全区档案业务培训班 2014年3月

档案登记备份工作介绍 舟山市档案局登记备份处 顾岱鸥

主要内容 登记备份概述 登记备份的范围和形式 登记备份流程和质量要求 重点项目档案登记备份 纸质档案数字化简介

登记备份工作提出的背景 1、档案载体形式发生变化 2、档案价值作用发生变化 如：社保、医疗、移动通信电子数据等 传统载体 各类载体（电子文件） 宏观的、历史的、情报价值 微观的、现行的、凭证价值

登记备份工作提出的背景 3、档案安全问题日益突出 档案安全保障跟不上要求 四川大地震中档案大量的历史档案和婚姻档案损毁； 档案特别是电子文件的法律凭证价值的置疑。 湖南邵东罗彩霞被冒名顶替入学的案例。 在信息化环境下，电子文件的可靠性、完整性和安全性面临挑战。

登记备份工作提出的背景 4、在信息化环境下，传统的档案监管机制、手段已不能适应要求。 档案部门的职能条件变化、工作领域不断拓展，需要新的监管机制与之相适应。从保管到监管：以档案馆建设为中心，抓实体管理为重点的工作思路已经滞后于形势发展的要求。

在此背景下—— 国家档案局提出要建立档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系。 2009年底，中共中央和国务院办公厅印发了《电子文件管理暂行办法》，提出具有保存价值的电子文件应及时归档；有条件的应根据国家灾害备份的要求，建立电子文件备份中心或备份库。 2009年12月底，浙江省委办公厅、省政府办公厅印发《关于在全省开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》，提出在全省范围内开展档案与电子文件登记备份工作的要求。

档案登记备份的相关文件 省两办《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》（浙委办〔2009〕140号）； 市两办《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》（舟委办〔2010〕11号） ； 《浙江省档案登记备份管理办法》（省政府令第306号，2012年12月17日）； 《浙江省重点建设项目档案登记备份管理办法》（浙档发〔2013〕28号）； 浙江省档案局印发《浙江省档案登记备份工作规范》的通知（浙档发〔2013〕23号）； 《关于深化推进国家专业档案登记备份工作的通知》（浙档发〔2014〕1号）；

档案登记备份

主要作用 确保档案可靠性，强化法律凭证价值。 确保档案安全性，提高抵御风险的能力。 主要针对保障档案特别是电子文件的凭证性而设计。通过登记备份，各级档案部门作为非利益相关的第三方，对档案的原始性、可靠性提供鉴证，从而有效化解矛盾纠纷，降低社会交易成本。 确保档案安全性，提高抵御风险的能力。 监管机制（制度约束） 技术手段（数据冗余存储）

衍生作用 强化档案行政监管职能。 有效整合档案信息资源。 带动档案事业各项业务建设。 提高对档案行政监管能力，实现档案监管的范围扩大、载体拓展、工作前移。 有效整合档案信息资源。 掌握区域档案资源的分布情况，建立区域档案信息数据库。实现“监管式”、“互惠型”整合，实现各部门和档案馆的合作共赢。 带动档案事业各项业务建设。 是推进档案事业全面发展的“总抓手”，有助于推动档案基础设施建设、档案信息化建设等。

登记备份的概念 什么是档案与电子文件登记？ 登记，把有关事项或东西登录记载在册籍上，就是记录、审核、确认的意思。有婚姻登记、房产登记、土地登记、财产登记等。 档案与电子文件登记，是指县级以上人民政府档案行政管理部门对本行政区域内的机关、团体、企事业单位和其他组织形成的、对国家和社会具有保存价值的档案与电子文件的形成情况、安全状况等予以记载和安全评价，作出备份处置决定的活动。

登记的内容： 1.室藏档案与电子文件情况； 2.年度归档情况； 3.传统档案数字化情况（目录、数量、类型、载体及其信息系统）； 4. 档案安全状况（实体管理、电子数据及信息系统安全防护情况）； 5.现有或拟实施的电子文件备份方案及相关材料； 6.保证档案与电子文件完整、准确、系统所采取的控制措施; 7.其他需要登记的事项.

登记的时间 上一年度形成的档案与电子文件归档完毕。 《浙江省档案登记备份工作规范》第12条规定的每年9月底以前。 省重点项目登记时间另行规定为：开工后6个月内、每年11月底前、专项验收后1个月内、正式竣工验收后1个月内。

什么是档案与电子文件备份？ 　备份：它的作用是用于后备支援，替补使用。他在各个领域都有自己的各种解释。“备份”在计算机应用领域指的是从原文中独立出来单独贮存的程序或文件的副本（摘自【计算机科学】）。

备份的分类 备份可以分为系统备份和数据备份。 1、系统备份：指的是用户操作系统因磁盘损伤或损坏，计算机病毒或人为误删除等原因造成的系统文件丢失，从而造成计算机操作系统不能正常引导，因此使用系统备份，将操作系统事先贮存起来，用于故障后的后备支援。 2、数据备份：指的是用户将数据包括文件，数据库，应用程序等贮存起来，用于数据恢复时使用。

档案与电子文件登记备份 指根据档案行政管理部门的备份处置决定，由各登记单位对已登记审核、纳入备份范围的档案与电子文件，以电子备份的方式形成备份数据；再由档案行政管理部门确定的灾难备份服务机构（一般设在同级国家综合档案馆），对各单位报送的备份数据进行统一保存和管理的行为。

备份工作的内容： 数据报送、受理 数据检测、移交 数据存储、管理 数据传输、使用

备份的时间： 电子业务数据:定期 电子公文、数字化成果备份：一年一次，次年9月底以前。

登记备份工作的范围和形式 列入登记备份的范围： 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理事务过程中形成的、对国家和社会具有重要保存价值的各种不同形式和载体的信息记录，包括传统载体档案、电子公文、电子业务数据等。

具体指： （一）按照国家档案行政管理部门有关档案移交的规定，向同级国家综合档案馆移交档案的单位；（进馆单位） （二）承担行政监管、公共服务、基本建设、社会管理、产业发展、生态保护、文化事业等职能，涉及公共安全、公共利益以及公民、法人或其他组织合法权益的单位；（国有企事业单位、社会组织、公民）

（三）承担县级以上重点项目的建设单位； （四）经依法批准设置的专门档案馆； （五）其他根据国家和省的有关要求，需要登记备份的机关、国有企业、事业单位。 经同级档案行政管理部门认定，属于集体、个人所有的，对国家和社会具有保存价值的重要档案与电子文件，在自愿基础上，鼓励所有者向当地档案行政管理部门进行登记备份。

重点涉民领域：如人力资源和社会保障系统、城乡住房和建设系统、医疗卫生系统、教育系统、民政系统、农林系统、环保系统、工商系统、质监系统、食品药品监督系统、安全生产监督系统、国土系统等电子业务数据。 包括各级机关、团体、国有企业、事业单位和其他组织形成并保管的尚未到移交进馆年限的归档电子文件、档案数字化成果和文件目录数据等 民营企业、其他社会组织、个人（自愿登记）

确认各单位具体内容 （一）具有较高历史保存价值，已纳入文件材料归档范围，永久、长期或30年以上保管期限的档案与电子文件； （二）具有较高凭证价值，涉及公民、法人或其他组织合法权益的档案与电子文件；或事关国计民生，其安全问题将可能对经济运行、社会稳定带来较大影响的档案与电子文件。 （三）其他法律法规规定的，应纳入登记及备份范围的档案与电子文件。

各类单位需登记备份的范围示意图 归档电子公文 重要涉民电子业务数据 重要档案的数字化成果 (永久、长期、30年) 机关及下属单位 知识产权档案 生产经营档案 信誉类档案 重要业务档案 电子文件和档案 社会企事业单位 项目前期文件 招投标等合同 隐蔽工程施工 监理文件 竣工图、竣工验收 科技电子文件和档案 重点建设项目

备份的形式 （一）电子业务数据：指各专业主管部门及下属单位通过专门业务信息管理系统形成和处理的数据（库）。 电子业务数据一般采取数据库及信息系统整体打包备份的方式；已配置专业备份系统的登记单位，可直接报送经备份系统生成的原始备份数据。为便于管理、传输和技术检测，可根据需要将灾难备份数据按ZIP、ISO等无损、可还原的通用格式进行封装打包；有保密要求的，可对备份数据进行加密处理。

（二）电子公文：指各单位在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成的公务电子文件（一般为版式公文或文档、图表等形式，包括相关元数据和机读目录等）。 电子公文一般在办理完毕后采取按件归档、导出、整理、封装的方式，其前处理过程应按照国家和省有关规定执行，确保电子公文真实、完整、有效，满足法律法规规定的原件形式要求。有较高灾难备份需求的，可同时采取灾难备份的方式。

电子公文备份的内容和形式 电子公文基本描述信息、电子公文原件信息、归档电子公文形成或处理过程信息、电子公文档案管理信息 电子公文备份数据：文件流转单；文档；表1、表2、表3

（三）档案数字化成果：指各单位传统载体档案经数字化转换后形成的数据成果，包括全文和机读目录等。传统载体档案在备份前需做好数字化转换工作。 档案数字化转换应符合国家、省和当地有关业务规范要求，档案数字化成果应当准确、完整地反映档案原件的内容和形式 （四）其他电子文件：除本条前三项形式外的属于登记备份范围规定的其它电子文件，如音视频电子文件、科技电子文件、数码照片等。

登记备份工作流程

登记申报：登记单位应每年定期向同级档案行政管理部门进行档案与电子文件登记，并填写《档案与电子文件登记表》及其附件。 登记受理：档案行政管理部门应当根据各单位提交的申请登记材料，及时进行受理。

登记审查：档案行政管理部门应结合国家有关规定和已掌握的情况，对登记材料及其所涉及内容进行核实，并对登记单位的档案与电子文件安全管理体系及备份方案进行确认；根据登记单位档案与电子文件保存价值和管理现状，进行价值鉴定和安全评价，并作出档案与电子文件备份处置决定 登记反馈：档案行政管理部门经审查，及时向登记单位反馈登记审核结果和备份处置决定。

备份数据报送：各登记单位根据档案行政管理部门的登记审核结果及作出的备份处置决定，按照要求开展备份工作，并将备份数据报送至档案行政管理部门审核确定的灾难备份服务机构。在报送备份数据时，各登记单位应将数据进行打包，并填报《档案与电子文件备份情况表》和《档案备份数据收检验表》等材料。

报送备份的数据包括案卷目录数据库、文件目录数据库、文件内容(电子公文、扫描图象或业务数据)几个部分。 数据库结构应符合浙档[2011]17号文规定形成数据库各字段名、长度及其填写的内容，应符合规定。

备份数据检测与反馈：灾难备份服务机构应对各单位报送的备份数据进行业务和技术检测。根据检测情况，由灾难备份服务机构填写《档案备份数据移交、接收检验表》，并及时反馈给申报单位；采取在线备份时，可采取集中反馈的方式。对于备份数据不符合要求的，登记单位应在收到反馈后及时整改，再按要求重新报送。

备份数据质量要求 各登记单位备份数据质量检测的主要项目及指标： 1.备份载体质量是否符合要求，是否携带计算机病毒等； 2.备份数据的数字摘要码（如MD5码）及其他技术指标是否与《档案与电子文件备份情况表》的信息一致；

3.备份数据质量是否符合规范要求。其中，档案数字化成果抽捡合格率应达到95%以上（含95%）；按件归档的电子公文，其内容真实、有效，结构和背景信息等要素齐全，符合有关电子公文归档规范要求；电子业务数据或采取灾难备份方式的电子公文，其业务技术要求与备份方案一致，已经过模拟恢复测试。 4.目录与全文能否顺利挂接。

备份要求： （一）传统载体档案：各单位应参照《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》等有关要求，对列入备份范围的传统档案进行数字化转换。纸质档案扫描采用彩色模式，分辨率150dpi以上，以多页或单页的TIFF格式保存（一个单位的同一登记备份批次只能选择一种格式，TIFF格式采用LZW压缩或不压缩）。目录数据库及全文挂接均应符合本区域内档案行政管理部门相关标准规范要求。

为确保数字化成果能准确、完整反映原始档案内容，应将定稿与原稿（包括收发文处理单及留痕稿）一并扫描。

（二）电子公文：应按照省“两办”《关于切实加强电子文件管理的实施意见（暂行）》和省档案局《浙江省省直单位电子公文归档管理暂行办法》的要求，以件为单位开展电子公文的归档与备份。 归档电子公文应包括如下内容：电子公文版式文件及留痕稿、收发文处理单、元数据、其他相关附件或程序文件；同时，每份归档载体上应保存对应机读目录。对于采取灾难备份方式的电子公文，其备份数据应真实、完整、有效，能通过一定的措施还原到原始备份时点状态。

（三）电子业务数据：按照档案行政管理部门审核确定的备份方案，按照灾难备份的要求进行周期性备份。备份数据应真实、完整、有效，能通过一定的措施还原到原始备份时点状态。

备份载体的选择 使用光盘作为备份载体时，要采用JVC国际档案级光盘或SONY单盒装刻录光盘作为数据备份光盘。刻录前应对光盘进行材质检测，并以8倍速或不超过8倍速进行刻录，以确保数据刻录的质量。光盘标签面应采取专用“光盘标签笔”书写，不得使用硬笔在光盘标签面上书写，不得使用粘贴不干胶的标签方式。载体编号采取“全宗号（或单位编号）-年度-年度内载体顺序号”的编号方式。

重点项目登记备份 备份内容： （一）项目申报文件：项目建议书、可行性研究报告、项目评估及批复；环境预测、调查报告、环境影响报告书及批复。 （二）设计基础文件：工程地质、水文地质、勘察报告、地质图，勘察记录、化验、试验报告、重要土岩样及说明；地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录；水文、气象、地震等其他设计基础资料。

（三）设计文件：总体规划设计；方案设计；初步设计及其报批文件；技术设计；设计评价、鉴定及审批。 （四）工程管理性文件：包括工程质量、资金和进度等管理性文件；征地、移民文件；招标投标、承发包合同协议。 （五）重要施工、监理文件。 （六）项目竣工图

（七）竣工验收文件：项目竣工验收报告；工程设计、施工、监理总结；项目质量评审文件；各类专项验收文件；竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会签字名册、验收备案文件。 （八）其他文件：项目照片、声像材料及项目建设过程形成的其他有长远保存价值、较高凭证价值和现实查考价值的文件。 （文件依据：浙档发[2013]28号）

重点项目登记备份时间 省重点项目登记时间规定为：开工后6个月内、每年11月底前、档案专项验收和竣工验收后一个月内。 省重点项目备份时间规定为：专项验收前1个月内完成第四条的（一）到(六)项档案登记备份工作、正式竣工验收后3个月内完成（七）、（八）项档案登记备份工作。

登记备份的形式 档案数字化成果：指项目建设过程中形成的纸张、胶片等各类传统载体档案经数字化转换后形成的数字化成果，包括全文和机读目。 电子文件：指在项目建设过程中通过计算机等电子设备形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的文字、表格、CAD图、声像等各种形式的历史记录。

登记备份的程序 （一） 登记程序： （二）备份程序： 上报登记材料 登记受理与审核 处置意见 备份前处理 报送备份数据及材料 备份反馈 备份受理及检测

目录建库要求：采用DBF文件格式保存（通用数据库格式），也可以增加MDB或XLS格式。 数据库结构应符合当地档案馆规定形成数据库各字段名、长度及其填写的内容，应符合规定。 目录建库要求：采用DBF文件格式保存（通用数据库格式），也可以增加MDB或XLS格式。

纸质档案数字化简介 纸质档案数字化：采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁 带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。

基本环节 纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。

档案整理 在扫描之前，根据档案管理情况，对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。主要包括：目录数据准备 、拆除装订 、区分扫描件和非扫描件 、页面修整、档案整理登记。 注意：涉密档案必须由专门人员、专门设备、专门场地进行数字化转换，转化后的成果必须存储于涉密设备中。

目录建库 按照《浙江省省直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》的要求，规范档案目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段类型和长度，并对错误或不规范的目录数据进行修改。 目录建库应选择通用的数据格式，向档案馆移交时应转换为DBF格式。

档案扫描 根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。大幅面档案可采用专用数码平台进行扫描或者采用图像拼接方式处理。同一页面有两个以上文件，需分别扫描。 纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。

扫描色彩模式和分辨率 普通文件、档案可采用黑白或灰度模式扫描。 需永久或长期保存、向档案馆移交的档案，一般应采用彩色模式进行扫描。 扫描分辨率一般建议选择≥150dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。（一般选择300dpi） 需要进行OCR汉字识别、向档案馆移交的档案，扫描分辨率建议选择≥300dpi。 图纸类文件扫描分辨率建议选择≥200dpi。

图像处理 对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。 发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。 发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

纠偏：对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像偏度不得大于3度。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。 去污：去除数字图像中影响可懂度的杂质。档案数字化图像的去污，应遵循在不影响可懂度的前提下展现原貌的原则。 图像拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

图像存储 用于代替原件保存和需要移交至档案馆的档案，采用多页TIFF格式存储或单页TIFF。存储时的压缩模式的选择，应以保证画面质量无损的前提下，尽量减小存储容量为准则，建议选择LZW压缩模式。 用于提供网络查询的扫描图像，也可存储为JPEG、CEB、PDF或其他格式。

多页扫描 … 数据说明 “说明文件” 加工方案（可选） 案卷级目录 “目录文件” 文件级目录 “数字化成果 多页TIFF文件 (多页扫描)” （以档号命名） … “说明文件” “目录文件” “图象文件” “数字化成果 (多页扫描)”

单页扫描 … 数据说明 “说明文件” 加工方案（可选） 案卷级目录 “目录文件” 文件级目录 “单字化成果 (单页扫描)” 单页TIFF文件夹 （以档号命名） … “说明文件” “目录文件” “图象文件” “单字化成果 (单页扫描)” 影像页

数据挂接 档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过在线或离线方式加载到数据服务器。通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的批量、快速挂接。

数据验收 目录数据验收 以全宗的一个或多个目录为单元，随机抽查5%的数据，对条目数量及其著录项目内容的准确性进行逐条检查。 档号的合格率要求达到100%，其他项目抽检合格率要求达到95%以上（含95%）。合格率＝抽检合格文件数/抽检文件总数×100%

图像数据验收 以全宗的一个或多个目录为单位，随机抽查5%的条目数据相对应的图像数据，对图像数量及其图像内容的准确性进行检查。图像应符合本规范中所规定的分辨率、文件格式及色彩模式。图像文件的命名必须与条目档号相一致，一致率要100%；扫描图像完整性要求100%正确，完整性包括不准缺页、漏页。图像的倾斜度、清晰度、整洁度等技术指标，要求抽检合格率达到95%以上（含95%）。

数据备份 为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。（一般要求3套） 在线备份：目录和扫描档案一般都应采用磁盘、磁带库等载体实行在线存储备份，保证档案的利用与安全。 离线备份：凡用作长久保存和需要移交至省档案馆的档案，应采用离线方式进行刻盘备份。备份载体可选用DVD光盘。目录应与其相应的扫描档案保存在同一光盘上。

数字化成果管理 可选用在线和离线方式，配合相应的软件对数字化成果进行管理。 应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。 纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。

谢谢大家！