行政机关公文写作规范 简 析 贵州省政府办公厅文书处处长 杨梅 行政机关公文写作规范 简 析 贵州省政府办公厅文书处处长 杨梅

主要内容 一、概述 二、公文文种及格式 三、常用公文文种简析 四、公文处理的基本要求

一、概述 公文是党政机关及其他社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理、商洽和交流工作而制作的具有法定效用和规范体式的文件 。 （一）公文的定义 公文是党政机关及其他社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理、商洽和交流工作而制作的具有法定效用和规范体式的文件 。

（二）党政机关公文的定义 党政机关公文是党政机关实施领导、履行职责、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

（三）公文的特点 是特定的作者制定和发布的； 具有法定的现行执行效用； 具有规范的文体、结构和格式； 需要履行规定的程序。

（四）公文的分类 按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。 按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。 按其保密要求，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。

二、公文文种及格式

（一）、公文的文种 1.指导公文处理工作的法规性文件 2012年4月16日，中办、国办联合印发了《党政机关公文处理工作条例》，从2012年7月1日起正式施行。 2012年6月29日，《党政机关公文格式》国家标准也由国家质量技术监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会联合发布，从2012年7月1日起正式施行。

2.条例的背景和意义 一是党中央着眼形势任务发展变化作出的主要决策； 二是全面提高办公厅（室）工作科学化水平的需要； 三是实现党政机关高效有序运转的重要举措； 四是促进党政机关依法执政、依法行政的客观需要； 五是加强作风建设的有效途径。

3.法定公文 《条例》中规定的文种为15个，即： 决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、 函、纪要

原法定公文 决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要 党的机关公文（14种） 行政机关公文（13种） 命令（令）、议案、决定、公告、 通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要

(二)公文格式 1.什么是公文格式？ 公文格式是指公文的外形结构组织及安排。 2.什么是党政机关公文格式？ 参照国家标准GB/T9704--2012 (二)公文格式 1.什么是公文格式？ 公文格式是指公文的外形结构组织及安排。 2.什么是党政机关公文格式？ 为体现党政公文的权威性、合法性、完整性、准确性，国家质量技术监督局于2012年6月29日正式发布了《党政机关公文格式》国家标准（GB/T9704-2012）并于2012年7月1日开始推荐执行。 3.公文的格式：下行文式(一般格式）、上行文式、平行文式（信函式） （1）版头:份数序号.保密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。 （2）主体：标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件。 （3）版记：抄送机关、印发机关、印发日期。 （4）页码。 4.公文的特定格式：命令式、会议纪要式。 （一）眉首： 1。秘密等级和保密期限 2。紧急程度 3。发文机关标识 4。发文字号 5。 签发人 （二）主体 1。标题 2。主送机关 3。正文 4。附件说明 5。成文日期 6。印章 7。附注 8。附件 （三）版记 1。主题词 2。抄送机关 3。印发机关和印发日期

文面安排 版面尺寸：210mm×297mm 版心尺寸：156mm×225mm 上白边尺寸：37mm±1mm 一般用3号仿宋体字，每面排22行，每行28个字，并撑满版心。

公文格式的组成 公文格式的组成：眉首、主体、版记三大部分 公文格式的组成要素包括：18个 （1）发文机关标识（版头、红头）（2）公文份数序号 （3）密级及保密期限 （4）紧急程度 （5）发文字号 （6）签发人 （7）标题 （8）主送机关 （9）正文 （10）附件说明 （11）发文机关署名 （12）成文时间 （13）印章 （14）附注 （15）附件 （16）抄送机关 （17）印发机关和印发时间 （18）页码

1.眉首部分（文头） 眉首：置于公文首页红色反线以上的各要素统称为页眉。页眉是公文的文头，包括发文机关标识 （又称版头）、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级、保密期限和份数序号等项内容。位于公文首页上端，一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。

000001 机密★一年 特急 × × × × × ×文件 签发人： ××× ×××〔2012〕1号

2.主体部分 公文的主体，又称版心，是公文最主要的部分，其格式包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关、印章和成文年月日、附注、附件等内容。

× × × ×文件 × × × ×请示 000001 机密★一年 特急 签发人： × × × × × × 〔2010〕1号 × × × ×： × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × 附件：1.× × × × × 2.× × × × × × XXXXX 2012年11月18日

（1）公文标题 标准式：发文机关+发文事由+文种 特殊形式： （1）发文机关+文种。 （2）发文机关+转发文件名+文种，也称转文式标题，用于转发文件。

（2）主送机关 一、选准文件主送的对象； 二、选对主送机关的形式； 三、选好主送机关的位置； 四、公文并非都标注主送机关。

（3）公文正文 正文是公文的核心部分。 这部分的结构，通常包括缘由、事项、结尾三部分。 正文用3号仿宋体，每行28字，每页22行。

（4）附件说明与附件 附件说明在正文下空1行左空2字标识。 附件应与公文正文一起装订，并在附件 左上角第1行顶格标识“附件”

（5）成文日期 成文日期确定原则： 成文日期必须写年月日，且要用阿拉伯数字。 （1）会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。 （2）领导签发的，以签发日期为准。 （3）联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。 （4）电报以实际发出日期为准。 成文日期必须写年月日，且要用阿拉伯数字。

（6）附注及用纸 公文如有附注，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。 印刷用纸和技术要求：用A4型纸（297X210） 。

（7）有关书写规范化的几条规定 引用公文应当先引标题，后引发文字号。 日期应写明具体的年、月、日。 结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层次为“1.”，第四层次为“（1）。 文内使用非规范的简称，应当先引用全称并注明简称。 公文中的数字 ，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 不能再用“此页无正文”。

× × × × ×。 2012年11月29日 （附注）

此页错误 （此页无正文） 2012年11月29日 （附注）

3.版记部分（文尾） 文尾部分包括抄送机关、印发机关、印发日期和页码等内容的规定。

× × × × ×。 2012年11月29日 （附注） 抄送：××××××，×××××，××× ××××××××。 ×××办公室 2010年2月7日印发 －2－

三、常用的主要公文种类简析

公文种类的功用 1.体现公文性质。 2.反映行文方向。 3.表达行文目的。 4.揭示公文特点。

文种选用的依据和要求 1.依照法规的规定和要求正确使用文种 2.依据发文机关职能权限正确选用文种 3.依据行文隶属关系或业务指导关系正确选用文种 4.依据行文的目的、要求正确选用文种 5.按照文种的适用对象正确选用文种 6.按照层级的不同正确选用文种 7.按照公文内容的差异正确选用文种 8.按照约定的文种使用习惯、做法来选用文种。

不常用的公文 决议：国家行政机关一般不使用决议文种； 公报：公报一般用于公布重大要的决定和重大事项，通常是通过新闻媒体发布 ； 命令：只有县以上各级人民政府首脑，才能发布命令，其他任何单位和个人均不得发布命令。 公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 议案：各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项的公文，叫议案。

（一）决定 1.功能 适用于重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

2.分类： A.法规政策性决定。 B.重要事项的决定。 C.奖惩决定。 3.特点： 行文的权威性， 内容的严肃性， 事实的准确性。

4.决定的规范体式 1.标题：发文行政机关＋事由＋文种。 2.主送机关： 3.正文： 1）开头，扼要写明本决定的政策依据、必要性、目的及意义。 2）正文，即决定的重要内容。 3）结尾：要单独设段，对决定的内容作出评估并提出执行希望。 4）落款：发文行政机关印章＋成文日期。

（二）通告 1.功能 适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项的行政公文。它属于政策性、法规性、知照性的公布性下行文种。

2.通告的写作要求： ①规范性， ② 鲜明性， ③简要性。 通告不写抬头，无主送单位。

通告与公告的区别 内容重要性不同 对发文机关限制性有较大不同 发布范围有所不同

通告的规范体式 2）正文： ①开头，即通告的缘由； ②主体，即通告正文的主要部分；③结尾。单独成段，通常根据内容向有关范围提出要求。 1）标题：两种形式， ①全题写法：发文行政机关＋事由＋文种；②省略写法：由发文机关＋文种，事由＋文种。 2）正文： ①开头，即通告的缘由； ②主体，即通告正文的主要部分；③结尾。单独成段，通常根据内容向有关范围提出要求。 3）落款：发文行政机关印章＋成文日期。

（三）通知 1. 功能 适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员时使用的文种。

2.通知的分类 根据通知内容性质和作用，一般可以分为如下4种： （1）转发性通知。 （2）事项性通知。 （3）会议通知。 （4）任免通知。

3.通知的特点： 1.应用广泛 2.发布形式灵活 3.具有指令性知照性 4.时效性强

4.拟写通知应注意的事项： （1）标题由：发文机关+事由+文种 三要素 组成 （2）不能只写“通知”两字。 （1）标题由：发文机关+事由+文种 三要素 组成 （2）不能只写“通知”两字。 （3）可在标题的文种前加“重要”或“紧急”或“补充”二字。 （4）批转性（或转发性）、发布性（印发性）的标题，除法规规章名称可加书名号外，一般不加标点符号。 （5）被批转、被转发、被印发的公文无需写附件说明。

(四)通报 1.功能 2.分类 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 表彰通报：介绍先进事迹＋先进事迹意义＋表彰决定＋希望号召 批评通报：错误事实＋错误性质分析＋惩罚措施＋提出希望要求 情况通报：缘由目的＋情况信息＋希望要求

(五)意见 1.意见：是适用于对重要问题提出见解和处理办法的行政性公文。 2.意见的作用：作为上行文，意见具有请示的功能；作为下行文，意见具有指示、指导和规范作用；作为下行文，具有指示要求性；作为平行文，受文机关对文中提出的意见可作为决策、行动和参考的依据。 3.意见的种类：呈转性意见，建议性意见，直发性意见。

(六)批复 1.功能 批复是适用于答复下级机关请示事项的公文，由上级机关对下级机关单位的请示做出明确具体的批示和答复。 与其他文种不同的是，往往在标题主要内容中明确表示对请示事件的意见

2.批复的特点 （1）被动性。 （2）针对性。 （3）权威性。

(七)报告 1.功能 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级 机关询问。 2.类型 a、工作报告 b、情况报告 c、答复报告

(八)请示 1.功能 运用于向上级机关请求指示、批准 2.应用范围 a、遇到问题无法解决，需要上级指示 b、处理较为重要的事件和问题，要上报批准 c、遇到问题，虽有解决方法，但没有权力或能力实施，需要上级帮助 d、对有关方针、政策和上级发布指示有疑问，要上级解答 e、下级机关之间在重要问题上出现意见分岐，要上级仲裁 f、请上级领导参加活动，指导工作

3.请示的特点 （1）行文内容的请求性。 （2）行文目的的求复性。 （3）行文时机的超前性。 （4）请求事项的单一性。 由于请示与报告的特点不同，因此不能将请示与报告混淆起来使用。

4.写请示应该注意的事项 1.请示理由要正当合理,具体充分。 2.要实事求是地反映，不得弄虚作假，夸大困难。 3.要考虑所提要求的可行性。 4.在写请示事项时要主动提出对问题处理的设想，以供领导参考。

5.请示的写作要求 一文一事。 单头请示。主送机关只能有一个，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式 不得越级。只能主送上级机关，不能送领导者本人 请示，必须由主要负责人签发，要留下联系人联系电话 常用结语（当否，请批示，妥否，请批复，以上请示，请予审批，特此请示，请予批复等） 不得同时发下级机关

请示的行文规则（一） 确有必要的原则。 一文一事。 请示不得越级。 请示不能下抄。

请示的行文规则（二） 请示不能转报。 报告中不能夹带请示。 请示要有签发人，要有附注，告知联系人姓名、电话。 请示不能直接送上级机关负责人。也不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。 请示不能转报。 一般只写一个主送机关。 报告中不能夹带请示。 请示要有签发人，要有附注，告知联系人姓名、电话。

6.请示与报告的区别 （一）行文目的不同； （二）行文时间不同； （三）上级机关处理方式不同； （四）内容的含量不同； （五）结束语不同。

（九）函 1. 功能 2. 分类 适用于不相隶属机关之间商洽合作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 从行文目的及内容看，函可分为商洽函、问答函、请批函和批答函四种。 函是平行文，写法特别要注意用语分寸。

函的写法 1.标题 2.主送机关 3.正文：发函缘由、事项、结尾（结束语） 4.落款：署名、公章、成文日期。 注意事项 ： 1.不要与“请示”、“通知”误用。 2.一文一事的原则。 3.函是商洽事项应是往来单位职权范围内的事项。

(十)纪要 纪要是适用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。其作用一是统一思想，二是安排和指导工作。 纪要的写作要求：紧扣中心主题，抓住基本观点，语言简明扼要。

会议纪要（决议性）的规范体式 标题： 开头： 主体： 结尾： 时间： 会议名称 + 纪要 开会的依据、目的、背景、时间、地点、名称、范围、主持人、参加人员、出席的领导、讲话人、会议基本议程、主要活动、主要收获等。 会议研究、讨论的问题和决定事项的内容。 希望、号召（也可省略）。 中文、全称：二00七年十二月二十五日

（十一）文种选用上存在的问题 1.缺少文种： 例：《省人民政府办公厅转发省发展改革委关于2008年深化经济体制改革的实施意见》 例：《广西自治区迅速传达贯彻全国交通第十六次工作会议精神》

2.使用非法定文种： 例：《省安委办关于召开省政府第三季度防范重特大生产安全事故会议的建议方案》 例：《省农民体育协会关于贵州省参加第六届全国农民运动会奖励办法》 例：《省人民政府关于XX市自来水厂水源保护区调整方案》

3.文种重叠： 例：《省人民政府关于对关于深化医药卫生体制改革的意见（征求意见稿》修改意见的函》

4.生造文种 ①《省文化厅关于隆重纪念XX周年活动的初步设想和建议》 ②《省地震局关于延期开展省抗震救灾指挥部成员单位地震应急联合演练的请示函》 ③《省总工会关于缓解企业缺工问题的情况汇报》

5.文种作为公文标题： 原标题为《通知》， 其事由是“召开贯彻落实国务院关于XX总体发展规划批复精神的专题会议”

6.文种混用： 请示报告不分： 函和请示、报告不分：

7.错用文种： 例1《省人民政府办公厅关于表彰XX的通知》 例2《省人民政府办公厅关于设立XX工业区的通知》，该文属于批答性质，主送XX市人民政府 ，应使用函。

四、公文处理的基本要求 公文处理工作的四项基本原则： 实事求是的原则； 准确规范的原则; 精简高效的原则； 安全保密的原则。 四、公文处理的基本要求 公文处理工作的四项基本原则： 实事求是的原则； 准确规范的原则; 精简高效的原则； 安全保密的原则。

（一）公文拟制 1.增加审议前初核的规定。《条例》针对“需要发文机关审议的主要公文文稿”，明确规定“审议前由发文机关办公厅（室）进行初核”。

2.明确退回公文文稿的两种情况。 不宜发文的 符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的

3.公文起草方面。 （1）公文内容和文风方面的要求； （2）起草方法。

4.公文文稿审核方面 公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核 。 公文审核时，重点把好发文关、政治关、政策关、法律关、内容关、体式关、文字关。

5.公文签发方面 公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。

（二）公文办理 1.收文办理。收文办理主要包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等7个环节。

2.发文办理。 发文办理主要包括复核、登记、印制、核发等4个程序。

3.整理归档。 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档 。

（三）行文规则 1.行文总规。 （1）行文应当确有必要，讲求实效； （2）行文应当注重针对性和可操作性； （3）行文关系根据隶属关系和职权范围确定。

2.向上级行文的规则。 （1）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关 。 （2）党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门 。

（3）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关 。 （4）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项 。

（5）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文 。 落实上级机关负责人批示办理情况的报告，不属于交办范畴。 （6）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关 。

3.向上下级机关行文的规则。 （1）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关 。 （2）党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需要政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意 。

（3）党委、政府部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文 。 （4）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销 。 （5）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关 。

4.其他行文规则。 （1）联合行文：同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。 （2）部门之间行文：党委、政府的部门依据职权可以相互行文 。 （3）内设机构行文：部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文 。

5.与有关机构单位行文的问题。 （1）群团机关行文； （2）事业单位的行文； （3）企业行文； （4）议事协调机构行文； （5）没有对口下级机构的部门和单位行文。

（四）公文管理 公文管理是指以安全保密和充分发挥公文效用为目标，在公文形成、传递、运转、存储、利用、整理归档、清退销毁等环节中所进行的规划、组织、控制、监督、保管、整理、统计、提供职能的服务活动。

1.公文密级管理。 （1）公文确定密级前的管理； （2）公文确定密级后的管理； （3）公文密级变更和解除的管理。

2.公文印发传达管理。 公文印发传达管理是根据有关规定和工作需要，对公文的印制发出、传达范围和发布权限等的控制和管理。 （1）印发传送。公文的印发传达范围应严格按照发布层次和有关规定执行，任何单位和个人不得擅自扩大或缩小范围。

（2）公开发布。 ①公文的公开发布实际上是变更公文的印发传达范围，必须经发文机关的准，不准擅自公开发布。 ②涉密公文公开发布前应当履行解密程序。 ③公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。 ④经批准公开发布的公文，同发文机关正式印的公文具有同等效力。

3.公文翻印复制汇编管理。 公文复制汇编管理，是指根据工作需要，翻印、复制公文以及将相关公文汇编成册时，对翻印复制行为及汇编内容、范围、程序的控制管理。 复制、汇报公文时应当遵循三个原则：一是行为上要审批，二是管理上要严格，三是形式上要有标记。

4.公文的撤销和废止管理。 第一，可以宣布公文撤销和废止的主体共3个，一是公文制发机关，二是上级机关，三是权力机关（指同级人民代表大会及其常务委员会）。 第二，撤销和废止一定要严格根据职权范围和有关法律法规决定，既要有错必纠，又要防止滥用。 第三，公文被撤销的，自始无效，公文被废止的，自废止之日起失效。

5.公文的清退销毁管理。 绝密级文件信息资料除确因工作需要存档外，其他均由制发单位负责清退和销毁。 涉密文件信息资料使用完毕后，除留存或者存档外，应当及时送交保密行政管理部门销毁工作机构或者保密行政管理部门指定的承销单位销毁。

6.公文移交管理。 公文移交管理，是指机关合并，撤销和机关工作人员离岗离职时，有关单位按照规定对公文的相应管理。

7.发文立户的管理。 发文立户管理，是指对申请列为党委、政府发文单位的相关条件、资格进行审查，并对已立户单位进行后续管理的过程。

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