主讲：林文兴 档案工作QQ群：89621099 加入群密码：暨大档案人 暨南大学兼职档案员培训 ——学位档案管理 主讲：林文兴 档案工作QQ群：89621099 加入群密码：暨大档案人

暨南大学兼职档案员培训 档案的定义 档案的作用 档案的工作流程 学位研究生档案的收集 学位研究生档案的整理 学位研究生档案的计算机管理 档案的查询利用

档案的定义 档案 是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。——摘自《中华人民共和国档案法》 高等学校档案 是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。 ——摘自《中华人民共和国教育部国家档案局令》（第27号） 档案的三个要素：档案的来源，档案的价值，档案的载体形式。 档案的两个基本属性：原始性和记录性

档案的作用 查考作用 凭证作用 档案作用的体现 出具证明的原始凭证 各项工作的查考凭据 科学研究的可靠资料 经济建设的重要依据 宣传教育的生动素材 编史修志和档案编研 强调一点：由于档案具有原始凭证作用，部门形成的档案材料，在收集整理过程中，任何个人不得进行任何修改。

档案工作业务流程 档案收集与征集 档案分类与立卷 档案保管与统计 档案开发与利用 ↓ ↓ ↓ 档案都产生于各业务部门，为保证档案的齐全与完整，业务部门负责档案的收集和整理。 档案部门负责对业务部门的业务指导和监督，档案的保管、统计和开发与利用。 档案开发与利用

学位档案材料收集范围 1 ☆硕士(博士)授予学位决议 2 ☆硕士(博士)学位论文答辩会议记录 3 ☆硕士(博士)学位论文评阅书 4 硕士(博士)学位论文评议书 5 ☆博士学位论文自评书 6 ☆硕士(博士)学位论文答辩表决票 7 ☆学位论文评阅人及答辩委员会成员审核表 8 硕士(博士)学位申请表 9 ☆研究生课程成绩单 10 ☆研究生学籍登记卡 11 研究生学位论文开题报告书（审核书） 12 研究生培养计划 13 研究生教学(社会)实践报告书 14 毕业研究生登记表 15 硕士(博士)学位论文 16 中期考核表 17 学位论文实验记录本 18 其他有关材料

学位档案整理规范 分类编目 档案整理 移交归档 档号由实体分类号和案卷及件号两部分组成 学位研究生档案实体分类号：四位年份-JX16.XX，XX是学位类型用代码表示，全日制博士代码用12，全日制硕士和科学学位硕士代码用13 ，专业学位硕士代码用14，专业学位博士代码用15 。 如：2014届全日制博士，则实体分类号为:2014-JX16.12 学位研究生档案案卷号：用学位证书编号的后四位编码。 档案整理 按规范将档案材料排序→把同类目材料装订成件（用不锈钢钉或线钉）→每件材料从1开始编写页码（有文字就算1页）→将每件页数录入计算机系统→打印卷内目录→装袋→ 在档案袋右上角标注分类号，如14-110。 移交归档 打印“学位档案移交目录”一式两份（档案馆和部门各留一份），将档案实体和移交目录同时移交档案馆。 学位档案材料需按材料顺序排序。（录入数据后系统自动生成档案材料的件号顺序） 打印的卷内目录装入档案袋一并移交

学位研究生档案整理注意事项 打☆号的材料和论文必须收集归档，否则需在“学位档案移交目录”对应备注栏中注明。 档案材料装订时必须使用不锈钢钉（可到档案馆免费领取）或线装。如用非不锈钢钉装订的材料要起钉重装。 移交归档的材料必须加盖学校及其相关部门印章。 毕业证书号和学位证书号用斜线/分隔。

暨南大学档案管理系统应用 教师用户 学生用户 登录方式 http://202.116.17.176 互联网查找：暨南大学档案馆→暨南大学档案管理系统 暨南大学主页→管理服务→校长办公室→部门链接→档案馆→暨南大学档案管理系统 用户登录 教师用户 用户名：人事编号 密码：人事编号 学生用户 用户名：XS+单位代码 密码：201011

账号开通申请办法 需新开通账号的申请人拟制一份账号开通申请函给档案馆，函中列明申请原因、申请数量，账号名称和密码。 账号名称为人事编号，密码设定要遵照以下原则：姓氏拼音首字母（大写）+名字拼音首字母（小写）+办公电话号码，如：李四85220099的密码则为Ls85220099

学位研究生档案录入及编辑 进入学院学位研究生档案编辑界面 添加记录 修改记录 输入要求 点击档案管理→部门著录→点击学院名称→即可进入学院学位研究生档案编辑界面。 添加记录 点击添加案卷，即可添加学位研究生材料。（注意不是添加文件） 修改记录 打开表内查询→输入检索条件→查到数据后，在右边记录窗点击编辑按钮 ，即可编辑学位研究生材料。 输入要求 从实体分类号到学习时间的7项数据填写相应材料。 从授学位决议到其他材料的19项数据除论文题目外，其他只填页数。（页数算法:有文字的都算一页，空白页不计页数） 密级根据论文密级选择，保管期限为长期，存址、全宗号不填。

系统应用界面 点击选择部门 点击进入部门 点击下拉查询 点击添加数据 点击编辑数据 点击栏目可更换排序 点击开始查询 输入查询条件 1、可自行分类；2、可修改显示条目数；3、可调整显示顺序 点击删除数据 点击显示数据

学位研究生档案编辑界面 只 输 页 数 输入、修改完毕后点此保存，切记、切记！

目录打印 卷内目录打印 打印设置 移交目录打印 点击打印所有，弹出打印选择界面→在默认零星发档栏，点击选择学位档案卷内目录 →选择相关选项→自定义打印选项栏选案卷→点击打印预览，可预览打印结果→点击菜单栏文件、打印，即可打印移交目录。 移交目录打印 点击打印所有，弹出打印选择界面→在自定义打印目录栏最下栏目（自定义打印选项上一栏），点击圆点，下拉选择学位档案移交目录→自定义打印选项栏选案卷→点击打印预览，可预览打印结果→点击菜单栏文件、打印，即可打印移交目录。 打印设置 目录打印需调用部分控件，打印前需放开IE安全权限。设置如下：点击工具→IE选项→安全→自定义级别→下拉找到ActiveX控件选项→选择启用→确定 打印目录已设置页边距，在IE中的页面设置请取消边距及页码。设置如下：文件→页面设置→删除页眉、页脚、页码设置→确定

打印选择 点此进入打印 点此也进入打印 可上下移 点此打印移交目录 点此打印卷内目录 可下拉 选择案卷 选择案卷 选择哪一卷 选择哪一卷

打印设置 点此 点此 点此 点此 修改 点此 点此 点此

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查阅档案 点击综合查询栏目即可跳转查询界面 在输入框输入查询条件（若干条件用空格分隔，原理跟百度相同） 选择所要查询的档案表（可多选和全选） 点击查询，即可查询档案，查询到多条记录可输入页数查询数据。 点此进入查询

查阅档案 输入条件：请示 经费 查到记录 其中有 符号的表示系统有电子全文。可点击浏览。 输入条件 调阅全文 下拉选表 浏览全文

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