Make the dream come true 社 團 評 鑑 Make the dream come true 實 踐 夢 想 報告人 / 大智佛學社社長 張宇翔

前言 如何做好檔案管理 目錄 /contents 常見的問題 結語

01 前 言

妳心目中理想的社團 應該是什麼樣子

優質社團的要件 周延的組織章程（修正方式） 健全的人事組織（分工合作） 堅強的幹部團隊（專案活動） 周詳的年度計劃（計畫執行） 民主的會議內涵（社員大會） 完整的社團活動（企畫成果） 長期的社區服務（服務學習） 妥善的財務管理（透明專帳） 檔案的管理明確（文書作業） 豐富的資訊網絡（網頁建置） 1.活動目地明確 2.幹部多不代表示好事:活動 總務 教育 器材 社長 3. [年度計畫] 1-2年計劃 必須要有願景，還有完成的方法 4. [活動企劃] 要完整 5. [財務管理] 不夠明確 6. [網站] 官方網站更好

當我們努力過後 享受掌聲、歡呼與淚水之後 我們該留下些甚麼?

社團資料保存的目地 社團資料是 社團運作的依據 傳達資訊的良方 社團活動的證明 傳遞經驗的利器 尋找歷史的線索 <評鑑的目的> 社團評鑑是為了個社團的傳承 有好的傳承，才能有更好的創新 <歷史資料> 學長學姊的資料要看，可以重複使用，老案新提，十年前的案子都是創新

為 傳 承 而 評 鑑 不 要 為 評 鑑 而 評 鑑

02 社 團 資 料 管 理

我們可以從哪裡開始著手 社團資料保存的準備工作

我該準備哪些資料 先求有再求好-先有骨架再找資料 其他 組織章程 服務 資料 年度 記畫 社員大會 幹部會議 指導老師、社員資料 選舉 交接和幹訓 活動 資料 管理 運作 財產管理 資料保存 <檔本> 本數多不一定好，說不定都是垃圾 一案一卷宗 任何小活動還有協辦都可以放進去 EX慶生、配合學務處、配合僑外室

01 組織章程 包括項目 歷年修改紀錄 其他 總則、社員權利與義務、組織架構、會議運作、經費來源與使用、選舉與罷免、修正方式 條文修正對照表：原條文、新條文、修正原因 會議紀錄：開會通知單、簽到單、會議紀錄、照片 其他 存摺封面、印章樣式、會服樣式、組織架構圖、社團簡史、其他辦法 <組織章程> 很多社團沒有組織章成的修改紀錄，不然就是記錄對不上 社團簡史很重要

02 年度計畫 短中長程發展規劃 包含年度 願景、策略 短程可為年度行事曆 活動成效檢核總表-學輔經費檢核表 個別檢核表-品質目標表 會議記錄 <年度計畫> 行事曆一定要配對好，協辦也可以加進去 一定要可以清楚的讓評委在第一時間看懂

03 管理運作 指導老師簡介 幹部簡介：照片、簡歷、願景、證照 社員大會： 幹部會議： 選舉紀錄 幹訓 交接 104-1期初大會、104-1期末大會、 104-2期初大會、104-2期末大會 幹部會議： 一魚二吃的技巧 排列方式依會議通知單、簽到單、會議紀錄、照片之順序 選舉紀錄 幹訓 交接 <幹部會議> 一魚兩吃:會議記錄和議程都要分開 開會通知單最好是可以蓋社團印章 出習人可以提案集選舉(老師是列席) 可以在備註加:如不出習者，請請假 會議延後，要有正式會議延後公文 社長>老師>課活 (放在活動第一頁，加分)

04 財產管理 財務管理~辦法 器材管理~辦法 預算制度 預算分配之會議 月報表及公開徵信 決算制度 器材清單：耗材、非耗材 借用與清點紀錄 <產務> 一定要有借用辦法，每個物品都要拍照 編碼>品名>品牌>日期>保管人>數量>價錢 使用登記表

05 活動資料 計畫 執行 檢核 其他 活動申請單、活動計畫書、預算表、器材清單、工作人員名單、籌備會議 活動進行流程、簽到、相片、教案 滿意度調查、成效報告書、檢討會 其他 <活動檔本> 核准書>簽呈>申請書>企劃書>預算書>內容> 成果報告書>回饋量表1張>統計圖>建議> 使用金費表>核銷(印)>照片>附件>反思

06 服務資料 準備 服務 反思 慶賀 活動申請單、活動計畫書、預算表、器材清單、工作人員名單、籌備會議、合作同意書 活動進行流程、簽到、教案 反思 反思表、心得 慶賀 檢討報告 <產務> 一定要有借用辦法，每個物品都要拍照 編碼>品名>品牌>日期>保管人>數量>價錢 使用登記表

03 常 見 問 題

社團資料保存常見之問題 組織及管理運作(一) 缺組織章程或章程未更新，宜適時檢視及修訂 缺幹部名單、執掌、社員名單、組織結構圖 缺選舉紀錄及資料 活動照片需說明 會議紀錄內容宜加強 紀錄提案討論多以“無”帶過，有損會議功能 成員資料的建立宜再加強，如照片、心得等…。 缺會員大會相關會議資料、沒有明細執行成效表。 議會議程之準確性(提案、討論方式及議決)

社團資料保存常見之問題 組織及管理運作(二) 分類細目項目不一 會議記錄應呈指導老師並簽名 會議紀錄宜加照片及主題，且需詳實 網頁資料只有光碟，無文書資料呈現 新舊資料沒有分清楚（可用標籤分類） 封面設計發揮特色(資料設計可以書背顏色作區分、封面可統整性) 活動或會議記錄不詳實，未寫下討論事項，決議事項等內容，及老師簽名

社團資料保存常見之問題 年度計畫及執行程度 缺社團簡史 學期計畫或行事曆要列表，並置入保存 缺短中長程計畫或計畫不明確 活動紀錄內容，缺少條理性 學期計畫內容不夠清楚或無創新 課程建議記錄詳實些，附照片 發展計畫表需要定時調整

社團資料保存常見之問題 財務管理(一) 預算 決算 每學期初預估經費，並於代表大會中提出。 財務徵信：製作「收支明細表」，公開徵信。 設立「指導老師與社長聯名帳戶」 專人專帳管理，實行「傳票制度」。 決算 經費對照表：每學期末製作，並找出預計金額與實際金額差異，進行改進。

社團資料保存常見之問題 財務管理(二) 經費使用的效率與執行狀況 請購或領款方式較無制度 無活動經費收支對照表 公開徵信需做日期及記錄 未訂定任何經費收支及管理相關辦法 未編製經費支出總表（月、學期或年度) 交接不完整（無財產照片） 財產器材編制宜更明確，並電腦化 無財產紀錄

社團資料保存常見之問題 活動績效 活動問卷未統計及分析方式與呈現 未一案一卷宗(含財務、紀錄--) 無社團成果展 未按計劃→執行→檢討順序排列(亂排) 問卷量化有，但質(公開)的意見未完整 成果報告的內容未詳實 活動補助款未列入帳本

社團資料保存常見之問題 服務績效 未按準備→服務→反思→慶賀之順序排列 合作協議的資料欠周詳 反思與檢討會之內容相混淆 未見慶賀的展現

凡 經 我 手 必 使 之 完 美 讓 改 變 看 得 見

感謝各位聆听 Q&A