圖書資料採購實務 曾淑賢

書商的種類 1.出版社 2.批發商 3.零售商

圖書出版社的種類 美國出版者協會(Association of American Publishers)將圖書出版社分為十類： 1.商業 2.宗教 3.專業 4.大眾市場平裝本 5.大學出版社 6.中小學教科書 7.大學教科書 8.預約參考書 9.郵購圖書 10.圖書俱樂部

與圖書館關係密切的五種出版社 1.商業出版社 2.專門學科出版社 3.大學出版社 4.政府機關 5.學會

圖書館與書商的關係 1.圖書館提供足夠的書目資料， 2.書價， 3.給予足夠的取消訂購時間， 4.即時付款， 5.合理的退書時間， 6.維持專業的道德標準

書商的選擇 1.送書的速度 2.財務 3.經營的範圍 4.專門的服務 5.其他的服務 6.問題的解決

五項選擇書商的標準 1.訂單達成採購的正確率 2.折扣 3.送書的速度 4.採購的比率 5.顧客的服務

How to select a vendor 1. Service—a representative, toll-free numbers, Websites, etc. 2. Quality of service—ask for and check references, ease of handling “problem”. 3. Speed of fulfillment—this includes accuracy. 4. Discounts and pricing. 5. Vendor’s financial viability. 6. Vendor ability to work with the library‘s automation system. 7. Special services available—free and at a cost.

Vendor-Added Services 1. Acquisition assistance—searches and verification, for example 2. Automated selection assistance programs (some including book reviews) 3. Book rental plans 4. Cataloging and shelf-ready processing 5. Customized management data 6. Electronic financial transactions beyond the basics 7. More than one information format 8. Provision of electronic tables of contents or machine-readable data 9. Library furniture 10.Library supplies

What Do Libraries Expect from Jobbers? 1. A large inventory of titles 2. Prompt and accurate order fulfillment 3. Prompt and accurate reporting on items not in stock 4. Personal service at a reasonable price

What Do Jobbers Expect from Libraries? 1. Time to get to know what the library needs 2. Cooperation in placing orders 3. Paperwork kept to a minimum 4. Prompt payment for services

Vendor Evaluation 1. What best means 2. Highest discount 3. Fastest delivery 4. Most accurate reports 5. Highest percentage of the order filled with the first shipment 6. Who handles rush orders most efficiently 7. Who handles international orders most effectively—a dealer in the country of origin or a general international dealer 8. Are specialty dealers more effective in handling their specialties than are general dealers

The problems vendors have with producers 1. Changes in title, or not publishing the title 2. Not being informed when publishing schedules change or when publishers suspend or cease publication 3. Incorrect ISBNs or ISSNs 4. Producers refusing to take returns 5. Producers refusing to sell through vendors 6. Producers reducing discounts or charging for freight and handling when those were free in the past 7. Poor fulfillment on the producer’s part 8. Constantly changing policies on the producer’s part 9. Producer price increases without prior notice

圖書採購途徑--中文圖書資料 1.直接向出版社訂購 2.透過代理商訂購 3.委託書店訂購 4.招標（折扣標、價格標）

圖書採購途徑--西文圖書資料 1.委託國內代理商 2.委託國外代理商 3.直接向出版社訂購 4.向國內書店購買現貨書

圖書資料採購方式 一般訂購 閱選訂購 指令統購 長期訂購

一般採購 招標  分批招標  折扣標 零星採購 專案採購

一般訂購（Regular Order） 圖書採購以這種方式最多，也最為簡單，因為圖書館是在新書買到並確認無誤後即辦理付款。

閱選訂購(Approval plan)  依圖書出版地  依語言分類  依主題分類 圖書館和代理商簽訂合約， 由代理商根據圖書館指定的範圍(某一主題或某一出版社) ， 主動為圖書館選書， 將書送到圖書館， 圖書館實地翻閱後， 如有不需者， 可退還代理商。  依圖書出版地  依語言分類  依主題分類

指令統購(Blanket order)  某一叢書  某一類型  某一學科 圖書館和代理商簽訂合約， 由代理商根據圖書館指定的範圍(某一主題或某一出版社) ，主動為圖書館選書， 將書送到圖書館，但 圖書館如有不需者不能退還代理商。  某一叢書  某一類型  某一學科

長期訂購(Standing order) 圖書館和出版社協議，購買該出版社某一系列的書、連續出版的書、某一主題的書，如每年出版的參考工具書—年鑑。 圖書館中有部分的圖書資料，如每年出版的年鑑、名錄及指南等工具書，均須持續訂購，不能中斷。這些資料的訂購，宜與出版商或經銷商訂立長期合約，新書或新版問世時立即寄送，以節省不必要的重複工作。圖書館對於參考工具書、期刊、報紙或分期出版的叢書大多採用此種方式購置。

零星採購 為了解決常規貨物多，品種多，數量少，難以形成規模，而且交貨時間緊迫等難題，圖書館在年度經費分配時，得保留部分款項以支應不時之需，如暢銷書及活動辦理等臨時需求用書。

批次採購 即同一年度對同一採購標的或同一類似採購標的（得由同一行業別廠商提供者），辦理二次（含）以上採購謂之。其與法定預算是否編列同一科目或同一分支項目並無直接關係。例如：以採購圖書為例，每一本不同的圖書（不同名稱、不同作者、不同期別等）得視為一個標的分別購買並不構成分批採購，但在同一年度內就不同的圖書卻一再直接（未經過公開之招標程序）向該同一書商或出版社購買，將會構成分批採購。

批次採購 分批採購宜在年度一開始時即應進行籌劃，有那些圖書必須購買？分類結果如何？採行公開方式或直接購買方式？如採直接向同一書商或出版社購買，雖為不同圖書如在同年度採購二次以上將會購成分批採購，其同年度合併之總金額如在公告金額以上則應述明理由報請上級機關同意，如屬未達公告金額則應報請上級機關首長同意，始可為之。如採公開方式辦理招標，其既為不同標的圖書，在同一年度內雖辦理多次亦非屬分批採購，得依每次採購之預算金額為採購金額，免報上級機關或機關首長核准。

緊急採購 為應業務急需或配合政策及活動所需之圖書資料，得以緊急採購方式辦理，以加速資料處理作業。 緊急採購在選擇採購對象時應注意下列事項：（詳見行政院公共工程委員會於92.10.28 訂定「機關依政府採購法第一百零五條第一項第二款辦理緊急採購作業範例」） 1.採限制性招標，除獨家製造、供應或承做者外，以邀請二家以上廠商比價為原則。 2.經查訪結果只有一家符合機關需求且願供應者，得逕邀以議價方式辦理。 3.邀請特定廠商有疑慮者，得採公告方式，於工程會採購資訊公告系統公開徵求供應廠商，作為邀請比價或議價之用；公告等標期由機關視需要合理訂定。採公開招標或選擇性招標辦理者，其等標期亦可縮短。 4.基於公共利益考量，經上級機關核准，得允許被拒絕往來廠商參加投標或作為決標對象或分包廠商。

圖書資料贈送 請求贈送 自動寄送 捐款

圖書資料交換 出版品交換 複本交換 指定交換

圖書資料交換 1.相同數量之交換 2.相同金額之交換 3.出版品之交換 4.多餘複本之交換

圖書資料交換與贈送實例介紹 臺北市立圖書館與溫哥華公共 圖書館之圖書交換協定 臺北市立圖書館與英國北蘭里 公共圖書館之圖書交換協定 臺北市立圖書館與美國J & V 基金會之圖書贈送協定

Document Request Bibliographic Verification Order Preparation Allocation & Encumbrance of funds Library’s Control Records (Outstanding Order File) Purchase Orders for Vendors Processing of Invoice Processing of Received Items Adjustment of Fund Account Forward Items to Cataloging

傳統招標作業 傳統的招標方式絶大部分是採總價決標的價格標，並以進入底價後價格最低者得標。

傳統招標作業優點 1.可以獲得較優惠的折扣 2.節省人力 3.較不易採購到複本圖書 4.交書範圍明確，不易夾帶不屬於合約的圖書 5.不易產生與廠商掛勾的疑慮

傳統招標作業缺點 1.新書到館時效差 2.缺書率高 3.影響正常工作流程 4.行政手續繁瑣 5.缺乏彈性 6.延誤上架供閱時程

折扣標的招標作業 「折扣標」主要理念乃以年度為單為一次招標，陸續開書單、進新書；年度圖書經費分配妥善後，即依中文、西文、視聽等資料分別於會計年度開始辦理一次招標。投標時不以總價決標，而以折扣數決標，標的物為提供服務的廠商，而非圖書。該年度所有圖書均以相同折扣提供該館新書服務，以縮短新書採購之時程，加速上架供閱之時效。

折扣標的優點 1.保留招標的精神和架構 2.縮短採購時程 3.省卻重複的行政作業 4.降低缺書率 5.縮短圖書驗收的時程

折扣標的缺點 1.標的物提出的時程影響投標意願及折扣數。 2.圖書漲價部分須由圖書館負擔。 3.價格證明之查證。

共同供應契約 「共同供應契約」係指二以上機關就具有共通需求特性之財務或勞務，由一機關代表各機關與廠商簽訂契約，各機關並均利用該契約向廠商訂購財務或勞務的一種採購制度。

共同供應契約優點 1.降低各機關採購成本及節省鉅額公帑， 發揮經濟效益。 2.簡化採購流程，節省採購人力及物力， 提昇政府採購效率。 3.採購多樣化，符合各機關需求。 4.解決離島及偏遠地區之採購問題。

缺點 1.廠商不了解共同供應契約的模式， 參與投標廠商家數過少，選擇性低。 2.廠商素質無法掌控。 3.機關需自行負擔設備運送費用，對於服務據點多的館，是另一項負擔。

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