第3章 文字处理 Word203

第3章 文字处理 Word2003） 本章主要内容 目前微型机的两项主要应用：上网和文字处理 文字处理是指利用计算机来编制各种文档，如简历、信函等 需要借助于一种专门的软件—文字处理软件，如Word,WPS等 Word97 → Word2000 → Word 2002 → Word 2003 WPS97 → WPS2000 → WPS Office → WPS office 2003 本章主要内容 文档的基本操作 文本的编辑 文档的排版 文档格式的复制和套用 图文混排 表格处理 打印文档 其他有关功能

3.1 概述 Word主窗口 编辑区 垂直 滚动条 选定栏 Office 助手 Word的启动/退出 插入点 水平标尺 视图切换按钮 标题栏 菜单栏 “常用”工具栏 “格式”工具栏 视图切换按钮 水平标尺 水平滚动条 状态栏 关闭 窗口 按钮 垂直 滚动条 Office 助手 编辑区 选定栏 插入点 任务 窗格

3.2 文档的基本操作 ·进入Word时，系统自动打开一个名为“文档1”的空文档 模板(文档格式) 自动换行 3.2 文档的基本操作 创建文档/输入文本/保存文档/关闭文档/打开文档 1. 创建新文档 ·进入Word时，系统自动打开一个名为“文档1”的空文档 ·单击“常用”工具栏上的“新建空白文档”按钮 ·选择“文件”菜单中的“新建”命令，打开“新建文档”任务窗格，用户可以从中选择一个命令来创建新文档 模板(文档格式) 2. 输入文本 自动换行 段落标记/换行标记 （按Shift+Enter） 即点即输

3 . 保存文档 设置好3个参数：保存位置/文件名/保存类型 “另存为”--- 换名保存 “保存”--- 按原名保存 保存位置 文件名

4. 关闭文档 5. 打开文档 设置好3个参数：查找范围/文件名/文件类型 查找范围 文件名 文件类型

例4.1，例4.2 新建文档→保存→关闭→打开

3.3 文本的编辑 使用鼠标/使用键盘/使用菜单命令 3.3.1 基本编辑技术 插入点的移动 文本的修改(增/删/改) 插入/改写状态 3.3 文本的编辑 3.3.1 基本编辑技术 插入点的移动 使用鼠标/使用键盘/使用菜单命令 文本的修改(增/删/改) 插入/改写状态 删除控制键：Delete及Backspace键 段落的生成/拆分/合并

3.3.2 文本的选定、复制、移动和删除 1. 选定文本 “先选定，后操作” ·选定矩形区域内文本/选定不连续区域的文本 3.3.2 文本的选定、复制、移动和删除 1. 选定文本 “先选定，后操作” ·选定一段文本：鼠标拖动 ·选定某一范围的文本 ·选定一行文本： 单击此行左端的选定栏  ·选定一个段落文本：双击该段落左端的选定栏 ·选定矩形区域内文本/选定不连续区域的文本 ·选定整个文档： 三击任一行左端的选定栏

2. 复制文本 4. 删除文本 1. 利用“常用”工具栏的“复制”和“粘贴”按钮 选定文本→“复制”→移至目标位置→“粘贴” Ctrl+C Ctrl+V 2.利用鼠标拖放方法复制文本 3. 移动文本 与复制文本基本相同 4. 删除文本 选定要删除的文本，再按Delete键或单击“常用”工具栏上的“剪切”按钮

3.3.3 文本的查找与替换 1. 查找文本 先设定开始查找的位置 ，再选择“编辑”菜单中的“查找”命令，然后在 “查找和替换-查找”对话框中输入要查找的文本 2. 替换文本 例4.4 在“照相”文档中，把“照相机”全部替换成“照像机”

3.3.4 撤消与恢复 撤消: 取消用户上一次所做的操作 也可以撤消前面多项操作 恢复: 恢复被“撤消”的各种操作

3.3.5 自动更正 使系统自动更正用户键盘输入时的一些常见错误 如将“teh”更改为“the”，将“高教厅”改为“教育厅”等 3.3.5 自动更正 使系统自动更正用户键盘输入时的一些常见错误 如将“teh”更改为“the”，将“高教厅”改为“教育厅”等 先要建立自动更正的词条表 另一应用：把那些经常使用的较长的词句定义成一个自动更正的词条，用一个短的缩写码取代它。如把“全国计算机等级考试”定义成缩写码“ncre” 。这样可以减少输入时击键次数 选择“工具”菜单中的“自动更正选项”命令

3.4 文档的排版 按一定要求设置文档的外观 三个层次: 字符格式化 段落格式化 页面设置 3.4 文档的排版 按一定要求设置文档的外观 三个层次: 字符格式化 段落格式化 页面设置 字符格式化: 选择字体、字号、字形、颜色、字间距等 段落格式化：段落缩进、文本对齐方式、行间距、段落间距等 页面设置 ：纸张大小、页边距、页码、页眉/页脚等

3.4.1 字符格式化 字符格式设置：可以用“格式”工具栏的有关命令按钮来实现，也可以通过“字体”对话框来完成 1. 字体、字号及字形 3.4.1 字符格式化 1. 字体、字号及字形 中文字体有宋体、仿宋、黑体、楷体、隶书等二十多种 字形包括常规、倾斜、加粗、加粗倾斜四种 字号用来确定字符的高度和宽度，一般以“磅”或“号”为单位，1磅为1/72英寸。字号从大到小分为若干级，最大字号是“初号”，它与42磅字大小相当，而小五号字与9磅字大小相当 字符格式设置：可以用“格式”工具栏的有关命令按钮来实现，也可以通过“字体”对话框来完成

“字体”对话框

2. 字符的修饰效果

3. 字符的间距和缩放 字符间距是指相邻两个字符之间的距离 缩放是指缩小或扩大字符的宽、高的比值，用百分数来表示 缩放值为100％时，字的宽高为系统默认值；缩放值大于100%时为扁形字；小于100%时为长形字 位置升降是指字符可以在标准位置上升降

3.4.2 段落格式化 每当按下回车键就形成了一个段落 段落格式化设置：段落缩进、文本对齐方式、 行间距及段间间距等 3.4.2 段落格式化 每当按下回车键就形成了一个段落 段落格式化设置：段落缩进、文本对齐方式、 行间距及段间间距等 段落格式化操作 只对插入点或所选定文本所 在的段落起作用

1. 段落缩进 段落缩进是指段落中的文本到正文区左、右边界的距离 1. 段落缩进 段落缩进是指段落中的文本到正文区左、右边界的距离 包括段落左缩进、右缩进和首行缩进。其缩进的距离可由水平标尺上对应的三个缩进标记来指示 左缩进标记 首行缩进标记 右缩进标记 右缩进 左缩进 首行缩进 正文区右边界 正文区左边界

“段落”对话框

2. 对齐方式 4. 查看段落格式 对齐方式通常有：两端对齐、左对齐、居中、右对齐和分散对齐五种方式 3. 设置间距 2. 对齐方式 对齐方式通常有：两端对齐、左对齐、居中、右对齐和分散对齐五种方式 设置操作：使用“格式”工具栏上对齐方式按钮 使用“段落”对话框 3. 设置间距 包括段落中的行间距，以及本段落与前段(段前)、本段落与后段(段后)的间距的设置 4. 查看段落格式 执行“帮助”菜单中的“这是什么?”命令，鼠标指针变成问号箭头时，单击要查看的文本，Word将显示相应段落格式和字符格式的信息

3.4.3 页面设置 设置页面格式，诸如纸张大小、页边距、页码、页眉／页脚等 纸张大小和页边距决定了正文区的大小 正文区宽度＝纸张宽度-左边距-右边距 正文区高度＝纸张高度-上边距-下边距

纸张宽度 正文区 左边界 页眉 上边距 左边距 右边距 下边距 正文区 右边界 正文宽度 正 文 高 度 纸 张 高 度 正文区 页脚

1. 设置纸张大小 (1) 选择“文件”菜单中的“页面设置”命令，系统弹出“页面设置”对话框 (2) 选择“纸型”选项卡  (3) 在“纸型”下拉列表框中选择一种纸张规格

2.设置页边距 页边距是指正文区与纸张边缘的距离。在纸张大小确定以后，正文区的大小就由页边距来决定

3.插入页码 (1) 选择“插入”菜单中的“页码”命令 (2) 分别在“位置”和“对齐方式”下拉列表框中选择一个合适的选项 (3) 设置页码格式 如果文档已设有页眉或页脚，则页码将被添加到已有的页眉或页脚中 删除页码：选择“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令

4.页眉和页脚 格式设置 在“文件”菜单中选择“页面设置”命令，然后在“页面设置”对话框中设置“页眉”值和“页脚”值，以及按需选择“奇偶页不同”和“首页不同”选项 内容设置 在“视图”菜单中选择“页眉和页脚”命令，然后在“页眉和页脚”工具栏上，利用“插入页码”、“插入日期”、“插入时间”、“在页眉/页脚间切换”等按钮，进行内容设置 也可以在页眉/页脚编辑区中输入有关内容

3.5 文档格式的复制和套用 减少重复的排版操作，保证格式的一致性 ●格式刷 用格式刷复制格式(字符格式和段落格式) 3.5 文档格式的复制和套用 减少重复的排版操作，保证格式的一致性 ●格式刷 用格式刷复制格式(字符格式和段落格式) ●样式 用样式名表示的预先设置好的格式 可直接套用 ●模板 设置整个文档的格式

3.5.1 格式刷 当我们设置好某一文本块或段落的格式后，可以使用“常用”工具栏上的“格式刷”工具，将设置好的格式快速地复制到其他一些文本块或段落中 1. 复制字符格式 ·选定已经设置格式的文本 ·单击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，此时鼠标指针变成“刷子”形状 ·在要排版的文本区域拖动(即选定文本) 2. 复制段落格式 ·选定含有复制格式的段落（或选定段落标记） ·单击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮(若复制到多个段落则双击)，鼠标指针变成“刷子”形状 ·把鼠标指针拖过要排版的段落标记

3.5.2 样式 样式是用样式名表示的一组预先设置好的格式，如字符的字体、字形和大小，文本的对齐方式、行间距和段间距等 3.5.2 样式 样式是用样式名表示的一组预先设置好的格式，如字符的字体、字形和大小，文本的对齐方式、行间距和段间距等 用户只要预先定义好所需的样式，以后就可以对选定的文本直接套用这种样式 如果修改了样式的格式，则文档中应用这种样式的段落或文本块将自动随之改变，以反映新的变化

1. Word内置样式 先选定要格式化的文本，再打开“格式”工具栏上的“样式”下拉列表框，选择所需的样式名，则所选定的文本将会按照样式重新格式化

2. 创建新样式 新建段落样式的最简单方法：在“样式”列表框中增添新样式 例4.9 建立名称为“校名”的段落样式 例4.9 建立名称为“校名”的段落样式 (1)选定某一个校名(如“北京大学”)所在段落 (2)在“格式”工具栏上选择“幼圆”字体、“小四号”、“加粗”、“倾斜”、“蓝色”和“两端对齐” (3)单击“格式”工具栏上的“样式”列表框，使之处于反白显示状态，再输入样式名“校名” 最后按回车键来结束输入 样式名

3. 应用样式 创建一个样式，实质上就是定义一个格式化的属性。可以应用它来对其他段落或文本块进行格式化  例4.10 利用已建立的“校名”样式，对其他校名进行格式化处理 (1) 选定要处理的段落(如“中山大学”所在段落) (2) 单击“格式”工具栏上的“样式”框右端的向下箭头，从列表中选择“校名”样式

3. 修改样式 可以对系统提供的样式和自定义的样式进行修改。修改了样式以后，所有套用该样式的文本块或段落将自动随之改变，以反映新的格式变化  例4.11 对一批校名，添加下划线 4. 删除样式 选择“格式”菜单中的“样式和格式”命令，打开“样式和格式”任务窗格，然后在“请选择要应用的格式 ”列表框中选择所要删除的样式名，再单击“删除”按钮

3.5.3 模板和向导 模板是一种用来产生相同类型文档的标准化格式文件，它包含了某一类文档的相同属性，可用作建立其他相同格式文档的模型或样板 3.5.3 模板和向导 模板是一种用来产生相同类型文档的标准化格式文件，它包含了某一类文档的相同属性，可用作建立其他相同格式文档的模型或样板 每个Word文档都是基于某一种模板建立的 向导也是一种模板，可用来帮助用户快速而简便地创建各类文档 。用户只需随着向导的一步步引导 除了使用系统提供的模板外，用户也可以创建自己的模板 创建新模板最常用的方法是利用文档来创建 例4.12 建立一个名为“楷2文字模板”的新模板 → Word 2002 → Word 2002 → Word 2002 → Word 2002

3.6 图文混排 3.6.1 插入图片 图片来源: ! 剪贴画 图形文件中的图片 利用剪贴板插入图形 采用“绘图”工具制作 云雾 快 下 雨 3.6 图文混排 3.6.1 插入图片 图片来源: 剪贴画 图形文件中的图片 利用剪贴板插入图形 采用“绘图”工具制作 云雾 快 下 雨 了 !

1. 插入剪贴画 Word在自带的剪辑库中提供了大量的图片剪贴画 选择“插入”菜单中的“图片”命令，再选“剪贴画”选项，打开“插入剪贴画”任务窗格，再从中选择所需的剪贴画，如选“天气”类中的“raining(下雨)”图片

2. 插入图形文件 3.利用剪贴板插入图片 插入其他图形文件中的图片 选择“插入”菜单中的“图片”命令，再选“来自文件”选项，从“插入图片”对话框中选取要插入的图片 例如：插入现成图形文件“我的文档\图片收藏\示例图片\Sunset.jpg” 3.利用剪贴板插入图片 利用剪贴板来“剪切”或“复制”其他应用程序制作的图片(如拷贝当前屏幕的内容)，然后“粘贴”到文档的指定位置

3.6.2 图片格式设置 1. 设置文字环绕方式 刚插入的图片为嵌入式，即不能在其周围环绕文字。要在图片的周围环绕文字，必须设置环绕方式 3.6.2 图片格式设置 1. 设置文字环绕方式 所谓文字环绕，是指图片周围的文字分布情况 刚插入的图片为嵌入式，即不能在其周围环绕文字。要在图片的周围环绕文字，必须设置环绕方式 打开“图片”工具栏，按需要从环绕方式列表中选择一种选项，如“四周型环绕”、 “紧密型环绕”等 设置文字环绕后， 图片为浮动式

四周型环绕示例 紧密型环绕示例 浮动式 嵌入式

2. 移动图片 3. 缩放 4. 剪裁 5. 改变图片的背景颜色和填充色 6. 设置图片边框

　剪裁和拼合示例

3.6.3 插入艺术字 选择“插入”菜单中的“图片”命令， 从级联菜单中选择“艺术字”选项，打 开“‘艺术字’库”对话框，从中选择一 3.6.3 插入艺术字 选择“插入”菜单中的“图片”命令， 从级联菜单中选择“艺术字”选项，打 开“‘艺术字’库”对话框，从中选择一 种艺术字，再“编辑‘艺术字’文字” 利用“艺术字”工具栏，可以编辑 艺术字

3.6.4 使用文本框 可以独立处理的矩形区域，其内容可随框架移动而移动 1. 基本操作：一般/选定/编辑三种操作 插入点

多个文本框的文本可以链接起来 文本框链接 2. 文本环绕方式 环绕方式有嵌入型、四周型、紧密型、浮于文字上方、衬于文字下方等 3. 链接文本框 多个文本框的文本可以链接起来 文本框链接

3.7 表格处理 3.7.1 建立表格 插入表格框有以下方法： 菜单命令(选择“表格”菜单中的“插入”命令 ) 输入数据 3.7.1 建立表格 插入表格框有以下方法： 菜单命令(选择“表格”菜单中的“插入”命令 ) “插入表格” 按钮 利用“表格和边框”工具栏绘制表格 把文本转换成表格 输入数据 移动 （使用“移动控点”） 缩放 （使用“缩放控点”） 删除

选定单元格、行及列 行/列的插入与删除 行高及列宽的调整 单元格的合并与拆分 表格的合并与拆分 3.7.2 调整表格 选定单元格、行及列 行/列的插入与删除 行高及列宽的调整 单元格的合并与拆分 表格的合并与拆分

文本排版 字体及对齐方式（水平/垂直） 文字环绕方式 表格自动套用格式 重复表格标题 设置斜线表头 表格边框的设置 3.7.3 设置表格格式 文本排版 字体及对齐方式（水平/垂直） 文字环绕方式 表格自动套用格式 重复表格标题 设置斜线表头 表格边框的设置

3.7.4 公式计算和排序 (1) 引用符号 (2) 公式 如：=SUM(A1:C4) (3)数字格式 3.7.4 公式计算和排序 (1) 引用符号 如：A3，B2，C3，A2:C4，LEFT(左)，RIGHT(右) (2) 公式 以等号“=”开头，后跟公式的式子 如：=SUM(A1:C4) =AVERAGE(LEFT) =A1*2+B2/3 (3)数字格式 如：1,234.45 (采用格式“#,###.##”) (4)数据的排序 以某一列的内容作为排序依据 C2:D3

打印预览 预先浏览一下文档的打印效果 打印文档 3.8 打印文档 打印预览 预先浏览一下文档的打印效果 打印文档

3.9 其他有关功能 3.9.1 文档视图方式（常用） ●页面视图：与实际打印效果一致 ●大纲视图：把文档组织成多层次结构 3.9 其他有关功能 3.9.1 文档视图方式（常用） 视图是一种工作的环境，每种视图按自己不同的方式显示和编辑文档 ●普通视图：用于录入、编辑、排版等工作，其输入文本和编辑速度较快 ●页面视图：与实际打印效果一致 ●大纲视图：把文档组织成多层次结构 ●全屏显示

查看文档的属性 填写摘要信息 文件的基本操作 在“打开”或“另存为”对话框中进行 改名/删除/移动/复制 多个文档的切换 3.9.2 文档的管理 查看文档的属性 填写摘要信息 文件的基本操作 在“打开”或“另存为”对话框中进行 改名/删除/移动/复制 多个文档的切换

3.9.3 分栏、文字方向及项目符号 1. 分栏 选择“格式”菜单中的“分栏”命令 示例

　2. 文档竖排 选择“格式”菜单中的“文字方向”命令 示例

3.项目符号和编号 选择“格式”菜单中的“项目符号和编号”命令 示例 项目符号 编号

3.9.4 插入超链接 在文档中建立“超链接” ，通过这些“超链接”，可以快速地跳转到超链接所指定的目标位置（如Internet某一网站、本机某一文档等) “超链接” 向宇宙空间进军 科学工作者有这样一种说法：在包围着 地球的大气层里航行，叫航空；在地球 大气层以外，太阳系以内的范围里航行， 叫航天；在太阳系以外的无限空间航行， 叫航宇；航天和航宇又合称宇宙航行。 将来，如果你想去火星旅行，该到航天 公司买票，可不要错进了航空公司的 大门。 “超链接” “超链接”

●选定要创建超链接的文本或图形对象 ●单击“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮 ●输入该超链接的地址

“工具”→“选项”→选不同选项卡 ●“保存”：保留备份(.WBK) 后台保存 保存时间间隔 ●文件位置 ●列出最近所用的文件数 ●拼写与语法 3.9.5 设置Word参数 “工具”→“选项”→选不同选项卡 ●“保存”：保留备份(.WBK) 后台保存 保存时间间隔 ●文件位置 ●列出最近所用的文件数 ●拼写与语法

把主文档和数据源中的信息合并在一起，生成主文档的多个不同的版本。可以提高工作效率 附录 邮件合并 把主文档和数据源中的信息合并在一起，生成主文档的多个不同的版本。可以提高工作效率 主文档 数据源文档 邮件合并 邮 件 合 并 文 档 部门 姓名 计算机系 罗保列 数学系 林业成 电子系 江培华 合并域 正文

1. 建立主文档 邮件合并过程主要分四步： 建立主文档，创建数据源，建立合并域，合并 在 “邮件合并帮助器”对话框中，单击“主文档”框内的“创建”按钮

“邮件合并”工具栏

2. 创建数据源 在 “邮件合并帮助器”对话框中，单击“数据源”框内的“获取数据”按钮

3. 在主文档中插入合并 在主文档中插入合并域：“部门”、“姓名” 4. 合并主文档与数据源 在“邮件合并”工具栏上单击“合并选项”按钮