公文格式与标准 昌平区档案局 万丹洁

公文格式与标准： 一、公文概念与分类 二、公文格式与稿本 三、公文办理

第一节 公文概念与分类

思考： 书籍、私人信件、日记是公文吗？

一、公文的概念 ★公文即公务文书，是国家机关及其他社会组织为处理公务行使职权而按规范体式形成的具有法定效用的信息记录。

二、公文概念的含义 主要有四个方面： （一）由法定作者制发。 法定作者制发是指公文必须以国家机关及其他组织的名义或其领导人的名义制发。 制发公文包括两种形式： ▲以机关名义制发 ▲以机关领导人名义制发

二、公文概念的含义 （二）法定的权威性。 就是指公文代表了制发机关的法定权威，对受文者产生的不同程度的强制性影响。 主要体现在两个方面： ▲发文者：要依据有关的法律法规行文 ▲受文者：要遵照执行

二、公文概念的含义 （三）效用的现实性。（即特定的效用） 指公文的法定权威性，具有明显的时间性和空间性。比如《昌平区档案局关于举办2016年档案业务培训班的通知》。 这是公文与档案作用的重要区别

二、公文概念的含义 （四）体式和处理程序规范性。 规范的体式包括文体的规定性和格式的规定性。处理程序规范性是指公文从制发到办理程序都有明确的规定。 公文区别于其他文字材料的明显标志。

公文具有法定的权威性，其制发必须是( ) A：法律部门、 B：上级机关、 C：部门领导、 D：法定作者

二、公文概念的含义 公文与文件、文书之间的联系和区别 1.联系：从内涵上讲，三者没有本质的区别，都是同一种事物。 2.区别：它们的不同之处在于外延有一定的区别。

3 2 1 文件的外延最大，包容了文书和公文的全部内容。 还包括了新的载体类型。 文书，一般是所有文件材料的总称，它的外延包括公务文书和私人文书。 公文的外延相对来说最小，专指国家机关和其他社会组织在公务活动中形成的文件材料。

三、公文的种类 公文种类，即根据公文功能属性进行的分类，简称文种。文种具有概括表明公文性质、行文方向、行文目的和公文特点的重要作用。

三、公文的种类 2012年4月，中共中央办公厅、国务院办公厅发布《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），自2012年7月1日起实施。

三、公文的种类 文种：即公文种类，是根据公文功能属 进行的分类。《条例》规定了15个文种。 决议、决定、命令（令）、公报、公告、 通告、意见、通知、通报、报告、请示、 批复、议案、函、纪要

三、公文的种类 按发文机关不同 报告、请示、批复、函、纪要 党的机关专用 决议 行政机关专用 命令（令）、公告、通告、议案 党的机关专用 决议 行政机关专用 命令（令）、公告、通告、议案 党政机关通用 决定、公报、意见、通知、通报 报告、请示、批复、函、纪要

三、公文的种类 ★上行文：指向直属的上级机关报送的文件。 ★下行文：指上级机关对所属的下级机关发送的文件。 按行文方向不同： ★上行文：指向直属的上级机关报送的文件。 ★下行文：指上级机关对所属的下级机关发送的文件。 ★平行文：指同级机关或者不相隶属机关之间相互往来的文件。

会议讨论通过的重大决策事项 较高层级党的机关 决议 下行文 适用范围 发文机关 行文方向 PPT模板下载：www.1ppt.com/moban/

各级党政机关 下行文 适用范围 发文机关 行文方向 决定 对重要事项作出决策和部署；奖惩有关单位和人员；变更或撤销下级机关不适当的决定事项 PPT模板下载：www.1ppt.com/moban/

较高层级行政机关及其法定代表 下行文 适用范围 发文机关 行文方向 命令 公布行政法规和规章； 宣布施行重大强制性措施； 批准授予和晋升衔级； 嘉奖有关单位和人员 较高层级行政机关及其法定代表 下行文 命令 PPT模板下载：www.1ppt.com/moban/

党和国家，国家或省区市职能部门 下行文 公布重要决定或者重大事项 公开 发布 适用范围 发文机关 行文方向 公报 PPT模板下载：www.1ppt.com/moban/

向国内外宣布重要事项或者法定事项 国家权力机关、行政机关及被授权的部门 下行文 公开 发布 公告 适用范围 发文机关 行文方向 PPT模板下载：www.1ppt.com/moban/

在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 各级行政机关、人民团体、企事业单位 下行文 公开 通告 发布 适用范围 发文机关 行文方向 PPT模板下载：www.1ppt.com/moban/

对重要问题提出见解和处理办法 各级党政机关 上行文 平行文 下行文 意见 适用范围 发文机关 行文方向 PPT模板下载：www.1ppt.com/moban/

各级党政机关 下行文 平行文 适用范围 发文机关 行文方向 通知 发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项； 批转、转发公文 PPT模板下载：www.1ppt.com/moban/

县政府要将省政府的公文向所属的部门和乡、镇传达，所使用的公文应是( )。 A.转发性通知 B.批转性通知 C.指示性通知 D.发布性通知  

各级党政机关 通报 下行文 表彰先进批评错误， 适用范围 发文机关 行文方向 传达重要精神和告知重要情况 PPT模板下载：www.1ppt.com/moban/

用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项的公文是( )。 用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项的公文是(    )。  A．通知  B．通告 C．公告  D．通报

上行文不要求上级答复 各级党政机关 报告 适用范围 发文机关 行文方向 向上级机关汇报工作、反映情况；回复上级机关的询问 PPT模板下载：www.1ppt.com/moban/

向上级机关请求指示、批准 上行文上级应予答复 各级党政机关 请示 适用范围 发文机关 行文方向 PPT模板下载：www.1ppt.com/moban/

适用范围 发文机关 行文方向 答复下级机关请示事项 各级党政机关 下行文 批复 PPT模板下载：www.1ppt.com/moban/

汇报工作，反映情况，不要求批复，可用()。 A: 报告 B: 请求 C: 通告 D: 请示

报 告 和 请 示 的 区 别 报 告 请 示 用途 服务 对象 结束语 是否需要处理（最大区别） 内容 向上级机关报告工作 报 告 请 示 用途 向上级机关报告工作 有某项具体的工作需要由上级机关拍板，做出决定和指示 服务 对象 上级机关 本机关 结束语 “特此报告” “妥否，请批示”或“如无不妥，请予安排” 是否需要处理（最大区别） 阅件，上级机关一般不需要作出回应，可以不予理睬 办件，一定要有批复或指示，并且所请示的事项必须在批复后方能进行 内容 可以涉及多个方面 只能是一事一请示（报告等非请示性公文不得夹带请示事项）

特别注意：文件中只要有请求事项的，就不能用“报告”来处理，否则很容易误事。 如果既想汇报工作， 让上级掌握，又想 请示解决问题： 二是以请示公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示后面作为背景材料。 一是将“报告”和“请示”分开，形成两份公文分别上报。 特别注意：文件中只要有请求事项的，就不能用“报告”来处理，否则很容易误事。

C.是对报告的批件 D.下级没有请示，用来指导工作的 批复是答复下级请示的文件，是( )。 　　A.被动发文 B.主动发文 　　C.是对报告的批件 D.下级没有请示，用来指导工作的  

各级人民政府 平行文 适用范围 发文机关 行文方向 议案 各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项 PPT模板下载：www.1ppt.com/moban/

各级党政机关 平行文 适用范围 发文机关 行文方向 函 不相隶属机关之间商洽工作；询问和答复问题；请求批准和答复审批事项 PPT模板下载：www.1ppt.com/moban/

根据会议需要确定发放范围，无固定行文方向 适用范围 发文机关 行文方向 记载会议主要情况和议定事项 各级党政机关 根据会议需要确定发放范围，无固定行文方向 纪要 PPT模板下载：www.1ppt.com/moban/

在行政公文中，可用于上行文的公文种类有( )。　 A.报告 B.通知 C.批复 D.决定 E.函

标 题 实 例 (1) ××镇党委关于党支部 换届选举问题的请示报告

《××局关于调整工资的补充说明》 《××局关于机构改革中有关问题的解释》 标 题 实 例 (2)

〈××市委、××市人民政府关于印发××市优化发展环境若干意见的通知〉 ××镇党委、××镇人民政府关于转发 《××区委、××区人民政府关于转发 〈××市委、××市人民政府关于印发××市优化发展环境若干意见的通知〉 的通知》的通知 标 题 实 例 (3)

中共××镇党委 关于在全镇党员中开展保持共产党员先 进性教育活动的实施意见 标 题 实 例 (4)

第二节 公文的格式与稿本

一、公文介质 1.纸型：国际标准的A4 2.版心：版心尺寸为156mmx225mm。上边距37mm,下边距35mm,左边距27mm,右边距27mm。每页22行，每行28个字，行距28磅。 3.装订：左侧平订等

二、公文组成要素 （一）版头 （二）主体 （三） 版 记

二、公文组成要素 (一) 版头 份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人

公文中的发文字号应写为( )。 A:昌档文〔2015〕1号 B:昌档文 [2015] 1号 C:昌档文〔2015〕01号  公文中的发文字号应写为( )。 A:昌档文〔2015〕1号 B:昌档文 [2015] 1号 C:昌档文〔2015〕01号 D:昌档文〔15〕01号

二、公文组成要素 (二) 主体 标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件

标题： 由发文机关名称、事由和文种组成。用2号小标宋体，编排于红色分隔线下空2行，分1行或多行居中排列。 2行

二级标题用楷体 三级标题用仿宋体 一级标题用黑体 文中小标题层次序号依次使用“一、”、“（一）”、“1.”“⑴”标注，第一层序号及小标题用3号黑体，第二层用3号楷体，第三层及以下均用3号仿宋体。

附件说明：用3号仿宋体，在正文下空1行，左空2字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。若公文有2个或以上附件，需使用阿拉伯数字标注顺序号，后标半角“.”。附件名称后面不加标点符号。附件内容处应标注“(见附件)”。

发文机关署名： 署发文机关全称或规范化简称。用3号仿宋体。 成文日期：署会议通过或发文机关负责人签发的日期。在发文机关署名下1行，用3号仿宋体，数字统一为阿拉伯数字，写全年、月、日。

请示、函等用于请示、商洽某项工作或某些事项的公文，应在附注位置标注发文机关联系人，联合行文只标注主办机关联系人即可。 60

附件：公文正文的说明、补充或参考资料。另面编排，在版记之前，与正文一起装订。 “附件”二字及附件序号用3号黑体顶格编排在版心左上角第1行。 1行 附件标题居中编排在版心第3行（即“附件”二字及附件序号下空1行）。

 公文中的成文日期应写为( )。 A: 15年3月25日 B: 一五年三月二十五日 C: 2015年3月25日 D: 二0一五年三月二十五日

二、公文组成要素 (三) 版记 抄送机关、印发机关和印发日期

版记中的分隔线与版心等宽，首条、末条分隔线用粗线（高0. 35mm，word版1磅），中间分隔线用细线（高0. 25mm，word版0 抄送机关 粗线 印发机关和印发日期 细线 粗线 35mm

多家单位联合行文时，发文机关标志可以单独用主办机关名称，4个及以上机关联合行文时标题中的发文机关名称可以简略，但发文机关署名需署所有会签机关的名称。根据印章大小和发文机关数量确定每排发文机关署名数量（每排排列2-3个），最后一个印章端正、居中下压相对应的发文机关署名和成文日期；印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超过版心。 不可省略 可省略 可省略

第三节 公文办理 66

一、收文办理 签收 登记 初审 承办 传阅 催办 答复

二、发文办理 复核 登记 印刷 核发

三、整理归档 见文书档案

内容参考 区委办李老师《机关公文处理知识》课程 档案局王老师《公文管理》课程 《昌平区党政机关公文处理工作手册》 《实用公文写作一本通》 《档案人员岗位培训教程》

不妥之处敬请指正，谢谢！