第3章 办公自动化基础

3.1 Microsoft Word应用指南 3.1.1 Word 2003的基本操作 3.1.2文档的编辑 3.1.3文档的排版 3.1.4图形处理 3.1.5视图 3.1.6表格处理 3.1.7高级功能 3.1.8 Office 2003中智能标记的使用

3.1.1 Word 2003的基本操作 1.Word 2003的启动与退出 （1）Word 2003的启动。 ①在Windows桌面上，单击“开始”按钮，选择“所有程序”“Microsoft Office” “Microsoft Word 2003”可启动Word主程序，并自动生成空白文档“文档1”。 ②双击桌面上的Word快捷方式图标，可启动Word主程序，也自动生成空白文档“文档1”。 ③双击已经创建的Word文档，也可启动Word，并同时打开该文档。

（2）Word 2003的退出。 ①按Alt+F4键。 ②单击Word窗口右上角的“关闭”按钮 。

2.Word 2003界面

3.文档的管理 （1）创建文档 ①选择菜单“文件”“新建”命令，弹出“新建文档”任务窗格，单击“空白文档”命令，即可创建一个空白文档。 ②单击“常用”工具栏上的“新建”按钮。 ③单击“新建文档”任务窗格中“本机上的模板”，将弹出图3.1.1窗体，从中选取一种模板，单击“确定”按钮。

（2）保存文档 ①保存未命名的文档 选择菜单“文件”“保存”命令，或单击“常用”工具栏上的“保存”按钮 ，打开“另存为”对话框，如图3.1.2所示。 在“另存为”对话框中指定保存位置和文件名，保存文档后，在指定的位置上生成一个扩展名为. doc的Word文档。 ②保存已有文档 如果是以前建立的文档，修改后保存时不再弹出“另存为”对话框，直接保存到磁盘上原来的位置。

（3）打开文档 选择菜单“文件”“打开”命令，或单击“常用”工具栏上的“打开”按钮 ，弹出“打开”对话框，如图3.1.3所示。 选择菜单“文件”“打开”命令，或单击“常用”工具栏上的“打开”按钮 ，弹出“打开”对话框，如图3.1.3所示。 在“查找范围”下拉列表框中，选择文档所在的位置，找到要打开的文档后，单击“打开”按钮。

（4）打印文档 ①打印预览。 选择菜单“文件”“打印预览”命令，或单击“常用”工具栏上的“打印预览”按钮 ，即可进入打印预览窗口。 选择菜单“文件”“打印预览”命令，或单击“常用”工具栏上的“打印预览”按钮 ，即可进入打印预览窗口。 ②打印文档。 单击“常用”工具栏上的“打印”按钮 ，可直接打印整个文档。 选择菜单“文件”“打印”命令，打开“打印”对话框，如图3.1.4所示。

3.1.2文档的编辑 1.文本的输入 （1）选择输入法。 Word的默认输入状态为英文状态，按Ctrl+Space键，可在中文和英文输入法之间进行切换。 在中文输入状态下，按Ctrl+Shift键可进行输入法的切换；或单击任务栏右侧的“输入法”图标，在打开的菜单中选择需要的输入法。

（2）插入特殊符号。 ①使用“符号”对话框。 将光标定位到要插入字符的位置，选择菜单“插入”“符号”命令，打开“符号”对话框，如图3.1.5所示。 在其中选择字体，然后从相应的符号集中选定要插入的字符，单击“插入”按钮。 ②使用软键盘。 鼠标右键单击输入法状态栏中的软键盘，在弹出菜单中选择符号类型，再选择需要的符号，最后鼠标左键单击软键盘使其关闭。如图3.1.6所示。

（3）插入日期和时间。 ①单击要插入的日期和时间的位置，选择菜单“插入”“日期和时间”命令，打开“日期和时间”对话框，如图3.1.7所示。 ②在“可用格式”列表框中选择一种需要的格式，如果选中“自动更新”复选框，则每次打开文档时，时间自动更新为打开文档的时间，单击“确定”按钮。

（4）插入文件。 如果需要将另一个文件的全部内容插入到当前文档的光标位置，选择菜单“插入”“文件”命令，打开“插入文件”对话框，在其中选择需要插入的文件即可。

2.选择文本 使用鼠标选择文本。 ①拖动选择文本。 首先将鼠标定位在要选择文本的开始处，按住鼠标左键并拖动至要选择文本的结尾处。 ②选定矩形文本。 按住Alt键，将鼠标指针从要选择文本的开始处拖动到结尾处即可。 ③使用页边空白区。 将鼠标指针移到文档左侧的页边空白区，当其变成白色的箭头，单击鼠标左键可选择一行；双击可选择一段；连续三击可选择整篇文档。 ④要同时选定多块区域，可以通过按住Ctrl键再加选定操作来实现。

使用键盘选择文本。 ①将光标定位在要选择文本的开始处，按住Shift键，再单击要选择文本的结尾处，即可选择一大块连续区域。 ②将光标定位在文档的任意位置，按Ctrl+A键，即可选择整篇文档。

3.插入、改写与删除文本 ①当状态栏的“改写”按钮处于淡灰色时，Word系统处于插入状态，此时输入的文字会将插入点后面的文字自动右移； ②当双击“改写”按钮时，Word系统便转换成改写状态，按钮由灰色变成黑色，这时输入的内容将替换原有的内容。也可以用键盘上的Insert键切换。 按BackSpace键可逐个删除光标左侧的字符，按Delete键可逐个删除光标右侧的字符；选定文本，按Delete键或BackSpace键，即可删除选定文本。

4.移动与复制文本 （1）移动文本。 ①选择要移动的文本，单击菜单“编辑”“剪切”命令（Ctrl+X），或单击“常用”工具栏上的“剪切”按钮 。 ②将光标定位到目标位置，选择菜单“编辑”“粘贴”命令（Ctrl+V），或单击“常用”工具栏上的“粘贴”按钮 ，将选择的文本移到目标位置。

（2）复制文本。 ①选择要复制的文本，单击菜单“编辑”“复制”命令（Ctrl+C），或单击“常用”工具栏上的“复制”按钮 。 ②将光标定位到目标位置，选择菜单“编辑”“粘贴”命令（Ctrl+V），或单击“常用”工具栏上的“粘贴”按钮 ，将选择的文本复制到目标位置。 复制文本与移动文本的区别:移动文本后，选定的文本在原处消失，而复制后，选定的文本仍在原处。

5.撤消、恢复与重复操作 （1）撤消。在文档的处理过程中，经常会出现错误操作，选择菜单“编辑”“撤消”命令，或单击“常用”工具栏上的“撤消”按钮 ，使文本恢复原来状态。 （2）恢复。 如果要恢复被撤消的操作，选择菜单“编辑”“恢复”命令，或单击“常用”工具栏上的“恢复”按钮 。 “撤消”与“恢复”命令配对使用，如果上一次的操作不是“撤消”操作，“恢复”命令就不可用。 （3）重复。选择菜单“编辑”“重复”命令，重复上一次的操作。

6.查找与替换 例如：把文档中所有的“internet”替换为“网络” （1）选择菜单“编辑”“替换”命令，打开“查找和替换”对话框。如图3.1.8所示。 （2）单击“替换”选项卡，在“查找内容”下拉列表框中，输入要查找的内容“internet”，在“替换为”下拉列表框中，输入要替换的内容“网络”，单击“全部替换”按钮。

3.1.3文档的排版 1. 字符排版 （1）设置字符格式的方法有以下几种： 选定文本，单击菜单“格式”“字体”命令，打开“字体”对话框，如图3.1.9所示，其中有“字体”、“字符间距”、“文字效果”三个选项卡。 设置的效果可以在“字体”对话框下方的“预览”窗口中看到。

选定文本，单击“格式”工具栏上的对应按钮，如图3.1.10所示。 图3.1.10 “格式”工具栏

（2）设置中文版式 Word还提供了对中文字符的特殊处理。 选择菜单“格式”“中文版式”中的相应命令可实现加拼音、加圈、纵横混排、合并字符、双行合一等功能。 其中简体和繁体的转换可通过菜单“工具”“语言”“中文简繁转换”命令，或单击“常用”工具栏上的对应按钮 实现。

2. 段落排版 （1）段落缩进、段落对齐、段落间距和行距设置 选定段落，单击菜单“格式”“段落”命令，或单击右键从快捷菜单中选择“段落”命令，在“段落”对话框中设置。如图3.1.11所示。 ②段落的对齐方式包括左对齐、右对齐、居中对齐、两端对齐和分散对齐，其默认值是两端对齐。在“格式”工具栏上也设置了相应的对齐按钮 。

（2）项目符号和编号 选择需要添加项目符号和编号的段落，单击菜单“格式”“项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框，如图3.1.12所示。 在其中选择一种项目符号和编号样式，单击“确定”按钮。

（3）边框和底纹 选定文本或段落，单击菜单“格式”“边框和底纹”命令，打开“边框和底纹”对话框，如图3.1.13所示，其中有“边框”、“页面边框”、“底纹”三个选项卡。

（4）制表位 使用制表位对话框。单击菜单“格式”“制表位”命令，打开“制表位”对话框，如图3.1.14所示。 其中“制表位位置”用于输入设置制表位的位置； “对齐方式”用于选择制表位的类型； “前导符”用于填充制表位左侧的空白区域。输入、选定后，单击“设置”按钮。

使用标尺设置制表位。 单击水平标尺最左端的“制表位”按钮，选定文本在制表位处的对齐方式，然后单击标尺，在相应位置就出现了这种类型的制表位标记，如图3.1.15所示。 如果要取消制表位的设置，用鼠标垂直拖动制表位即可删除。

（5）格式刷 通过格式刷可以快速的将某文本或段落的格式复制给另一文本或段落。 选中文本或段落，单击“常用”工具栏中的“格式刷”按钮 ，然后用鼠标拖拽需要该格式的文本或段落。 多次复制格式要双击“格式刷”按钮，如果要取消格式刷功能，则再单击一次“格式刷”按钮。

3.页面排版 （1）页面设置 选择菜单“文件”“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，如图3.1.16所示。其中有“页边距”、“纸张”、“版式”和“文档网格”四个选项卡。

（2）页眉和页脚 选择菜单“视图”“页眉和页脚”命令，进入页眉编辑区，输入页眉的内容，如图3.1.17所示。同时出现“页眉和页脚”工具栏，单击“在页眉和页脚间切换”按钮，即可切换到页脚编辑区输入页脚的内容，如图3.1.18所示。 如果要删除页眉和页脚，只需双击页眉和页脚，选择要删除的内容，按Delete键即可。

（3）脚注和尾注 ①单击插入脚注和尾注的位置，选择菜单“插入”“引用”“脚注和尾注”命令，打开“脚注和尾注”对话框，如图3.1.19所示。 ②选择“脚注”或“尾注”后，在“格式”选项区域内设置相应的格式，单击“插入”按钮，然后在“脚注”或“尾注”编辑区输入相应文本。

（4）特殊排版 ①分栏。 选定需要分栏的段落，单击菜单“格式”“分栏”命令，在“分栏”对话框中进行操作，如图3.1.20所示。 如果要取消分栏，只要选择已分栏的段落，改为一栏即可。

②首字下沉。 将光标定位在要设置首字下沉的段落，单击菜单“格式”“首字下沉”命令，打开“首字下沉”对话框，如图3.1.21所示。 在“位置”栏内单击“下沉”按钮，并设置字体、下沉行数及与正文的距离。 如果要取消“首字下沉”，在“首字下沉”对话框的“位置”栏中单击“无”即可。

3.1.4图形处理 1.图片的设置 （1）插入图片与剪贴画 单击要插入图片的位置，选择菜单“插入”“图片”“来自文件”命令，打开“插入图片”对话框，如图3.1.22所示。单击“查找范围”下拉列表框，选择要插入图片所在的位置，然后定位到要插入的图片，双击图片即可。 单击要插入剪贴画的位置，选择菜单“插入”“图片”“剪贴画”命令，出现任务窗格，如图3.1.23所示。单击某个剪贴画，将剪贴画插入到文件中。

（2）图片格式化 选择菜单“视图”“工具栏”“图片”命令，出现“图片”工具栏，如图3.1.24所示，利用“图片”工具栏中的对应按钮进行设置。

设置图片的环绕。 右击图片，选择“设置图片格式”命令，在打开的“设置图片格式”对话框中设置环绕方式，如图3.1.25所示，文字环绕的效果如图3.1.26所示。

2.图形对象的设置 （1）绘制自选图形 选择菜单“视图”“工具栏”“绘图”命令，在窗口下方出现“绘图”工具栏，单击“绘图”工具栏上的“自选图形”按钮，在其下拉列表中选择图形，如“笑脸”图形 、“云形标注”图形 ，然后按下鼠标左键拖动即可。

添加文字。鼠标右键单击需要添加文字的图形，从弹出的快捷菜单中选择“添加文字”命令，这时光标就出现在选定的图形中，输入内容即可。 组合。单击“绘图”工具栏上的“箭头”按钮，拖拽鼠标，将所有图形包含在内，即可选中所有图形；或先按住Shift键，再分别单击图形，当所有图形选中后，单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“组合”命令。 叠放次序。右击图形，从快捷菜单中选择“叠放次序”中的相应命令即可调整多个重叠图形的叠放次序。

（2）插入艺术字 选择菜单“插入”“图片”“艺术字”命令或单击“绘图”工具栏上的“插入艺术字”按钮 ，打开“艺术字库”对话框，如图3.1.27所示。 选择所需的艺术字样式，单击“确定”按钮，弹出“编辑“艺术字”文字”对话框，输入内容即可在文档中插入艺术字，效果如图3.1.28所示。单击艺术字，在“艺术字”工具栏中可以进行艺术字格式设置，如图3.1.29所示。

（3）插入文本框 选择菜单“插入”“文本框”“横排”/“竖排”命令； 或单击“绘图”工具栏上的“横排文本框” /“竖排文本框”按钮 ，可以在文本框中输入横排文本或竖排文本。 通过菜单“格式”“文本框”命令，在打开的“设置文本框格式”对话框中可进行文本框的线型、填充色、环绕方式等格式的设置。

（4）公式编辑器 选择菜单“插入”“对象”命令，打开“对象”对话框，如图3.1.30所示。在“新建”选项卡中选择“Microsoft 公式 3.0”，单击“确定”按钮。 弹出“公式”工具栏和公式输入框，如图3.1.31所示，公式输入结束后，单击公式以外的区域可退出公式编辑状态。

3.1.5视图 Word提供了多种文档窗口的显示方式，即视图。 切换视图可以选择菜单“视图”中的相应命令，也可以使用水平滚动条左侧的视图切换按钮 。 1.普通视图 2.页面视图 3.大纲视图 4.Web版式视图 5.全屏视图

3.1.6表格处理 1.创建表格 选择菜单“表格”“插入”“表格”命令，打开“插入表格”对话框，如图3.1.32所示。在对话框中输入行数和列数，单击“确定”按钮，即可创建一个表格。 单击工具栏上的“插入表格”按钮 ，拖动鼠标选择合适的行数和列数后，释放鼠标左键，就会在文档中出现指定行数和列数的表格。 选择菜单“表格”“绘制表格”命令，弹出“表格和边框”工具栏，单击工具栏上的“绘制表格”按钮 ，即可在文档中绘制任意大小样式的表格。

2.表格的编辑 （1）选定表格 使用鼠标选择。 ①选定一个单元格。将鼠标指针移动到单元格左侧的边框附近，当指针呈右上角方向黑色实心箭头，单击鼠标左键可选定一个单元格。 ②选定一行。将鼠标指针移到文档左侧的页边空白区，当其变成白色的箭头，单击鼠标左键可选定一行。 ③选定一列。将鼠标指针移动到要选择的列的上方，当指针呈向下黑色实心箭头，单击鼠标左键可选定一列。 ④选定整个表格。鼠标单击表格左上角的符号 ，可选定整个表格。

使用菜单选择。 选择菜单“表格”“选择”命令的子菜单项，可选择表格、行、列或单元格。

（2）插入和删除行、列、单元格 ①插入行、列、单元格。 将光标定位在需要插入行、列、单元格的位置，选择菜单“表格”“插入”命令，在下拉菜单中选择相应选项即可。 ②删除行、列、单元格。 首先将光标定位在需要删除的行、列、单元格中，选择菜单“表格”“删除”命令，在下拉菜单中选择相应选项即可。 如果选定了多行或多列，那么插入或删除的就是多行或多列。

（3）调整行高和列宽 精确调整。 选择菜单“表格”“表格属性”命令，打开“表格属性”对话框，单击“行”、“列”选项卡可设置具体的行高或列宽，如图3.1.33所示。

（4）合并和拆分单元格、表格 ①合并和拆分单元格 选定需要合并的单元格，选择菜单“表格”“合并单元格”命令，就可以将选定单元格合并成一个单元格。 将光标定位在需要拆分的单元格中，选择菜单“表格”“拆分单元格”命令，打开“拆分单元格”对话框，如图3.1.34所示。输入要拆分的行数和列数，单击“确定”按钮，即可将一个单元格拆分成多个单元格。

②合并和拆分表格 将光标定位在要拆分的位置，选择菜单“表格”“拆分表格”命令，即可将一个表格分为两个表格。 合并表格只需将两个表格中的空行删除即可。

（5）绘制斜线表头 将光标定位在表格中，选择菜单“表格”“绘制斜线表头”命令，打开“插入斜线表头”对话框，如图3.1.35所示。

（6）表格与文本之间的转换 ①将文本转换成表格。 选择需要转换为表格的文本，单击菜单“表格”“转换”“文本转换成表格”命令，打开“将文字转换成表格”对话框，如图3.1.36所示。在对话框中设置需要转换成表格的行数、列数，单击“确定”按钮。 ②将表格转换成文本。 选择需要转换为文本的表格，单击菜单“表格”“转换”“表格转换成文本”命令，打开“表格转换成文本”对话框，如图3.1.37所示。在对话框中选择文字间的分隔符，单击“确定”按钮。

3.表格格式化 （1）表格自动套用格式 选中表格或将当前插入点置于表格中，选择菜单“表格”“表格自动套用格式”命令，打开“表格自动套用格式”对话框，如图3.1.38所示。选择已有的一种表格格式，单击“应用”按钮。

（2）边框与底纹 选择菜单“格式”“边框和底纹”命令，可以对表格中的单元格或整个表格进行“边框和底纹”的设置，其设置方法与段落的边框和底纹设置相同。 此外，添加边框和底纹也可以通过使用工具按钮的方式实现。首先选择菜单“视图”“工具栏”“表格和边框”命令，打开“表格和边框”工具栏，单击“表格和边框”工具栏中的相应命令，实现添加边框和底纹的操作。

（3）设置表格与文字的环绕 选中表格或将当前插入点置于表格中，选择菜单“表格”“表格属性”命令，弹出“表格属性”对话框，如图3.1.39所示。 在“对齐方式”中选择表格在文档中的对齐方式，在“文字环绕”中确定是否与文字环绕，单击“确定”按钮使设置生效。

4.表格的计算和排序 （1）表格的排序 首先将光标定位在表格中，选择菜单“表格”“排序”命令，打开“排序”对话框，如图3.1.40所示。 在“主要关键字”列表框中选择用作排序的列；在“类型”列表框中选择用作排序的类型；单击“升序”或“降序”选择用作排序的方式。 如果在按照“主要关键字”排序中遇到相同的数据，还可以指定次要关键字和第三关键字。 单击“有标题行”单选按钮可在排序时忽略表格第一行。

（2）表格的计算 ①将光标定位到要放置计算结果的单元格内，选择菜单“表格”“公式”命令，打开“公式”对话框，如图3.1.41所示。 ②在“公式”的文本框中输入“=”及计算公式，也可以在“粘贴函数”下拉列表框中选择一个合适的函数，在“数字格式”下拉列表框中选择计算结果的表示格式。 ③单击“确定”按钮即可得到计算结果。

在输入计算公式时，要用到单元格地址。 单元格的地址用其所在的列号和行号表示。每一列号依次用字母A，B，C……表示，每一行号依次用数字1，2，3……表示，如B5表示第2列第5行的单元格。 如果单元格的内容发生变化，结果不能自动重新计算，必须选定结果，然后按F9键，方可更新。

3.1.7高级功能 1.样式 （1）使用样式 将光标定位在要使用样式的段落，从“格式”工具栏中的“样式”下拉列表框中选择已有的样式，如图3.1.42所示； 或选择菜单“格式”“样式和格式”命令，打开“样式和格式”任务窗格，从“显示”下拉列表框中选择“所有样式”，就会在“请选择要应用的格式”列表框中列出系统提供的所有样式，单击某个样式名，即将该样式应用到所选段落，如图3.1.43所示。

（2）新建样式 单击“样式和格式”任务窗格中的“新样式”按钮，打开“新建样式”对话框，如图3.1.44所示。 在其中输入样式名，并单击“格式”按钮，根据需要设置相应的参数。样式创建完成，在“请选择要应用的格式”列表框中就会出现刚刚创建的样式名。

（3）修改和删除样式 在“样式和格式”任务窗格的列表中选择要修改或删除的样式，单击该样式右侧的下拉按钮，如图3.1.45所示。 从弹出的快捷菜单中选择“修改”命令，打开“修改样式”对话框，根据需要重新设置样式的格式，设置完成后，系统用新格式替代原有格式； 选择“删除”命令，这时会出现屏幕提示，单击“是”按钮，当前样式便被删除，这时文档中所有应用此样式的段落会自动应用“正文”样式。

2.自动更正 ①选择菜单“工具”“自动更正选项”命令，打开“自动更正” 对话框，如图3.1.46所示。 ②在“自动更正”选项卡内单击“替换”文本框，在其内输入需要被替换的内容(如：ab)；在“替换为”文本框中输入替换后的内容(如：全国英语四六级考试)。 ③单击“添加”按钮，将“替换”与“替换为”的设置保存起来，再单击“确定”按钮，完成自动更正设置。 如果选择列表中的自动更正选项，单击“删除”按钮，则删除自动更正选项。

3.拼写和语法检查 选择菜单“工具”“拼写和语法”命令，Word就会自动对文档进行拼写和语法的检查，用绿色波浪线表示语法错误，红色波浪线表示拼写错误。 当发现可能的拼写和语法错误时，就会在“拼写和语法”对话框中将拼写和语法错误显示出来，如图3.1.47所示。

4.自动创建目录 ①将光标定位在要创建目录的位置，选择菜单“插入”“引用”“索引和目录”命令，打开“索引和目录”对话框，如图3.1.48所示。 ②单击“目录”选项卡，选定“显示页码”和“页码右对齐”两个复选框，单击“制表符前导符”下拉列表，为目录指定一种前导符格式，在“显示级别”列表框中输入目录级别，单击“确定”按钮，则系统自动在光标所在位置插入目录。效果如图3.1.49所示。

在文档的目录上按住Ctrl键，同时单击目录中的某一行，光标就会定位到正文相应位置。 如果正文的内容发生了变化，需要更新目录，则右键单击目录，从弹出的快捷菜单中选择“更新域”命令，在“更新目录”对话框中选中“更新整个目录”选项，单击“确定”按钮即可更新目录，如图3.1.50所示。

3.1.8 Office 2003中智能标记的使用 1.开启智能标记功能 要使用智能标记，首先必须打开该功能，你可以通过以下的方法来进行设置：点击菜单“工具→自动更正选项”，在显示的窗口中单击“智能标记”选项卡，然后勾选“使用智能标记标识文字”即可。

2.保存或放弃智能标记 可以点击菜单“工具→选项”，在选项窗口中单击“保存”，然后在“保存选项”下选中或清除“嵌入智能标记”复选框就可以了。

3.智能标记的使用 “粘贴智能标记” 如果要放弃这段文字的格式编排，你可以选择“仅保留文本”命令项； 当你从其他Office程序中复制了一段格式已编排好的文本，粘贴到Word文档中时，“粘贴选项”按钮就会显示在粘贴文本的下方，单击这个按钮则会打开一个下拉列表项，供你选择以何种方式完成操作，比如可以保留原格式或匹配目标格式等。 如果要放弃这段文字的格式编排，你可以选择“仅保留文本”命令项； 如果选择“应用样式或格式”命令项，文档窗口右侧就会出现“样式和格式”对话窗，让你定义全文或部分文字的格式，以及定义新样式，或者直接选择需要的格式。