所述時間、數字，皆精確真實） 　　 用較少的字句，使對方能充分了解。 淺（不用奇字、奧義、僻典） 不用奇怪或深奧難懂的字句。 明（不為隱語、誇張、諷刺） 不用含糊不清，應用讓人易懂之文句。 確（所述時間、數字，皆精確真實） 正確、清晰、簡明、迅速、整潔、一致、完整

公文製作－公文用語 ＊對上級機關用： ＊對平行機關用： ＊對下級機關用： 期望及目的用語： 教育部 請 鑒核 請 鑒察 請 核示 請 核轉 請　鑒核 請　鑒察 請　核示 請　核轉 請　備查 請　釋示 復請　鑒核 請　查核 靜宜大學 請 查照 請　查照辦理 請　查照轉告 請　同意見復 請 查核辦理 請　查照見復 請　查明見復 請　惠允見復 靜宜 各機關學校 校內一級單位 希 查照 希 查照轉告 希 辦理 希 照辦 希 辦理見復 希 轉行照辦 希 依規定辦理 希 切實照辦 校內二級單位

公文製作－稱謂用語 有隸屬關係： 上對下稱「貴」 下對上稱「鈞」 自稱「本」 無隸屬關係： 上對下稱 「貴」 下對上稱 「大」 自稱「本」 　　自稱「本」 教育部 靜宜 鈞 上對下稱 「貴」 下對上稱 「大」 　　 自稱「本」 貴 司法部 靜宜 大 有隸屬關係 詞 上下 用【貴】 如「貴會」「貴校」 下上 用【鈞】 如「鈞部」(教育部) 無隸屬關係 詞 上下 用【貴】 如「貴會」「貴校」 下上 用【大】 如「大部」「大院」(考選部、立法院) 「本」 機關學校或首長自稱、如「本縣」、「本校」。

「貴機關」。 對機關首長：「鈞長」。 機關對人民：「台端」。 行文數機關或單位：於文內同時提及，通稱 「鈞長」、「鈞座」 (ㄧ般於簽呈內適用) 屬員對長官、或有隸屬關係之下級機關首長對上級機關首長用之。 機關或首長對屬員、或機關對人民用之。 ＊書寫「鈞」、「大」、「貴」、「鈞長」、「鈞座」時，均應空一格示敬。 ＊無隸屬關係之平行機關或機關間，也是用【貴】。

無隸屬關係用【大】 有隸屬關係用【鈞】 何謂 平行機關? 無隸屬關係之平行機關或機關與社團間，也是用【貴】 監察院 司法院 最高法院 機關 監察調查處 司法院 最高法院 有隸屬關係用【鈞】 機關 總統府 行政院 教育部 靜宜 學校 立法院 國防部 何謂 平行機關? 考試院 考選部

公文製作－公文用語 引述語： ＊復．．（來文機關發文年月日字號及文別） 復函時用(復函時須將來文機關發文日期及字號列入說明，不宜 列於主旨)。 (例：復 大部 100年3月5日選專一字第10000….號函(辦理)。) ＊依（依據）．．（來文機關發文年月日字號及文別或有關法令） 辦理：告知辦理的依據時用。 (例：依據 貴會100年 5月7日臺會綜二字第10000….號函辦理。 )

公文製作－正確用字 侵占；竊佔；占有；佔領 消弭；弭平戰亂；彌平預算 部分；不法分子；身分；處分 防範；防患未然 聯繫；連絡；聯絡人 掩埋；淹沒 亟需；必須 偵查；檢察 擁擠；壅塞 凸顯；突出

公文製作－正確用字（續） 反映意見；生理反應 型塑；形象 佈置；佈達；佈局；部署 費時；曠廢；曠日費時 紓解 ；抒發 擘劃、規劃；計畫 雇主、雇員（名詞）；僱用（動詞）； 制定、公布（法律）；訂定、發布（法規命令） 紀錄（名詞）；記錄（動詞） 給與（慰問金）；給予、授予（名位、榮譽）

公文製作－正確用字（續） 貿(冒)然 周(週)延；周(週)知 已(己)經 撲朔(塑)迷離 厲(勵)行 真相(象) 假借(藉) 楬(揭)櫫 伎(技)倆 過度(渡)期 以身作（做）則 以資（咨）規範 躋（擠）身 假貴校 於(貴)本校

學校公文文書

學校公文文書範本 1、函稿(校外校內) 2、書稿(不如函的正式性，限校內發文使用) 3、開會通知 4、公告 5、公告 (函正副本) 6、令 7、令 (函正副本) 8、簽(正式) 9、便簽(簡便) 10、擬辦單(在承辦人身上之主辦公文下繕打) 11、用印申請單(ㄧ般用印、證書..) 12、合約用印申請單(採購或營繕合約) 13、公差假申請單(各單位人員、各系老師)

提醒事項-合約/用印申請 合約、契約書、合作協議、投標、招標」 蓋 章後於意見欄註明「敬會法務秘書」 公家機關招標相關文件可免會法務秘書 備忘錄通常僅為意願之表達，可免會法務秘書 法人登記書/校長身分證影本請承辦人親送 合約用印主要為採購組承辦之合約 或其他重要須留存於文書組之用印

電子公文 錯誤修正版

公文錯誤修正版 錯誤類型分類 一、敘述不明 二、排版不佳 三、用詞不當

一、敘述不明 1.主旨不明確 2.說明主旨排列不明 3.說明移至主旨 二、排版不佳 三、用詞不當 1.錯誤用字 2.贅字 3.重複字句 一、敘述不明 　1.主旨不明確 　2.說明主旨排列不明 　3.說明移至主旨 二、排版不佳 三、用詞不當 　 1.錯誤用字 　 2.贅字 　 3.重複字句

敘述不明- 主旨不明確主旨不明確

錯誤板： 主旨： 擬邀請　貴校宗輔室主任○○○老師至本校擔任「 ○○○ 」課 程工作坊主講人，敬請 惠允。 說明： 一、 本校○○○室主辦「靜宜入門-精神、品格、實踐」課程工 作坊，時間為：2009年6月6日（六）上午8：30-12：00。 二 、地點為靜宜大學○○○室。　　 三、工作坊流程請見附件。 錯誤板： 主旨： 擬邀請　貴校宗輔室主任○○○老師至本校擔任「 ○○○ 」課 程工作坊主講人，敬請 惠允。 說明： 一、 本校○○○室主辦「靜宜入門-精神、品格、實踐」課程工 作坊，時間為：2009年6月6日（六）上午8：30-12：00。 二 、地點為靜宜大學○○○室。　　 三、工作坊流程請見附件。 正確板： 主旨： 本校○○○室將舉辦「 ○○○ 」 ，敬邀 貴校○○○室○○○ 主任蒞校擔任主講人，請 惠復。 說明： 一、日期：100年6月6日（六）上午8：30-12：00。 二、地點：本校○○○室。　　 三、檢附工作坊流程（如附件）。

錯誤板： 主旨： 檢送本校與台中市○○分局簽定「維護校園安全支援協定書」， 如附件。請查照！ 修改重點： 1.雙方簽約應將對方置於我方之前以示尊重。 2.主旨不需將受文者全銜帶入，使用貴局即可。 3.驚嘆號不宜 正確板： 主旨： 貴局與本校簽訂「維護校園安全支援協定書」，檢送相關資料如 附件，請 查照。

修改重點：主旨應明確、說明條例式。 錯誤板： 主旨： 申請○○○試驗所○○○研究中心學術研究證。 主旨： 申請○○○試驗所○○○研究中心學術研究證。 說明： 為進行○○研究計畫─ ○○ (如附件一)，請照予下列研究人員學術 證，謝○○(計畫主持人)、陳○○(本計畫專任助理)、黃○○(研 究生)、林○○軒(研究生)、與彭○○(研究生)，其相關資料如附件 二。 修改重點：主旨應明確、說明條例式。 正確板： 主旨： 本校○○○系○○○老師為國科會研究計畫所需，申請 貴中心學術 研究證，惠請核發。 說明： 一、 計畫名稱－哈盆溪大型無脊椎動物之生態化學計量(如附件一) 二、 惠請核發下列人員學術研究證： （一）計畫主持人：謝○○。 （二）專任助理：陳○○ 。 （三）研究生：黃○○ 、林○○ 、彭○○ 。

錯誤板： 主旨： 復 貴公司(98)安營字第9801018號函，變更負責人一事，敝校 業已收文備查。 修改重點： １.主旨不明確 2.函復對方來文字號不宜放入主旨應列於說明。 正確板： 主旨： 有關　貴公司承攬本校「97學年度○○○」案，98年度辦理變 更負責人一事，本校業已收文備查，復請 查照。 說明： 復　貴公司98年4月10日(98)安營字第9801018號函

敘述不明- 主旨排列不明

錯誤板： 主旨： 邀請　貴校○○中心主任陳○○教授蒞臨本校○○學系演講，敬 請惠予該師公假，甚感公誼。 說明： 本系訂於99年3月25日（四）於本校○○樓421專業教室暨外　　　 語學院演講廳舉辦專題演講會，擬邀請陳○○授擔任主講人。 修改重點： 　1.邀請對象及擔任之角色在主旨已述明，說明不宜重複。 　2.時間地點應條例式排列。 正確板： 主旨： 本校○○系將舉辦專題演講，敬邀 貴校通識教育中心主任陳 ○○教授擔任主講人，敬請 惠允並給予公假。 說明： 一、日期：99年3月25日(星期四)15：10~17：00。 　 二、地點：本校○○樓421專業教室(外語學院演講廳)。

敘述不明- 說明移至主旨

錯誤板： 主旨： 檢送本校○○所學號696210209楊○○同學參加 貴所所 開設 之98年度核心課程資料，敬請查照。 說明： 檢附○○所修習核心課程學生資料表及教授推薦信函乙份 修改重點：主旨說明可一次述明。 正確板： 主旨： 檢送本校○○所學生楊○○(學號：696210209)參加 貴所 開設之98年度核心課程學生資料表及教授推薦信函各乙份， 請查收。　

錯誤板： 主旨： 敬邀 貴公司吳○○專案經理蒞臨本校演講，惠請俞允。 說明： 本校謹訂於2011年3月24日下午3時至5時舉辦專題講座，擬邀 請貴公司歐美業務吳○○經理憲昭蒞校演講，請惠允公假。 修改重點： 1.主題應明確。 2.期望語不宜重複。 3.主旨說明可一次述明。 正確板： 主旨： 本校○○學系謹訂於100年3月24日(星期四)下午3時至5時舉辦 專題講座，敬邀　貴公司歐美業務專案經理吳○○先生 蒞校 演講，請惠允並給予公假。

錯誤板： 主旨： 本校中等教育學程師資培育生，擬赴　貴校進行參訪相關事宜， 敬請 惠予同意。 說明： 一、本校師培生因修習「數學科/數學領域數學教學實習」課程 　　所需，預計100年5月20日(星期五)上午8:30至11:00， 　　前往貴校參訪。 二、請貴校吳○○老師指導並協助各項活動安排。 修改重點：主題應明確，將說明一之主題移至主旨。 正確板： 主旨： 本校中等教育學程師資培育生因修習「數學科/數學領域數學教 學實習」課程所需，將至 貴校參訪，惠請同意。 說明： 一、參訪日期：100年5月20日(星期五)上午8:30至11:00。 二、惠請貴校吳○○老師指導並協助各項活動安排。

錯誤板： 主旨： 因業務需要申請電話明細，擬請貴公司同意提供電話明細。 說明： 需索取部分電話明細：98年9月份至11月份、99年2月份至5月 份明細。 修改重點： 1.主題需求應明確。 2.說明主旨可一次述完。 3.應有期望語。　(惠請同意) 　 正確板： 主旨： 本校生態學系教師顏○○因執行國科會計畫，需貴公司提供98 年9至11月份、99年2至5月份電話04-26530012之通話明 細，惠請同意。

錯誤板： 主旨： 檢送本校財務金融學系 盧○○老師申請貴會「專題研究計畫延 期變更」相關資料，敬請 惠核。 說明： 一、專題研究計畫補助費延期及變更申請對照表一份。 修改重點： 1.貴會前空一格以示尊重。 2.說明主旨可一次述完。 正確板： 主旨：檢送本校財務金融學系盧○○老師申請　貴會「專題研究計畫 延期變更」對照表一份(計畫編號：NSC99-2410-H-126- 003)，請惠核。

敘述不明- 大幅度修改

錯誤板： 主旨： 懇請　貴縣提供發展遲緩幼兒之資料，請 鑒核。 說明： 一、 本校教育研究所碩士班研究生陳玟靜，其碩士論文研究主題為「發展 遲緩幼兒氣質及家長教養態度關係之研究」。 　 二、 為本校教育研究所碩士班研究生論文所需，懇請　貴縣(市)提供發 展遲緩幼兒之相關資料包括：收托發展遲緩幼兒之園所及收托發展遲緩 幼兒之人數。 　 三、 惠予同意後將上述資料，寄至苗栗市福星國民小學陳○○老師，聯絡 　　 方式：陳○○(地址：○○市○○街○○號。電話：09xx-xxxxxx。 E-mail：test@pu.deu.tw)。 　　。 正確板： 主旨： 本校教育研究所碩士班研究生陳玟靜因碩士論文所需，惠請提供發展 遲緩幼兒相關資料。 說明： 一、 陳生論文研究主題：發展遲緩幼兒氣質及家長教養態度關係之研究。 二、 請提供之相關資料：收托發展遲緩幼兒之園所及收托發展遲緩幼兒　　　 　 　　 之人數。 三、 如蒙惠允，請將前述資料逕寄「 ○○市○○街○○號苗○○國民 小學陳○○老師」。聯絡電話： 09xx-xxxxxx 。 E-mail： test@pu.deu.tw)。 。

排版不佳-

主旨： 檢送本校執行98年度「補助大專校院辦理就業學程計畫」第一 期結報作業相關文件暨申請第一期款新台幣7萬1,730元整，敬請 惠核。 主旨： 檢送本校執行98年度「補助大專校院辦理就業學程計畫」第一 期結報作業相關文件暨申請第一期款新台幣7萬1,730元整，敬請 惠核。 說明：一、依98年11月23日職訓字第0980111226號函規定辦理。二、隨函檢附： 1.第一期款請領及核銷作業文件檢核表乙份。 2.收款收據乙紙。3.匯款帳號影本。 4.收款收據清表乙份。 5.經費支出總表乙份。 6.支出機關分攤表乙份。 7.補助學程名單公文影本乙份。 8.計畫書核定公文影本乙份。 9.第一期款請領及核銷作業文件檢核表乙份（學程）。 10.經費支出憑證表乙份。 11.經費類送審憑證明細表乙份。 12.經費支出明細表乙份。 13.計畫書經費規劃表乙份。 14.參訓學生名冊二份。 修改重點：說明應條例式排列為宜。

主旨： 檢送本校執行98年度「補助大專校院辦理就業學程計畫」第一期結報作 業相關文件暨申請第一期款新台幣 7萬1,730元整，敬請 惠核。 檢送本校執行98年度「補助大專校院辦理就業學程計畫」第一期結報作 業相關文件暨申請第一期款新台幣 7萬1,730元整，敬請 惠核。 說明： 一、依98年11月23日職訓字第0980111226號函規定辦理。 二、隨函檢附： (一)第一期款請領及核銷作業文件檢核表乙份 (二)收款收據乙紙 (三)匯款帳號影本 (四)收款收據清表乙份 (五)經費支出總表乙份 (六)支出機關分攤表乙份 (七)補助學程名單公文影本乙份 (八)計畫書核定公文影本乙份 (九)第一期款請領及核銷作業文件檢核表乙份（學程） (十)經費支出憑證表乙份 (十一)經費類送審憑證明細表乙份 (十二)經費支出明細表乙份 (十三)計畫書經費規劃表乙份 (十四)參訓學生名冊二份

用詞不當- 錯誤用字

錯誤板： 主旨： 靜宜大學○○中心舉辦「2009全國網路英語歌曲創作大賽」，敬邀貴校協助 推廣，共同提升學生英語學習興趣。 說明： 一、該中心為培養大專院校學生英語學習興趣，於本學年度(97)舉辦「2009 　　全國網路英語歌曲創作大賽」。該創作大賽已於3月31日完成參賽作品 匯整，並自4月1日起開放人氣王投票活動。 　 二、活動相關訊息及規定請詳見本校○○中心網頁http://www.flc.pu.edu.tw 　 三、活動海報請參見附件，紙本海報將於近期寄出，敬請協助張貼宣傳。 正確板： 主旨： 本校外語教學中心舉辦「2009全國網路英語歌曲創作大賽」，敬邀　 貴校協 助推廣，共同提升學生英語學習興趣。 說明： 一、 本校外語教學中心為培養大專院校學生英語學習興趣，於97學年度舉辦「2009 全國網路英語歌曲創作大賽」，該創作大賽已於3月31日完成參賽作品彙整，並 自4月1日起開放人氣王投票活動。 二、 活動相關訊息及規定請詳見○ ○中心網http://www.flc.pu.edu.tw 三、 活動海報將於近期寄出，敬請協助張貼宣傳。

錯誤板： 主旨： 檢送本校辦理99年產業人才投資計畫─「 ○○ 」第1期課程結訓學員 相關資料，請 惠核。 說明： 一、 本校辦理99年產業人才投資計畫「日語聽力訓練班學士學分班第一期」 第1期課程結訓，依計畫規定檢送補助學員資料。 二、 隨文檢附「參訓學員補助經費申請表」、「訓練學員出席記錄 統計及 成績考核結果一覽表」、「補助學員個人相關資料」、「學員簽到 表」。 正確板： 主旨： 檢送本校辦理99年產業人才投資計畫─「 ○○ 」第1期課程結 訓學員 相關資料，請 惠核。 說明： 一、 旨揭計畫學分班第1期課程結訓，依規定檢送補助學員資 　　 料。 二、 隨文檢附「參訓學員補助經費申請表」、「訓練學員出席記錄統計 及成績考核結果一覽表」、「補助學員個人相關資料」、「學員簽到 表」。

用詞不當- 贅字、重複字句

錯誤板： 主旨： 本校○○○系系主任○○○老師擬向貴單位申請近三年貴單位『補助數位內 容製作得獎名單及補助金額』資料作為研究之用，請惠允提供，不勝感激。 說明： 一、 本校大傳系邱誌勇老師研究案「影音產業作為文化創意產業 之龍頭產學研究」 需要貴單位近三年貴單位『補助數位內容製作得獎名單及補助金額』之資料，請 惠允提供，不勝感激。 修改重點： 1.期望語重複 2.說明可簡明扼要納入主旨。 正確板： 主旨： 本校○○○系系主任○○○因「影音產業作為文化創意產業之龍頭產學 研究」 所需，申請近三年　貴單位「補助數位內容製作得獎名單及補助金額」相關資 料作為研究之用，惠請提供。

錯誤板： 主旨： 本校○○○系師生250人擬於100年05月25日(星期三)下午13:20(A 組3車)及15:00(B組3車)前往貴單位實施校外教學觀摩，請惠派員指 導解說。 說明： 　一、 素仰貴單位為○○○業界績優廠商，實為本系學生前往實地觀摩學習 之對象。 　二、 為配合本系課程教學需求及增進學生對化粧品工廠實務之認識，擬 由相關課程授課教師○○○老師及○○○老師帶隊前往貴單位觀摩 學習。 正確板： 主旨： 本校○○○系師生250人將於100年5月25日(星期三)13:20(A組3車) 及15:00(B組3車)前往　貴公司實施校外教學觀摩，請惠允並派員指導 解說。 說明： 一、 素仰貴公司為○○○業界績優廠商，實為○○○系學生前往實地觀摩 學習最佳之場所。 二、 為配合○○○系課程教學需求及增進學生對化粧品工廠實務之認識， 將由相關課程授課教師○○○及○○○老師帶隊前往貴公司觀摩學 習。

綜合範例

錯誤板： 主旨： 本校藝術中心擬邀請貴館謝佩霓館長出席「藝載乾坤－霍剛校 園巡迴 展」開幕茶會暨座談會，惠請 查照。 說明： 一、 本校藝術中心謹訂於一百年四月廿八日（星期四）下午一點十分至三 點，舉辦「藝載乾坤－霍剛校園巡迴展」開幕茶會暨座談會。地點： 藝術中心展場（任垣樓一樓）。 　 二、誠摯邀請謝佩霓館長蒞臨本校參與開幕茶會暨座談會與談人。 修改重點：日期以數字為宜，期望語不宜，說明應簡潔。 正確板： 主旨： 本校藝術中心將舉辦「藝載乾坤－霍剛校園巡迴展」開幕茶會暨 座談會，敬邀　貴館謝佩霓館長撥冗出席。 說明： 一、日期：100年4月28日（星期四）下午1時10分至3時。 二、地點：本校藝術中心展場（任垣樓一樓）。 三、誠摯邀請謝佩霓館長蒞校參與開幕茶會暨座談會與談人。