總務處簡介 102學年度第一學期 新進職員研習會 報告人 申永順總務長

馬偕醫學院總務處 為全體教職員生同心建造美麗溫馨的校園 ◎核心理念－成為忠心良善好僕人，謙卑 服事校園中每一位教職員生

總務處整體工作目標 提供師生安全、便利、舒適之教學、研究、生活及休閒環境。 充實行政與生活設備與設施，貫徹保養重於購置原則，落實財產驗收與保管，提高軟硬體效益。 推動校園環境保護與實驗室安全衛生管理，提昇校園環境品質並維護環境資源，建立安全衛生、環保潔淨之校園。 配合學校整體發展，提升採購與經費出納工作效率，達成各類資源有效運用，提升文書檔案管理品質，加速校務全面發展。 建立生態永續校園環境，推動益康療癒森林研究與休閒活動。

總務處組織與成員

各組業務報告 事務業務 採購業務 營繕業務 環安業務 保管業務 文書業務 出納業務

事務組 項次 工 作 項 目 1 司機、工友、園藝、清潔等委外人員之管理與調派 2 校車調派、維護與管理 3 工      作      項     目 1 司機、工友、園藝、清潔等委外人員之管理與調派 2 校車調派、維護與管理 3 餐廳、福利社年度招商及相關業務聯繫與管理 4 校內各場地及公共空間等借用與管理 5 全校活動與慶典會場佈置與協調事宜 6 校園綠美化植栽規劃及執行 (含植物病蟲害防治) 7 門禁系統設定、管理與維護 8 校園安全設備建置及維護 9 專線電話申請、公務手機、校內電話分機之管理與維修 10 水電、電信及其他事務性費用管理 11 保全人員年度招商及相關業務聯繫 12 教職員宿舍配借業務申辦 13 消防設備維護管理及年度申報(含消防安全編組、防災演練) 14 影印機、飲水機等事務性設備管理及維修 15 校園環境清潔維護

公務車輛使用注意事項 出差派車，需三人以上（含駕駛）、或有確實需要，始可申請派車。公務車行駛地點，以用車申請單所填寫者為限。 使用車輛須事先填寫「公務車輛用車申請單」，於三個工作日前向總務處事務組提出申請。 如因公務須借用二日以上者，需呈請總務長批准後，方得借用。 車輛行使如需加油者，請於發票上輸入學校統編及車號，並記下當時里程數。 若遇交通事故、或車身受損，請立即報警備案，並聯絡總務處通知保險單位前往處理。

教職員宿舍申請注意事項 本校教職員宿舍借用採一年一簽制，其申請提出時間及核定確認時間如下： 一、申請提出時間：每學年開學前一個月提出。 二、核定確認時間：每學年開學前二週核定確認。 遷入者租借期限原則上以三年為限。 單身宿舍（每間）：5,000元/月；因一級教學及行政主管職務住宿者（每間）：2,500元/月。 家庭式宿舍（每間）：10,000元/月。 學生宿舍若有空房，教師或職員申請租用，費用(每間)：3,000元/月。

門禁、分機、影印機注意事項 新進人員進入設有門禁之空間、裝設分機、公務電話及開放影印機權限需向事務組提出申請。 申請門禁若非本系所控管空間，需會辦該空間管理人。 電話分機設有計費統計系統，為樽節開支，請長話短說。 影印機設定以該空間為主要設定機器，如需跨處室，請於申請單上說明。

階梯教室借用注意事項 借用階梯教室需經由“馬偕雲”申請後始得借用。 借用階梯教室以先申請者為優先借用，學期中除正課與共同時間外，如遇有衝堂者請申請單位自行協調。 申請階梯教室使用中控室燈光音響設備，請於結束後務必將設備關閉始可離開，如需開放中央空調務請知會營繕組。 每學期舉辦一次設備使用說明，請各單位派員參加，以熟悉操作方式。

採購組 項次 工 作 項 目 1 一般性採購業務 2 廠商聯繫與議價 3 議價會議、採購委員會行政作業 4 5 6 採購相關表單及法規擬訂 工      作      項     目 1 一般性採購業務 2 廠商聯繫與議價 3 議價會議、採購委員會行政作業 4 招標文件及50萬元以上採購案契約製作及簽辦 5 政府補助款公告金額以上採購案招標及開(決)標作業 6 採購相關表單及法規擬訂 7 一般採購案件經費核銷作業 8 廠商各項保證金申請退還檢核簽辦作業 9 進口教育研究用品免稅申請 10 議(比)價及決標資料月報表陳核 11 其他臨時交辦事項

馬偕醫學院採購作業流程圖 請購單位 填寫採購單 1萬元以下 1萬元以上- 10萬元以下 50萬元以上- 100萬元以下 10萬元以上- 50萬元以下 100萬元以上 單位主管決行 檢附報價單： 1~3萬-1份 3~6萬-2份 6~10萬-3份 檢附規格書 及報價單 主任秘書決行 召開採購委員會 上網公告 校長決行 總務長主持 議價會議 採購組 辦理議價 逕行辦理 主任秘書 主持開標 採購組長核定 議價結果 總務長核定 主任秘書核定 決標結果 馬偕醫學院採購作業流程圖

請購作業應注意事項 報價單至少應檢附1份且為正本，廠商加蓋公司章，報價金額應為含稅價格，如無法提供規定之報價單份數，應另附規格書。(※採購金額10萬元以上規格書為必備文件) 請購單位應提報詳細之規格，並經單位人員確認簽章，不得限制廠牌；無法提供規格者，得提報至少三家廠牌，但不得限制同等品之採購。 如僅能由獨家供應或其他特殊情形，則需填具限制性招標申請書及檢附佐證或說明文件，併同報價單等相關資料送至採購組進行請購流程。

請購作業應注意事項 採購金額50萬元以上之採購案，應於採購委員會召開前2天將簡報資料以電子檔或書面方式先行送至採購組檢閱。【簡報格式如下：1.品名(含圖樣等)；2.目的；3.規格及數量需求(含規格書等)；4.預算及價格(含報價單等)；5.建議採購方式；6.預期效益；7.維護管理做法(含空間配置規劃等)】 ※簡報內容請勿顯示廠商名稱。 完成採購之後續核銷、驗收流程依相關規定辦理。

得以自辦件辦理情形-1 採購金額1萬元以下之採購案件。 因研究所需使用馬偕醫院之儀器設備，如其使用費未超過10萬元者，以自辦件申請核准後逕行辦理。(101學年度第20次採購委員會決議通過) ※以上因非採購組經辦之案件，核銷時免會採購組，由業務單位自行檢具核銷，於黏貼憑證用紙經辦人及單位主管欄核章，會核保管組後送會計室審核。

得以自辦件辦理情形-2 ※以上因非屬採購案件，不論金額大小，一律以自辦件申請經單位主管核可後逕送會計室辦理核銷，免會辦總務處。 非屬本校採購辦法第2條所定義之採購案：政府規費(政府機關學校依規費法收取之費用，如儀器使用費、場地租金)、稅捐、會費、報名費、審查費、論文發表費、學生實習費、禮金、學校自行收入之款項等。 公用事業費用：水、電、電信費、郵資、大眾運輸交通費(以租賃方式辦理除外)、燃油費等。 ※以上因非屬採購案件，不論金額大小，一律以自辦件申請經單位主管核可後逕送會計室辦理核銷，免會辦總務處。

營繕組 項次 工 作 項 目 1 承辦校園新建工程業務及履約管理 2 協辦工程發包作業 3 承辦全校校舍土木、建築、水電空調及電梯修繕工程 工      作      項     目 1 承辦校園新建工程業務及履約管理 2 協辦工程發包作業 3 承辦全校校舍土木、建築、水電空調及電梯修繕工程 4 全校校舍修繕業務執行進度監督 5 高、低壓及發電機設備維護管理 6 消防設備維護 7 辦理電梯定期維護業務 8 辦理冷氣冰水主機及各型風機定期保養維護業務 9 辦理給排水設備定期保養維護業務 10 辦理污水處理廠設施定期保養維護業務 11 辦理校園山坡地監測業務 12 校舍耐震規劃設計及執行 13 校園無障礙設施規劃及執行 14 辦理建築物公共安全申報業務 15 協助辦理統計教學用水用電量 16 校區其他營繕業務交辦事項  

一般修繕業務 工程修繕注意事項 申請修繕方式說明

工程修繕注意事項 各系所、單位，於每年度會計預算編列前，請事前溝通並配合營繕組調查統計所需工程、修繕費用。 每年度工程執行，若有時效性工程，應儘早依校內程序提出申請，以利完整規劃及後續招標作業。 各項修繕工程於規劃階段，對圖面或現況應有充份溝通與了解，避免施工階段大幅度更動。

各棟校舍修繕作業申報流程 第一、第二教研大樓及活動中心─各單位辦公室、教師研究室、教室、實驗室、洗手間等空間之門窗、照明燈具、水電設備等之損壞，請填寫“請修申請單” 申請人及所屬單位主管簽章後送交營繕組派校工修復或請廠商派員修復 學生及學人宿舍─各單元之門窗鎖頭、照明燈具、水電設備等之故障或損壞，先向宿舍管理員或管理單位反應請宿舍管理員或管理單位相關人員前往查看並確認填寫“請修申請單”申請人及所屬單位主管簽章後送交營繕組派校工修復或請廠商派員修復 影印/傳真機、碎紙機、電話、飲水機等事務性機器設備及門禁(卡) 、監視系統之故障請洽事務組報修

請修申請單填報程序 請上學校總務處網頁表單 下載營繕組-請修申請單 自行下載填寫後送交營繕組 2.直接至5C辦公室營繕組前方櫃檯取回填寫後送交營繕組

環安組 項次 工 作 項 目 1 安全衛生及危害通識教育訓練 2 安全衛生災害通報 3 毒性化學物質申購、運作核可申請 4 工      作      項     目 1 安全衛生及危害通識教育訓練 2 安全衛生災害通報 3 毒性化學物質申購、運作核可申請 4 事業廢棄物貯留申報、處理及清運 5 放射性物質申購、輸入與申報放射性廢棄物處理 6 輻射安全業務、輻射防護講習訓練 7 實驗室安全衛生自我檢查、實驗室人員健康檢查 8 第一種壓力容器每月檢查紀錄查核及年度檢查 9 管制藥品申購、結存申報 10 公共危險物申報

環安業務--環境保護管理 環境管理方針與政策 環境保護規劃及管理 污染防治措施管理及成效 廢棄物清除及處理 生態校園及環境整潔 環境保護教育訓練及宣導成效

環境管理 方針與政策 本校已於中長程校務發展計畫制定環境管理方針，整體工作目標如下： 維護自然生態 公害防制 環境管理 校園環境教育 據以制訂環境政策

環境保護管理--環境管理系統 政策 目標 標的 遵守相關法令規章，落實環境、安全及衛生管理。 完成執行環保與安全衛生法規檢查 全年外部環保與安全衛生法規稽查零違規 預防與控管各項環境污染與危害因子，持續降低環境衝擊。 完善事業廢棄物管理 100%符合法規要求 危險性設備控管稽查 定期完成內部自檢，工安零事故 推動節約能源與資源回收減量，落實節能減碳成效。 合理控制水電成長數量 考量學校仍屬興建階段，成長期水電用量控制增量在5%以下 落實資源回收減量 較去年度資源回收量增加10% 致力環境品質改善與校園綠美化，提供優質友善之學習與生活環境。 編列合理綠美化校園 每年至少完成二件公共空間綠美化專案 推動益康森林研究 完成建置第二期益康森林步道 落實環保教育，建立教職員生永續環境理念。 全校教職員每年接受重要環保議題宣導與教育 每年少舉辦二次環保教育演講 開設環保相關通識課程 每年開設至少二課程 本校採ISO 14001環境管理系統(EMS)精神運作環境管理事務，但管理實務之標準化，尚待納入本校內部控制制度中，102學年度將規劃實質導入EMS。

環安業務 本學期完成工作： 召開環境暨安全衛生委員會會議4次、102/4/22接受新北市勞檢所查核實驗室鋼瓶安全固定、化學品危害標示與小型壓力容器檢查記錄。 102/07/24環境暨安全衛生委員會會議修正通過，馬偕醫學院安全衛生工作守則。 經常性清除生物性廢棄物。 續購置各類實驗室環安設施與器具，分發各單位使用。 下學期工作重點： 宣導生物性廢棄物滅菌後合理減量。 持續改善抽氣櫃更換濾網附屬設施。 執行例行性校園環安管理業務如申報勞安、職災、先驅化學品、毒化物等。 其他臨時建議配合事項。

污染防治— 廢棄物清除與處理 一般生活 廢棄物 感染性 廢棄物 總務處 清運：清潔人員收運集中→暫存區→ 委外專業廠商清運 環安組 污染防治— 廢棄物清除與處理 一般生活 廢棄物 總務處 清運：清潔人員收運集中→暫存區→ 委外專業廠商清運 環安組 清運：高壓滅菌後合理分類送環安組→暫存區→委外專業廠商清運 感染性 廢棄物

購買毒性化學物質須事前申請

保管組 項次 工 作 項 目 1 新增財產( 含設備、工程、圖書 )會同驗收。 2 新增財物( 含非消耗品 )資料之核對、分類編號及輸入。 工      作      項     目 1 新增財產( 含設備、工程、圖書 )會同驗收。 2 新增財物( 含非消耗品 )資料之核對、分類編號及輸入。 3 列印及粘貼全校財物標籤。 財物減損單資料核對。 4 報廢財產單項10萬元以上者會同查驗。 5 報廢財物之處理( 含報廢之確認及拍賣 )。 6 員工離職財物確認─確認離職員工之財物保管轉移。 7 編製財產增減月報表。 8 編製學年度固定資產明細表。 9 年度盤點之執行。 10 統一採購用品( 例如：文具用品、電腦用品、清潔用品等 )之補充、驗收、核發及管理( 含月報表核對及庫存清點 )等。 11 學位服(含學士、碩、博士等)及教師服之借用、送洗與保管。 12 土地登記謄本、地籍圖及土地使用分區證明之申請。 13 校地面積之統計、總樓地板面積之統計。教育部規定於每年一月底前申報校舍校地概況表。 14 臨時交辦事項。 15 財產保險之保管作業。 16 保存登記之申請。

財物管理辦法 財物管理辦法已於101年8月15日經101學年度第三次行政主管會議通過並正式上路，凡有關財物之相關管理均應依財物管理辦法辦理。

保管業務 驗收 凡所購買之任何品項，一旦到貨後申購單位 均應確實進行單位初驗始可辦理核銷作業， 並由保管組安排複驗時程。 移轉 凡所購買之任何品項，一旦到貨後申購單位 均應確實進行單位初驗始可辦理核銷作業， 並由保管組安排複驗時程。 移轉 財物若需辦理移轉，均由轉出單位填造移轉 單，並由轉入單位確認無誤蓋章並送保管組 辦理移轉後續作業。 盤點 除特別情況會臨時進行盤點外，每學年保管 組會至少安排一次全校財物盤點作業，以掌 握全校財物狀況。

財物管理 保管人 凡經指派或自然認定而成為財物之保管 人者，應善盡善良管理人責任，掌握財 物之狀況及去向，以防止發生財物遺失 或毀損等損失。 凡經指派或自然認定而成為財物之保管 人者，應善盡善良管理人責任，掌握財 物之狀況及去向，以防止發生財物遺失 或毀損等損失。 財物管理 財物保管人應隨時主動了解財物狀況，如 需外借時，應自行規畫借用表，以方便管 理，如需外借逾一個月者，應依財物管理 辦法第二十二條辦理。

文書組 項次 工 作 項 目 1 文書處理、繕寫（打字）校對。 2 公文登記、查詢及逾期公文查催、調件。 3 工      作      項     目 1 文書處理、繕寫（打字）校對。 2 公文登記、查詢及逾期公文查催、調件。 3 檔案分類、調借、結案公文歸檔保管及調借逾期檔案催還。 4 公文保存年限之認定、修定。 5 檔案清理及銷毀清冊之調製。 6 印信典守及使用、信件收發。

文書業務(一) 再次提醒請各位同仁、老師欲寄信者，請利用學校專屬信封並註明寄件者或加蓋單位圓戳，以利統計各處室郵資使用狀況，不得利用公費私寄私人信件。 郵件收件服務時間：上午8:00至下午3:00。

文書業務(二) 相關處理公文注意事項，文書組有針對相關問題而製作文書處理Q&A，放置總務處網頁供參考，未來能讓新進同仁或所有同仁們能快速上手本校文書處理流程。

出納組 項次 工 作 項 目 1 有價證券保管與移轉 2 投資票券買賣 3 校內付款業務 4 各項收款業務 5 零用金管理業務 6 工      作      項     目 1 有價證券保管與移轉 2 投資票券買賣 3 校內付款業務 4 各項收款業務 5 零用金管理業務 6 編製各類序時報表 7 辦理學生註冊大宗學雜費徵收 、退費等事宜 8 稅務結算申報 9 專戶帳務管理 10 櫃台收付、查詢、通知 11 廠商付款業務 12 各類稅別明細登錄

二期校舍全區鳥瞰圖