檔案管理業務宣導 教育部秘書處

簡報大綱 壹、前言-研習目的 貳、研習簡介 一、課程安排 二、分組情形及討論題目 參、業務宣導 一、102年度工作計畫 二、檔案訪視成果 三、檔案管理教育訓練 四、宣導事項

壹、前言-研習目的 促進本部暨所屬機關（構）及公私立大專校院檔案管理主管人員之交流。 推廣檔案徵集與保存價值鑑定知能，協助各機關(構)學校檔案管理人員建構核心檔案概念並實踐。 標竿學習國立中正大學校史館規劃等檔案加值應用經驗。

貳、研習簡介

一、課程安排 課程講習 實地參訪 分組討論與報告 「文書與檔案專題分組討論」，分9組討論， 每組8-10人並設組長1人。 「文書與檔案專題分組報告」，每組各派1 名組員進行約5分鐘心得報告。 綜合座談：就文書檔案相關問題提出討論及 經驗分享。

課程表 6月5日（三） 10：50~11：40 報到處：致遠樓招待所服務臺 報到及環境與班務介紹 11：40~13：00 午餐及休息 時間 行程 10：50~11：40 報到處：致遠樓招待所服務臺 報到及環境與班務介紹 11：40~13：00 午餐及休息 13：00~13：40 檔案管理業務宣導 教育部秘書處檔案科 13：40~15：40 檔案徵集與鑑定理論概述 國立政治大學圖書資訊與檔案學研究所林巧敏教授 15：50~17：50 文書與檔案專題分組討論 18：00~19：00 晚餐及休息 19：00~20：30 檔案加值應用之經驗分享 國立臺灣大學總務處文書組葉明源組長

6月6日(四) 07：30~08：30 活力早餐 08：30~10：00 本校檔案加值應用成果介紹 國立中正大學圖書館莊惠娟組長 時間 行程 07：30~08：30 活力早餐 08：30~10：00 本校檔案加值應用成果介紹 國立中正大學圖書館莊惠娟組長 10：00~11：00 檔案徵集與保存價值鑑定之經驗分享 -以國立中正大學為例 國立中正大學秘書室文書組陳淑美組長 11：00~12：00 文書與檔案專題分組報告 12：00~12：40 綜合座談 12：40~13：40 午餐 14：00~ 賦歸

二、分組情形及討論題目 第一組 組長：國立臺灣藝術大學陳汎瑩組長 第一組 組長：國立臺灣藝術大學陳汎瑩組長 組員：王鳳美、戴淑媛、王珠玲、劉修完、張逢 源、曾雪如、蘇麗文、陳玉娟、蘇煥欽 討論題目：於服務崗位上，如何進行下列工作之經驗 交流：(1) 檔案徵集。(2)檔案鑑定。(3)檔案加值應 用。 次要主題：探討各校之 (1)機密公文檔案之界定與管理 (2)公文線上簽核 (3)印信管理

組員：張淑娟、杜佳靜、陳韻如、蔡昀華、蘇秀英、 鍾佳潤、洪沛然、謝鷹興 討論題目：私立大學檔案室建置及檔案徵集範圍。 綱要： 第二組 組長：明道大學林孟君組長 組員：張淑娟、杜佳靜、陳韻如、蔡昀華、蘇秀英、 鍾佳潤、洪沛然、謝鷹興 討論題目：私立大學檔案室建置及檔案徵集範圍。 綱要： 私立學校經費、空間有限，除部份歷史悠久之私立大 學已建置具有標準規範之檔案室外，大部份學校都未 特別設置或規模較小。 私立大學如何建置符合自身需求之檔案室，及檔案徵 集範圍，提請討論。

組員：徐敏惠、陳雅玲、林東和、張慶欽、王鋒 輝、鄭文秀、李慈媛、陳寶芳 討論主題：各機關檔案徵集業務實施成果分享 子題： 第三組 組長：國立中山大學陳姚珍組長 組員：徐敏惠、陳雅玲、林東和、張慶欽、王鋒 輝、鄭文秀、李慈媛、陳寶芳 討論主題：各機關檔案徵集業務實施成果分享 子題： (1)檔案徵集現況檢討 (2)檔案徵集權責單位 (3)檔案徵集策略 (4)檔案徵集範圍 (5)檔案徵集實際作法 (6)檔案徵集有無遭遇困難，如何解決？

組員：周芳珠、張育津、陳鶴峰、謝佳琪、郭苓苓、 陳淑美、王世璋、鄭關平 討論題目：機密公文檔案之界定及管理相關問題探討 子題： 第四組 組長：國立成功大學田至琴組長 組員：周芳珠、張育津、陳鶴峰、謝佳琪、郭苓苓、 陳淑美、王世璋、鄭關平 討論題目：機密公文檔案之界定及管理相關問題探討 子題： (1)各機關(學校)擬訂「應保密事項之具體範圍」(文書處理手 冊52)的權責單位? 如何訂定較合宜? (2)因應個資法施行，公文檔案內有關個人資料保密範圍之認 定和處理方式? (3)處理解密條件－「附件抽存後解密」常面臨的疑難問題? (4)規定「保存年限」訂定(受文機關)應高於「保密期限」(發 文機關)，實務執行處理時的困擾? (5)其他「處理機密文書應注意事項」的實例探討和經驗交流。

第五組 隊長：國立交通大學戴淑欣組長 組員：劉月裡、陳麗如、蔡婉愉、黎永松、潘高 穎、何崑榮、張寶束、楊玫棻 討論題目： (1)貴校文書組管有的檔案項目包括哪些？ (2)辦理檔案徵集的經驗分享。 (3)辦理檔案加值應用的經驗分享。 (4)辦理檔案鑑定的經驗分享。 (5)個人資料保護法實施後，對檔案應用業務上的 影響為何？請問貴校如何因應？

組員：鍾惠華、洪錦玫、洪秋玲、董淑娟、許勝嘉、 林端、宋麗華 討論題目：從機關的「檔案徵集、加值」到提升檔案 應用之經驗分享。 第六組 組長：國立陽明大學單秀琴組長 組員：鍾惠華、洪錦玫、洪秋玲、董淑娟、許勝嘉、 林端、宋麗華 討論題目：從機關的「檔案徵集、加值」到提升檔案 應用之經驗分享。 次要主題：有關執行文書檔案業務之實例探討與經驗分享 (1)蓋用印信：首長請假已完成報部程序，之後發現首長在請假 期間有批示判發公文之情形，對於授權單位主管決行判發的公 文，是否仍依文書處理手冊之規定辦理。 (2)公文線上簽核作業：教師為趕辦計畫之相關業務，有時要求 先行辦理紙本發文，之後發現紙本文和電子文，文件產生日期 不同(兩者產生日期差距甚大)，各校作法如何？ (3)檔案之保管：各校是否依電子檔案保存年限之不同，將線上 歸檔公文，進行部分轉製紙本公文保存管理，實際作業如何？

第七組 組長：國立屏東商業技術學院張雯玲組長 組員：胡素梅、許瓊惠、周文報、袁天光、陳錫民、 蔡玉香、陳美足、趙月華 討論題目：大專院校檔案徵集之可行策略 子題： (1)國外大專院校檔案徵集之現況 (2)國內大專院校檔案徵集可行策略探討

組員：毛福銘、李苓令、林招桃、曾百宜、張碗屏、 鍾雯霖、林家甄、王素鳳 第八組 組長：國立臺灣大學葉明源組長 組員：毛福銘、李苓令、林招桃、曾百宜、張碗屏、 鍾雯霖、林家甄、王素鳳 討論題目： (1)各校對於檔案加值應用業務，是否因下列因素，而有不同規劃 方向及考量? a. 不準備參加金檔獎 b. 正在準備參加金檔獎 c. 已得過金檔獎 (2)各校從事例行檔案作業之文書組同仁，人力情況大致均甚吃緊 ，如何在有限的人力及經費下，透過內部調整、教育訓練、激 勵…等方法，讓同仁願意開始或長期持續致力於檔案加值應用 ，使該項作業制度化，實有困難，請討論。 (3)各校之校史館組織建制有所不同，結合檔案應用之經驗及合作 情況亦各有特色，文書組應如何與校史館長期密切合作，推出 校史系列檔案展示、出版、紀念品…等加值應用服務? 請討論。

第九組 組長：國立臺南護理專科學校翁靜柏組長 組員：范姜潮貴、陳品蓉、王淑芬、何眼蜜、張惠如、 吳鳳英、呂芳留 討論題目： 透過檔案加值應用，尋找被遺忘的故事- 原來，我們的工作，這麼令人感動。

參、業務宣導

一、102年度工作計畫 檔案管理作業成效訪視 教育訓練 針對涉組織改造、各附設醫院本院、長期未訪視及有意願 或實力參選金檔獎之機關(構)學校約10所辦理訪視。 原「教育部獎助所屬機關學校檔案管理經費使用要點」擬 修訂為「教育部獎補助所屬機關(構)學校檔案管理經費使 用要點」，增訂補助機制，協助資源相對弱勢之機關(構) 學校改善檔案管理作業及設施。 教育訓練 持續辦理本部所屬機關(構)學校檔案管理教育訓練。 於國家教育研究院三峽及臺中院區、國立中正大學、國立 暨南國際大學、國立成功大學、國立東華大學、國立臺東 大學、國立金門大學與國立澎湖科技大學等校辦理主管人 員及分區研習。

二、檔案訪視成果 歷年訪視一覽表 年度 總數 訪視結果 94 3 推薦國立臺灣師範大學、國立中興大學、國立成功大學參加金檔獎 95 推薦國立政治大學、國立交通大學、國立嘉義大學參加金檔獎 96 5 推薦國家圖書館、國立臺灣大學、國立清華大學參加金檔獎 97 6 推薦國立高雄第一科技大學、國立臺灣科技大學、國立中央圖書館臺灣分館、國立新港藝術高中參加金檔獎 98 推薦國立中央大學、國立中正大學參加金檔獎 99 21 推薦國立臺南大學、國立中山大學參加金檔獎 100 推薦國立臺灣藝術大學、國立高雄師範大學參加金檔獎 101 14 預計推薦國立暨南國際大學、國立臺灣圖書館、國立公共資訊圖書館參加金檔獎

金檔獎暨金質獎歷年獲獎名單 屆次 金檔獎 金質獎 3 教育部 教育部楊淑華科長 4 國立成功大學、國立中興大學、國立臺灣師範大學 5 國立交通大學、國立政治大學、國立嘉義大學 國立成功大學田至琴組長 6 國立臺灣大學、國立清華大學、國家圖書館 國立嘉義大學張雯組長、國立臺灣大學史娟娟股長、國立交通大學葉如樺小姐 7 國立高雄第一科技大學 國立中興大學田月玲組長、國立臺灣大學葉明源組長 8 國立臺灣科技大學 9 國立中央大學、國立中正大學 國立臺灣科技大學盧淑媛組長 10 國立臺南大學、國立中山大學 國立中央大學蔡妱蓉組長、國立中正大學陳淑美組長、國立中山大學陳姚珍組長

齊聲共勉勵~ 第11屆金檔獎暨金質獎本部推薦名單： 金檔獎- 國立臺灣藝術大學 國立高雄師範大學 金質獎- 國立交通大學戴淑欣組長 國立臺南大學許啟珍組長 國立清華大學吳菁霞小姐 國家圖書館廖春香小姐

三、檔案管理教育訓練 時間 協辦單位/研習地點 研習對象 5月13-14日 國家教育研究院 臺中院區 部屬機關（構）及各級學校、私立大專校院檔案管理人員（苗栗以南） 5月30-31日 國立金門大學 金門地區各級機關(構)學校檔案管理人員 6月5-6日 國立中正大學 部屬機關(構)及大專校院、私立大專校院檔案管理主管人員 6月20日 國立暨南國際大學 中彰投地區各級機關(構)學校檔案管理人員 8月30-31日 三峽院區 部屬機關（構）及各級學校、私立大專校院檔案管理人員（新竹以北、東部及外島） 7月10-31日每週三 國立成功大學 部屬機關（構）及高中職以上檔案管理人員 待定 國立澎湖科技大學 澎湖地區各級機關(構)學校檔案管理人員 國立東華大學 花蓮地區各級機關(構)學校檔案管理人員 國立臺東大學 臺東地區各級機關(構)學校檔案管理人員

四、宣導事項 從金檔獎評獎趨勢及一般業務常見問題看檔案管理應注意事項

檔案管理規劃與培訓 檔案管理整體規劃與績效管考 檔案管理與標竿學習應用 教育訓練與宣導 陳姚珍組長講授檔案保存與銷毀 檔案管理規劃與培訓 檔案管理整體規劃與績效管考 研訂年度或中長程管理計畫，並簽奉校長獲授權之長官核定，並落實管考及檢討 建立檔案管理相關作業規範，如檔案檢調、檔案鑑定等，據以執行 檔案管理與標竿學習應用 依據年度、中長程計畫或業務需求辦理標竿學習活動，擬處相關改善建議及實踐 教育訓練與宣導 辦理本機關及所屬機關檔案管理教育宣導 人員參與教育訓練後能將學習成效分享，並落實於業務執行

檔案立案編目 檔案分類編案 檔案編目建檔 檔號及頁碼之編寫由公文承辦人員依業務內容選填 依各機關檔案分類表，將應歸檔案件分入專屬類目或分入最適切之類目 依檔案內容關聯性或同質性編案並建立簡要案名 檔案編目建檔 檔案編目符合機關檔案編目相關規定之著錄原則 編目應區分案件層級及案卷層級 檔案目錄著錄內容依實呈現檔案形式與來源，及扼要表達案情及主題詞彙之情形，非僅就目錄彙送必要欄位著錄 機密檔案編目，應依其封套上記載事項著錄；解密後，檔案目錄案由(名)、密等及附註項等項目應依實體檔案檢視修正

檔案鑑定與清理 訂定檔案分類表及保存年限區分表 檔案清理（銷毀或移轉） 檔案移交 訂定機關檔案分類表及保存年限區分表 機關檔案保存年限區分表送檔案管理局審核通過 依照機關職能、重大事件及相關法令編修 檔案清理（銷毀或移轉） 檔案清理規劃情形 依送審紀錄，查檢檔案清理辦理過程相關文件，並查核目錄及相關核准函是否永久保存及檔管系統之註記 機關於辦理檔案清理時是否辦理檔案保存價值鑑定，並撰寫鑑定報告 檔案移交 依規定期程完成移交，並辦理系統移交註記

檔案保管於庫房設施-1 檔案整理維護 檔案清查 檔案依檔號順序由小至大排序及編寫目次號 檔案容具選用無酸紙質，如為塑膠材質，選用聚乙烯(PE)、聚丙烯(PP) ，容具外標明檔號、案名及保存年限等事項 每一檔案容具依規定放置目次表，註明各應載事項 紙質類永久保存檔案注意不使用易損傷檔案之材質進行裝訂、上架 檔案清查 訂定清查計畫 清查結果註記於清查清單 本部使用之無酸卷盒

檔案保管於庫房設施-2 庫房設施 檔案庫房之設置避開洪泛地帶，擇地勢高亢處為之，不宜設置於地下室及排水系統不良之位置 國立中央大學檔案庫房 庫房設施 檔案庫房之設置避開洪泛地帶，擇地勢高亢處為之，不宜設置於地下室及排水系統不良之位置 檔案庫房專區設置，並與其他工作場所區隔 檔案庫房之分間牆及門窗應具1小時防火時效 依儲存媒體型式，分別配置保管設備或分區設置保管空間 設置消防與警報設備、防盜門禁與監視設備 設置空調設備並維持溫溼度標準，以及配置溫溼度紀錄儀表並定期記錄準(建議溫度低於27℃、溼度低於60%) 檔案庫房採用低紫外線及散熱良好照明設備，並符合照度規定（地面量測介於80~240Lux）

檔案應用 檔案加值與推廣 檔案目錄彙送 民眾申請應用 檔案檢調 應用服務設施 運用網站或書面文宣宣導檔案開放應用服務 辦理檔案展覽、研究與加值出版 資源整合及行銷 檔案目錄彙送 民眾申請應用 訂有檔案應用相關規定、受理申請作業流程或說明 民眾申請案件辦理情形成效統計 檔案檢調 依規定程序辦理檔案檢調及逾期稽催 應用服務設施 設置檔案應用處所及配置相關設施，如書表、範例、規定

文書與檔案作業資訊化 公文及檔案管理資訊系統作業功能之完整性與使用績效 公文與檔案管理資訊系統安全 通過100 年(含)以後公布「公文及檔案管理資訊系統」驗證並領有證書 推廣公文電子交換 推動線上簽核及文書及檔案線上申請及線上閱覽 公文與檔案管理資訊系統安全 具有年度資訊安全計畫 系統資料日常備份及災害復原演練作業 人員權限申請及異動管理

報送本部或檔案管理局審核事項 檔案管理年度及中長程計畫由各機關(構)學校簽奉機 關首長核定，無需報送本部或檔案管理局核定 檔案鑑定會議紀錄歸檔管理，於辦理相關檔案之移轉 、銷毀作業時，併同目錄報送本部轉檔案管理局審核 檔案銷毀目錄、檔案分類及保存年限區分表採簡易裝 訂成冊，勿採膠裝等不易拆解的方式裝訂，並注意字 體大小需容易檢視 各項作業要點，如檔案應用、檢調等規定，應於訂定 後函請本部轉檔案管理局備查

檔案管理局近年重點業務 文檔合一 推動公文及一般行政作業之線上簽核 提升公文電子交換比率 推廣檔案加值應用 持續監督輔導組織改造機關之檔案移交作業 重視各機關對所屬機關的輔導管理（檔案法施行細則第 27條第1項） 辦理民國38年以前檔案移轉為國家檔案 落實檔案法施行細則第27條第2項，第一階段針對 中央二級以上及地方一級機關採取自願性訪視

各校檔案管理事項應遵循檔案法及檔案法施行細則，作業原則應參考檔案管理局編定之「機關檔案管理作業手冊」辦理。 檔案管理局全球資訊網：http://www.archives.gov.tw 本部檔案管理相關資訊可至本部全球資訊網（http://www.edu.tw）/本部各單位/秘書處/檔案應用管理項下查詢。

~簡報結束~