檔案徵集與保存價值鑑定 之經驗分享 報告人:中正大學文書組 陳淑美 組長

報 告 大 綱 壹、前 言 貳、中正大學之經驗分享 叁、結 語 一

壹、前 言 一、何謂檔案？ 二、為何要辦理檔案徵集？ 三、如何辦理保存價值鑑定作業？ 一

一、何謂檔案？ 廣義檔案： 泛指人類所有活動紀錄。 請問您保有多少自己或小孩的珍貴檔案？ ◎打預防針的紀錄卡(本) ？ ◎出生證明(身高、體重、血型)？ ◎打預防針的紀錄卡(本) ？ ◎各年齡時期照片(結婚照)？ ◎國小、國中、高中、大學各階段的成績單 或畢業證書？

一、何謂檔案？ 檔案法規所稱之檔案： ◎檔案法第3條稱檔案：「為各機關依照管理程 序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附 件」。 ◎檔案法施行細則第2條補充說明：「文字或非 文字資料及其附件」，係指機關處理公務或 因公務而產生之各類紀錄資料及其附件。 檔案係包括各機關所持有或保管之文書、圖片、紀錄、照片、錄影(音)、微縮片、 電腦處理資料等，可供聽、讀、閱覽或藉助科技得以閱覽或理解之文書或物品。

二、為何要辦理檔案徵集？ 依據--- 教育部97年12月 26日台總(四)字 第097026240號 書函： 檔管局發現， 部分機關對於 彰顯機關發展 歷程及業務成 果之各類型公 務紀錄，存置 於業務單位或 各級首長、副 首長辦公室， 影響其管理與 應用。

二、為何要辦理檔案徵集？ ◎教育部97年12月26日以台總(四)字第097 026240 號書函之重點內容摘要： 各機關處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料 ，若具有下列情形之一 ，足供機關內外部使用者 ，應依檔案法令相關規定歸檔管理。 1.機關法定職能運作，可供業務參考或權責稽憑者。 2.具保障個人、團體或政府機關法定權益者。 3.具滿足民眾「知」的權利之資訊價值者。 4.具學術研究參考者。 5.具影響國家、地方發展及社會公益者。 6.具保存歷史文化、典章制度或科技價值者。

二、為何要辦理檔案徵集？ 依據--- 檔管局98年5月 22日檔徵字第 098000091583 號函： 邇來部分機關 仍有應歸檔之 重要文件散佚 情事，重申請 就存置於業務 單位或各級首 長、副首長辦 公室，足供機 關內外使用之 檔案，請確實 辦理歸檔。

二、為何要辦理檔案徵集？ 依據--- 教育部98年5月 26日台總(四)字 第0980089889號 書函： 函轉檔案管理局 所重申之規定。

二、為何要辦理檔案徵集？ 實務上： ◎各機關學校實在很難將所屬各單位處理公 務或因公務而產生之各類型公務紀錄資料 均檔管齊全。 ◎試問 貴機關學校就處理公務或因公務而 產生之各類型公務紀錄資料（首長手諭、 各類簽呈、重要業務活動之照片及影音檔 …等），均依檔案法相關規定，全部歸檔 管理了嗎？ ◎爰此，各機關學校應視需要適時辦理檔案 徵集。

二、為何要辦理檔案徵集？ 檔案徵集的要領？ ◎應掌握機關學校自我的核心職能。 ◎儘量將涉及機關學校發展歷程與重要業務成 果之各類型公務紀錄(尤其是重要的簽呈或公 文及其附件) 加以徵集。 ◎徵集所獲的檔案，必須續辦保存價值鑑定作 業。 ◎經鑑選後，進行立案編目、入庫上架作業。

三、如何辦理檔案鑑定作業？ 何謂鑑定？何謂保存價值？ 遵循一定原則與步驟，選擇適當方式、方法及基 準，判定檔案保存價值，作為決定檔案保存年限 ◎依據「機關檔案管理作業手冊」第15章『鑑定』之規定： 1.鑑定是指依據檔案內容、形式屬性及應用需求， 遵循一定原則與步驟，選擇適當方式、方法及基 準，判定檔案保存價值，作為決定檔案保存年限 及提供檔案銷毁、移轉與保存等清理決策參考之過程。 2.保存價值係由檔案性質與特性、原有價值、 行政 稽憑價值、法律價值、資訊價值、歷史價值、管 理成本或風險評估所決定，檔案保存價值之高低 ，影響檔案保存年限之長短；保存價值較高的檔 案，應具有較長保存年限，反之，其保存年限相 對較短。

三、如何辦理檔案鑑定作業？ 依據「檔案保存價值鑑定規範」第12點，檔案保存價值鑑定基準如下： ◎原有價值：指檔案之本質、內容或實體形式特性具有之原始價值。 ◎行政稽憑價值：指得作為機關組織職能運作、決策 、業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值。 ◎法律價值：指檔案清理適法性及保障團體或個人權益之價值。 ◎資訊價值：指得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值。 ◎歷史價值：指得保存典章制度或作為史籍資料之價值。 ◎管理成本：指保管及修護檔案之成本效益。 ◎風險評估：指評估檔案未妥予留存，對於機關業務運作及利害關係人利益之影響。

三、如何辦理檔案鑑定作業？ 依「檔案保存價值鑑定規範」第3點及 「機關檔案管理作業手冊」第15章『鑑定』之規定，辦理檔案保存價值鑑定應遵守下列原則： ◎需求原則：衡量檔案之使用者數量、權益、應用頻 率、檔案類別、需求程度及時效性。 ◎彈性原則：依檔案性質及應用需求，選擇適當之鑑定方法及基準。 ◎客觀原則：進行意見諮詢或討論，避免擅斷及主觀。 ◎完整原則：遵循全宗原則，衡量檔案原有機關層級或檔案之重要 性、獨特性、代表性，擇選具完整性之檔案，避免重複。

三、如何辦理檔案鑑定作業？ 依「檔案保存價值鑑定規範」第3點及「機關檔案管理作業手冊」第15章『鑑定』之15.4規定，辦理檔案保存價值鑑定應遵守下列原則： ◎不受媒體拘泥原則：注重檔案內容價值，不因檔案 媒 體型式不同而 有所差異。 ◎去蕪存菁原則：精選足以代表機關組織沿革、政策 及業務之檔案。但以不違背完整原則為限。 ◎先例原則：遵循過去相關檔案鑑定之結果。但因機 關職能或時空環境變遷等特殊情形者，不在此限。

三、如何辦理檔案鑑定作業？ 辦理檔案保存價值鑑定作業之相關規定，請參閱： 1.檔案法 2.檔案法施行細則 3.「檔案保存價值鑑定規範」 ◎檔管局全球資訊網/檔管人員/檔案法規/檔案法令體制： http://www.archives.gov.tw/Chinese_archival/Default.aspx?c=3 1.檔案法 2.檔案法施行細則 3.「檔案保存價值鑑定規範」 4.「機關檔案管理作業手冊」第15章『鑑定』

貳、中正大學之經驗分享 國立中正大學 辦理檔案徵集及保存價值鑑定 之經驗分享

貳、中正大學之經驗分享 一、構思撰寫計畫書簽奉核定。 二、籌組檔案保存價值鑑定小組。 三、研訂相關要點及辦法。 四、行文辦理檔案徵集活動。 五、整理所徵集之檔案資料。 六、召開保存價值鑑定小組會議。 七、撰寫檔案鑑定報告 。 八、經鑑選後，建檔上架。 九、規劃建置「數位校史檔案系統」。

一、構思撰寫計畫書簽奉核定 研擬「檔案管理中程(99~101)發展計畫」簽奉校長核定(計畫內容綱要) ：

一、構思撰寫計畫書簽奉核定 撰寫「檔案徵集與鑑定計畫」簽奉校長核定(計畫書內容包括) ： ◎依據--- 1.檔案徵集部分： ◎目的--為期完整妥善保存校史檔案，將依檔案管 理中程發展計畫，辦理檔案徵集與鑑選入庫作 業，爰擬具本計畫 。 ◎依據--- 1.檔案徵集部分： 檔案法第2條、檔案法施行細則第2條、教育部97 年12月26日以台總(四)字第097026240號書函 (轉 檔案管理局97年12月24日檔徵字第0970010231 號函)。 2.檔案鑑定部分： 檔案法施行細則第13條、檔案保存價值鑑定規範 及機關檔案管理作業手冊第15章「鑑定」之規定。

一、構思撰寫計畫書簽奉核定 撰寫「檔案徵集與鑑定計畫」簽奉校長核定(計畫書內容包括) ： ◎依據--- 教育部97年12月26日以台總(四)字第097026240號 書函之重點內容摘要： 各機關處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料 ，若具有下列情形之一，足供機關內外部使用者 ，應依檔案法令相關規定歸檔管理。 (1)機關法定職能運作，可供業務參考或權責稽憑者。 (2)具保障個人、團體或政府機關法定權益者。 (3)具滿足民眾「知」的權利之資訊價值者。 (4)具學術研究參考者。 (5)具影響國家、地方發展及社會公益者。 (6)具保存歷史文化、典章制度或科技價值者。

一、構思撰寫計畫書簽奉核定 撰寫「檔案徵集與鑑定計畫」簽奉校長核定(計畫書內容包括) ： 1.文字資料： ◎徵集對象--- 各單位從事公務所產生之紙本文字檔案，例如： 未歸檔之自創簽或自行發文稿及其附件、各類企 劃書表、工程圖說、宣導品…等。 2.非文字資料： 因執行業務所衍生之各類媒體型式檔案，例如： 照片、圖片、錄影(音)檔案(含微縮片、電子媒體 、錄音帶、錄影帶、光碟或其他方式儲存之媒體 形式)…等。

一、構思撰寫計畫書簽奉核定 撰寫「檔案徵集與鑑定計畫」簽奉校長核定(計畫書內容包括) ： 1.特殊徵集： ◎徵集方式--- 1.特殊徵集： 具「中正第一」特殊意義之檔案，即在學校發展 歷程中首次或最先出現之人、地、事、物的紀錄 ，其在校史檔案中別具深意者。 2.專案徵集： 各單位辦理之專案性工作，如：舉辦第28屆全國 大專校院運動會、雲門舞集駐校專案計畫、頒贈 榮譽博士學位、學術交流協議…等 。 3.業務徵集： 各單位業務成果，如：辦理各項活動之文字紀錄 檔案、圖片、錄影(音)、照片、文宣資料。

一、構思撰寫計畫書簽奉核定 撰寫「檔案徵集與鑑定計畫」簽奉校長核定(計畫書內容包括) ： ◎檔案鑑定之步驟--- 1.研訂本校檔案保存價值鑑定小組設置要點。 2.成立本校檔案保存價值鑑定小組。 3.按徵集檔案之類型與整理進度，擇定鑑定標準 與方式。 4.分析徵集檔案之保存價值。 5.適時召開檔案保存價值鑑定小組會議。 6.撰寫檔案鑑定報告書。

一、構思撰寫計畫書簽奉核定 撰寫「檔案徵集與鑑定計畫」簽奉校長核定(計畫書內容包括)： ◎實施時程與內容---

一、構思撰寫計畫書簽奉核定 撰寫「檔案徵集與鑑定計畫」簽奉校長核定(計畫書內容包括) ： ◎經費需求--- ◎獎勵措施--- ◎預期效益-- 本計畫所需經費已納入學校檔案管理中程發展計 畫之經費預算中，並獲核定由總務處管總經費項 下支應在案。 ◎獎勵措施--- 本計畫執行過程中，對於積極配合執行檔案徵集 工作之同仁，擬由文書組簽請敘獎，以資鼓勵。 ◎預期效益-- 辦理檔案徵集，進行校務發展資料之整理與重建 ，並經檔案鑑定小組之審選入庫，將使校史檔案 資料獲得完整妥善的保管，有效發揮傳承與運用 的功能。

二、籌組檔案保存價值鑑定小組。 籌組「檔案保存價值鑑定小組 」，重要內容如下： ◎小組委員---副校長、教務長、學務長、總務 長、研發長、主任秘書、圖書館館長，並由 副校長兼任召集人。 ◎小組置執行秘書一人，由總務處文書組組長 擔任，幕僚作業由文書組派員兼辦。 ◎小組會議主席由召集人擔任，召集人因故未 能主持者，得指定小組委員一人為主席。 ◎小組會議決議須出席委員過半數之同意；正 反意見同數時，由主席裁決之。

二、籌組檔案保存價值鑑定小組。 籌組「檔案保存價值鑑定小組 」，重要內容如下： ◎委員應親自出席會議。不克出席時，得指派 秘書(專門委員)或組長代理；指派之代理人 列入出席人數，並參與會議發言及表決。 ◎小組召開會議時，得視需要邀請校內檔案相 關單位主管或人員列席說明。 ◎小組於必要時得邀請學者專家、相關主管機 關人員列席指導，並得依規定支給出席費及 交通費。 ◎本小組所需經費由總務處年度相關預算支應。

二、研訂相關要點及辦法 研訂「國立中正大學檔案保存價值鑑定小組設置要點」(自中華民國99年8月16日起施行)

二、研訂相關要點及辦法 研訂「國立中正大學檔案保存價值鑑定小組設置要點」， 重要內容如下： 定會議： ◎遇有下列情形之一者，小組召集人得召開鑑 定會議： (1)修訂檔案保存年限區分表，認有必要者。 (2)檔案銷毀、移轉或應用產生疑義或發生爭議者。 (3)檔案因年代久遠難以辨識，需重新鑑定其保存年 限者。 (4)檔案因天災或事故致毀損者。 (5)永久保存檔案擬移轉檔案中央主管機關者。 (6)辦理檔案徵集與鑑選入庫，認有必要者。 (7)受贈、受託保管或收購私人或團體所有珍貴文書 認有必要者。

二、研訂相關要點及辦法 研訂「國立中正大學檔案保存價值鑑定小組設置要點」， 重要內容如下： ◎新修正機關檔案管理作業手冊第(14→15)章 「鑑定」之檔案鑑定時機的規定： (1)~ (5)規定保留。新增--- (6)辦理電子檔案轉置、移轉(交)或清查階段。 (7)規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設 計及版本升級)階段。

二、研訂相關要點及辦法 研訂「國立中正大學校史文物檔案徵集辦法」

二、研訂相關要點及辦法 研訂「國立中正大學校史文物檔案徵集辦法」，重要內容如下： ◎校史文物之類型--- 1.公文：係指有關學校發展之校務行政、內部規章 、教學研究、學術交流、重要會議記錄、重要活 動等具保存價值之公文書含附件。 2.文物： (1)學校表徵性文物--如校歌手稿、校徽手稿…等。 (2)具歷史紀念價值之辦公、教學研究用品儀器及 器材--如創校期的打字機、校長簽名章…等。 (3)校園建築興建、變遷文物--如規劃報告書、設 計圖、模型。

二、研訂相關要點及辦法 研訂「國立中正大學校史文物檔案徵集辦法」，重要內容如下： 2.文物： (4)具紀念價值或變革價值之校級各類證書、證件 ◎校史文物之類型--- 2.文物： (4)具紀念價值或變革價值之校級各類證書、證件 、證照--如畢業證書、通行證…等。 (5)國際性、全國性及校級各類競賽獎狀、獎盃、 獎章、紀念章…等。 (6)外賓贈品、學術交流之合約書、照片、紀念 品…等。 (7)校園活動週邊紀念品。 (8)其他具表現學校歷史文化、藝術價值之紀念 文物。

二、研訂相關要點及辦法 研訂「國立中正大學校史文物檔案徵集辦法」，重要內容如下： (1)重要校務行政出版品--如首屆招生簡章海報、 ◎校史文物之類型--- 3.學術出版品： (1)重要校務行政出版品--如首屆招生簡章海報、 學校簡介、年度報告、紀念專輯、特刊、校訊 、校刊、校史專書、校友通訊、發展計畫書、 白皮書、畢業紀念冊…等。 (2)校級、院級、系級發行的學術性出版品、研發 商品：如學報、專書…等。 (3)傑出師生校友之重要專著、重大研究成果、珍 貴論文及教授教學講義手稿…等。 (4)社團具代表性出版品--如成果報告、校外獲獎 成果專輯…等。

三、研訂相關要點及辦法 研訂「國立中正大學校史文物檔案徵集辦法」，重要內容如下： ◎校史文物之類型--- 4.圖像、影像紀錄： (1)重要人物之照片、簽名、演講影片--如歷任校 長、傑出師生、校友、榮譽博士、重要來訪貴 賓…等。 (2)重要活動之相片、海報、影片--如首屆招生報 名考試、開學典禮、新生入學、畢業典禮、校 慶活動、運動會、校級競賽活動、辦理全國性 重大活動、藝文展演、校外參與活動…等。 5.新聞報導，係指報導學校相關新聞之剪輯、雜誌 專刊、影視新聞…等。 6.其他校內單位有關重大史事資料。

三、研訂相關要點及辦法 研訂「國立中正大學校史文物檔案徵集辦法」 ，重要內容如下： ◎校史文物徵集途徑--- 1.索贈，係指向校外單位函邀捐贈。 2.繳交，係指校內各單位於每學期結束時，彙整該 單位有關校史文物檔案，公文類逕交總務處文書 組，餘各類送交圖書館典藏組。 3.移轉，係指各單位得不定期移轉不具時效性，但 具保存價值之校史文物至圖書館典藏組。

三、研訂相關要點及辦法 研訂「國立中正大學校史文物檔案徵集辦 法」，重要內容如下： ◎凡徵集之文物檔案，經繳交業管單位彙整後 ，視需要送交本校檔案保存價值鑑定小組鑑 選入庫典藏，未經鑑選入庫者，歸還原承辦 單位或提供者。 ◎為完善管理與確保檔案文物之品質與壽命， 徵集之檔案文物經鑑選後，得依媒材分別入 庫： 1.紙質文件類，真品典藏於總務處文書組檔案庫 房，校史館以展示複製本為主。 2.實體物件類(含圖像、影像)典藏於校史館之文 物典藏庫房。

四、行文辦理檔案徵集活動 ◎依據檔管局98年5月22日檔徵字第09800091583 號函、教育部98年5月26日台總(四)字第098008 9889號書函及「檔案徵集與鑑定計畫」，辦理 檔案徵集活動。 ◎於99年7月30日以中正總字第 0990006595號函 ，轉請各業務單位依檔案資料的不同屬性分類 整理，並填具徵集清單一併送交文書組。 ◎檔案徵集清單有二種： 1.適用公文及其附件屬性之檔案。 2.適用非公文及其附件屬性之檔案。 (照片、圖片、光碟、錄影(音)帶…等)

四、行文辦理檔案徵集活動 ◎99年7月30日以 中正總字第099 0006595號函：

四、行文辦理檔案徵集活動 ◎99年7月30日以 中正總字第099 0006595號函：

四、行文辦理檔案徵集活動 ◎99年7月30日以 中正總字第099 0006595號函之 適用公文及其 附件屬性的檔 案徵集清單：

四、行文辦理檔案徵集活動 ◎99年7月30日以 中正總字第099 0006595號函之 適用非公文及 其附件屬性的 檔案徵集清單：

五、整理所徵集之檔案資料 整理第1次徵集所獲檔案資料之內容摘要、數量及初步分析其保存價值： ◎學校籌備期檔案--籌備處組織規程、印模報備、 校園規劃徵圖要點、設校預定地土地清冊…等。 ◎議事類檔案--校務會議紀錄、校務發展委員會紀 錄、行政會議紀錄、經費稽核委員會紀錄、校務 基金管理委員會紀錄…等 ◎法規彙編類檔案--教務章則彙編、分層負責明細 表及人事服務手冊…等。 ◎計畫書類檔案--本校78-82中程發展計畫、學術發 展計畫暨其執行概況、校園網路規劃書…等。 ◎報告類檔案--78年、79年赴日考察報告，79-98年 度報告、各系所、學院自我評鑑報告…等。

五、整理所徵集之檔案資料 整理第1次徵集所獲檔案資料之內容摘要、數量及初步分析其保存價值： ◎新聞剪報類檔案--78-80年、86年、88年新聞剪報 及87、88年秘書室新聞稿等。 ◎學校刊物類檔案--本校校刊、校慶特刊、致遠報 、紫荊週報、週報、系所簡介…等。 ◎照片類檔案--創校時期影像紀錄。 ◎光碟類檔案--創校至今所有學生學籍資料(在校生 、畢業生)、光機電所相關檔案照片光碟。 ◎公文(自創簽)類檔案--秘書室重要會議紀錄、數位 學習中心與語言中心揭牌儀式之規劃、戰國所、 國際交流中心…等單位，辦理重要業務陳請校長 核示之自創簽…等。

五、整理所徵集之檔案資料 整理第1次徵集所獲檔案資料之內容摘要、數量及初步分析其保存價值(以議事類為代表)：

五、整理所徵集之檔案資料 整理第1次徵集所獲檔案資料之內容摘要、數量及初步分析其保存價值(以議事類為代表)： 第1次檔案徵集--校務會議紀錄

五、整理所徵集之檔案資料 整理第2次徵集所獲檔案資料之內容摘要、數量及初步分析其保存價值(學生學籍資料)： 第2次檔案徵集- -學士班、碩博士班學籍資料

五、整理所徵集之檔案資料 整理第2次徵集所獲檔案資料之內容摘要、數量及初步分析其保存價值(老照片)： 第2次檔案徵集--整理老照片

五、整理所徵集之檔案資料 前往中國江西省徵集大陸時期(1940~1949年代)國立中正大學相關校史檔案： 參訪中國南昌大學、江西師範大學、江西省檔案館

五、整理所徵集之檔案資料 前往中國江西省徵集大陸時期(1940~1949年代)國立中正大學相關校史檔案： 第3次檔案徵集--大陸時期中正大學校史檔案

五、整理所徵集之檔案資料 前往中國江西省徵集大陸時期(1940~1949年代)國立中正大學相關校史檔案： 第3次檔案徵集--大陸時期(1940年) 中正大學 之校門設計圖稿

五、整理所徵集之檔案資料 前往中國江西省徵集大陸時期(1940~1949年代)國立中正大學相關校史檔案： 第3次檔案徵集--大陸時期中正大學 學生畢業紀念冊

六、召開保存價值鑑定小組會議 曾由副校長主持，召開3次檔案保存價值鑑定小組會議： 召開檔案保存價值鑑定小組會議之情形

六、召開保存價值鑑定小組會議 撰寫檔案保存 價值鑑定小組 會議紀錄，簽 奉核定。

六、召開保存價值鑑定小組會議 撰寫檔案保存價值鑑定小組會議紀錄，簽奉核定 (以議事類為代表)

七、撰寫檔案鑑定報告 依據奉核後之檔案保存價值鑑定小組會議紀錄，撰寫檔案鑑定報告，簽請核定。 依據「檔案保存價值鑑定規範」第19點，檔案鑑定報告應包括： ◎檔案原有機關背景。 ◎檔案鑑定目的。 ◎鑑定範圍及檔案描述。 ◎鑑定方式、方法及基準。 ◎鑑定過程。 ◎鑑定遭遇困難及異議處理情形。 ◎過去相關鑑定案例及結果。 ◎鑑定結果及處置建議

七、撰寫檔案鑑定報告 99年11月24日 國立中正大學 檔案鑑定報告 (供參考)

七、撰寫檔案鑑定報告

七、撰寫檔案鑑定報告

八、經鑑選後，建檔上架 整理學生學籍資料，以棉線裝訂，編目上架：

八、經鑑選後，建檔上架 依據「記憶青春-- 國立中正大學老照 片徵集活動辦法」 ，精選掃描徵集所 獲之老照片，上傳 活動網站：

八、經鑑選後，建檔上架 整理徵集所獲老照片、掃描上傳活動網站： 第2次檔案徵集--記憶青春老照片

九、規劃建置「數位校史檔案系統」 預期目標： 將具保存價值之公文書、 校史文物、出版品 、校史影像(影音、照片)等檔案數位化典藏，提供檢索、瀏覽、權限下載等功能。 規劃重點： 整合本校現有檔案目錄查詢系統、活動新聞投 遞平台、影像資料庫等，加入校史文物資料， 學校出版品資料等，重新開發成整合性的校史 檔案系統。 執行策略： 1.現行資料上傳平台。 2.回溯性資料建檔。 3.全文化的數位典藏、檢索。

叁、結 語 視機關學校之經費、人力資源 善盡您的職責， 盡力而為吧！

報 告 完 畢 敬 請 指 教！