第4章 Excel 2000的使用 主讲:

第4章 Excel 2000的使用 4.1 Excel 2000中文版概述 4.2 制作完整的报表 4.3 报表数据处理 4.4 创建图表 4.2 制作完整的报表 4.3 报表数据处理 4.4 创建图表 4.5 创建信息数据库 4.6 报表的输出

本章学习目标 Excel 2000的工作界面 工作簿的新建、打开和保存 工作表的编辑 工作表的格式化 公式与函数的使用 单元格引用 创建图表 数据排序、筛选、分类汇总 页面设置与打印

4.1 Excel 2000中文版概述

Excel 2000的基本功能: 1.方便的表格制作 2.强大的计算能力 3.提供丰富的图表 4.具有数据库管理功能 5.数据共享

4.1.1 Excel的启动与退出 1. 启动Excel2000 Excel2000的启动 方法一 利用“开始”菜单启动 方法一 利用“开始”菜单启动 方法二 利用桌面快捷方式启动 2 . 退出Excel2000 方法一 利用“文件”菜单退出 方法二 利用“关闭”按钮退出

Excel主窗口 4.1.2 Excel 2000 的工作窗口 工作区 标题栏 菜单栏 工具栏 编辑栏 工作区 状态栏 编辑栏 工作簿窗口

1.工作簿 在 Excel中，工作簿是处理和存储数据的文件，其扩展名为.XLS，其中可以包含一个或多个表格（称为工作表） 。 默认的工作簿名为BOOK1、BOOK2、BOOK3、… 。 由于每个工作簿可以包含多张工作表，因此可在一个文件中管理多种类型的相关信息。

工作薄窗口的组成 水平分割钮 标标题栏 行行号和列标 单单元格 滚滚动条 水水平分割钮 垂垂直分割钮 工工作表标签 工工作表标签选择按钮 全全选按钮 全选按钮 垂直分割钮 工作表标签 工作表标签选择按钮

2. 工作表 工作表是指由65536行和256列组成的一个二维表格。 行号是由上到下从1到65536编号 列号则是采取字母编号为A、B、C、… IV 工作表的默认名字为Sheet1、Sheet2、Sheet3、…

3.单元格 工作表中行列交汇处的长方形区域称为单元格，它可以保存数值、文字、声音等数据。 有关单元格的概念 单元格地址 当前单元格 单元格指针 单元格内容

4.1.3 Excel文件的新建、打开与保存

1.新建工作簿 常用方法： 每次启动Excel，系统自动建立一个新工作簿，文件名为Book1.xls。 单击“常用”工具栏上的“新建”按钮，新建一个空白的工作簿。 使用“文件”菜单中的“新建”命令。

2. 打开工作簿 常用方法： 执行“文件”菜单中的“打开”命令 单击“常用”工具栏上的“打开”按钮 单击“文件”菜单下的文件名列表 双击要打开的工作簿文件名

使用“打开”对话框 操作步骤： 单击“打开”按钮，或选择文件菜单中的“打开”命令，弹出“打开”对话框。 在“查找范围”框中，选择文件所在的驱动器。 在文件夹列表中，选择文件所在的目录。 选择需要打开的文件。 单击“打开”按钮。

3. 保存工作簿 常用的保存方法： 执行“文件”菜单中的“保存”命令 单击“常用”工具栏上的“保存”按钮 执行“文件”菜单中的“另存为”命令

“保存”命令与“另存为”命令的区别： （1）保存未命名的新工作簿 （2）保存已存在的工作簿 （3）换名保存 弹出“另存为”对话框

4. 关闭工作簿 ⑴关闭当前工作簿 单击“文件”菜单中的“关闭”命令。 单击工作簿窗口的“关闭”按钮。 4. 关闭工作簿 ⑴关闭当前工作簿 单击“文件”菜单中的“关闭”命令。 单击工作簿窗口的“关闭”按钮。 双击工作簿窗口左上角的“控制菜单”按钮。 ⑵关闭所有工作簿但不退出Excel程序 按下 Shift键后，单击“文件”菜单； 选择“关闭所有文件”命令。

4.1.4 获得Excel帮助 （1）根据当前操作来提示下一步操作，可使用Office助手。单击“常用”工具栏上的按钮即可。 （2）对某项功能的操作不甚明了，可使用联机帮助。选择“帮助”菜单的“Microsoft Excel帮助”即可。

4.2 制作完整的报表

4.2.1 建立工作簿、工作表

1. 输入数据 操作方法： 单击需要输入数据的单元格。 键入数据。 按回车键。

有关输入文本的提示 在 Excel中，文本可以是数字、空格和非数字字符的组合。 将数字作为文本输入 先输入一个单撇号，然后再输入数字字符串，按回车键。 如果要在单元格中输入硬回车，请按 Alt+回车键。

有关输入数字的提示 可作为数字使用的字符 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % .E e 输入分数 在 Excel中，数字只可以为下列字符： 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % .E e 输入分数 为避免将输入的分数视作日期，在分数前键入 0（零）和空格，如键入 0 1/2。

有关输入日期和时间的提示 用斜杠或减号分隔日期的年、月、日 用冒号分隔小时、分钟、秒 即： 年/月/日 或 年-月-日 即： 小时：分钟：秒 即： 年/月/日 或 年-月-日 用冒号分隔小时、分钟、秒 即： 小时：分钟：秒 如果按 12小时制输入时间，请在时间数字后空一格，并键入字母 a（上午） 或 p（下午），例如，9:00 p。否则，如果只输入时间数字，Excel将按 是（上午）处理。

同时在多个单元格中输入相同数据 技巧 操作方法： 选定需要输入相同数据的单元格区域； 键入数据； 按 Ctrl+回车键。 注意：选定的单元格可以是相邻的，也可以是不相邻的。

智能填充数据 对于相邻单元格中要输入相同数据或按某种规律变化的数据时，可以用Excel的智能填充功能实现快速输入。

⑴ 使用“填充柄” 所选区域边框的右下角处有一个黑块，这就是“填充柄”。当鼠标移到填充柄处，鼠标指针会变成一个细黑十字，此时按下左键并拖动鼠标，经过相邻单元格，就会将选中区域中的数据按某种规律填充到这些单元格中去。

⑵利用“编辑”菜单中的“填充”命令 编辑 / 填充 / 序列

⑶ 自定义序列 Excel提供了一些预定义的序列，如： Sun，Mon，Tue，Wed，Thu，Fri，Sat Sunday，Monday，Tuesday，Wednesday，…，Saturday 日，一，二，三，四，五，六 星期日，星期一、星期二、星期三，星期四，星期五，星期六 Jan，Feb，Mar，Apr，May， …，Dec 一月，二月，三月， …，十二月 第一季、第二季、第三季、第四季 甲，乙，丙，丁， … ，癸

⑷ 用户自定义填充序列 创建一个序列 在“工具”菜单上，单击“选项”命令，再单击“自定义序列”选项卡。 在“输入序列” 文本框中，输入填充序列。（注意：键入每项后，按回车键。） 整个序列输入完毕后，单击“添加”按钮。 单击“确定”按钮。

将选定的数据清单定义为序列 操作步骤： 如果已经输入了将要作用填充序列的数据清单，请选定工作表中相应的数据区域。 在“工具”菜单上，单击“选项”命令，再单击“自定义序列”选项卡。 单击“导入”按钮，即可使用选定的数据清单。 单击“确定”按钮。

2. 数据修改 ⑴ 重新输入数据来实现数据修改。 ⑵ 部分数据修改。

编辑单元格数据方法有： 在格编辑（双击单元格） 在栏编辑（单击单元格） 操作步骤： 双击或单击待编辑数据所在的单元格。 对单元格内容进行修改。 如果要确认所作的改动，按回车键。如果要取消所作的改动，按 ESC 键。

4.2.2 工作表的编辑

1. 选定 选定对象 操作方法 一个单元格 单击该单元格 相邻单元格区域 将鼠标指向所选区域一角的单元格，按住鼠标左键并沿对角线方向拖动鼠标到达所选区域另一角的单元格，释放鼠标。 不相邻单元格 按住Ctrl键，再分别选取其它单元格区域。 整行 单击该行行号 整列 单击该列列标 全部单元格 单击“全选”按钮 条件选定 在“定位条件”对话框中确定定位条件。

条件选定 条件选定是在指定区域中只选定满足条件的单元格。 操作步骤： ⑴选定“条件选定”的作用范围。 ⑵单击“编辑”菜单中的“定位”命令，出现“定位”对话框。单击对话框的“定位条件”按钮，出现“定位条件”对话框。 ⑶在“定位条件”对话框中确定定位条件。 ⑷单击“确定”按钮。

2. 插入与删除

⑴ 插入行、列或单元格 操作步骤: 1) 选定目标对象。 2) 在“插入”菜单上，单击“ 单元格 行 列 ” 命令。

⑵删除行、列或单元格 操作步骤： 选中对象。 执行“编辑”菜单中的“删除”命令。

3. 复制与移动

⑴ 复制单元格数据 ▲使用鼠标拖放技术实现 操作步骤： 选中要复制的单元格（区域）。 指向选中区域的边框，当鼠标指针变成左箭头时，按住鼠标左键拖动到目标位置。 按住Ctrl键后，再释放鼠标左键。

▲使用菜单命令实现（剪贴法） 操作步骤： 选中对象。 执行“复制” 命令。 选择目标区域左上角的单元格。 执行“粘贴”命令。

▲以插入的方式复制单元格 操作步骤： 选中对象。 执行 “复制”命令。 选中目标区域的左上角单元格。 执行“插入”菜单中的 “复制单元格”命令。 在“插入粘贴”对话框中，选定周围单元格的移动方向。 单击“确定”按钮。

▲有选择地复制单元格中的内容 操作步骤： 选定需要复制的单元格。 执行“复制”命令。 选定粘贴区域的左上角单元格。 执行“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令。 在“选择性粘贴”对话框中，选择所需选项。 单击“确定”按钮。

⑵ 移动单元格数据 ▲使用鼠标拖放技术实现 操作步骤： 选中要移动的单元格（区域）。 ⑵ 移动单元格数据 ▲使用鼠标拖放技术实现 操作步骤： 选中要移动的单元格（区域）。 指向选中区域的边框，当鼠标指针变成左箭头时，按住鼠标左键拖动到目标位置。 释放鼠标左键。

▲使用菜单命令实现（剪贴法） 操作步骤： 选中对象。 执行 “剪切”命令。 选择目标区域左上角的单元格。 执行“粘贴”命令。

▲以插入的方式移动单元格 操作步骤： 选中对象。 执行“剪切” 命令。 选中目标区域的左上角单元格。 执行“插入”菜单中的“剪切单元格” 命令。 在“插入粘贴”对话框中，选定周围单元格的移动方向。 单击“确定”按钮。

4. 清除单元格数据 操作步骤： 选中对象。 在“编辑”菜单指向“清除”，从级联菜单中选择清除的对象。 可以清除的对象有： 编辑 / 清除 / 全部 格式 内容（Del) 批注

5.查找与替换 “编辑”菜单中的“查找”命令 “查找”对话框的使用 “编辑”菜单中的“替换”命令 “替换”对话框的使用

⑴ 查找 操作步骤： ⑴ 选定需要搜索的单元格区域。 （如果要搜索整张工作表，请单击其中的任意单元格。 ） ⑴ 选定需要搜索的单元格区域。 （如果要搜索整张工作表，请单击其中的任意单元格。 ） ⑵单击“编辑”菜单上的 “查找”命令。 ⑶ 在“查找”对话框中，输入查找内容，并指定搜索方式和搜索范围。 ⑷ 单击“查找下一个”按钮。

⑵ 替换 操作步骤： ⑴ 选定需要搜索的单元格区域。 （如果要搜索整张工作表，请单击其中的任意单元格。 ） ⑴ 选定需要搜索的单元格区域。 （如果要搜索整张工作表，请单击其中的任意单元格。 ） ⑵单击在“编辑”菜单上的“替换”命令。 ⑶ 在“替换”对话框中，在“查找内容”编辑框中输入待查找的内容。在“替换值”编辑框中输入替换内容。 (如果要删除“查找内容”编辑框中输入的字符，请将“替换值”编辑框留空。) ⑸ 单击“全部替换”按钮。

6.命名单元格 使用名称框 使用“名称”命令 选取单元格(区域)，在编辑栏的地址框中输入单元格名称，按回车键即可。 选取单元格，选择“插入”菜单中的“名称”命令，从中选择“定义”，输入名称后单击“添加”按钮，然后单击“确定”按钮即可。

7. 重复、撤消与恢复操作 如果只撤消上一步操作，请单击“撤消”按钮。 如果要撤消多步操作，请单击“撤消”按钮右端的下拉箭头，在随后显示的列表中选择要撤消的步骤。Excel将撤消从选定的操作项往上的全部操作。对于Excel，返回层次为16层。 如果要恢复已撤消的操作，请单击“恢复”按钮。 如果要重复上一次操作，请在“编辑”菜单中，单击“重复”命令。 如果上一次的操作由于某种原因不能重复，则“重复”命令会为“无法重复”命令。

8 . 处理工作簿中的工作表 有关工作表的基本操作包括： 选取工作表 重命名工作表 插入工作表 删除工作表 移动和复制工作表

⑴ 选定工作表 选 定 执 行 单张工作表 单击工作表标签。 多张相邻的工作表 选 定 执 行 单张工作表 单击工作表标签。 多张相邻的工作表 先选定第一张工作表的标签，然后按住 SHIFT 键再单击最后一张工作表的标签。 多张不相邻的工作表 先选定第一张工作表的标签，然后按住 CTRL 键再单击其他工作表的标签。 工作簿中所有工作表 以鼠标右键单击工作表标签，然后单击快捷菜单中的“选定全部工作表”命令。

⑵ 重命名工作表 操作步骤： 双击工作表标签。 键入新名称。 按回车键。

⑶ 工作表的移动和复制 方法一 使用鼠标拖放技术 方法一 使用鼠标拖放技术 如果要在当前工作簿中移动工作表，可以沿工作表标签行拖动选定的工作表标签,并在目的地释放鼠标按键。 如果要在当前工作簿中复制工作表，需要在按住 Ctrl 键的同时，拖动工作表标签，并在目的地释放鼠标按键后，再放开 Ctrl 键。

方法二 使用“移动和复制工作表”命令 操作步骤： 分别打开源工作簿和目标工作簿。 在源工作簿中，选定需复制或移动的工作表。 方法二 使用“移动和复制工作表”命令 操作步骤： 分别打开源工作簿和目标工作簿。 在源工作簿中，选定需复制或移动的工作表。 执行“编辑”菜单中的“移动或复制工作表”命令。 在“移动或复制工作表”对话框中，在“工作簿”下拉列表框中，单击选定目标工作簿；在“下列选定工作表之前”列表框中，选择目标工作表。 单击 “确定” 按钮。 注意：如果要复制工作表，则先选中“建立副本”复选框。

⑷ 插入工作表 操作步骤： 选择目标工作表。 执行“插入”菜单中的“插入工作表”命令。 注意： 如果要添加一张工作表，请单击“插入”菜单中的“工作表”命令。 如果要添加多张工作表，先选择与添加工作表数目相同的工作表标签，然后再单击“插入”菜单的“工作表”命令。

⑸ 删除工作表 操作步骤： 选定需要删除的工作表。 执行“编辑”菜单中的“删除工作表”命令。 单击“确定”按钮。

⑹ 工作表窗口操作

① 拆分窗口 水平分割工作表 鼠标指针移到“水平分割条”，上下拖动“水平分割条”到合适位置，则把原工作簿窗口分成上下两个窗口。 垂直分割工作表 鼠标指针移到“垂直分割条”，左右拖动“垂直分割条”到合适位置，则把原工作簿窗口分成左右两个窗口。

②冻结窗格 只冻结水平（垂直）标题 水平垂直标题都冻结 撤消窗口冻结 选定要冻结的标题下方（右侧）的一行（列），选择“窗口”菜单中的“冻结窗格”命令即可。 水平垂直标题都冻结 选定要冻结标题所在的单元格（选定单元格上方所有的行都将被冻结，它左侧所有的列都将被冻结），然后选择“窗口”菜单中的“冻结窗格”命令即可。 撤消窗口冻结 可选择“窗口”菜单中的“撤消窗口冻结”命令。

有关工作表操作的方法小结 右击“工作表标签”，弹出快捷菜单，选择相应的操作命令即可。 在“编辑”菜单或“插入”菜单中，选择相应的命令即可。

4.2.3 设置报表单元格格式

一、设置单元格格式 单元格格式包括： 数字格式 字符格式 对齐方式 边框 底纹

设置单元格格式的方法: 使用“格式”工具栏 使用“单元格格式”对话框

⑴设置单元格数据格式 设置数据格式包括： 小数位 千分位符号 货币符号 日期的表示形式 时间的表示形式

⑵设置文本对齐方式 设置对齐方式包括： 水平对齐 垂直对齐 旋转方式 自动换行和手工换行 跨列居中 合并单元格 合并及居中

⑶设置字体格式 设置字体格式包括设置字体、字号、字型、字符颜色、下划线等。

二、设置工作表行高和列宽 方法一 使用鼠标拖动或双击操作调整 方法二 使用格式菜单中“行”或“列”命令调整

三、复制格式 复制格式是把选中文本的格式快速地应用到另一段文字中。格式越复杂，效率就越高。

方法一 使用格式刷复制格式 操作步骤： 选定具有要复制的格式的文本。 单击或双击“格式刷”按钮，获得文本的格式； 方法一 使用格式刷复制格式 操作步骤： 选定具有要复制的格式的文本。 单击或双击“格式刷”按钮，获得文本的格式； 选定要应用此格式的文本，即可刷上格式。 注意：“单击”与“双击”的区别在于： 单击只能复制一次格式，而双击可多次复制格式。

方法二 使用“选择性粘贴”命令复制格式 操作步骤： 选中对象； 执行“复制”命令； 选中目标对象； 执行“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令； 在“选择性粘贴”对话框中选择“格式”； 单击“确定”按钮。

四、自动套用格式 操作步骤： （1）选中单元格区域； （2）执行“格式”菜单中的“自动套用格式”命令； （3）在“自动套用格式”对话框中选择要套用的格式。

五、条件格式 所谓条件格式是指规定单元格中的数据达到设定条件时的显示方式。 条件格式的功能可以使表格数据显示预警信息或提示作用。

1、设置条件格式 操作步骤： （1）选中单元格区域； （2）执行“格式”菜单中的“条件格式”命令； （3）在“条件格式”对话框中设定条件。 针对一个单元格，最多可以设置三种条件格式，表示不同的工作状态。 操作步骤： （1）选中单元格区域； （2）执行“格式”菜单中的“条件格式”命令； （3）在“条件格式”对话框中设定条件。 （4）单击“确定”按钮。

2、更改或删除条件格式 操作步骤： （1）选中单元格区域； （2）执行“格式”菜单中的“条件格式”命令； （3）在“条件格式”对话框更改或删除条件； （4）单击“确定”按钮。

六、设置工作表背景图案 格式 /工作表 /背景 格式 /工作表 /删除背景

4.2.4 审核分析报表 如果报表比较大，数据相当多，那么输入错误的可能性也在增大。假如在输入前对表格的某个区域的输入进行限制，使合法的输入才被接受，非法输入被拒绝，这样就可以尽量避免出错。

设置有效性规则 操作步骤： ① 选择单元格(区域)。 ② 选择“数据”菜单中的“有效性”命令，弹出“数据有效性”对话框。 ③ 在“数据有效性”对话框中，设置有效性条件、输入提示信息和输入错误警告信息等。 ④ 在“数据有效性”对话框中，还可以为单元格设定“下拉菜单” 。 ⑤ 单击“确定”按钮。

检查数据的“有效性” 设置“有效性”数据的方法如下： （1）选择“编辑”菜单中的“定位”命令，弹出 “定位”对话框。 （2）单击“定位条件”按钮，在 “定位条件”对话框里选择“数据有效性”单选按钮。 （3）单击“确定”按钮。

4.3 报表数据处理 ——公式与函数的使用 Excel提供各种统计计算功能，用户根据系统提供的运算符和函数构造计算公式，系统将按计算公式自动进行计算。特别是，当有关数据修改后，Excel会自动重新计算。 函数是Excel预定义的内置公式，可以进行数学、文本和逻辑等运算。与直接使用公式相比，使用函数进行计算的速度更快。

4.3.1 输入公式 公式是对单元格中数值进行计算的等式。 4.3.1 输入公式 公式是对单元格中数值进行计算的等式。 使用公式可进行如加、减、乘、除等简单的计算，也可以完成很复杂的财务、统计及科学计算，还可以进行比较或操作文本。 公式是工作表的核心，如果没有公式，Excel 就失去了其存在的意义。

1. 公式的形式 公式的形式为： = 表达式 其中表达式由运算符、常量、单元格地址、函数及圆括号等组成，不能包括空格。

2. 运算符 运算符把由常量、单元格地址、函数及圆括号连接起来就构成了表达式。 常用运算符： 算术运算符 字符连接符 关系运算符 运算符具有优先级

常用运算符及功能 运算符 功能 － 负号 % 百分数 ^ 乘方 * , / 乘、除 +, － 加、减 & 字符串连接 * , / 乘、除 +, － 加、减 & 字符串连接 = ,< > 等于、不等于 > ，>= 大于、大于等于 <，<= 小于，小于等于

3. 输入公式 操作步骤： 选择需要建立公式的单元格； 输入“ = ” 或单击编辑栏上的“=”； 输入表达式； 按回车键。

4.3.2 复制公式 方法一 使用鼠标拖放技术实现 方法二 使用菜单命令

4.3.3 公式中对单元格的引用 引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域，通过引用指明公式中所使用的数据的位置。 4.3.3 公式中对单元格的引用 引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域，通过引用指明公式中所使用的数据的位置。 通过引用，可以在公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一单元格的数值。还可以引用同一工作簿不同工作表的单元格、不同工作簿的单元格、甚至其它应用程序中的数据。引用不同工作簿中的单元格称为外部引用。引用其它程序中的数据称为远程引用。

1. 单元格的简单引用 单元格引用的作用在于标识工作表上的单元格和单元格区域，并指明使用数据的位置，通过引用可以在公式中使用单元格中的数据 。

表4-1 单元格引用示例 如果要引用 请使用 在列A和行10中的单元格 A10 属于列A和行10到行20中的单元格区域 A10:A20 表4-1 单元格引用示例 如果要引用 请使用 在列A和行10中的单元格 A10 属于列A和行10到行20中的单元格区域 A10:A20 属于行15和列B到列E中的单元格区域 B15:E15 行5中的所有单元格 5:5 从行5到行10中的所有单元格 5:10 列H中的所有单元格 H:H 从列H到列J中的所有单元格 H:J 从列A第10行到E列第20行的单元格区域 A10:E20

2. 单元格的相对引用 在创建公式时，单元格引用通常是相对于包含公式的单元格的相对位置而言的，会随公式所在单元格的位置变更而改变。也就是说，相对引用在被复制到其他单元格时，其单元格引用地址发生改变。 在复制包含相对引用的公式时，Excel将自动调整复制公式中的引用，以便引用相对于当前公式位置的其他单元格。

3. 单元格的绝对引用 如果在复制公式时不希望Excel自动调整对单元格的引用，就需要使用绝对引用。 绝对引用的样式是在列字母和行数字之前加上“$”，如$A$3、$B$5。 绝对引用是指引用特定位置的单元格。如果公式中的单元格引用是绝对引用，那么复制后的公式中的单元格引用不会改变。

4. 单元格的混合引用 所谓混合引用是指在一个单元格引用中既有相对单元格引用，又有绝对单元格引用。 （1）绝对列和相对行的引用，例如$A5； 在Excel 2000中，按F4键可以进行相对引用与绝对引用之间的切换。

5. 单元格的三维引用 所谓三维引用是指引用同一个工作簿中不同工作表上的单元格。 引用同一个工作簿中其它工作表上的单元格 工作表名！单元格区域

6. 外部引用 引用其它工作簿中工作表上的单元格 [ 工作簿名称 ] 工作表名称！单元格区域

4.3.4 自动求和按钮的使用 操作步骤： 选取存放求和结果的单元格区域； 单击工具栏上的“自动求和”按钮； 确认求和区域后，按回车键。

4.3.5 Excel函数 Excel中包含许多预定义的或内置的公式，称之为函数。这些函数构成Excel强大的数据处理能力。

1. 函数的形式 函数的形式： 函数名（ [ 参数1，参数2，… ] ）

2. 常用函数 ①求和函数 SUM（A1，A2，…） ②求平均函数 AVERAGE（A1，A2，…） ③求最大值函数 MAX （A1，A2，…） ④求最小值函数 MIN （A1，A2，…）

⑤ 计数函数 COUNT(A1, A2 ,…) 功能：求各参数中数值型数据的个数。参数的类型不限。 ⑥ 四舍五入函数 ROUND(A1,A2) 功能：根据A2对数值 A1进行四舍五入。 ⑦ 取整函数 INT(A1) 功能：取不大于数值A1的最大整数。 ⑧ 绝对值函数 ABS（A1） 功能：取A1的绝对值 。

功能：若逻辑表达式P为真，则取T表达式的值，否则，取F表达式的值 。 可以使用IF函数对数值和公式进行条件检测。 ⑨ 判断函数 IF（P，T，F） 功能：若逻辑表达式P为真，则取T表达式的值，否则，取F表达式的值 。 可以使用IF函数对数值和公式进行条件检测。 P T F 假 真

说明 ： 由于函数可以嵌套七层，因此IF函数用值1及值2参数可以构造复杂的检测条件。

3. 输入函数 使用粘贴函数 使用“公式选项板” 手工输入函数

使用“粘贴函数” 操作步骤： 单击需要输入公式的单元格。 单击常用工具栏上的“粘贴函数” 按钮。 在“粘贴函数”对话框中，选定函数。 输入函数参数。 按回车键。

使用“公式选项板” 操作步骤： 单击需要输入公式的单元格。 单击“编辑公式”按钮=。 单击“函数”下拉列表框右端的下拉箭头。 单击选定需要添加到公式中的函数。 输入参数。 按 回车键。

4.4 创建图表 图表是将工作表中的数据以图形表示。 4.4 创建图表 图表是将工作表中的数据以图形表示。 图形具有直观的优点，它使得工作表中的数据更易于阅读和理解。图表的作用在于帮助管理者分析数据，了解数据内含的信息变化，另外可以挖掘表格中不易表现的数据微量差别。 在Excel下制作各种图表简单方便。

4.4.1 使用图表向导创建图表

1. 图表类型 Excel提供的九种平面图分别是：面积图、条形图、柱形图、折线图、饼图、圆环图、雷达图、XY散点图、组合图。 每一种类型的图形又有若干种格式供选择，用户可以从中选用最适合自己的格式。 同一种数据，用不同类型的统计图表示出来，会得到不同的效果。

2. 有关术语 数据点——数据点是图表每个数据系列中的单元个点，以使图表更加醒目可读。数据点来自某个工作表的某个单元格。 数据系列——数据系列是绘制在图表中的一组相关数据点，来源于工作表中的一行或一列。图表中的每一数据系列都具有特定的颜色和图案。在一张图表中可以绘制多个数据系列，但是饼图中只能有一个数据系列。 图例——表示每个数据系列所代表的对象。

轴——坐标轴是显示图表用的竖直、水平线。大多数图表都有两个坐标轴：X轴（分类轴）和Y轴（主数值轴）。有些图表也有第二个数值轴。有些三维图表还有Z轴。 标题——用来标明图表内容的文字。 标题 图表标题 坐标轴标题 Y轴标题 X轴标题

3. 图表的分类 图表的分类 嵌入式图表 独立图表（简称图表）

所谓“图表向导”是一系列对话框，它指导我们完成建立图表或修改现有设置所要求的步骤。 4. 创建图表 操作步骤： 单击常用工具栏“图表向导”按钮，或执行“插入/图表”命令，弹出“图表向导”对话框。 选择图表类型。 选择图表源数据。 选择图表选项。 选择图表位置。 单击“完成”按钮。 使用Excel提供的“图表向导”可以帮助你顺利地完成建立图表工作。 所谓“图表向导”是一系列对话框，它指导我们完成建立图表或修改现有设置所要求的步骤。

创建图表举例 选择表格中一组连续的数据区域生成图表 创建不连续数据的图表 将图表建立在一个独立的工作表中

4.4.2 对创建的图表进行编辑 1. 选择图表 2. 缩放、移动、复制与删除图表 3. 选择图表中的可编辑对象 4. 向图表中添加数据 4.4.2 对创建的图表进行编辑 1. 选择图表 2. 缩放、移动、复制与删除图表 3. 选择图表中的可编辑对象 4. 向图表中添加数据 5. 删除图表中的数据 图表菜单 图表工具栏

图表区、绘图区、图例、分类轴、数值轴、系列、网格线、图表标题、分类轴标题、数值轴标题等。 6. 图表格式化 图表格式化是指设置图表对象的外观颜色、图案、文字和数据的格式等。 操作步骤： 选中图表。 双击需要格式化的图表对象。 在格式对话框中，设置对象的格式。 单击“确定”按钮，结束设置。 图表对象包括： 图表区、绘图区、图例、分类轴、数值轴、系列、网格线、图表标题、分类轴标题、数值轴标题等。

创建图表小结： 明确创建目标，合理组织表格数据 选择能表现数据的最佳图表类型 适当地修饰图表，提高图表的可观性 图表的创建应明确管理目标，选择正确的取值范围；创建的图表应能满足管理者的分析需要。 选择能表现数据的最佳图表类型 不同的图表类型表现的数据信息是不同的，应根据管理目标的需要，选择最能表现管理者分析需要的图表类型。 适当地修饰图表，提高图表的可观性 为突出显示数据关系，可修饰图表的背景、框线、文字及刻度等。

4.5 创建信息数据库 一个数据库是以具有相同结构方式存储的数据集合。 “工作表的数据库操作” 是Excel又一强大功能。 4.5 创建信息数据库 一个数据库是以具有相同结构方式存储的数据集合。 “工作表的数据库操作” 是Excel又一强大功能。 在Excel中，使用数据库可以完成以下工作： 排序 筛选 分类汇总

4.5.1 数据清单 要对工作表进行类似于数据库的操作，必须使工作表中的数据合乎数据库的要求。在工作表中，那些合乎工作表要求的数据区域就称为“数据清单”。

1. 数据清单的构成 在Excel中，数据清单是包含相关数据的一系列工作表的数据行。其数据可以像数据库一样使用。其中，行表示记录，列表示字段，第一行的列标题为字段名。

2. 数据清单规范 每张工作表仅使用一个数据清单。 将相似项置于同一列。 使清单独立，与其他数据间至少留出一个空列和一个空行。反之，在同一数据清单中应避免空行和空列，将有利于Excel检测和选定数据清单。 显示全部的行和列（包括被隐藏的）。 避免将关键数据放到数据清单的左右两侧，以免被隐藏或删除。 单元格中文本的前面或后面不要有空格，它们会影响排序和搜索。

3. 记录单的使用 操作步骤： 单击数据清单中任一单元格。 执行“数据”菜单中“记录单”命令，打开“记录单”对话框。 在“记录单”对话框中，可以进行添加、修改、删除和查找记录等操作。 单击“关闭”按钮，关闭记录单。

4.5.2 数据排序 可以根据数据清单中的某一字段（某一列）或多个字段（多列）对数据清单的数据进行排序。 4.5.2 数据排序 可以根据数据清单中的某一字段（某一列）或多个字段（多列）对数据清单的数据进行排序。 对数据清单的排序应该以记录为单位，即排序前后处于同一行的数据记录不会改变，改变的只是行的顺序。 排序形式有： 递增排序 递减排序 排序的方法有： 使用常用工具栏上的“升序”、“降序”按钮 使用“数据”菜单中的“排序”命令

（1）单关键字排序 操作步骤： 在待排序数据列中单击任一单元格。 单击“升序” 或“降序”按钮。

（2）多关键字排序 操作步骤： 在需要排序的数据清单中，单击任一单元格。 在“数据”菜单中，单击“排序”命令。 在“排序”对话框中，选择排序的依据。 单击“确定”按钮。

4.5.3 数据筛选 筛选是查找和处理数据清单中数据子集的快捷方法。筛选清单仅显示满足条件的行，该条件由用户针对某列指定。 4.5.3 数据筛选 筛选是查找和处理数据清单中数据子集的快捷方法。筛选清单仅显示满足条件的行，该条件由用户针对某列指定。 对Excel筛选出的清单子集，用户进行编辑、设置格式、制作图表和打印，而不必重新排列或移动。

Excel提供了两种筛选清单的命令： 自动筛选 高级筛选 “数据”菜单中 筛选 / 自动筛选 全部显示 高级筛选 命令

1. 自动筛选 操作步骤： 单击需要筛选的数据清单中任一单元格。 执行“数据”菜单中“筛选/自动筛选” 命令。 单击含有待显示数据的列中的下拉箭头。 选择要显示的项。 重复3、4再次使用其他的项筛选数据清单。

◆自动筛选选项 如果要 请单击 显示所有行 “全部” 显示数据清单中的最大值或最小值的前10个记录。 “前 10 个” 显示当前列中满足两个条件的记录 “自定义” 只显示此列中含有空白单元格的数据行 “空白” 只显示此列中含有数值的数据行 “非空白”

◆自定义自动筛选方式 如果要在数据清单中通过使用同一数据列中的一个或两个比较条件来查找数据行中的特定值，可以自定义自动筛选方式。 操作步骤： 指向“数据”菜单中的“筛选”，单击“自动筛选”。 单击含有待显示数据的数据列上端的下拉箭头，然后单击“自定义”命令。 在“自定义自动筛选方式”对话框中，设置筛选条件。

◆取消数据清单中的筛选 如果要在数据清单中取消对某一列进行的筛选，请单击该列首单元格右端的下拉箭头，再单击“全部”。 如果要在数据清单中取消对所有列进行的筛选，请在“数据”菜单中指向“筛选”，再单击“全部显示”命令。 如果要撤消数据清单中的筛选箭头，请在“数据”菜单中指向“筛选”，再单击“自动筛选”命令。

2. 高级筛选 高级筛选分两个步骤： （1）定义条件区域 （2）执行高级筛选命令

（1）定义条件区域 在数据清单上方，一般至少应有三个能用作条件区域的空行，并且复制条件标志。 在条件标志下面行中，键入所要匹配的条件： 如果要查找同时匹配两列或多列中条件的数据，请在条件区域的同一行中输入所有的条件。 (与) 如果要查找或匹配一列中的一个条件，或者匹配另一列中的一个条件的数据行，请在条件区域的不同行中输入条件。(或)

（2）高级筛选的操作步骤 定义条件区域。 单击数据清单中的任一单元格。 选择“数据”菜单中“筛选”命令下的“高级筛选”项，打开“高级筛选”对话框 。 在“高级筛选”对话框中，设置参数。包括选择显示筛选的方式；选择或输入数据区域的引用；选择或输入条件区域的引用，并包括条件标志。 单击“确定”按钮。

（3）取消数据清单中的筛选 在“数据”菜单中指向“筛选”，再单击“全部显示”命令。

4.5.4 分类汇总 Excel可通过计算数据清单中的分类汇总和总计值来自动汇总数据。 4.5.4 分类汇总 Excel可通过计算数据清单中的分类汇总和总计值来自动汇总数据。 使用自动分类汇总前，数据清单中必须包含带有标题的列，并且数据清单必须在要进行分类汇总的列上排序。

1. 数据清单的分类汇总 操作步骤： 先选定汇总列，对数据清单进行排序。 在要分类汇总的数据清单中，单击任一单元格。 在“数据”菜单中，单击“分类汇总”命令。 在“分类字段”下拉列表框中，单击需要用来分类汇总的数据列。选定的数据列应与步骤 1 中进行排序的列相同。 在“汇总方式”下拉列表框中，单击所需的用于计算分类汇总的函数。 在“选定汇总项（可有多个）”框中，选定包含需要对其汇总计算的数值列对应的复选框。

2. 分类汇总数据清单的汇总函数 函数 汇总功能 Sum 数据清单中数值的和。它是数字数据的默认函数。 Count 数据清单中数据项的数目。它是非数字数据的默认函数。 Average 数据清单中数值的平均值。 Max 数据清单中的最大值。 Min 数据清单中的最小值。 Product 数清单中所有数值的乘积。 Count Nums 数据清单中含有数字数据的记录或行的数目。 StdDev 估算总体的标准偏差，样本为数据清单。 StdDevp 总体的标准偏差，总体为数据清单。 Var 估计总体方差，样本为数据清单。 Varp 总体方差，总体为数据清单。

如果在工作表中没有见到分级显示符号，请通过“工具”菜单调用“选项”对话框，然后选中“视图”选项卡上的“分级显示符号”复选框。 3. 关于分级显示工作表 如果要显示或隐藏 请单击 分组中的明细数据 +/-按钮 指定级别的分级显示 整个分级显示中的明细数据 如果在工作表中没有见到分级显示符号，请通过“工具”菜单调用“选项”对话框，然后选中“视图”选项卡上的“分级显示符号”复选框。

4. 清除数据清单中的分类汇总 操作步骤： 在含有分类汇总的数据清单中，单击任一单元格。 在“数据”菜单中，单击“分类汇总”命令。 4. 清除数据清单中的分类汇总 操作步骤： 在含有分类汇总的数据清单中，单击任一单元格。 在“数据”菜单中，单击“分类汇总”命令。 单击“全部删除”按扭。

4.6 报表的输出 页面设置 打印预览 打印 页面设置 打印预览 预览效果满意吗？ 打印 是 否 开始

4.6.1 页面设置 页面设置包括：纸张大小、方向、页边距、页眉和页脚、打印标题等。 4.6.1 页面设置 页面设置包括：纸张大小、方向、页边距、页眉和页脚、打印标题等。 单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，会弹出“页面设置”对话框，其中有4个选项卡。 在“页面设置”对话框中可以： 设置打印格式 设置页边距 设置页眉/页脚 设置打印参数

4.6.2 打印预览 单击“常用”工具栏上的“打印预览”按钮 执行“文件”菜单中的“打印预览”命令

4.6.3 输出打印 单击“常用”工具栏上的“打印”按钮 执行“文件”菜单中的“打印”命令

4.6.4 分页符 1. 插入分页符 执行“插入”菜单中的“分页符”命令 2. 删除分页符 执行“插入”菜单中的“删除分页符”命令

谢谢