学习目的与要求 4-5 采购与应付系统 了解采购与应付款系统目标 理解采购与应付款业务流程 理解采购与应付款系统功能结构 掌握采购与应付款系统数据流程

4-5 采购与应付系统 5.1 采购与应付款系统系统概述 5.2 采购与应付系统目标 5.3 采购与应付系统业务流程 5.4 采购与应付系统功能结构分析 5.5 采购与应付系统数据流程

4-5.1 采购与应付款系统概述 采购与应付款是企业供应部门根据物料需求部门的采购申请，取得企业生产经营活动所需的各种物资，同时进行往来核算的过程。当企业的购货活动与货款的支付在时间上不一致，即购进物资而未付款时，就形成了应付账款。

4-5 采购与应付系统 5.1 采购与应付款系统系统概述 5.2 采购与应付系统目标 5.3 采购与应付系统业务流程 5.4 采购与应付系统功能结构分析 5.5 采购与应付系统数据流程

4-5.2 采购与应付款系统目标 1 2 3 4 5 6 及时准确完成采购订货管理，反映和监督采购订单的制订、确认执行情况 完成采购的日常业务处理，包括：采购入库、采购退货、发票管理、采购结算等日常处理工作。 2 完成应付账款的核算与管理，包括：应付账款业务的日常核算，及时反映和监督采购业务中的支出和应付情况。 3 实现其他有关业务的管理。系统还要提供供应商信息、供货信息、以及物料质量检验信息等管理功能。 4 能够完成采购分析，采购统计工作，打印输出各种需要的台账、报表、并通过网络将各种信息按照需求传递到其他子系统。 5 6 建立数据接口，实现与其他子系统之间的数据传输与共享。

4-5 采购与应付系统 5.1 采购与应付款系统系统概述 5.2 采购与应付系统目标 5.3 采购与应付系统业务流程 5.4 采购与应付系统功能结构分析 5.5 采购与应付系统数据流程

4-5.3 采购与应付系统业务流程 采购业务流程图 部门 原始凭证 合格 采购部门 请购单 上级主管 不合格的 发运单 收货通知单 N返回 采购部门 请购单 上级主管 不合格的 发运单 收货通知单 不合格收货 通知单 质检员 通过 合格的 确认 Y提交 提交 填写并提交 Y填写并提交 批准的 供应商 不合格 的订单 采购订单 不合格的采 购订单 填写 主管 批准的订单 不合格的外 购入库单 应付款模块 未确认的外 合格的外 库存台帐 库管员 库主管 合格的收 货通知单 更新

4-5.3 采购与应付系统业务流程 采购业务流程 采购业务流程分析 生产部门根据需求编制物料请购单，经主管批准后交采购部门，采购部门根据库存信息、供应商档案以及价格信息，填写采购订单，经主管确认后交供应商。如果需预付款，还要交出纳人员根据订单金额进行预付款处理。 供应商得到订单后，进行发货处理。供应商的发货处理，产生两个单据，一个是发运单，一个是采购发票。由于流程的原因，这两个单据常常到达企业的时序是有先后的，采购企业将根据到达的不同时序做出不同的处理。

4-5.3 采购与应付系统业务流程 采购业务流程 采购业务流程分析 库管员根据质检确认的收货通知单，填写外购入库单。外购入库单提交仓库主管进行确认，确认后的外购入库单，一方面更新库存台账，另一方面提交财务部门，进行材料核算和应付款处理。对于材料核算和应付款的管理这两个岗位，可采用两岗位合一，也可分别设往来会计和材料会计，规模不同的企业各有不同。 发运单随货物到达采购企业，提交采购部门，采购部门根据订单和实际到货数量对发运单进行确认，不合格的发运单退回供应商，确认后的发运单提交给采购员填写收货通知单并提交质检员，质检员对货物进行质量检验，并对收货通知单进行签字确认。确认后的收货通知单交库管员，进行入库处理。

4-5.3 采购与应付系统业务流程 采购退货业务流程 采购退货业务流程图 质检部门 部门 采购部门 供应商 库管员 库主管 不合格的收 货通知单 返回 应付款系统 部门 采购部门 退货通知单 填写并提交 退货申请单 不合格的 填写 确认 N返回 合格 通过 供应商 合格的退货 通知单 Y提交 库管员 不合格的红字 外购入库单 合格的红 字外购单 库存台帐 库主管 Y 未确认的红字

4-5.3 采购与应付系统业务流程 采购退货业务流程 采购退货业务流程分析 采购退货的业务一般有两种情况：一是采购人员填写的收货通知单提交质检部门，质检部门根据收到的物料进行确认，若物料数据或质量不合格，则退还给采购部门，由采购部门填制退货通知单直接给供应商。这种退货不涉及入库单的问题。 二是对于已经入库的物料的退货处理。相关部门提出退货申请，经采购部门确认批准后，由采购员填写退货通知单，提交给库管员。库管员根据退货通知单，填写红字外购入库单，进行出库处理。其流程跟采购入库相同，只是数据是红字的。 退货业务，如果已经付款，则应在应付款处理中做相关收款处理，方法是填制红字付款单。

4-5.3 采购与应付系统业务流程 应付业务流程 应付业务流程图 出纳 确认人员 采购部门 财务部门 部门 不合格 付款单 采购模块 通过 填写 采购模块 确认人员 通过 采购部门 财务系统 提交 确认 N返回 采购发票 采购订单 合格的 入库单 财务部门 合格 部门 采购结算单 记账凭证 供应商往来 Y 填制 更新

4-5 采购与应付系统 5.1 采购与应付款系统系统概述 5.2 采购与应付系统目标 5.3 采购与应付系统业务流程 5.4 采购与应付系统功能结构分析 5.5 采购与应付系统数据流程

4-5.4 采购与应付系统功能结构分析 采购与应付系统功能结构图 采购与应付管理系统 业务处理 应付款处理 帐表处理 初始设置 采购类型设置 发运方式设置 供应商档案设置 期初余额设置 其他设置 采购订单处理 入库单处理 采购发票处理 采购结算处理 付款单处理 转账处理 应收款 核销处理 采购业务 报表处理 往来报表处理

4-5.4 采购与应付系统功能结构分析 采购与应付系统功能结构图 初始设置 基本设置 采购类型 供应商档案 发运方式 期初余额设置

4-5.4 采购与应付系统功能结构分析 采购与应付系统功能介绍 业务处理 采购订 单处理 采购入 库单处理 采购发 票处理 采购结算

4-5.4 采购与应付系统功能结构分析 采购与应付系统功能介绍 应付款处理 付款单处理 转账处理 应付款核销

4-5.4 采购与应付系统功能结构分析 采购与应付系统功能介绍 账表处理 采购业务报表处理 应付核算报表处理

4-5 采购与应付系统 5.1 采购与应付款系统系统概述 5.2 采购与应付系统目标 5.3 采购与应付系统业务流程 5.4 采购与应付系统功能结构分析 5.5 采购与应付系统数据流程

4-5.5 采购与应付系统数据流程 数据流程图 采购数据流程图 应付款模块 E1采购部门 P1 填写采购订单 E2.3库主管 E1.1主管 D1未批准的订单 P1 填写采购订单 应付款模块 E2.3库主管 E1.1主管 P2 确认采购订单 S1 批准的采购订单 P3 收货处理 E2.2质检员 P4 质量检验 D3不合格的收货通知单 D2未确认的收货通知单 S2 确认的收货通知 E2.1库管员 P5 填写入库单 D4未确认 的入库单 P6 确认入库单 D5不合格 S3 批准的入库单 P7 更新库存台帐 S4 库存台帐 E6部门

4-5.5 采购与应付系统数据流程 数据流程图 采购退货数据流程图 应付款模块 E2.2质检员 E1采购部门 E6部门 P15 退货处理 D3不合格的收货通知单 E1采购部门 E6部门 D3不合格的 收货通知单 P15 退货处理 S2 红字收货通知 E4供应商 E2.1库管员 P5 填写红字 外购入库单 E2.3库主管 D11未确认的 红字入库单 P6 确认红字 S3 确认的红字 P7 更新库存台帐 S4 库存台帐

4-5.5 采购与应付系统数据流程 数据流程图 应付数据流程图 采购模块 财务系统 E5.2确认人员 E5财务部门 E1采购部门 P11 D10不合格的采购发票 E5财务部门 D9未确认的 付款单 E1采购部门 P11 填写付款单 部门 采购模块 E5.1出纳 P8 录入采购发票 D8未确认的 采购发票 P9 确认采购发票 P12 确认付款单 S6 合格付款单 S5 合格的采购发票 P13 更新客户往来 P10 采购结算 S7 采购结算单 S8 客户往来 P14 填写记账凭证 D11不合格的 D6批准的入库单 D7采购单

4-5.5 采购与应付系统数据流程 数据字典 外部实体描述 外部实体编号 外部实体名称 简述 输入的数据流 输出的数据流 E1 采购部门 主管物料采购的部门,包括采购人员和部门主管,采购人员负责业务,主管负责审批 采购订单、发运单 采购订单、收货通知单 E2 仓库 存放物料的场所，实体包括库管员、质检人员、和仓库主管 收货通知单、退货通知单 入库单 E4 供应商 物料的供应者 采购订单、退货通知单 采购发票、发运单 E5 财务部门 包括出纳、确认人员、往来会计、材料会计、财务主管等。出纳负责支付款项，往来会计负责往来账，材料会计负责存货核算 入库单、发票、采购订单 采购结算单，记账凭证，付款单 E6 相关部门 包括生产部门及信息使用的其他部门 库存台账信息 退货通知单

4-5.5 采购与应付系统数据流程 数据字典 数据存储描述 数据存储编号 数据存储名称 简述 数据存储组成 相关联的处理 S1 批准的采购订单 存储已确认的采购订单 日期+ 订单号 +采购方式 +供应商 +付款条件 +结算方式 +交货日期 +发运方式 +送货地址 +业务员 +制单人员 +制单时间 +确认人员 +确认标志 +确认时间 +存货编码 +规格型号 +计量单位 +订货数量 +订货单价 +订货金额 +增值税率 P2，P3，P10 S3 批准的入库单 存储确认的入库单 日期 +入库单号+出入库单类型+收货通知号 +仓库 +业务员 +制单人员 +制单时间 +确认人员 +确认标志 +确认时间 +备注 +存货编码 +规格型号 +计量单位 +入库数量 +入库单价 +入库金额 P6，P7，P10 S6 合格付款单 存储付款单 日期 +付款单号+订单号+采购发票号+供应商+结算方式+出库单号+付款金额+制单人员+制单时间+确认人员+确认标志+确认时间+备注 P12，P13，P14 S5 合格采购发票 存储采购发票 日期+发票号+订单号+采购方式+付款条件+开户银行+账号+税号+供应商+收货部门+制单人员+制单时间+确认人员+确认标志+确认时间+备注+存货编码+规格型号+计量单位+采购数量+采购单价+采购金额+增值税率+税额+运费+运费税金+应计费用+价税合计 P9，P10，P13 S7 结算单 存储采购结算单 日期+结算单号+存货编码+发票号+采购订单号+入库单号+结算单价 P10，P14

由采购部门收到发运单后填制的未经质检部门确认的单据 由库管员收到收货通知后填制的未经仓库主管确认的入库单据 数据字典 数据流描述 数据流编号 数据流名称 简述 数据流来源 数据流去向 数据流组成 数据流量 高峰流量 D1 未批准的订单 由采购员填制，未经主管确认的订单 P1 P2 日期+ 订单号 +采购方式 +供应商 +付款条件 +结算方式 +交货日期 +发运方式 +送货地址 +业务员 +制单人员 +制单时间 +确认人员 +确认标志 +确认时间 +备注 +存货编码 +规格型号 +计量单位 +订货数量 +订货单价 +订货金额 +增值税率 D2 未确认的收货通知单 由采购部门收到发运单后填制的未经质检部门确认的单据 P3 P4 日期+订单号+收货通知号+发运单号+供应商+订货部门+付款到期日+业务员+存货编码+规格型号+计量单位+收货数量+质检状况+质检人员+质检时间+制单人员+制单时间+确认人员+确认时间+确认标志+备注 D4 未确认的入库单 由库管员收到收货通知后填制的未经仓库主管确认的入库单据 P5 P6 日期 +入库单号 +出入库单类型 +收货通知号 +仓库 +业务员 +制单人员 +制单时间 +确认人员 +确认标志 +确认时间 +备注 +存货编码 +规格型号 +计量单位 +入库数量 +入库单价 +入库金额 D8 未确认的采购发票 由供应商开出的未经财务人员确认的发票 P8 P9 日期+发票号+订单号+采购方式+付款条件+开户银行+账号+税号+供应商+收货部门+制单人员+制单时间+确认人员+确认标志+确认时间+备注+存货编码+规格型号+计量单位+采购数量+采购单价+采购金额+增值税率+税额+价税合计+运费+运费税金+应计费用 D9 未确认的付款单 由出纳开出的未经确认人员确认的付款单 P11 P12 日期+付款单号+订单号+采购发票号+供应商+结算方式+出账单号+付款金额+制单人员+制单时间+确认人员+确认标志+确认时间+备注

数据字典 处理描述 处理逻辑编号 处理逻辑名称 输入的数据流 处理逻辑的描述 输出的数据流 处理频率 P1 填写采购订单 根据采购申请、供应商信息、价格信息选择合格的供应商，确认价格填写采购订单 D1 P2 确认采购订单 采购部门主管根据相关信息对采购订单的供应商、价格和数量进行审批，合格则作确认标记 S1 P3 收货处理 采购人员根据确认的发运单和采购订单以及收货数量，填写未确认的收货通知单交仓库质检员进行质量检验 D2 P4 检验质量 质检员根据采购部门提交的收货通知单，对实际收的物料的数据和质量进行检查，合格的则在质量状态栏中输入合格，并在质检人和时间栏中签名，不合格则退回采购部门库管员。 S2 P5 填写采购入库单 根据质检员确认的收货通知单，填写入库单，入库单可以直接填写，也可以根据从收货通知单复制 D4 P6 确认采购入库单 仓库主管对库官员填写的入库单进行确认，确认后的入库单，一方面更新库存台账，另一方面提交财务部门，进行材料核算和应付款处理，不合格的入库单返回给库官员。 D5，S3

数据字典 处理描述 P8 录入采购发票 采购人员根据采购业务发生的单据录入，运费发票和其他费用发票录入采购发票的相关栏内 D8 P9 确认采购发票 财务人员根据采购订单对采购发票进行确认，看是否跟订单一致，另外也要对发票的合法性进行确认 S5，D10 P10 采购结算 D6，D7，S5 财务部门根据发票、入库单和采购订单填确认采购成本,填写采购结算单 S7 P11 填写付款单 出纳人员填写付款单有三种情况，一是根据采购订单预付，二是根据采购发票现付，三是欠款 S6 P12 确认付款单 D9 财务人员根据采购订单、采购发票等对付单的金额及其他项目进行确认，合格的付款单加上确认标志，不合格的付款单退回给出纳 S6，D11 P13 更新供应商往来 S6，S5 先由未付款的采购发票登记往来台账，出纳付款后由付款单跟应付账进行勾对核销，另外，跟往来账核销的还包括预付账款、应收账款 S8 P14 凭证处理 S7、S6 会计根据采购发票、采购订单填制付款凭证；同时根据采购结算单制转账凭证，若是发票未到，则暂估入库，若货物未到，则做在途材料处理，具体处理方法见业务流程描述