7 Excel 7.1 什麼是Excel 7.2 Excel工作視窗環境 7.3 使用試算表 7.4 資料處理 資訊概論與應用 7 Excel 7.1 什麼是Excel 7.2 Excel工作視窗環境 7.3 使用試算表 7.4 資料處理

Excel 7.1 什麼是Excel 7.1.1. Excel可以幫我們做什麼 資訊概論與應用 Excel 7.1 什麼是Excel 7.1.1. Excel可以幫我們做什麼

7.1.1 什麼是試算表 試算表看起來像一張表格，利用行，與列之相關性，來處理資料。 用途，日常生活常看到的圖表，例如 功課表、聯絡簿或通訊錄、成績單、記帳的收支表、預算表、市場調查分析等等。 試算表軟體是一種表格化的計算軟體。

Excel可以做什麼 Microsoft Office Excel可用來執行計算分析資訊，並且管理多個工作表或頁面

各式各樣的表單 (1)銷售預測分析，

(2)銀行代貸款計算表

(3)人事部門的工時卡

(4) 公司帳單管理

出差旅費支出表

產品銷售目標

隨心所欲的資料分析

一眼就看到趨勢及圖形 (1)透過篩選資料，只檢視關心的一小部分資料，可以選擇不同區域、不同產品或不同業務員等。

(2)快的建立出不同資料類別的小計及總計，例如依產品分類的銷售統計資料。

依地區及產品的業績小計樞紐分析表

把資料變的有意義的樞紐分析表 樞紐分析表可提供比較、顯示圖形和關聯，並分析趨勢。它會藉由顯示不同的資料檢視，來比較、顯示並分析資料，並將資料轉變成有意義的資訊。

會說話的統計圖表

網際網路的動態資料連結 可以迅速從其他檔案或資料庫匯入資料，省去重新建置大量資料的時間之外，還可以連上網際網路，擷取來自網路上的最新資料，讓資料隨時保持在最新及一致的狀態。並可將統計分析過的圖表資訊透過網路與人共享！ 完整的列印功能 數以萬計的原始資料到精簡的資訊及完整的圖表，都能所見即所得的列印出來！

資訊概論與應用 Excel 7.2 Excel工作視窗環境 7.2.1 智慧型標籤 7.2.2 連線至Microsoft Online 7.2.1 智慧型標籤 7.2.2 連線至Microsoft Online 7.2.3 Excel2003 的新功能 7.2.4 啟動與關閉Excel

7.2 Excel工作視窗環境 11.Excel之縮小,還原及關閉紐 1.視窗標題列 2.(下拉)功能表 3.一般工具列 4.格式工具列 10活頁簿之縮小,還原及關閉紐 5.方塊名稱 7.資料編輯列 8.工作窗格 6.工作儲存格 9.垂直捲動軸 14.工作表索引標籤捲動軸 13.工作表索引標籤 12.水平捲動軸 15.狀態列

視窗標題列 視窗標題列顯示目前正在使用的檔案名稱，如果是新增的空白活頁簿，檔案會以『Book+序號』來表示，如Book1.xls，Book2.xls等

(下拉)功能表 功能表有組織的呈現常操作的指令，而每個指令下又是一個子功能表（亦稱次功能表），子功能表是一些指令的集合。 同類別的指令由灰色格線隔開 按摺疊鈕會展開更多指令

(下拉)功能表(續) 1.指令的快速鍵 3.會展開另一子功能表 2.指令在一般工具列上會出現的小圖示 4.會出現此指令的 進階設定交談窗

一般工具列 對應功能表的指令，以圖示按鈕顯示，增加效率，若不知道功能，可將滑鼠移到工具鈕上，會出現解說文字。 主要是檔案管理、儲存格的之編輯、與資料處理等快速按鈕。

格式工具列 格式工具列是對儲存格的字體、字型、對齊方式、顏色等，不涉及資料內容的快速功能按鈕區。

工具列-其他1 預設工具列只有一般及格式工具列，當然還有其他工具列。 請按『檢視/工具列』就可看到其他工具列，所以若發現一般及格式工具列不見了，可使用此法將它叫出來。

工具列-其他2 所有的工具列都可成為浮動工具列，並可像視窗一樣操作，如移動位置、改變大小及關閉工具列視窗等。

方塊名稱 與 資料編輯列 方塊名稱：顯示目前正在使用的儲存格的位置或圖表元件名稱 ，也可以命名某一範圍儲存格的名稱（利用『插入/名稱/定義』） 資料編輯列：可以輸入文數字，還可以輸入公式及函數

工作儲存格 儲存格是輸入及處理資料的地方，每個儲存格都有它自己的位置，位置表示是以欄編號及列編號來表示的，在表格中執行計算時，是以 A1、B2 等方式來參照儲存格，其中字母代表欄，而數字代表列。 正在作用中的儲存格會以黑色框圍住，所輸入的任何資料只會在這一格。 欄編號 Ｄ２ Ｂ５ 列編號 作用中的儲存格Ｃ３

工作窗格 工作窗格是個通用的遠端控制，整個Office可完全由此操作。 Excel共提供十一種工作窗格，可以用左右鍵或往下鍵按鈕來切換工作窗格。

工作窗格-續 快速入門工作窗格 搜尋工作窗格 說明工作窗格 插入美工圖案工作窗格

工作窗格-續 參考資料工作窗格 新增活頁簿工作窗格 剪貼簿工作窗格 範本說明工作窗格

工作窗格-續 共用工作區工作窗格 更新文件工作窗格 XML來源工作窗格

活頁簿與工作表 活頁簿是包含一或多個工作表的檔案，可以用來組織多種相關的資訊。可以同時在多張工作表上輸入並編輯資料，並且可以對不同工作表的資料進行計算。 一個新的活頁簿預設有三個工作表

垂直與水平捲動軸 一張工作表可以很大，在一個畫面上看不見所有的資料，可以用垂直捲動軸來看上下的儲存格，可以用水平捲動軸來看左右的儲存格 。 若捲動軸不見了，在 [工具] 功能表上，按一下 [選項]，然後按一下 [檢視] 索引標籤，選取或清除 [水平捲軸] 核取方塊與 [垂直捲軸] 核取方塊。

工作表索引標籤及其捲動軸 按一下活頁簿視窗下方的工作表標籤，從一個工作表或圖表移動到另一個工作表。可以為工作表索引標籤上色，以便於辨識。 使用中工作表的索引標籤會以選擇的顏色下加底線；非使用中工作表則會填滿色彩。 工作表標籤可能會被捲軸蓋住，可以縮小水平捲軸，也可捲動工作表索引標籤捲動軸來達到目的。

7.2.1 智慧標籤 Excel提供了貼心的智慧標籤，根據相關操作，其他按鈕也可能會出現。例如： [貼上選項] 按鈕： [會在貼上文字或資料後，出現在貼上文字或資料之選取範圍的正下方。若按一下該按鈕，會出現清單來協助決定資料貼入工作表的方式。可用的選項需視貼上的內容類型、貼上的來源程式，以及貼上目標的文字格式。 [自動填滿選項] 按鈕： 會在工作表中填入文字或資料後，出現在填滿選取範圍的正下方。若按一下該按鈕，會出現一個清單讓選擇填滿文字或資料的方式。可用的選項需視填滿的內容類型、填滿的來源程式，以及填滿的文字或資料格式。 [錯誤檢查選項] 按鈕： 發生公式錯誤的儲存格旁邊會出現 [追蹤錯誤]按鈕，且儲存格左上角會出現綠色的三角形。當按 [追蹤錯誤]旁的箭號時，會出現錯誤檢查的選項清單。

智慧標籤 [控制自動校正選項] 按鈕 在工作表中，儲存格角落的紫色三色形即表示智慧標籤。 日期及英文姓名的智慧標籤如下

7.2.2 連線至 Microsoft Office Online 輔助中心：以 How-to 文章、概念主題、專欄及秘訣形式的最新資訊，可回答有關使用 Office 2003 程式以完成工作的問題。 (「說明」主題在離線時是可用的，但是只有當在線上時，才有更多內容可用。) 範本藝廊：預先設計的範本包括：行事曆、名片、發票、履歷表、新聞稿、行銷資料，以及許多可下載和與 Office 程式搭配使用的資訊。 訓練中心：訓練課程可瞭解如何使用 Office 2003 程式，以完成工作。訓練課程包含 Office 中的功能或活動區域，並可瞭解各項功能，並學習使用產品的最佳練習。課程都很短 (20-50 分鐘)，可自我調整進度，並包含圖片、動畫、音效，以及上機實作的練習活動。 多媒體藝廊：可下載及與 Office 2003 搭配使用的美工圖案、音效、動畫、照片等。(美工圖案、音效、動畫及照片在您離線時是可用的，但是只有在線上工作時，才有更多選項可用。) Office 服務商場：可與 Office 2003 搭配使用的協力廠商產品及服務。

看看如何從網際網路拿到台灣股票等智慧標籤及其他相關資料，而不必離開Excel工作環境！ Step1：透過快速入門工作窗格或說明的工作窗格，連接至Microsoft Office Online，點選Office服務商場；或在參考資料工作窗格點選在Office服務商場取得服務，結果如下畫面

Step2：點選理財參考資料下的日盛理財-即時報價

Step3：隨即進入日盛金控首頁

Step4：捲動螢幕到如何加入日盛理財-即時報價服務，並點選下載安裝Smart Tag程式(即智慧標籤)

Step5：將下載的檔案儲存到適當的資料夾

Step6：回到Excel的參考資料工作窗格，點選參考資料庫選項

Step7：點選新增服務按鈕

Step8：按日盛金控網頁指示將網址複製到新增服務的位址，並按新增紐

Step9：隨即安裝日盛金控所提供之程式，按繼續鈕

Step10：確認此安裝程式，按安裝鈕

Step11：可以在參考資料服務選項交談窗中看到已成功加入的服務，按關閉紐

Step12：執行剛剛在Step5下載的檔案

Step13：按下一步鈕

Step14：按下一步鈕

Step15：按關閉紐

Step16：回到Excel的參考資料工作窗格，在搜尋目標輸入2349或熟悉的股票代號，點選參考資料庫選項為日盛理財，按Enter鍵或綠色右鍵按鈕，即可得到錸德的股價交易狀況

Step17：在Excel任何儲存格輸入錸德或熟悉的股票名稱，已啟動智慧標籤選項，可以看到所有有關的訊息！

Step18：點選即時報價資料，結果如下

Step19：按一下 [工具] 功能表上的 [自動更正選項]，然後按 [智慧標籤] 索引標籤，看到多了好多智慧標籤規則可以用了！

還有一樣神奇寶貝，就是百科全書字典及翻譯功能。看一下應用例子： Step1：到Excel的參考資料工作窗格，在搜尋目標輸入introvert，點選所有參考書籍選項，按Enter或綠色右鍵按鈕。當然你也可以按其指示，按「ALT」鍵並按一下所選的文字，就會自動開始搜尋。

Step2：出現結果如下，大大的提升了在線上閱讀英文資料的能力，不僅顯示了一些同義字如shy person，及反義字如extrovert，還能增強字彙能力！英文能力太差還是看不懂解釋，沒關係，貼心的Office早想到了，看下一步。

Step3：按一下翻譯左邊的+號來展開功能，並選擇翻譯文字或句子由英文到中文

Step4：看到中文的一堆解釋說明了吧！

7.2.3 Excel2003的新功能 Office 的新風貌 清單功能 增強的統計函數 XML 支援 智慧文件 文件工作區 資訊版權管理 並排比較活頁簿

7.2.4 啟動與關閉Excel 啟動Excel 2003 方法1：『開始/所有程式/Microsoft office/Microsoft Office Excel2003』

啟動Excel 2003 方法2：將Excel固定至「開始」功能表 下次就可以從開始功能表快速啟動

啟動Excel 2003 下次就可以從開始功能表快速啟動 當然也可以依你需求將他從開始功能表脫離。

方法3：將Excel應用程式傳送到桌面當捷徑 4 2 1 3

關閉Excel 2003的活頁簿或檔案 方法1：按下「關閉視窗」按鈕

關閉Excel 2003的活頁簿或檔案 方法2：執行「檔案/關閉檔案」

關閉Excel 2003應用程式 方法1：按「關閉」鈕

關閉Excel 2003應用程式 方法2：執行「檔案/結束」 1 無論關閉活頁簿或應用程式， 只要尚未存檔， 它都會提醒你存檔 2

資訊概論與應用 Excel 7.3 使用試算表 7.3.1 建立新試算表 7.3.2 工作表的插入、刪除與命名 7.3.3 設定工作表標籤顏色 7.3.4 儲存檔案與另存新檔

7.3.1 建立新試算表 建立新試算表 試算表中單位與元件 活頁簿 工作表 儲存格

建立活頁簿與活頁簿之切換 開新檔案 方法1：按一般工具列的『開新檔案』按鈕 方法2：利用快速鍵”Ctrl+N” 。

開新檔案 方法3：執行功能表指令『檔案/開新檔案』，從新增活頁簿工作窗格中點選空白活頁簿，或點選從範本新增，有一些常用的範本如工時卡等，直接拿來用就可以了。

試算表中之元件 活頁簿 工作表 儲存格 Book1，由多張工作表組合成。 Sheet1，Sheet2，Sheet3，由儲存格組合成。 A1、 E3 等，最基本之運算單元。

儲存格資料輸入 輸入儲存格有3個步驟 選取儲存格：以滑鼠或→、←、↓、↑、Tab 鍵選取，選中的那一格會以黑色框圍住，所輸入的任何資料只會在這一格。 選到A4儲存格

2. 鍵入資料：開始輸入時，資料編輯列立刻出現了取消鈕及輸入鈕及輸入的資料。 3. 確認完成：輸入資料後可按Enter、→、←、↓、↑、Tab或輸入鈕來確認輸入完成，反之，可按Esc或取消鈕放棄輸入 。 P.S.如果想在一個儲存格輸入多行資料，只要再換行時按”Alt+Enter”就可以輸入下一行了。

儲存格資料輸入 輸入文字儲存格預設靠左對齊 對齊方式可透過格式設定即可，若輸入資料太長超過欄寬時，依此類推！ 若輸入資料太長超過欄寬 當相鄰的右邊儲存格無資料時，會借用他們來顯示完整資料(其實資料只存在原來選取來輸入的那一格) 當相鄰的右邊儲存格有資料時，超過欄寬的資料會被蓋住(資料還在喔!只要調整欄寬即可) 對齊方式可透過格式設定即可，若輸入資料太長超過欄寬時，依此類推！ 右邊儲存格無資料時 右邊儲存格有資料時

儲存格資料修改 修改儲存格也是有3個步驟 選取儲存格：以滑鼠或→、←、↓、↑、Tab 鍵選取，選中的那一格會以黑色框圍住，看一下資料編輯列是否顯示正確資料來確認選取到正確的儲存格。 選到B1儲存格時，資料編輯列沒有資料，應選取A1儲存格

若錯得太離譜，需重新輸入資料，直接輸入資料即可。 若只是修改某些位置上的某些字，將游標指到資料編輯列去，可以用下列的鍵來修改原有的部份資料 2. 鍵入資料： 若錯得太離譜，需重新輸入資料，直接輸入資料即可。 若只是修改某些位置上的某些字，將游標指到資料編輯列去，可以用下列的鍵來修改原有的部份資料 3. 確認完成：輸入資料後可按Enter、Tab或輸入鈕來確認輸入完成，反之，可按Esc或取消鈕放棄輸入 。 Del 刪除游標所在位置字元 Backspace 刪除游標所在位置左邊字元 → 向右移動游標 ← 向左移動游標 Home 將游標移到最前面 End 將游標移到最後面

儲存格資料清除 選取儲存格，然後按del鍵 等於 執行功能表指令『編輯/清除/全部』是只把內容清除。 『編輯/剪下』與『編輯/刪除』跟清除是不一樣的，前者只會剪到剪貼簿，必須等貼上，才會清除，而後者則不僅會清除資料，而且連這格都不見了。

7.3.2 選擇一張工作表 每個新增的空白活頁簿預設都有三個工作表，依序為Sheet1、Sheet2、Sheet3，預設會選取Sheet1來讓你輸入，如果你想在Sheet2輸入資料，就用滑鼠在Sheet2點一下，看到Sheet2反白，就表示選到它了，也表示現在是使用中的工作表。

工作表的插入、刪除與命名 活頁簿的切換 方法1：執行功能表指令『視窗/活頁簿1』或『視窗/活頁簿2』。 方法2：按『開始工具列』上的活頁簿按鈕。 P.S.還記得工作表的切換?是用點選工作表索引標籤!

重新命名工作表 選取要重新命名的工作表→Sheet1，它變反白了，按右鍵，叫出快顯功能表，選擇重新命名，輸入工作表名稱，按Enter就ok了 。 若只是要修改工作表名稱的部分資料，選擇重新命名後，將游標插入點指到要修改的位置進行修改就可以了。

插入工作表 Step1：選擇其位置，就是先選擇已存在的一張工作表，因插入時會在其位置之前。 Step2： 方法1：執行功能表指令『插入/工作表』 。 方法2：在工作表索引標籤上按右鍵叫出快顯功能表中的插入並選擇一般之工作表。新工作表會依其預設工作表命名，再重新命名即可。 也可以一次新增多個工作表，按住 SHIFT 鍵，然後依想要新增至開啟活頁簿的工作表數量，選取相同數量的存在之工作表索引標籤，這裡假設選了2個工作表，然後按一下 [插入] 功能表上的 [工作表]，就一次新增了2個工作表。

刪除工作表 Step1：選擇一個工作表，也可以選擇一個以上相鄰或不相鄰之工作表 。 單一工作表 按一下工作表索引標籤。如果看不到所需的索引標籤，那麼請按一下索引標籤捲動按鈕以顯示此索引標籤，然後再按一下此索引標籤。 兩個或多個相鄰工作表 按一下第一個工作表的索引標籤，然後按住 SHIFT 鍵，並按最後一個工作表的索引標籤。 兩個或多個不相鄰工作表 按一下第一個工作表的索引標籤，然後按住 CTRL 鍵，並按其他工作表的索引標籤。 活頁簿中所有的工作表 以滑鼠右鍵按一下工作表索引標籤，然後按一下 快顯功能表 中的 [選取所有工作表]，再按任何一個工作表就會取消全選喲。

刪除工作表 Step2： 方法1：執行功能表指令『編輯/刪除工作表』 。 方法2：在工作表索引標籤上按右鍵叫出快顯功能表中的刪除即可 。

刪除工作表 P.S.1：如果該工作表已有資料，刪除它時會出現下列訊息。 2：一個活頁簿檔案至少要一個工作表，所以如果要刪除唯一僅有的工作表，它亦會出現警告訊息，不准刪除，所以如果真的要刪除，只好利用檔案總管將整個檔案刪除了。

移動工作表 也可以試試將它移到愛上主播基本資料工作表之前。 想將張東健工作表移到蔡琳工作表後面，可以在張東健工作表上按右鍵叫出快顯功能表中的『移動或複製/移動到最後』即可。 也可以用滑鼠直接在工作表標籤拖曳，也可移動工作表位置。

複製工作表 將張東健工作表複製一份來修改，可以在張東健工作表上按右鍵叫出快顯功能表中的『移動或複製/勾選建立複本』即可，複製一份到愛上主播基本資料工作表之前叫做張東健(2)工作表。也可以試試將它複製到張東健工作表之前。 也可以按著Ctrl鍵並用滑鼠直接在工作表標籤拖曳，也可複製工作表到某位置。

7.3.3 設定工作表標籤顏色 選擇一個以上相鄰或不相鄰之工作表，然後按右鍵叫出快顯功能表之索引彩色標籤，並選擇一種顏色即可，記得嗎？使用中工作表的索引標籤會以選擇的顏色下加底線；非使用中工作表則會填滿色彩。 為何要工作表標籤上色？ 1.還記不記得讀書常用書籤呢？Word裡也有書籤，Excel卻沒有，但是可以用這個方式達成呢？只是書籤的對象是一張張的工作表。 2.或許現代人們的生活比較富裕，記得以前沒錢買很多筆記本，或是很多老師上課只做一點筆記，用一本太浪費，所以這本筆記簿可能同時紀錄了國文、歷史、地理的上課筆記，為了上課或考試時快速翻到該頁，總是會用小的貼紙在適當的地方貼上，讓我們快速翻到該處嗎？ 3.Excel本身就是一個很好的資料管理與處理的工具，在管理上顏色管理也是一個很好的工具啊！

7.3.4 儲存檔案與另存新檔 儲存檔案 方法1：按一般工具列的『存檔』按鈕 方法2：執行功能表指令『檔案/儲存檔案』，或『檔案/另存新檔』 。 p.s.第一次存檔會自動開啟另存新檔交談窗

另存新檔交談窗設定 1.決定檔案所在資料夾位置 2.決定檔案名稱 3.按儲存鈕 p.s.存檔時不要忘了命名有意義的名稱，以便日後檔案管理與搜尋！

另存新檔交談窗設定-續 放置列：可取得常用的資料夾 我最近的文件：可看到最近使用過的20~50文件及資料夾 預設的檔案類型，可以與其他類型交換

自動存檔設定 執行功能表指令『工具/選項/儲存檔案』) 。

關閉檔案 方法1：按『關閉視窗』按鈕。 方法2：執行功能表指令『檔案/關閉檔案』。

資訊概論與應用 Excel 7.4 資料處理 7.4.1 插入函數 7.4.2 插入圖表

7.4.1 插入函數 儲存格輸入資料的種類很多，而函數就是讓試算表，能有強大運算能力的幕後功臣。 使用函數，做資料處理與分析。

插入函數方法 功能表『插入/函數』功能，能幫助使用者正確的輸入函數，啟動功能有下列方式 功能表『插入/函數』選項。 工具列總加按鈕。 資料編輯列之插入函數按鈕。 資料編輯列鍵入方程式

呼叫函數設定視窗

函數類別選單 函數類別選單，可減少尋找函數時間。

函數設定精靈 填入欲處理之資料 函數之使用解說

7.4.2 插入圖表 試算表軟體除了強大的運算功能之外，最重要的功能就是製作圖表。

啟動繪製圖表的方法 啟動繪製圖表功能的方法有下列： 執行功能表『插入/圖表』選項。 點取工具列圖表精靈按鈕。

啟動繪製圖表精靈

圖表精靈 當圖表精靈執行後，製作圖表的工作，軟體會一步一步引導使用者，製作圖表的步驟分為四步驟 步驟一：選擇圖表類型。 步驟二：選擇圖表的資料範圍，並規範何為數列資料。 步驟三：設定圖表上元件的樣式。 步驟四：圖表放置位置。

步驟一：選擇圖表類型 先點選『圖表類型』，再點選『副圖表類型』。 按住『按住不放可預覽範例』按鈕，即能預覽圖表結果。

步驟二：選擇圖表的資料範圍 選擇圖表資料範圍。 設定圖表數列名，與x-軸資料來源。

步驟三：設定圖表上元件的樣式 設定圖表上元件： 標題 座標軸 格線 圖例 資料標籤 資料表格

標題與座標軸

格線與圖例

資料標籤與資料表格

步驟四：決定圖表放置位置 設定圖表位置 新工作表。 在已存在之工作表上。

圖表修改 由圖表精靈製作完成的圖表仍可修改 使用圖表工具列。 使用滑鼠右鍵選單。 直接在圖表元件上雙擊滑鼠左鍵。