会议组织与公文写作 安徽电大 刘盛峰 2011年4月

关于会议组织

关于会议组织 一、会议的两种含义 一种经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织的名称。中国人民政治协商会议、“211工程”部际协调小组联席会议。 有组织、有领导的民主协商和决定某些事项的集会，即开会。“会”聚会、见面、集会；“议”讨论、商议。

关于会议组织 二、会议的构成要素 时间 地点 组织者 参加人员 议题（主要因素。理由和依据） 程序（组织过程）

关于会议组织 三、会议的分类 传统的面授会议 电视电话会议、视频会议（单向、双向）

关于会议组织 四、会务工作的主要内容 1.会前准备 安排会议议题（准备解决什么问题） 拟定办会方案（时间、地点、人数。秘书组、资料组、宣传组、后勤组、保卫组） 选择与准备会场（人数、内容、容量，位置，交通，政府采购） 准备会议文件（主报告、交流材料） 拟定会议程序 制发会议通知

关于会议组织 会议报到和配发文件 与会人员编组（地区、行业） 座次排列（主席台、观众席） 落实会议细节（贵宾室，话筒，录音录像） 会前全面检查 食宿安排（单间，民餐）

关于会议组织 2. 会中服务 签到（贵宾，人数统计） 会议记录（会议细节报告主持人，记录会议内容） 会场服务（清洁卫生、茶水、照明、扩音设施） 编写会议简报 会间生活（参观访问、文体娱乐） 车辆调配

关于会议组织 3. 会议善后 整理会议记录（全面、准确、规范，保持原话风格） 离会送别 撰写并印发会议纪要 材料归档（机密材料收回） 会务总结

关于会议组织 五、电大会议特点及注意事项 特点： 行业系统内会议 数量众多 会议类别多为工作会、研讨会、培训会 承办单位分散在全国各地

关于会议组织 注意事项： 明确会议主办单位与承办单位责任分工 有PPT的提前进行调试 突出会议主报告 领导主持词 会议速记（速记公司） 餐饮安排（民餐，饮食） 交通安全（会后旅游） 及时印发会议纪要

关于会议组织 主席台座次安排 531246 观众席

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关于会议组织

关于会议组织 六、应用信息化手段办会的尝试 手机短信系统 网上报名系统 会议专题网站

关于公文写作

一、我国公文的历史沿革 关于公文写作 公文是伴随着文字的出现、阶级的出现和国家的产生应运而生的，是因国家管理工作的需要而产生的。 西周春秋时期，下行的王命文书主要有“诰、誓、命”几种，各诸侯国及其官吏之间的平行文书，也只有“檄文”和“移书”等，而臣下向国君陈述自己见解的则用“上书”。

关于公文写作 上对下的公文发展成为“制、诏、策、册、敕、教、令、谕、符、檄、旨”等。 下对上的文书，秦时“奏”（上书）一种，两汉时期增加了“章、表、驳议”三种，后来又繁衍了“碟、申、启、呈、笺、题、状” 等。 平行文则增加了“关、敕、咨、照会”等多种。

关于公文写作 辛亥革命后，南京国民临时政府颁布了第一个公文程式条例，废除了几千年来封建王朝使用的“制、诏、敕、题、奏、表、笺”等公文名目，明令规定采用“令、咨、呈、示、状”五种公文名称。 1914年5月26日，北洋政府第二次修改的公文程式规定，大总统的公文有“策令、申令、告令、批令”等。

关于公文写作 1916年7月公文程式进行了第三次修改，恢复南京临时政府原定的公文程式，并细化了公文种类，由原来的7种增加到13种，即：大总统令、国务院令、各部院令、任命状、委任令、训令、指令、布告、咨、咨呈、呈、公函、批。

关于公文写作 1927年8月 13日，公文程式进行了第四次修改，明文规定公文种类有：令、通告、训令、指令、委任状、呈、咨、咨呈、公函、批答共10种。 1928年6月11日，公文程式第五次修改，取消了“咨呈”，将“通告”改为“布告”。 1928年11月15日，公文程式第六次修改，又基本恢复了南京国民临时政府首倡的公文程式，只是把国民依法对政府陈述意见的“状”，从公文种类中取消，其他依旧。

关于公文写作 1951年9月2日，政务院发布《公文处理暂行办法》，规定公文种类为7类12种，即：1．报告、签报；2．命令；3．指不；4．批复；5．通报、通知；6．布告、公告、通告；7．公函、便函。 1957年10月3日，国务院秘书厅发出《国务院秘书厅关于公文名称和体式问题的几点意见（稿）》。这次修订和调整后的公文种类仍为7类12种，即：1．命令、令；2．指示；3．报告、请示；4．批复、批示；5．通知、通报；6．布告、通告；7．函。这次增加了请示和批示，去掉了签报、公告和便函。

关于公文写作 1981年2月27日，国务院办公厅颁发《国家行政机关公文处理暂行办法》，规定公文种类为9类15种，即：1．命令、令、指令；2．决定、决议；3．指示；4．布告、公告、通告；5．通知；6．通报；7．报告、请示；8．批复；9．函。

关于公文写作 1987年2月18日，国务院办公厅发布《国家行政机关公文处理办法》，规定公文种类为10类15种，即：1．命令（令）、指令；2．决定、决议；3．指示；4．布告、公告、通告；5．通知；6．通报；7．报告、请不；8．批复；9．函；10．会议纪要。1993年 11月 21日进行了修订，规定文种为 12类13种。

关于公文写作 2000年8月24日，国务院发布《国家行政机关公文处理办法》，并于2001年1月1日起施行。新《办法》在文种上主要是取消了“指示”、增加了“意见”，同时将“公告”和“通告”分开，各自独立，因而使文种成为13类13种。

关于公文写作 二、公文的定义和特点 定义： 行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

关于公文写作 特点： 法定性：作者的法定性，内容具有法定权威和法定效力。 有效性：是制发机关的法定地位所赋予的特定现实效用。 规范性：公文文体、格式的统一标准和要求。 程序性：收文和发文必须严格遵循处理程序。

关于公文写作 三、公文种类 1．按行文方向 2．按时限要求 3．按机密程度 上行文：请示、报告 下行文：决定、指示、公告、通知、通知、通报 平行文：如函。通知、纪要有时也可作为平行文 2．按时限要求 特急、急办和常规公文 3．按机密程度 绝密、机密、秘密和普通公文

关于公文写作 4. 按文件功能 13类。命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 学校常用的8种公文： 决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

关于公文写作 报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 请示：适用于向上级机关请求指示、批准。 批复：适用于答复下级机关的请示事项。 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

关于公文写作 四、学校公文中的常见问题 不按隶属关系行文 不按机关的职责范围行文。 上级机关对下级机关可以作指示、布置工作、提出要求；下级机关可以向直接的上级机关报告工作、提出请示。上级机关对请示事项应予研究答复。 不按机关的职责范围行文。 行文的内容应是本机关职责范围内的事项，而不能超出，超出了即为越权。

关于公文写作 3. 越级行文 指越过自己的直接领导或下一级部门，直接向更高一级领导或基层部门行文。 例外：如发生重大的事故、突发事件或上级领导在现场办公中特别交待的问题，可越级行文，特事特办，但要抄送被越过的上级机关。

关于公文写作 4. 越权行文 如果有涉及其他部门职责范围的事项又未与其他部门协商，或虽经协商但未达成一致意见，不可以单独向下行文。一定要先会签有关职能部门，意见达成一致后再行文。 造成 “文件打架”、“政出多门”。解决这类问题，应提倡部门之间多协商、多对话、多沟通，通过联合行文或授权行文的方式解决。

关于公文写作 5. 直接向领导个人行文（请示） 未经文秘机构签收、登记，成了“帐外公文”，公文流向、处理情况不得而知，查无踪迹，成了“断线的风筝”。 这类公文到了领导同志手里，领导同志也颇为难。批，没有部门的审批意见，只能以经验、凭感觉办事，往往失去决策的科学性；不批，也有可能影响报送单位的工作。

关于公文写作 6.同一事项向多个领导或部门请示（多头请示） 不同领导不同的意见，造成工作上的被动。 各部门都有明确分工。可能谁也不愿牵头办理，造成互相推诿、扯皮。

关于公文写作 7.报告中夹带请示事项 “报告”和“请示”是两种不同的文种，适用范围有明显的界限，不能混用。 “报告”是向上级机关汇报工作，反映情况，或向上级机关提出意见、建议，供上级机关决策参考。上级机关对“报告”一般不作答复，如果报告中夹带请示事项，很容易误事。

关于公文写作 五、几种主要公文写作注意事项 1.通知 标题：由发文机关名称、事由和文种三部分组成。 收文单位：用规范的全称 发文缘由：要写明拟发通知的起因或背景，阐述拟发通知的目的或依据。一定要言简意赅，简明扼要，点到为止，切忌拖泥带水。

关于公文写作 通知事项：通知事项是通知的主体内容，是通知的核心。通知拟发缘由和通知要求都必须紧紧围绕通知事项来写，为通知事项服务。 执行要求：通知要求表明了发文机关对下级执行通知事项的态度，并以此作为通知的结语，结束全文。 落款 发文日期

关于公文写作 2. 请示 请示的分类 政策性请示：因政策问题而制发。 核准重大问题的请示：多涉及人事、机构等方面的问题。 事务性请示：多涉及机关日常工作中一些具体事项，如请求上级机关增拨业务经费、基建投资、救补助费用、变更机构名称、新建改建办公设施等。

关于公文写作 请示的基本格式 标题 收文单位 请示缘由：讲清楚申请事项的必要性，也要讲清楚已经具备的条件及办理的可能性。 请示事项：请示的中心部分。要明确、清楚地写明要求指示、批准、解答的是什么事项。 结束语 行文日期

关于公文写作 撰写请示的注意事项 请示应当一文一事。 下级机关一般不得越级请示。 不要多头请示。 请示不得抄送下级机关。 领导直接交办事项外，请示不得直接送领导者个人。 “请示”与“报告”要严格分开，不得混用。

“并”的用法（动词，取“兼”、“合”义） 关于公文写作 “并”的用法（动词，取“兼”、“合”义） 一个事项需要请示多位领导和多个部门的情况下出现。 报送人员一般从职务低向职务高、事项的非直管部门向直管部门排列。 例如：教务处并校领导 教务处并财务处

关于公文写作 3. 会议纪要 会议纪要的性质 会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。一般以“通知”形式发出。

关于公文写作 会议纪要的特点 综合性。对会议中各种材料、与会人员的发言以及会议简报等进行综合分析和概括提炼基础上形成的，它具有整理和提要的基本特点。 指导性。集中反映了会议的主要精神和决定事项。纪要一经下发，将对有关单位和人员产生约束力，类似指示、决定或决议。 备考性。一些会议纪要是向上汇报或向下通报情况，必要时可作留档查阅之用。

关于公文写作 会议纪要的写法 第一部分：一般应写明会议概况，包括会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等。 第二部分：纪要的中心部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。

特别强调： 关于公文写作 掌握好政策界限。不能违反国家政策。处发文不能行使校发文的权力。 一定要使用文明、温和的词语。忌用“不得”、“不许”、“过期不候”、“责任自负”等生硬词句。

关于公文写作 各文种公文写作的总体要求 框架规范 逻辑清晰 叙述准确 文字简练

参考资料 《秘书学教程》，姬瑞环主编，2003年7月第1版 《国家行政机关公文处理办法》（国务院，2000年8月24日） 行政公文的历史沿革 （http://www.wzer.net/view.asp?sID=13063） 中央电大校办副主任亓彦伟《学校常用公文写作培训》，2009年12月17日

感谢聆听，敬请指正