高等医药院校药学类第三轮规划教材——大学计算机基础 第六章 OFFICE 高等医药院校药学类第三轮规划教材——大学计算机基础

目 录 沈阳药科大学计算中心 第一节 文字处理软件 第二节 电子表格软件 第三节 演示文稿软件 2

大学计算机基础——沈阳药科大学 OFFICE Office XP是微软公司Office家族的新成员，XP是英文Experience的缩写，译成中文是“体验”的意思。表示Office XP会给人一种新的体验。 字处理程序Word （编辑和处理文本） 电子表格程序Excel （绘制电子表格） 电子邮件管理程序Outlook （邮件和日常信息管理） OFFICE XP 的主要成员 演示图形程序PowerPoint （制作精美的幻灯片） 网站创建和管理工具Frontpage （建立主页并发布到互联网上） 数据库管理系统Access （建立各种报表和数据库）

大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 第一节 文字处理软件

大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 Word 2002 是Microsoft公司开发出来的文字处理软件，是office XP的组件之一。具有与Windows类似的图形操作界面，简单易学，是目前个人计算机上使用相当普遍的文字处理软件。 它可以帮助我们写信函、报告、论文等。 使用它编辑、排版文档，能满足各种文档编排打印需求和“所见即所得”的排版功能，产生具有如同书籍、杂志、报刊的排版效果。 它还可以处理各种表格与图片。

大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 一、文档的输入 Microsoft Word 2002中要将文件变成为电子文件可以有多种输入方式，其中用键盘输入是最为普遍的一种方式，另外，新增的输入方法有语音输入、联机手写体输入、扫描仪输入等。

第一节 文字处理软件 “即点即输”功能： 启用“即点即输”功能的步骤如下： 大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 “即点即输”功能： 使用Word 2002 提供的“即点即输”功能，可以在空白区域中快速插入文字、图形、表格或其他项目。 所“谓即点即输”指的是在空白区域双击，插入点将移动到该双击位置，且自动对插入的文本或图形等内容应用该处的格式，不必按“Enter”键添加空行。 启用“即点即输”功能的步骤如下： 1.选择 “工具”→“选项”命令。打开选项对话框。 2.选择“编辑”选项卡。 3.选择“即点即输”中“启用即点即输”复选框。 4.单击“确定”按钮，完成设置。 注意：每当文本输入到右侧边界时，文字处理软件会自动会插入一个“软回车”使光标到下一行的左边界处，用户不必按回车键（Enter）；当要产生一个新段落时，利用回车键（Enter）加入“硬回车”符来完成。显示与隐藏硬回车符用“工具”菜单的“选项”命令，在“视图”选项卡的“段落标记”查看选中与否。

第一节 文字处理软件 （1）键盘输入 用键盘顺序输入文本，按“Enter”键可以产生一个新的段落，同时产生一个段落标记。 大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 （1）键盘输入 用键盘顺序输入文本，按“Enter”键可以产生一个新的段落，同时产生一个段落标记。 利用西文键盘输入汉字要使用某种汉字输入法。常用的汉字输入法有微软拼音输入法、全拼输入法、智能ABC输入法及郑码输入法等等。 微软拼音输入法是微软公司与哈尔滨工业大学联合开发的汉字输入法。其接口友好，输入方便，功能齐全。 对于各种符号的输入： 常用的标点符号，只要切换到中文输入法时，直接按键盘的标点符号。 数学符号、序号、希腊字母等，可通过软键盘选择相应的字符类型输入。 特殊符号，可通过“插入”菜单的“符号”命令。

第一节 文字处理软件 （2）语音输入 1 2 3 语音识别技术 语音识别方法 提高识别率 大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 （2）语音输入 1 语音识别技术 语音输入就是用语音代替键盘输入文字或发出控制命令，也就是要让计算机具有“听懂”语音的能力，这就是语音识别技术。 2 语音识别方法 计算机对语音识别方法主要是通过样板匹配法，即对输入的语音信息与识别系统中的词汇表内的词条进行匹配来实现语音识别。 3 提高识别率 一般语音识别系统为使用者提供了语音识别训练，以掌握使用者的口音、语调、语速以及朗读习惯，便于提高识别率。 第一次执行“工具”菜单的“语音”命令时，Office XP将弹出语音识别向导，让识别系统对读者个人的语音进行识别训练，整个训练持续10分钟左右。 在0ffice XP中，语音输入必须在微软拼音输入法模式下才能有效使用。

联机手写输入！ 第一节 文字处理软件 解决 （3）联机手写输入 不会汉语拼音者的汉字输入 冷门字或只会写不会读的字 大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 （3）联机手写输入 冷门字或只会写不会读的字 不会汉语拼音者的汉字输入 解决 联机手写输入！ 联机手写输入汉字利用输入设备（如输入板或鼠标）模仿成一支笔进行书写，输入板或屏幕中内置的高精密的电子信号采集系统将笔画变为一维电信号，输入计算机的是以坐标点序列表示的笔尖移动轨迹，因而被处理的是一维的线条（笔画）串，这些线条串含有笔画数目、笔画走向、笔顺和书写速度等信息。

第一节 文字处理软件 Office XP提供的手写输入有二种模式： 手写输入 手写检索 大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 Office XP提供的手写输入有二种模式： 手写输入 手写检索 在Office XP中手写输入必须在微软拼音输入法下才能使用。 “手写检索”模式的手写范围限定在左边的范围内，选中右边的“查找”按钮，在中间框显示与左边框相似的文字供选择。 “手写输入”模式则没有可供选择的文字框，输入时需按识别按钮，进行识别。

大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 （4）扫描输入 文字的扫描输入是利用扫描仪将纸介质上的字符图形数字化后输入到计算机，再经过光学字符识别（Optical Character Recognition，OCR）软件对输入的字符图形进行判断，转换成文字并以 .txt格式文件保存。 扫描输入既为大量的文字输入带来了极大的方便，又可减少重要数据键盘输入时的人为键入错误。

第一节 文字处理软件 扫描输入的 文字内容形式 手写字用自行开发的对有限字符集的脱机识别；由于每个人书写的差异，识别率有高低。 大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 扫描输入的 文字内容形式 印刷字 脱机手写体 印刷字规则，扫描仪自带的光学字符识别软件的识别率很高； 手写字用自行开发的对有限字符集的脱机识别；由于每个人书写的差异，识别率有高低。 为提高识别率，一方面要求书写者尽量工整书写，少用连笔；另一方面只能通过其他方法相结合加以弥补。

大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 二、文档的编辑 文档的编辑是对输入的内容进行删、改、插，以确保输入内容正确性。Word2002具有很强大的编辑功能，能够快速实现文档的编辑操作。

第一节 文字处理软件 （一）文本的选定 1.用键盘选取文字 用键盘选取文字的快捷键有以下几种： 大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 （一）文本的选定 1.用键盘选取文字 用键盘选取文字的快捷键有以下几种： Shift+方向键：Shift与4个方向键组合后，可以选取不同的文字区。 与Right键组合：每移动一次向右选择一个字符。 与Left键组合：每移动一次向左选择一个字符。 与Up键组合：每移动一次向上选择一行。 与Down键组合：每移动一次向下选择一行。 另外，Shift与Home，End，Page Up，Page Down各键组合均有不同的选择范围。 Ctrl+A快捷键：这个快捷键常用做选择整篇文档。

大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 2.用鼠标方式选择文档 用鼠标选择文本时，应把鼠标移动到欲选择文本的一端，拖动鼠标直到欲选定文本的另一端为止。被选定的文本会反白显示。 当鼠标处于文档左边界外侧的选定区域时， 单击鼠标左键可选定一整行 双击鼠标左键可选定一个自然段 三击鼠标左键可选定全部文本 在Word 2002中，还可以同时选定多块区域，这通过按住Ctrl键再加选定操作来实现。

第一节 文字处理软件 （二）文本的复制、剪切与粘贴 复制一段文字： 先将选定的源内容复制到剪贴板，再从剪贴板粘贴到目标处。 移动一段文字： 大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 （二）文本的复制、剪切与粘贴 复制一段文字： 先将选定的源内容复制到剪贴板，再从剪贴板粘贴到目标处。 移动一段文字： 先将选定的内容剪贴到剪贴板保存，再从剪贴板粘贴到目标处。 剪贴板是Windows应用程序中都可以共享的一块公共信息区域，其功能强大，它不但可以保存文本信息，也可以保存图形、图像和表格等各种信息。在早期版本中，只能存放最后一次复制或剪切的内容，在Office XP中，可以存放最多24次复制或剪切的内容，通过执行“编辑”丨“Office剪贴板”命令依次显示剪贴板的内容。

第一节 文字处理软件 拷贝文字具体操作： 剪切文字具体操作： 粘贴文字具体操作： 删除一段选定的文字： 以上的操作可以使用快 大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 拷贝文字具体操作： 选定要拷贝的文字 单击“常用”工具栏“拷贝”按钮（选定文字之后，按下快捷键“Ctrl+C”也可以将文字拷贝到剪切板中） 剪切文字具体操作： 选定要剪切的文字 单击“常用”工具栏“剪切”按钮（选定文字之后，按下快捷键“Ctrl+X”也可以将文字拷贝到剪切板中） 粘贴文字具体操作： 将光标移至目标位置 选择“编辑”菜单中的“粘贴”命令，或单击常用工具栏中的“粘贴按钮”，就将选定的文字复制或移动到了光标所在的位置（按下快捷键“Ctrl+V”也可以实现同样效果的操作） 删除一段选定的文字： 可以通过键盘上的Delete键实现 也可以通过剪切来实现 区别是，前者直接删除，后者在剪贴板上保存着被剪切的内容。 以上的操作可以使用快 捷菜单，在选定的文本上 单击鼠标的右键，单击执 行相应的命令：如复制、 剪切等，然后将鼠标单击 到目标位置，单击鼠标右 键，执行粘贴命令。

大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 （三）撤销和重复 若由于用户操作失误，这可通过“撤销” 按钮恢复到原来的状态；通过“重复” 按钮还原刚才被“撤销”的动作，即再次改变主意。

文章输入完毕以后，通常需要对全文进行校对改错。“拼写检查”、“查找”与“替换”将为用户带来很大的方便。 大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 （四）拼写检查、查找与替换 文章输入完毕以后，通常需要对全文进行校对改错。“拼写检查”、“查找”与“替换”将为用户带来很大的方便。 1.拼写检查 拼写检查是指字处理软件对文档中的每一个词进行拼写正确性的检查。目前，字处理软件对英文拼写检查的正确性较高，对中文校对作用不大。 拼写检查的工作原理： 读取文档中的每一个单词，与已有的词典库中的所有单词比较， 若相同，就认为该单词是正确的； 若不相同，屏幕显示词典库中相似的单词，供用户选择； 或者是新单词，可添加到词典库； 或者是人名、地名、缩写，可忽略。

大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 2.查找与替换 查找与替换在字处理软件中经常使用、效率很高的编辑功能。根据输入要查找或替换的内容，系统可自动地在规定的范围或全文内查找或替换。查找或替换不但可以作用于具体的文字、也可以作用于格式、特殊字符、通配符等。 例如：将文档中所有的英文字母改为带有下划线的大写字母 插入点定位在“查找内容”栏，按“特殊字符”按钮后选择“任意字母”选项，在“查找内容”栏以“＾$”显示； 在“替换为”栏通过“格式”按钮在对应的“字体”对话框进行格式设置 利用替换功能，还可以简化输入，提高效率。 例如：在一篇文档中，经常要出现Microsoft Office Word 2002一字符串，在输入时用一个不常用的字符表示，然后利用替换功能用这一字符串代替一个字符，当然替换时要防止出现两义性。

Word 2002 的排版 第一节 文字处理软件 三、文档的排版 为了使文档具有漂亮的外观，便于阅读，必须对文档进行必要的排版。 字符 大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 三、文档的排版 为了使文档具有漂亮的外观，便于阅读，必须对文档进行必要的排版。 Word 2002 的排版 字符 格式化 段落 格式化 页面 设计 利用“视图”和“文件”菜单进行操作 主要利用“格式”菜单和格式工具栏来进行操作

大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 （一）字符格式化 字符格式均是以文字为对象进行格式化。常见的格式化有：字体、字号、字形、文字的修饰、字间距和字符宽度等，还有中文版式等。 1.字符格式及设置 1 字体的设置 字体是指文字在屏幕或打印机上呈现的书写形式。 2 字号的设置 字号是文字的大小，汉字以字号表示，英文以磅值表示。在Word中字号最大为初号，最小为八号，磅值最大为72，最小为5；在默认（标准）状态下，字体为宋体，字号为五号字。 3 字形的设置 字形的设置是指常规、倾斜、加粗、加粗倾斜等形式。

第一节 文字处理软件 4 5 6 要进行以上格式设置可通过“格式”菜单的“字体”命令；也可通过“格式”工具栏进行。 字符间距的设置 大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 4 字符间距的设置 字符间距的设置是指两个字符之间的间隔距离，标准的字间距为0磅。 5 字符位置的设置 字符位置的设置是指字符在垂直方向上的位置。 6 特殊效果的设置 特殊效果的设置是指根据需要进行多种设置，包括上标、下标、删除线、下划线、空心字、动态效果等。 要进行以上格式设置可通过“格式”菜单的“字体”命令；也可通过“格式”工具栏进行。

大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 2.中文版式 在现代的字处理软件中，还提供了对中文字的特殊处理，如简体与繁体字的转换、加拼音、加圈、纵横混排等中文版式处理的功能。 简体与繁体字的转换可通过“工具”菜单的“语言”、“中文简繁”命令或“常用”工具栏的对应的按钮实现。 其余功能可选择“格式”、“中文版式”的对应命令。

大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 （二）段落格式化 段落是文本、图形、对象或其他项目等的集合，后面跟有一个段落标记，一般为一个硬回车符（Enter键）。段落的排版是指整个段落的外观，包括对齐、段缩进、行间距和段间距等。 1.对齐方式 在文档中对齐文本可以使得文本更清晰容易阅读。 对齐方式：左对齐、居中、右对齐、两端对齐和分散对齐。 两端对齐是通过词与词间自动增加空格的宽度，使正文沿页的左右页边对齐，对英文文本有效，防止出现一个单词跨两行的情况；对于中文效果同左对齐； 分散对齐以字符为单位，均匀地分布在一行上，对中、英文均有效。

第一节 文字处理软件 2.文本的缩进 3.行间距与段落间距 大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 2.文本的缩进 对于一般的文档段落都规定首行缩进两个汉字；为了强调某些段落，有时候适当进行缩进。一般缩进方式有： 首行缩进： 控制段落中第一行第一个字的起始位。 悬挂缩进： 控制段落中首行以外的其他行的起始位。 左缩进： 控制段落左边界（包括首行和悬挂缩进）缩进的位置。 右缩进： 控制段落右边界缩进的位置。 3.行间距与段落间距 行距用于控制每行之间的间距，在Word中有“最小值”、“固定值”、“Ⅹ倍行距（Ⅹ为单、1.5、2、多倍等）”等选项。 使用最多的是“最小值”选项，其默认值为14.6磅，当文本高度超出该值，Word自动调整高度以容纳较大字体。 “固定值”选项，可指定一个行距值，当文本高度超出该值，则该行的文本不能完全显示出来。 段间距用于段落之间加大间距，有“段前”和“段后”的磅值设置，使得文档显示更清晰。

第一节 文字处理软件 4.边框和底纹 添加边框和底纹的目的是为使内容更加醒目。 选择“格式”菜单的“边框和底纹”命令，屏幕显示该对话框。 大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 4.边框和底纹 添加边框和底纹的目的是为使内容更加醒目。 选择“格式”菜单的“边框和底纹”命令，屏幕显示该对话框。 边框：对选定的段落或文字加边框，可选择线型、颜色、宽度等框线的外观效果。 页面边框：对页面设置边框，各项设置同“边框”选项卡，仅增加了“艺术型”下拉式列表框。其应用范围针对整篇文档或节。 底纹：对选定的段落加底纹，“填充”底纹填充背景色；“样式”底纹内填充点的密度等；“颜色”底纹内填充点的颜色，即前景色。

大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 5.项目符号和编号 提纲性质的文档称为列表，列表中的每一项称为项目。可通过项目符号和编号方式对列表进行格式化，使得这些文档突出、有层次感，或者当增加或删除项目时，系统会对编号自动进行相应的增减。 选择“格式”菜单的“项目符号和编号”命令打开该对话框，进行相应的操作。 项目符号：项目符号是相同的符号，可以是字符，也可以是图片。通过“自定义”选择“字符”或“图片”按钮可改变符号的样式。 编号：编号为连续的数字、字母，根据层次的不同，有相应的编号。通过“自定义” 可改变编号的形式、编号的起始值、字体、格式编排等。 多级符号：多级列表可以清晰地表明各层次之间的关系。创建多级列表必需先确定多级格式，然后可输入项目内容，通过“格式”工具栏的“减少缩进量”和“增加缩进量”来确定层次关系。

第一节 文字处理软件 6.分栏 编辑报纸、杂志时，经常需要对文章作各种复杂的分栏排版，使得版面更生动、更具可读性。 大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 6.分栏 编辑报纸、杂志时，经常需要对文章作各种复杂的分栏排版，使得版面更生动、更具可读性。 选择“格式”菜单的“分栏”命令可打开其对话框，分栏的栏数、每栏的宽度都可由用户设置。 要对文档进行多种分栏，可分别选择需要分栏的段落，进行上述分栏的操作即可。多种分栏并存时可以看到不同栏之间系统自动增加了双虚线表示的分节符。 若要取消分栏，只要选择已分栏的段落，进行一分栏的操作即可。 注意：在普通视图下看不到分栏的效果，必须切换到页面视图；当分栏的段落是文档的最后一段，为使分栏有效，必须在分栏前，在最后添加一空段落（按回车键）。

页面排版反映了文档的整体外观和输出效果，页面排版包括页眉和页脚、脚注和尾注、页面设置等。 大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 （三）页面排版 页面排版反映了文档的整体外观和输出效果，页面排版包括页眉和页脚、脚注和尾注、页面设置等。 1.页眉和页脚 页眉和页脚是指在每一页顶部和底部加入的信息。 这些信息可以是文字或图形形式 内容可以是文件名、标题名、日期、页码、文章的标题或书籍的章节标题、单位名、单位徽标等。页眉和页脚的内容还可以是用来生成各种文本的域代码（如页码、日期等）。 域代码与普通文本不同的是，它在打印时将被当前的最新内容所代替。例如，生成日期的域代码是根据打印时机内的时钟生成当前的日期；同样页码也是根据文档的实际页数打印其页码。

第一节 文字处理软件 创建页眉和页脚的方法： 选择“视图”菜单的“页眉和页脚”命令，进入页眉和页脚编辑界面。 大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 创建页眉和页脚的方法： 选择“视图”菜单的“页眉和页脚”命令，进入页眉和页脚编辑界面。 这时，正文以暗淡色显示，表示不可操作，虚线框表示页眉的输入区域，并且显示“页眉”菜单的“页脚”工具栏。 显示下一项 显示前一项 插入自动图文集 页面设置 显示／隐藏文档文字 插入日期 插入时间 在页眉和页脚间切换 插入页码 插入页数 设置页码格式

大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 2.脚注和尾注 脚注和尾注用于给文档中的文本加注释。注释位于页面底端的称为脚注，注释位于文档结尾的称为尾注。脚注或尾注各自由两个互相链接的部分组成：注释引用标记和与其对应的注释文本。 选择“插入”菜单的“引用”菜单的“脚注和尾注“命令可打开该对话框。 脚注内容 页眉 脚注标记

大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 3.页面设置 页面设置的内容包括，设置输出纸张的大小、页边距、页眉页脚的位置，决定是否设装订线，设置每页容纳的行数及每行容纳的字数等。 选择“文件”菜单的“页面设置”命令打开页面设置对话框。 在新建一个文档时，Word提供了预定义的Normal模板，其页面设置适用于大部分文档。 用户也可根据需要进行所需的设置，建议页面设置在字符和段落格式化之前做，以便在编辑排版过程中随时根据页面视图调整版面。

大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 四、表格 在文档中，用表格或统计图表来简明、直观地表示一些数据。在目前的字处理软件中，对表格的处理包括建立、编辑、格式化、排序、计算和将表格转换成各类统计图表等功能。 对表格的操作可通过“表格”菜单或“表格”工具栏来实现。 表格由若干行和若干列组成，行、列的交叉称为单元格。 单元格内可以输人字符、图形，甚至还可以插人另一个表格。 在对表格进行操作过程中必须按照先选中，后操作的规则来进行操作，选中要操作的行、列或单元格，然后选择对应的命令进行相应的操作。

第一节 文字处理软件 （一）表格的建立 （二）表格的编辑 可通过“表格”菜单的“插入”命令新建有规律的表格； 大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 （一）表格的建立 可通过“表格”菜单的“插入”命令新建有规律的表格； 也可通过“表格”工具栏的“绘制表格”按钮 ,直接画自由表格； 还可以通过“表格”丨“转换”命令将文本转换成表格。 （二）表格的编辑 表格的编辑包括对表格、行、列或单元格的删除、复制、插人，以及合并、拆分单元格等。 可直接使用“表格”工具栏的 按钮和 进行删除、插入操作，使用按钮进行合并、拆分单元格操作； 也可通过“表格”菜单的对应命令进行操作。

大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 在表格中，每一列的上边界（列上边界实线附近）、每个表格的左边沿（行或单元格）有一个看不见的选择区域。选定表格的有关如下： 选定区域 “表格”|“选择”中的命令 鼠标操作 一个单元格 “单元格 ” 鼠标指向单元格左边界的选择区域时，指针变成右上角方向指针，单击即可 整行 “行” 鼠标指向表格左边界的该行选择区，单击即可 整列 “列” 鼠标指向该列上边界的选择区域时，鼠标指针变成 时，单击即可 整个表格 “表格” 以选定行或列的方式垂直或水平拖拽鼠标 多个单元格 无 从左上角单元格到右下角单元格拖拽鼠标

第一节 文字处理软件 （三）表格的格式化 表格的格式化有两种：对表格外观的格式化和对表格内容的格式化。 1.表格外观的格式化 大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 （三）表格的格式化 表格的格式化有两种：对表格外观的格式化和对表格内容的格式化。 1.表格外观的格式化 表格外观的格式化包括表格相对页面水平方向的对齐方式、行高、列宽等。 我们选择“表格”菜单的“表格属性”命令在其对话框或“表格”工具栏相应的按钮来实现。 选择“表格”菜单的“自动调整”子菜单可自动调整列宽和均匀分布，其中“根据内容调整表格”是指取最合适的列宽。 选择“格式”菜单的“边框和底纹”命令对表格进行对应格式的设置。

大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 2.表格内容的格式化 表格内容的格式化，包括字体、对齐方式（水平与垂直）、缩进、设置制表位等，这与文本的格式化操作相同。Word为用户提供了30多种预先定义好的格式，有表格的边框、底绞、字体、颜色等，使用时只要选中其中之一，便能快速地编排表格。 选择“表格”菜单的“表格自动套用格式”命令，用户可选择其中的一种格式。 还可以在“要应用的格式”和“将特殊格式应用于”选项中选择所需复选框，用于部分地应用于所选格式的排版样式。

第一节 文字处理软件 （四）表格的统计和排序 1.表格的统计 Word中提供了在表格中可以快速的进行数值的加、减、乘、除及平均值等计算功能； 大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 （四）表格的统计和排序 1.表格的统计 Word中提供了在表格中可以快速的进行数值的加、减、乘、除及平均值等计算功能； 还提供了常用的统计函数供用户调用，统计函数包括求和（Sum）、平均值（Average）、最大值（Max）、最小值（Min）、条件统计（If）等。 在Word中通过“表格”菜单的“公式”命令来调用函数或直接输人计算公式。 但是这些统计功能有局限性，与Excel电子表格相比，自动化能力差，编辑效率低。因此，复杂的表格统计工作应该使用Excel软件。

第一节 文字处理软件 2.表格的排序 Word中还可对表格按数值、笔画、拼音、日期等方式以升序或降序进行排序。 大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 2.表格的排序 Word中还可对表格按数值、笔画、拼音、日期等方式以升序或降序进行排序。 在Word中，可选择多列排序，即当该列（主关键字）内容有多个相同的值时，可根据另一列（次关键字）排序，依此类推，最多可选择3个关键字排序的次序。

大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 （五）由表生成统计图 Word提供了将表格的部分或全部数据生成各种统计图，有直方图、饼图、折线图等，从而达到图文并茂的效果。 首先选中要作图的数据。 然后执行“插入”菜单的“对象”命令后在其对话框中选择“Microsoft Graph图表”。 在出现的“数据表”窗口加标题等，在出现的工具栏中进行行、列的选择。

第一节 文字处理软件 五、图形 作为一个好的文字处理软件，不但能处理文字、表格，而且能够在文档中插入各种图形，并能实现图文混排。 大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 五、图形 作为一个好的文字处理软件，不但能处理文字、表格，而且能够在文档中插入各种图形，并能实现图文混排。 （一）图形的插入 Word 2002能处理的图形文件有： 1.在剪辑库中包含的剪贴画。 2.图文符号库中各类图符。 3.通过“绘图”工具栏中的“自选图形”下拉菜单选择的 各种图形对象。 4.“艺术字”工具栏建立的特殊视觉效果的艺术字。 5.使用数学公式编辑器建立的数学公式。 6.截取的屏幕图像或界面图标 各种图形文件，包括扩展名为.bmp、.wmf、.gif、.tif、.jpg等文件。 可以通过“插入”菜单的“图片”命令来实现前6种图形的插入。 数学公式建立通过“插入”菜单的“对象”命令，选择“Microsoft公式3．0”进行公式编辑。

第一节 文字处理软件 （二）图片的编辑和格式化 对插入的图片，可进行编辑和格式化操作： 大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 （二）图片的编辑和格式化 对插入的图片，可进行编辑和格式化操作： 缩放、裁剪、复制、移动、旋转等编辑操作。 组合与取消组合、叠放次序、文字环绕方式等图文混排操作。 填充、边框线、颜色、对比度、水印等格式化操作。 可以通过“图片”工具栏或“格式”菜单的“设置图形格式”命令或对应的快显菜单来实现。 重设图片 插入图片 降低对比度 增加对比度 降低亮度 向左旋转 压缩图片 设置图片格式 颜色 增加亮度 裁剪 线型 文字环绕 设置透明色 文字环绕的四种效果

第一节 文字处理软件 （三）文字图形效果的实现 文字图形效果就是输入的是文字，以图形方式编辑、格式化等处理。 大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 （三）文字图形效果的实现 文字图形效果就是输入的是文字，以图形方式编辑、格式化等处理。 1.首字下沉：在报刊文章中，经常看到文章的第一个段落的第一个字比较大，其目的就是希望引起读者的注意，并由该字开始阅读。 选择“格式”菜单的“首字下沉”命令将插入点所在段落的首字变成图形效果，还可进行字体、位置布局等格式设置。 2.艺术字：为达到美化文字的效果，可以对某些文字进行艺术化处理，将这些文字设置为艺术字。 通过“插入”菜单的“图片”、“艺术字”命令或“艺术字”工具栏的 按钮实现。 插入艺术字 设置图片格式 文字环绕 艺术字竖排 字间距 艺术字库 艺术字形状 字母等高 对齐方式 编辑文字

大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 3.公式 在科学计算中，有大量的数学公式、数学符号要表示，利用公式编辑器（Equation Editor）可以方便地实现，并且能自动调整公式中各元素的大小、间距和格式编排等。产生的数学公式也可以和前面介绍的图形处理方法一样进行各种图形编辑操作。 通过选择“插入”菜单的“对象”命令，在其对话框中选择“Microsoft公式3.0”，显示公式工具栏和公式输人框， 其中，“符号”栏插入各种数学字符； “模板”栏插入一些积分、矩阵等公式符号。 利用“符号”栏和“模板”栏编辑的数学公式如下：

第一节 文字处理软件 六、高效排版 为了提高排版的效率，字处理软件提供了一系列的高效排版功能，包括样式、模板、生成目录等。 （一）样式 大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 六、高效排版 为了提高排版的效率，字处理软件提供了一系列的高效排版功能，包括样式、模板、生成目录等。 （一）样式 样式是一组己命名的字符和段落格式的组合。 样式的种类： 字符样式：保存了对字符的格式化，如文本的字体和大小、粗体和斜体、大小写以及其他效果等； 段落样式：保存了字符和段落的格式，如字体和大小、对齐方式、行间距和段间距以及边框等。 使用样式的好处： 若文档中有多个段落使用了某个样式，当修改了该样式后，即可改变文档中带有此样式的文本格式； 对长文档有利于构造大纲和目录等。

第一节 文字处理软件 1.使用已有样式 要使用已有的样式，可将插入点定位在要使用样式的段落，在“格式”工具栏的“样式”框中选择已有的样式； 大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 1.使用已有样式 要使用已有的样式，可将插入点定位在要使用样式的段落，在“格式”工具栏的“样式”框中选择已有的样式； 更丰富的样式使用可在“样式和格式”任务窗格的“显示”下拉列表框选择“所有样式”，在“请选择要应用的样式”列表框显示Word提供的所有样式，根据需要选择对应的样式。

第一节 文字处理软件 2.新建样式 3.修改和删除样式 用户可以和系统提供的样式一样使用。 （1）修改式样： （2）删除式样： 大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 2.新建样式 用户可以和系统提供的样式一样使用。 单击“样式和格式”任务窗格的“新样式”按钮 在“新建样式”对话框中输人样式名 选择“样式类型”、“样式基于”、“该样式的格式”等即可创建一个新样式。 3.修改和删除样式 （1）修改式样： 要改变文本的外观，只要修改应用于该文本的样式格式，即可使应用该样式的全部文本都随着样式的更新而更新。 修改样式只要在“样式和格式”中选择所要修改的样式，在其下拉列表框中选择“修改”菜单项，在“修改样式”对话框设置所需的格式即可。 （2）删除式样： 选择“删除”菜单项即可。这时，带有此样式的段落自动应用“正文”样式。

第一节 文字处理软件 （二）模板 模板决定文档的基本结构和文档设置，即文档的框架，为创建新文档提供了方便。 大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 （二）模板 模板决定文档的基本结构和文档设置，即文档的框架，为创建新文档提供了方便。 模板，就是预先设置好的最终文档外观框架的特殊文档，其文件的扩展名为 .dot。 Word提供的模板一般存放在Template文件夹下。它们默认情况下选择创建的“空白文档”使用的是Normal.dot模板，它规定了正文为五号、宋体，文档内容为空白。Word提供的模板包括： 信函与传真 备忘录、 简历、 新闻稿、 议事日程、 Web主页 若选择其它模板创建新文档，可在任务窗格选择新建文档后，在模板中进行选择。

第一节 文字处理软件 （三）生成目录 要生成目录，必须对文档的各级标题进行格式化，通常利用样式栏中的“标题”进行统一格式化。 大学计算机基础——沈阳药科大学 第一节 文字处理软件 （三）生成目录 要生成目录，必须对文档的各级标题进行格式化，通常利用样式栏中的“标题”进行统一格式化。 一般情况下，目录分为3级，使用相应的3级“标题1”、“标题2”、“标题3”等样式来格式化，也可以使用其他几级标题样式甚至还可以是自己创建的样式。 使用“插入”菜单的“引用”、“索引和目录”命令，若3级目录不是依次的标题1、标题2、标题3，可单击“选项”按钮，在其对话框进行不同级标题的选择。设置完成后，按“确定”即可生成目录。

大学计算机基础——沈阳药科大学 第二节 电子表格软件 第二节 电子表格软件

大学计算机基础——沈阳药科大学 第二节 电子表格软件 一、电子表格概述 Microsoft Excel Microsoft Excel是一个非常出色的电子表格软件。本节以Excel 2002版为蓝本，简要介绍电子表格的创建、编辑工作簿（工作表）、格式化正作表、数据的管理和分析等方面功能。 电子表格的优点 电子表格具有直观、操作简单、数据即时更新、丰富的数据分析函数等特点，因此在财务、税务、统计、计划、经济分析等许多领域都得到了广泛的应用。 电子表格 电子表格是一种数据处理系统和报表制作工具软件，只要将数据输入到规律排列的单元格中，便可依据数据所在单元格的位置，利用多种公式进行算术运算和逻辑运算，分析汇总各单元格中的数据信息，并且可以把相关数据用各种统计图的形式直观地表示出来。

第二节 电子表格软件 大学计算机基础——沈阳药科大学 1.工作簿（Book） 6.编辑栏 4．单元格地址栏（名称栏） 5.活动单元格 在Excel中用来存储并处理工作数据的文件，以 .xls为扩展名保存。它由若干张工作表组成，默认为3张，以Sheetl～Sheet3来命名，可以更改工作表名称；工作表可根据需要增加或删除，一个工作簿最多255张工作表。 6.编辑栏 对单元格内容进行输入和修改使用。 4．单元格地址栏（名称栏） 每个单元格由惟一的地址进行标识，即列号行号，例如：I4表示第I列第4行的单元格。 为了区分不同工作表的单元格，在地址前加工作表名称，例如：Sheet2！I3表示Sheet2工作表的I3单元格。 5.活动单元格 指当前正在使用的单元格，由黑框框住，本例I4为活动单元格。 3.单元格 行和列的交叉为单元格，输入的数据保存在单元格中。 2.工作表（Sheet） Excel窗口的主体，由若干行（行号1～65536）、若干列（列号A，B，·…，Y，Z，AA，AB，…，IV，共256列）组成。

对工作表的基本操作包括输入数据和公式，工作表的编辑和格式化。 大学计算机基础——沈阳药科大学 第二节 电子表格软件 二、工作表基本操作 对工作表的基本操作包括输入数据和公式，工作表的编辑和格式化。 （一）输入数据 1.直接输入数据： 可直接在单元格或编辑栏输入数据。默认情况下数值型数据右对齐，文本型数据左对齐。 （1）文本的输入： 对于数字形式的文本型数据，如学号、身份证号等，数字前加单引号输入，如：’040001，否则被识别为数字数据。 输入的文字长度超出单元格宽度时，若右边单元格无内容，则扩展到右边列；否则将截断显示。

第二节 电子表格软件 （2）数值的输入： （3）日期时间数据的输入： 大学计算机基础——沈阳药科大学 第二节 电子表格软件 （2）数值的输入： 数值除了数字（0～9）组成的字符串外，还包括＋、－、E、e、＄、／、%以及小数点（．）和千分位符号（，）等特殊字符（如＄50，000）。 如输入数据太长，Excel 自动以科学计数法表示，例如：输入123451234512，则以1．23E＋11科学计数法显示；若单元格宽度不够，则以若干个“# ”显示； 若输入分数，需先输入0和空格，否则会当成日期型数据。 （3）日期时间数据的输入： Excel内置了一些日期时间的格式，其常见日期时间格式为：mm/dd/yy、dd-mm-yy、hh：mm（AM／PM） 表示时间时在AM／PM与分钟之间应有空格，比如7：20 PM，缺少空格将被当作字符数据处理。

第二节 电子表格软件 2.利用“自动填充”功能输入有规律的数据 有规律的数据是指等差、等比、系统预定义的数据填充序列以及用户自定义的新序列。 大学计算机基础——沈阳药科大学 第二节 电子表格软件 2.利用“自动填充”功能输入有规律的数据 有规律的数据是指等差、等比、系统预定义的数据填充序列以及用户自定义的新序列。 自动填充是根据初始值决定以后的填充项。 例如：选中两个单元格，按住右下方的“十”填充柄往下拖曳，系统根据默认的两个单元格的等差关系（差值为4），在拖曳到的单元格内依次填充有规律的数据。 填充柄 (a) (b)

第二节 电子表格软件 自动填充的三种方式： 1 2 3 填充相同的数据 填充序列数据 填充系统或用户自定义序列数据 大学计算机基础——沈阳药科大学 第二节 电子表格软件 自动填充的三种方式： 1 填充相同的数据 相当于复制数据，选中一个单元格，直接拖曳填充柄往水平或垂直方向拖曳。 2 填充序列数据 通过“编辑”菜单的“填充”、“序列”命令，在“序列”对话框进行有关序列选项的选择。 3 填充系统或用户自定义序列数据 通过使用“工具”菜单的“选项”命令，选择“自定义序列”选项卡来添加新序列或修改系统已提供的序列。使用时同填充相同的数据方式进行操作。

大学计算机基础——沈阳药科大学 第二节 电子表格软件 3.从外部导入数据 利用“数据”菜单的“导入外部数据”命令可将其他数据库（如Access、FoxPro 以及Lotus l－2－3等软件产生的数据库文件）的数据导入，还可以导入文本文件等。

大学计算机基础——沈阳药科大学 第二节 电子表格软件 （二）输入有效数据 输入前可利用“数据”菜单的“有效性”进行输入有效数据的设置，以阻止在输入数据时非法数据的输入。当输入数据超出数值设置的有效范围，系统就会禁止输入。 例如：输入学生成绩时进行有效性检验 首先选定要检验的单元格区域； 然后通过“数据”菜单的“有效性”命令，在其对话框的“设置”选项卡设置输入数值范围； 还可以在“输入信息”、“出错警告”选项卡进行相应的设置。

大学计算机基础——沈阳药科大学 第二节 电子表格软件 （三）使用公式与函数 在大型数据报表中，计算统计工作是不可避免的 Excel的强大功能正是体现在计算上，通过在单元格中输入公式和函数，对表中数据进行总计、平均、汇总以及其他更为复杂的运算。 从而避免用户手工计算的繁杂和错误 数据修改后公式的计算结果 也自动更新则更是手工计算无法 企及的。

第二节 电子表格软件 1.使用公式 运用公式可方便地对工作表、工作簿的数据进行统计和分析。 大学计算机基础——沈阳药科大学 第二节 电子表格软件 1.使用公式 运用公式可方便地对工作表、工作簿的数据进行统计和分析。 公式是由运算符和参与计算的运算数组成的表达式。运算数可是常量、单元格、数据区域及函数等，其中单元格、数据区域既可以是同一工作表、工作簿的，也可以是不同工作表、工作簿的。 Excel中的公式最常用的是数学运算公式，此外它也可以进行一些关系运算、文字连接运算。它的特征是以“＝”开头，由常量、单元格引用、函数和运算符组成。 运算符的种类： 算术运算符：加(＋)、减(－)、乘(＊)、除(／)、百分号(%)和乘方(＾) 关系运算符： ＝、＞、＜、＞＝、＜＝｀＜＞ 文字连接符： ＆（字符串连接） 运算符的优先级 ： 算术运算符从高到低分3个级别：百分号和乘方、乘除、加减。 关系运算符优先级相同。 在各类运算符中，又以数学运算符最高，文字运算符次之，最后是关系运算符。 优先级相同时，按从左到右的顺序计算。

大学计算机基础——沈阳药科大学 例如：如图所示的部分职工数据，要计算奖金，奖金由两部分组成：每一年工龄加2元和工资的18％，在编辑栏对黄春华的奖金计算公式见编辑栏，其余人的奖金可利用自动填充或复制的方式快速完成。

大学计算机基础——沈阳药科大学 第二节 电子表格软件 2.单元格引用 单元格引用是指用一个引用位置可代表工作表中的一个单元格或一组单元格。引用位置用单元格的地址表示。 通过引用，可在一个公式中使用工作表中不同区域的数据，也可在不同公式中使用同一个单元格数据，甚至是相同或不同工作簿中不同工作表中的单元格数据及其他应用程序中的数据。 例如：公式“＝D3*2＋E3*0.18”中，D3和E3就分别引用了工作表第3行中D、E列上的2个单元格数据。 单元格引用的优点： 公式中常用单元格的引用来代替单元格的具体数据，好处是当公式中被引用单元格数据变化时，公式的计算结果会随之变化。同样，若修改了公式，与公式有关的单元格内容也随着变化。

大学计算机基础——沈阳药科大学 第二节 电子表格软件 单元格引用的种类： 1 相对引用 引用单元格的相对地址，即用字母表示列，用数字表示行。例如“D3*2＋E3*0.18”。它仅指出引用数据的相对位置。 当把一个含有相对引用的公式复制到其他单元格位置时，公式中的单元格地址也随之改变． 2 绝对引用 引用单元格的绝对地址，即在列标和行号前分别加上“＄”（如：$B$4），这样在公式的复制、移动或填充时，绝对地址不会随着公式位置的变化而改变。 3 混合引用 在行列的引用中，一个用相对引用，另一个用绝对引用，如＄E10或B＄6。公式中相对引用部分随公式复制而变化，绝对引用部分不随公式复制而变化。 例如：计算“汤绍”的奖F5时，采用将单元格F3复制后，粘贴到F5上,我们会看到有公式“＝D5*2＋E5*0.18”的计算结果显示在F5中。

大学计算机基础——沈阳药科大学 第二节 电子表格软件 3.使用函数 Excel 2002提供了许多内置函数，为用户对数据进行运算和分析带来极大方便。这些函数涵盖范围包括：财务、日期与时间、数学与三角函数、统计、查找与引用、数据库、文本、逻辑、信息等。 函数的语法形式 函数名称（参数1，参数2，…） 其中参数可以是常量、单元格、区域、区域名、公式或其他函数。 函数输入方法 粘贴函数法：即通过插入菜单的函数命令输入； 直接输入法：即在单元格输入“=”再写相应的函数和公式。

第二节 电子表格软件 （1）常用数学函数 常用 数学 函数 求和函数：SUM(单元格区域) 功能：求某一单元格区域中所有数字之和 大学计算机基础——沈阳药科大学 第二节 电子表格软件 （1）常用数学函数 求和函数：SUM(单元格区域) 功能：求某一单元格区域中所有数字之和 常用 数学 函数 求平均值：AVERAGE (单元格区域) 功能：求某一单元格区域中所 有数字之算术平均值 求最大值：MAX (单元格区域) 功能：求某一单元格区域 中的最大值。 求最小值：MIN(单元格区域) 功能：求某一单元格区域中的最小值。

大学计算机基础——沈阳药科大学 第二节 电子表格软件 （2）逻辑函数 IF函数语法形式：IF（logical一test，value＿if一true，value一if—false） IF函数的作用是根据logical＿test逻辑计算的真假值，返回不同结果。IF可以嵌套7层，用value if false及valuc if true参数可以构造复杂的检测条件。 例如：总分超过260分，就是优秀，否则不做评价。 则表达式应该写成： IF（H4＞260，”优秀”，””）

第二节 电子表格软件 （四）工作表编辑和格式化 1.单元格的编辑 大学计算机基础——沈阳药科大学 第二节 电子表格软件 （四）工作表编辑和格式化 1.单元格的编辑 单元格的编辑主要使用“编辑”菜单。单元格的编辑操作包括对单元格的修改、清除、删除、插入、复制、移动、粘贴与选择性粘贴等操作。 清除的对象是数据，包括全部、格式、内容和批注等选择，单元格本身还在； 删除的对象是单元格，删除后选取的单元格连同里面的数据都从工作表中消失。 “选择性粘贴”可以粘贴单元格中的部分特性。 目的 选项 含义 粘 贴 全部 默认设置，将源单元格所有属性都粘贴到目标区域中 公式 只粘贴单元格公式而不粘贴格式、批注等 数值 只粘贴单元格中显示的内容，而不粘贴其他属性 格式 只粘贴单元格的格式，而不粘贴单元格内的实际内容 批注 只粘贴单元格的批注而不粘贴单元格内的实际内容 有效性 只粘贴源区域中的有效数据规则 边框除外 只粘贴单元格的值和格式等，但不粘贴边框 列宽 将某一列的宽度粘贴到另一列中 运 算 无 加 减 乘 除 默认设置，不运算，用源单元格数据完全取代目标区域中数据 源单元格中数据加上目标单元格数据再存入目标单元格 源单元格中数据减去目标单元格数据再存入目标单元格 源单元格中数据乘以目标单元格数据再存入目标单元格 源单元格中数据除以目标单元格数据再存入目标单元格 跳过空单元格 避免源区域的空白单元格取代目标区域的数值，即源区域中空白单元格不被粘贴 转置 将源区域的数据行列交换后粘贴到目标区域

第二节 电子表格软件 2.工作表的编辑 工作表的编辑是指对整个工作表的删除、插入、重命名、复制和移动。 大学计算机基础——沈阳药科大学 第二节 电子表格软件 2.工作表的编辑 工作表的编辑是指对整个工作表的删除、插入、重命名、复制和移动。 可利用指向工作表标签的快显菜单进行相应的操作。

第二节 电子表格软件 3.工作表的格式化 工作表的格式化实质是对单元格的数据进行格式化。 使用“格式”工具栏 大学计算机基础——沈阳药科大学 第二节 电子表格软件 3.工作表的格式化 工作表的格式化实质是对单元格的数据进行格式化。 使用“格式”工具栏 使用“格式”菜单的“单元格”命令，“单元格格式”对话框它有6个选项卡。内容是数字、对齐、字体、边框、图案和保护等。数据的格式化一般由用户根据上述六个方面进行相应的格式设置，自由、灵活，可设计出个性化表格。 使用“格式”菜单的“自动套用格式”命令，系统预定义好了10多种的制表格式供用户套用，这样既可节省大量的时间，又有较好的效果。 使用“条件格式”功能根据设置的条件，动态地显示有关的格式，非常实用。 居中 干位分 减少小 增加 隔样式 数位数 缩进量 填充色 货币样式 右对齐 加粗 下划线 合并及 百分比 居中 样式 减少 边框 缩进量 字体颜色 倾斜 左对齐 增加小数位数

第二节 电子表格软件 典型格式化 （1）设置“对齐”格式 大学计算机基础——沈阳药科大学 第二节 电子表格软件 典型格式化 （1）设置“对齐”格式 默认情况下，Excel根据输入数据自动调节对齐格式，比如文字内容向左对齐、数值内容向右对齐等。利用“单元格格式”对话框的“对齐”选项卡可以自行设置单元格的对齐方式。 “水平对齐”命令包括常规、左缩进、居中、靠左、填充、两端对齐、跨列居中、分散对齐。 “垂直对齐”命令包括靠上、居中、靠下、两端对齐、分散对齐。 “文本控制”复选框解决单元格中文字较长，被“截断”的情况： “自动换行”对输入文本根据单元格列宽自动换 行； “缩小字体填充”减小单元格中的字符大小，使数据的宽度与列宽相同。 “合并单元格”将多个单元格合并为一个单元格，和“水平对齐”列表框的“居中”按钮结合，一般用于标题的对齐显示。在“格式”工具栏的“合并及居中”按钮直接提供了该功能。 “方向”框用来改变单元格中文本旋转的角度，角度范围为－90°～90°。

大学计算机基础——沈阳药科大学 第二节 电子表格软件 设置列宽和行高 用户建立工作表时，所有单元格具有相同的宽度和高度。在默认情况下，当单元格中输入的字符串超过列宽时，超长的文字被截去，数字则用“＃＃＃＃”表示。这时，完整的数据还在单元格中，只是没有显示。可以调整行高和列宽，以便于数据的完整显示。 列宽和行高的调整可以用鼠标来完成：鼠标指向要调整列宽（或行高）的列标（或行标）的分隔线上，鼠标指针会变成一个双向箭头的形状，拖曳分隔线至适当的位置。 列宽和行高的精确调整：通过“格式”菜单中的“列”或“行”子菜单进行所需的设置。 “最合适的列宽”命令：取选定列中最宽的数据为宽度自动调整，“最合适的行高”取选定行中最高的数据为高度自动调整； “隐藏”命令将选定的列或行隐藏。例如，要对C、D两列的内容隐藏，只要选定该两列，选择“格式”菜单的“列”、“隐藏”命令；“取消隐藏”命令将隐藏的列或行重新显示。

大学计算机基础——沈阳药科大学 第二节 电子表格软件 使用“条件格式” 例如，在计算机打印大量的学生成绩单时，一般无法用传统红色打印不及格的成绩，为了使得对不及格的成绩用醒目的方式表示（如加图案等），可利用“条件格式”对话框进行设置。 “条件格式”对话框提供了最多3个条件表达式，也就是可以对不同表达式设置不同的格式。如处理学生成绩时，对不及格、及格、优的不同分数段的成绩以不同的格式显示。 对已设置的条件格式可以利用“删除”按钮进行格式删除；利用“添加”按钮进行条件格式的添加。

大学计算机基础——沈阳药科大学 第二节 电子表格软件 三、数据图表 电子表格除了强大的计算功能外，也提供了将数据或统计结果以各种统计图表的形式显示，使得数据更加形象，更直观地反映数据的变化规律和发展趋势，作为决策分析使用。当工作表中的数据源发生变化时，图表中对应项的数据也自动更新。 Excel中的图表类型有10多种，有二维图表和三维图表，每一类又有若干种子类型。

第二节 电子表格软件 （一）创建图表 图表创建方式： 对选定的数据源直接按F11键快速创建图表； 大学计算机基础——沈阳药科大学 第二节 电子表格软件 （一）创建图表 图表创建方式： 对选定的数据源直接按F11键快速创建图表； 利用“插入”菜单的“图表”命令或图表向导按钮创建图表，分4个步骤进行： 图表类型 选择图表类型和子类型。 源数据 选定图表的源数据区域和显示方式（按列或行方式）。 图表选项 图表上添加说明性文宇，更直观反映图表情况。 位置 图表放置的位量，有嵌入式（与数据源在同一工作表）和独立图表(单独在一个工作表)。 通常，我们利用图表向导建立图表，可以创建个性化的图表。

图表编辑是指对更改图表类型及对图表中各个对象的编辑，包括数据的增加、删除等。一般通过指向图表的快显菜单，选择对应的菜单项然后进行相应的编辑。 大学计算机基础——沈阳药科大学 第二节 电子表格软件 （二）图表的编辑 图表编辑是指对更改图表类型及对图表中各个对象的编辑，包括数据的增加、删除等。一般通过指向图表的快显菜单，选择对应的菜单项然后进行相应的编辑。 1.图表对象的编辑 对图表对象名的显示有3条途径： 单击“图表”工具栏的“图表对象”下拉按钮，将图表对象列出，选中某对象时，图表中的该对象也选中。 名字框也可显示在图表中选中的图表对象名。 鼠标指针停留在某个图表对象上时图表提示功能将显示该图表对象。 图表标题 分类 轴标题 绘图区 图表区 网格线 分类轴 数据标记 数值轴 数值 图例

第二节 电子表格软件 2.图表中数据的编辑 3.图表中文字的编辑 大学计算机基础——沈阳药科大学 第二节 电子表格软件 2.图表中数据的编辑 创建了图表后，图表和创建图表的工作表的数据源之间就建立了联系，如果工作表中的数据源发生变化，则图表中的对应数据会自动更新。 删除数据系列选定所需删除的数据系列，按Del键即可把整个数据系列从图表中删除，不影响工作表中的数据源。 添加数据系列对嵌入式图表，只要选中要添加的数据区域，然后将数据拖曳到图表区；对独立图表通过“图表”菜单的“添加数据”命令来实现。 3.图表中文字的编辑 图表中的文字是指对图表的说明性文字，如：标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志等。 对这些文字的编辑，用 “图表”菜单的“图表选项”命令来实现，也可以选中要编辑的对象按鼠标右键，在快显菜单中选择相应的命令。

第二节 电子表格软件 （三）图表的格式化 图表的格式化是指对图表的各个对象的格式设置，包括文字和数值的格式、颜色、外观等。 大学计算机基础——沈阳药科大学 第二节 电子表格软件 （三）图表的格式化 图表的格式化是指对图表的各个对象的格式设置，包括文字和数值的格式、颜色、外观等。 不同的对象有不同的格式设置选项，通过指向要格式化的对象，利用快显菜单对应的格式命令来实现。

大学计算机基础——沈阳药科大学 第二节 电子表格软件 四、数据管理 电子表格不仅具有简单数据计算处理的能力，还具有数据库管理的一些功能，它可对数据进行排序、筛选、分类汇总等操作，充分发挥了Excel在表格处理方面的优势，使得电子表格得到广泛使用。

大学计算机基础——沈阳药科大学 第二节 电子表格软件 （一）数据清单 数据清单，又称数据列表，是工作表中的一个区域，即一张二维表，它与一般的工作表的格式不同，必须满足以下要求： 与数据库相对应，二维表中的一列为一个字段，一行为一条记录，第一行为表头，由若干个字段名组成。 表中不允许有空行或空列；每一列必须是性质相同、类型相同的数据，如字段名是姓名，则该列存放的必须全部是姓名；不能有完全相同的两行内容。 数据清单既可像一般工作表一样直接迸 行建立和编辑，也可通过“数据”菜单的 “记录单”命令以记录为单位进行编辑。

大学计算机基础——沈阳药科大学 第二节 电子表格软件 （二）数据排序 电子表格可以根据一列或多列的数据按升序或降序对数据清单进行排序。对英文字母按字母次序（默认大小写不区分）、汉字可按笔画或拼音排序。 简单排序：简单排序是指对单一字段按升序或降序排列，一般直接利用工具栏的按钮 来快速地实现，也可通过“数据”菜单的“排序”命令来实现。 复杂数据排序：当排序的字段值相同时，可使用最多对3个字段进行三级复杂排序，通过“数据”菜单的“排序”命令来实现。 自定义排序次序 通过“数据”菜单的“排序”命令对话框中的“选项”命令，可以对数据进行自定义排序。例如，改变排序的方向（按行）；对汉字按笔画排序；对英文字母区分大小写等。

大学计算机基础——沈阳药科大学 第二节 电子表格软件 （三）数据筛选 数据筛选就是根据指定的条件对数据清单中的数据进行检索，是对数据库记录进行快速查找的常用方法。经过筛选，将满足条件的数据显示出来，不满足条件的数据隐藏起来（注意数据没有被删除），当筛选条件被删除，隐藏的数据又恢复显示。 筛选方式： 自动筛选：对单个字段建立筛选，多字段之间的筛选是逻辑与的关系，操作简便，能满足大部分人的要求； 高级筛选：对复杂条件建立筛选，要建立条件区域。

第二节 电子表格软件 1.自动筛选 利用“数据”菜单的“筛选”、“自动筛选”命令，进人筛选状态， 大学计算机基础——沈阳药科大学 第二节 电子表格软件 1.自动筛选 利用“数据”菜单的“筛选”、“自动筛选”命令，进人筛选状态， 在所需筛选的字段名下拉列表框选择所要筛选的确切值，或通过“自定义”输入筛选的条件。 如果想取消自动筛选功能，可选择“数据”菜单“筛选”、“全部显示”，则数据恢复显示，但筛选箭头并不消失。而选择“数据”菜单“筛选”、“自动筛选”命令，则所有列标题旁的筛选箭头消失，所有数据恢复显示。 例如：对学生成绩表要筛选出总分高于250分、并且数学分高于80分的男学生。 这里通过3个字段筛选，前两个字段总分、数学因为分数在一定范围内，必须通过“自定义”来设置筛选的条件；后一个直接在性别字段栏选择“男”就可。

大学计算机基础——沈阳药科大学 第二节 电子表格软件 2.高级筛选 利用自动筛选对各字段的筛选是逻辑与的关系，即同时满足各个条件。但若要实现逻辑或的关系，则必须借助于高级筛选。 使用高级筛选除了数据清单区域外，还可以在数据清单以外的任何位置建立条件区域，条件区域至少是两行，第一行必须是与数据清单相应字段精确匹配的字段。同一行上的条件关系为逻辑与，不同行之间为逻辑或。筛选的结果可以在原数据清单位置显示，也可以在数据清单以外的位置。 例如：要找到这样的女学生，其高数成绩为98或者专业是数学、国贸。 首先在数据清单以外的位置建立条件区，输人条件；然后选择“数据”菜单“筛选”、“高级筛选”命令，在其对话框内进行数据区域和条件区域的选择。

大学计算机基础——沈阳药科大学 第二节 电子表格软件 （四）分类汇总 分类汇总就是对数据清单按某个字段进行分类，将字段值相同的连续记录作为一类，进行求和、平均、计数等汇总运算； 针对同一个分类字段，可进行多种汇总。 分类汇总的前提是，必须对要分类的字段进行排序，即先排序后分类。 在分类汇总时要区分清楚对哪个字段分类、对哪些字段汇总、汇总的方式，在分类汇总对话框中逐一设置。

第二节 电子表格软件 1.简单汇总 对数据清单的一个字段仅做一种方式的汇总，称为简单汇总。 例如：求各专业学生的各门课程的平均成绩。 大学计算机基础——沈阳药科大学 第二节 电子表格软件 1.简单汇总 对数据清单的一个字段仅做一种方式的汇总，称为简单汇总。 例如：求各专业学生的各门课程的平均成绩。 根据分类汇总要求，是对专业分类，对各门课程进行汇总，汇总方式是求平均值。操作如下： 首先对专业字段进行排序， 然后选择“数据”菜单“分类汇总”命令，在对话框进行相应的选择。

第二节 电子表格软件 2.嵌套汇总 对同一字段进行多种方式的汇总，则称为嵌套汇总。 大学计算机基础——沈阳药科大学 第二节 电子表格软件 2.嵌套汇总 对同一字段进行多种方式的汇总，则称为嵌套汇总。 例如：上例在求各专业学生的各门课程的平均成绩基础上，还要统计各专业的人数。 可分两次进行分类汇总，本例先求平均分，再统计人数，这时在“分类汇总”对话框内对“替换当前分类汇总”的复选框不能选中。 若要取消分类汇总，可选择“数据”菜单“分类汇总”命令，在对话框中选“全部删除”按钮。

大学计算机基础——沈阳药科大学 第三节 演示文稿软件 第三节 演示文稿软件

第三节 演示文稿软件 本节 PowerPoint 内容 2002 演示文稿软件就是制作幻灯片及播放的应用软件。 大学计算机基础——沈阳药科大学 第三节 演示文稿软件 现在随着计算机的日益普及，在各种场合利用 幻灯片来展示演讲内容，都会起到非常好的效果。 演示文稿软件就是制作幻灯片及播放的应用软件。 Office系列中的PowerPoint、WPS Office 2002的金山演示都是集文字、图形、动画、声音于一体的专门制作演示文稿的多媒体软件。 本节 内容 PowerPoint 2002

第三节 演示文稿软件 一、创建演示文稿 PowerPoint在启动时会自动创建一张“主、副标题”版式的空白幻灯片， 大学计算机基础——沈阳药科大学 第三节 演示文稿软件 一、创建演示文稿 PowerPoint在启动时会自动创建一张“主、副标题”版式的空白幻灯片， 也可以在PowerPoint启动后，通过选择“文件”菜单的“新建”命令，在出现的“新建演示文稿”任务窗格中选择的相应选项，创建新幻灯片。 新建演示文稿的四种方式： 空演示文稿 根据设计模板 根据内容提示向导 根据现有演示文稿

第三节 演示文稿软件 1.使用“空演示文稿”创建演示文稿 2.“根据设计模板”创建演示文稿 大学计算机基础——沈阳药科大学 第三节 演示文稿软件 1.使用“空演示文稿”创建演示文稿 单击“新建演示文稿”任务窗格中的“空演示文稿”选项，或单击“常用”工具栏上的新建按钮，即可创建一张包含“主、副标题”版式的新幻灯片，该片不包含任何背景图案，内容，但包含了31种自动版式供用户选择。 通过“插入”菜单选择相应的命令选项，来添加所需要的设计元素或效果，如：背景、文本框、自定义图形等内容。 2.“根据设计模板”创建演示文稿 利用PowerPoint提供的某一个现有的模板来自动快速形成每张幻灯片的外观。

第三节 演示文稿软件 3.“根据内容提示向导”创建演示文稿 4.“根据现有演示文稿”创建演示文稿 在向导提示下按步骤完成演示文稿的建立。 大学计算机基础——沈阳药科大学 第三节 演示文稿软件 3.“根据内容提示向导”创建演示文稿 在向导提示下按步骤完成演示文稿的建立。 4.“根据现有演示文稿”创建演示文稿 这种方式实际上是打开一个已有的演示文稿，即在现有的演示文稿的基础上设计新幻灯片的内容。 一张幻灯片设计好后，通过“插入”菜单的“新幻灯片”命令添加新的一张幻灯片。

第三节 演示文稿软件 二、演示文稿的编辑 编辑演示文稿主要是对演示文稿中的幻灯片进行插人、复制、删除、移动等操作。 插入幻灯片 删除幻灯片 大学计算机基础——沈阳药科大学 第三节 演示文稿软件 二、演示文稿的编辑 编辑演示文稿主要是对演示文稿中的幻灯片进行插人、复制、删除、移动等操作。 插入幻灯片 通过“插入”菜单的“新幻灯片”命令在指定的位置插入一张新的幻灯片。 删除幻灯片 在“幻灯片浏览”视图中，可以方便地用鼠标选中某一幻灯片按Delete键即可删除该片。 选中多个连续的幻灯片方法是按Shift键同时单击鼠标。 选中多个不连续的幻灯片的方法是按Ctrl键同时单击鼠标。 在“普通”视图中,则需要在大纲或幻灯片选项卡中先选中要操作的幻灯片，然后按Delete 键来实现上述操作。

大学计算机基础——沈阳药科大学 第三节 演示文稿软件 3．移动和复制幻灯片 在“幻灯片浏览”视图中，可以方便地用鼠标拖动或“编辑”菜单移动和复制幻灯片（鼠标拖动时按ctrl键为复制操作）。 在“普通”视图中,则需要在大纲或幻灯片选项卡中先选中要操作的幻灯片，然后通过鼠标拖动或“编辑”菜单的命令来实现上述操作。

第三节 演示文稿软件 三、演示文稿的修饰 （一）在幻灯片上添加对象 大学计算机基础——沈阳药科大学 第三节 演示文稿软件 三、演示文稿的修饰 （一）在幻灯片上添加对象 用户在建立幻灯片时通过选择“幻灯片版式”为插人的对象提供了占位符，插入所需的文本、图片、表格等对象。此外，在PowerPoint中还提供了插人声音和影片、动作、超链接等操作。 1. 在幻灯片中插入文字信息 可以添加到幻灯片的文本有4种类型： 占位符文本 自选图形中的文本 文本框中的文本 艺术字文本 其中占位符文本可以根据幻灯片上的提示直接插入，其它文本的插入与Word中的操作基本一致。

第三节 演示文稿软件 2. 在幻灯片中插入图片 3. 在幻灯片中插入影片和声音 大学计算机基础——沈阳药科大学 第三节 演示文稿软件 2. 在幻灯片中插入图片 通过“插入”菜单的“图片”命令中的选项可以插入各种图片。插入图片的操作和Word中的操作基本一致。 3. 在幻灯片中插入影片和声音 通过“插入”菜单的“影片和声音”命令中的选项可以插入影片和声音等多媒体信息。 插入声音文件后会出现一个对话框，询问是否要在放映幻灯片时自动播放该声音，若为否则需要在放映时，单击幻灯片上的插入标记才会播放。 成功插入声音文件后，在幻灯片中央位置上以一个插入标记图标 显示。

大学计算机基础——沈阳药科大学 第三节 演示文稿软件 4. 插入超链接 在幻灯片中添加超链接，然后利用它转跳到同一文档的某张幻灯片；或者转跳到其他的文档，如另一演示文稿、Word文档、公司Intranet地址电子邮件等。 插入超级链接的方式： 在幻灯片对象上插入超链接 以动作按钮表示的超级链接

第三节 演示文稿软件 （1）在幻灯片对象上插入超链接 可以超链接创建在幻灯片中的任何对象上，其方法是： 大学计算机基础——沈阳药科大学 第三节 演示文稿软件 （1）在幻灯片对象上插入超链接 可以超链接创建在幻灯片中的任何对象上，其方法是： 选定要做超级链接的对象（文字或图片等）， 选择“插入”菜单的“超链接”命令可进人“编辑超链接”对话框，其中： 原有文件或Web页：超链接到其他文档、应用程序或由网站地址决定的网页。 本文档中的位置：超链接到本文档的其他幻灯片中。 新建文档：超链接到一个新文档中。 电子邮件地址：超链接到一个电子邮件地址。 进行上述超级链接的有关设置后，文字对象上将出现下划线。在幻灯片放映时，当鼠标指向超链接对象时，会出现一个手形标记。

第三节 演示文稿软件 （2）以动作按钮表示的超级链接 通过“幻灯片放映”菜单的“动作按钮”命令也可实现超链接，超级链接以按钮形式表示。 大学计算机基础——沈阳药科大学 第三节 演示文稿软件 （2）以动作按钮表示的超级链接 通过“幻灯片放映”菜单的“动作按钮”命令也可实现超链接，超级链接以按钮形式表示。 动作按钮最主要的设置是：“超级链接到”，可以链接到本文档的另一张幻灯片、网站地址和其他应用程序等。

大学计算机基础——沈阳药科大学 第三节 演示文稿软件 （二）设置幻灯片外观 设置幻灯片外观功能可以快速地设计格局统一且有特色的外观。控制幻灯片外观的方法有三种：母版、设计模板和配色方案。 1. 母版 为了使演示文稿中的幻灯片保持一致的风格和布局，同时提高编辑效率，可通过“母版”功能来设计好一张幻灯片母版。 选择“视图”菜单的“母版”、“幻灯片母版”命令进入幻灯片母版的设计视图。通常使用幻灯片母版进行下列操作： （1）修改字体或项目符号。 （2）插入要在多个幻灯片上显示的相同图片。 （3）更改占位符的位置、大小和格式。 （4）通过“视图”菜单“页眉页脚”命令，设置幻灯片的日期、页脚、编号等。

第三节 演示文稿软件 2. 设计模板 3. 配色方案 PowerPoint提供了大量已设计好的模板，供用户选择使用。 大学计算机基础——沈阳药科大学 第三节 演示文稿软件 2. 设计模板 PowerPoint提供了大量已设计好的模板，供用户选择使用。 通过“幻灯片设计”任务窗格的“设计模板”，显示PowerPoint提供的设计模板，选择所喜欢的模板，使演示文稿的设计既快速又美观。 在PowerPoint中，同一演示文档可以有不同的设计模板，只要先选中幻灯片，再选择所需的模板即可。 3. 配色方案 在设计模板中，已对幻灯片的各个对象的颜色进行了协调的配色，用户也可通过配色方案对幻灯片需要强调的部分进行重新配色。 幻灯片的各个对象是指文本、背景、强调文字等，用不同的颜色表示。用户可以在任务窗格的“背景方案”中选预设的13种配色方案之一，并对选定的配色方案选择“编辑配色方案”的“自定义”选项卡，对各部分进行重新设置。 用户可以通过“格式”菜单“背景”命令改变幻灯片的背景，背景可以有某种颜色、图片或纹理效果等。

在幻灯片放映时，PowerPoint提供了动画、超链接和多媒体技术，为幻灯片的演示锦上添花。这些功能均在“幻灯片放映”视图下真正起效果。 大学计算机基础——沈阳药科大学 第三节 演示文稿软件 （三）设置幻灯片放映 在幻灯片放映时，PowerPoint提供了动画、超链接和多媒体技术，为幻灯片的演示锦上添花。这些功能均在“幻灯片放映”视图下真正起效果。 1. 动画 用户可以为幻灯片上的各个对象如文本、图片、表格、图表等设置动画效果，这样就可以突出重点、控制信息的流程、提高演示的趣味性。 在设计动画时，有两种动画设计：动画方案、自定义动画。

第三节 演示文稿软件 （1）动画方案 动画方案提供了一组基本的动画设计效果，使得用户可快速地设置在幻灯片内对象的动画效果。 大学计算机基础——沈阳药科大学 第三节 演示文稿软件 （1）动画方案 动画方案提供了一组基本的动画设计效果，使得用户可快速地设置在幻灯片内对象的动画效果。 选择“幻灯片放映”菜单的“动画方案”命令后，在“应用于所选幻灯片”列表框中选择一种所需的动画样式。 若要取消动画效果，先选择要取消动画的幻灯片，然后在“应用于所选幻灯片”列表框中选择“无动画”即可。 放映时，只有单击鼠标、按回车键、按↓键或PgDn键时，动画对象才显示。

大学计算机基础——沈阳药科大学 第三节 演示文稿软件 （2）自定义动画 当幻灯片中插人了图片、表格、艺术字等难以区别层次的对象时，或者需要突出某个对象的动画效果时，可以利用“幻灯片放映”菜单的“自定义动画”命令，在其任务窗格来定义幻灯片中各对象的动画效果和显示顺序。 “添加效果”用于对选中的对象添加某类动画效果； 并进行对应子类动画的选择“开始”和“速度”等下拉列表框选择动画激发的动作和动画的显示的速度； 还可以调整动画效果和添加声音等。

大学计算机基础——沈阳药科大学 第三节 演示文稿软件 2. 设置幻灯片间切换效果 幻灯片间的切换效果是指幻灯片放映时两张幻灯片之间切换的动画效果。例如，新幻灯片出现时以水平百叶窗、溶解、盒状展开、随机等方法展现。 选择“幻灯片放映”菜单的“幻灯片切换”命令可在“幻灯片切换”任务窗格进行所需的动画效果选择。 其中“换片方式”可以用鼠标单击人工切换；也可以设置间隔的时间实现自动切换。

第三节 演示文稿软件 3. 设置放映方式 在幻灯片放映前可以根据使用者的不同，通过设置放映方式满足各自的需要。有三种放映方式： 大学计算机基础——沈阳药科大学 第三节 演示文稿软件 3. 设置放映方式 在幻灯片放映前可以根据使用者的不同，通过设置放映方式满足各自的需要。有三种放映方式： 演讲者放映（全屏幕） 以全屏幕形式显示。演讲者可以控制放映的进程，用绘图笔进行勾画。适用于大屏幕投影的会议、上课。 观众自行浏览（窗口） 以窗口形式显示，可浏览、编辑幻灯片。适用于人数少的场合。 在展台放映（全屏） 以全屏形式在展台上做演示用。按事先预定的或通过“幻灯片放映”菜单的“排练计时”命令设置的时间、次序放映，不允许现场控制放映的进程。

第三节 演示文稿软件 4. 将演示文档发布到Web服务器 大学计算机基础——沈阳药科大学 第三节 演示文稿软件 4. 将演示文档发布到Web服务器 当前，PowerPoint使用最广泛的是应用于教学。由于演示文稿制作简单，图、文、声并茂，大量的电子教案都利用PowerPoint来制作。可将电子教案发布到Web服务器，便于教学资源的充分共享。有三种形式向Web服务器发布： 以原．ppt格式的演示文稿，可以编辑演示文稿。 用“文件”菜单的“另存为Web页”命令保存Web页，文件扩展名为.htm，并创建一个与演示文稿同名的文件夹（包含支持文件，如项目符号、背景纹理和图形等）。 以“文件”菜单的“另存为”命令保存为Web档案文件，扩展名为.mht。Web档案文件将Web站点的所有元素（包括文本和图形等）都保存到这一个文件中，便于管理。 当向Web服务器发布后，使用者就可以通过网络浏览该演示文稿了。

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