國立東華大學 總務處業務報告 報告人：總務長劉瑩三
總務處 事務組 營繕組 保 管組 出納組 環保組 文 書組 行政大樓一樓東側 行政大樓一樓東側 行政大樓二樓東側 行政大樓一樓西側 校園東側外環道旁 行政大樓一樓西側
總務處網頁
一、事務組 採購業務 車輛業務 委外經營業務 電話申請業務 識別證業務
一、事務組(1/5) ◆採購業務 新臺幣10萬元以下之小額採購，經動支申請陳核程序核定後，由請購單位依權責自行辦理。 新台幣10-100萬元之採購案，請購單位應備妥動支申請單、規格書等送審後送事務組辦理，預估工作時間約13天。 新台幣100萬元以上之採購案，請購單位應備妥動支申請單、規格書等送審後送事務組辦理，預估工作時間約25天以上。 針對具有共通需求特性之財物或勞務，透過「共同供應契約採購系統」向立約商訂購商品，並應優先採購環保產品。 採購工作流程及相關表單，請參閱事務組網頁或洽事務組採購承辦人員。
一、事務組(2/5) ◆車輛業務(交通接駁車、交通費補助、計程車、遊覽車) 為提供教職員工上下班交通接駁，本校提供上下班交通專車服務，搭乘時間及停靠點，可在總務處首頁車輛管理查詢。 非居住校內宿舍且非由本校供給交通工具上下班者，若住所距離校區外圍一千公尺以外，可檢具住所證明文件(如身份證影本等)提出交通費補助申請，申請表單可至總務處事務組網頁下載。 本校與中美、統一、蓮花等3家計程車行簽訂服務合約，享有優惠價格，請參考本處首頁『計程車』連結。 本校亦與宜花東遊覽車、華聯遊覽車股份有限公司簽訂服務契約，請參考本處首頁客運車租賃合約。
一、事務組(3/5) ◆委外經營業務 學校餐飲服務：教學區內湖畔一樓中餐廳（提供自助餐、簡餐、麵食、早餐等）、管理學院咖啡部（簡餐、飲品）、花師教育學院輕食部（簡餐、飲品）及文學院八角亭一樓（簡餐、飲品）；學生宿舍區多容館（二樓咖啡廳提供簡餐飲品等）、集賢館（提供早餐、自助餐、麵食、異國料理、滷味等） 日常用品服務：宿舍區統一超商（多容館）、全家便利商店（集賢館）及宿舍區投幣式洗烘衣機。 住宿服務：東華會館（位於原住民學院附近）提供教職員工生親友及學校來訪貴賓、校友等住宿服務。 其它服務：教學區內湖畔餐廳二樓書坊（圖書、文具用品及輕食等）、文學學八角二樓影印禮品等、多容館眼鏡部等。
一、事務組(4/5) ◆電話申請業務 研究室電話增修請填寫申請書向事務組提出申辦，經審核完成將通知中華電信公司裝設，從申請至裝設完成(扣除例假日)預估約需三日。 學人宿舍電話屬老師私人電話，請直接向中華電信公司申請。
一、事務組(5/5) ◆識別證業務 車輛進出校門應檢附識別證，識別證種類包括汽車、機車及自行車，可透過系所助理統一登記或直接洽事務組申辦。 汽車一張400元，機車、腳踏車暫不收費，所有識別證為一年期間，時間為每年9月至隔年8月止；倘僅使用一學期則汽車一張200元。一張識別證僅能一個車號，且每年需辦一次識別證，否則每次出入皆需換證。
二、營繕組 學人宿舍維修報修方式 研究室實驗室報修方式 假日遇停水、停電等狀況處理
二、營繕組(1/3) ◆學人宿舍維修報修方式： 為使本校有效管理維修工作，提升維修品質，確立維修作業，住宿學人可依循下列方式，讓校方提供居住安全的服務。
營繕組 學人宿舍維修報修方式 住戶自行處理 保管組 1.提送紙本 (傳真電話 8632340) 2.電話(分機2342任良傑) 非校方 1.提送紙本 (傳真電話 8632340) 2.電話(分機2342任良傑) 3.網路填報(維修填報系 統http://web.ndhu.edu.tw/GaRpMng/index.htm) 住戶自行處理 保管組 校方 網路填報維修管理系統 營繕組 委外處理 現場勘查 委外廠商 依採購程序處理 自行處理 結案 結案
總務處報修系統網頁
二、營繕組(2/3) ◆研究室實驗室修報修方式： 為使本校有效管理維修工作，提升維修品質，確立維修作業，可依循下列方式，讓校方提供教學安全的服務。
營繕組 研究室實驗室報修方式 管理員自行處理 1.提送紙本 2.電話(請洽各棟大樓管 理員分機) 一級 1.提送紙本 2.電話(請洽各棟大樓管 理員分機) 3.網路填報(維修填報系 統http://web.ndhu.edu.tw/GaRpMng/index.htm) 各棟大樓管理員 管理員自行處理 專業 網路填報維修管理系統 營繕組 委外處理 現場勘查 委外廠商 依採購程序處理 自行處理 結案 結案
總務處報修系統網頁
二、營繕組(3/3) ◆假日遇停水、停電等狀況處理： 校區停水、停電總務處於事前皆會發公告周知，請留意電子信箱公告訊息，若遇不預警停水、停電等無法自行處理之狀況請通知駐警隊（分機2402、2119）協助。
三、保管組 教師（學人）宿舍何時受理申請 申請教師（學人）宿舍須檢附那些資料或證件 教職員工宿舍維修責任劃分 學人宿舍收取房屋使用費 學人宿舍借用年限
三、保管組(1/4) ◆教師（學人）宿舍何時受理申請： 教師宿舍每學期申請1次，約於每年1月及6月間，確切受理申請時間，總務處保管組會行文至各單位，並公布於學校網頁上。
三、保管組(2/4) ◆申請教師（學人）宿舍須檢附那些資料或證件： 申請教職員工宿舍，其申請表須本人簽章，並檢附下列相關資料： 1、戶口名簿或護照等相關證件影本。 2、學人宿舍借用申請單。
三、保管組(3/4) ◆教職員工宿舍維修責任劃分： 有關借住本校教職員工宿舍，其宿舍維修責任劃分如下： 學校負責部分： （1）公共設施。 （2）建築物本身結構（滲水、漏水、壁癌…等）。 （3）其他：特殊案件需由總務處認定。 借用人負責部分： （1）人為損害。 （2）一般性修護（燈管、水龍頭、馬桶、瓦斯熱水器… 等）。 詳總務處保管組網頁「學人宿舍維修權責劃分一覽表」。
三、保管組(4/4) ◆學人宿舍收取房屋使用費 ◆學人宿舍借用年限 房屋使用費收費標準請至總務處保管組網頁查詢，軍公教人員另扣房屋津貼，同住配偶為軍公教人員者亦需於薪資中扣繳。 水電費按實際使用度數計費，借住宿舍人應依規定扣回房租津貼並繳納水、電費、網路費及房屋使用費，所需費用由出納組自借住人每月之薪津中扣繳方式辦理。 ◆學人宿舍借用年限 借用以6年為一期間，期間滿時得申請續借一期間。
四、出納組 薪資相關 薪資代扣所得稅
四、出納組(1/2) ◆薪資相關注意事項及查詢入帳情形： 薪資劃帳戶頭：請提供台灣企銀或郵局帳號(本校台企銀及郵局櫃檯設於行政大樓一樓）。 優惠存款（自由參加）：於每月發放薪資中代扣1萬元(含)以下（以千元計），另開立台企或台銀優儲帳戶存帳。（並請上出納組網頁下載「優儲代扣委託書」及新開優儲帳戶影本送出納組辦理）。 薪資查詢：至出納組網頁「薪資查詢系統」查詢薪資入帳內容。（第一次使用先註冊，註冊須填寫E-mail帳號，註冊完再重新登入）
四、出納組(2/2) ◆薪資代扣所得稅注意事項： 依「薪資所得扣繳辦法」規定，薪資受領人應向服務機關填報「員工薪資所得受領扶養親屬申請表」，按表列應扣稅額代扣所得稅(表格請上出納組網頁「薪資查詢系統」登入、印出申請表簽名後擲回出納組）。 如未填列上表者，將依稅法代扣繳5%所得稅（起扣點為薪資總額40,010元）。 如為非境內居住者(同一年度在台居住未滿183天者)，薪資按總額扣18%所得稅，但薪資給付額在28,170以下者扣6%所得稅。
五、環保組 垃圾分類資源回收 實驗室勞安管理資訊 新使用毒化物申請流程 實驗室廢液及廢棄物處理
五、環保組(1/3) ★垃圾分類資源回收： 校園垃圾共分三類:一般垃圾、回收垃圾及廚餘 一般垃圾:綠色垃圾桶 回收垃圾:黃色垃圾桶(紙類) 藍色垃圾桶(鐵鋁金屬、塑膠及玻璃) 廚 餘:黑色垃圾桶
五、環保組(2/3) ★實驗室勞安管理資訊: 可上本校網頁→行政單位→校級委員會→實（試）驗室安全衛生委員會，了解委員會組織成員、會議紀錄及委員會設置要點。 ★新使用毒化物申請流程: 至本校網頁→總務處→表單下載→毒性化學物質核可文件申請書填具後申請，或電話聯絡2393本組黃先生進行申請。
五、環保組(3/3) ★實驗室廢液及廢棄物處理: 實驗室廢液:本校已委託經濟部輔導設立廠商清運處理，本組每學期會以e-mail通知實驗室系辦人員轉知收集時間，但請各實驗室務必知曉並記錄廢液性質，以利分類處理。 醫療廢棄物:本校已與花蓮醫師公會簽訂合約，每月前來收集焚燬。
六、文書組 領取包裹郵件 貨運地址書寫方式 校內電話分機表
六、文書組（1/3） ◆領取包裹郵件： 校內郵件由文書組收發室收件整理後，由院系辦人員領回處理，教師可至各系辦信箱取回個人郵件，亦可來電2354查詢，或至總務處／文書組／掛號郵件查詢的網頁下做查詢，也可直接洽詢傳遞郵局(電話:8653401)。 大型郵件系辦無法代領時，會由收發室發出一張郵件待領通知單，由系辦轉交收件人到收發室親領。
六、文書組（2/3） （請直接寫上院系地址，貨運將直接送往各學院不會送到收發室) ，例如: 理學院應數系王 x x 教授 收 ◆貨運地址書寫方式: （請直接寫上院系地址，貨運將直接送往各學院不會送到收發室) ，例如: 理學院應數系王 x x 教授 收 花蓮縣壽豐鄉大學路2段1-12號 理學院大樓應數系Ａ３xx室
六、文書組（3/3） 校內各大樓皆已設立獨立之門牌，各大樓常用參考用地址請至：總務處／文書組／掛號郵件查詢的網頁下查詢(校內正式地址請洽保管組2341分機)。貨運物品請註明收件人所屬大樓地址、棟別、樓層、室號、系所及連絡電話，請貨運公司人員直接送達。 ◆校內電話分機表： 在總務處首頁左下方，新裝或異動電話時請通知總機(2359分機)，以利總機機表更新。
Thank you for your attention.