國立教育資料館九十年度 Word2000帶了就走 中小學教師自製教學媒體競賽 快快樂樂學Wood 讓生活更方便 教師：徐鳳玉 國小組 電腦多媒體課程軟體腳本設計圖 Word2000帶了就走 快快樂樂學Wood 讓生活更方便 教師：徐鳳玉

讓生活更方便－文書處理 電腦是現代社會必備的工具，不懂電腦就會變成電腦文盲。事實上，以傳統書寫，不僅效率差、而且修改不方便，又會留下痕跡。 學習電腦的文書處理是學習各種應用軟體的第一步。 本單元將介紹文書處理的各種基本操作與應用，讓各位同學輕鬆成為小作家。

壹、文書處理簡介 日常生活中，做筆記、寫信，打報告，蒐集和登錄資料，製作功課表或親友通訊錄，需要整理、編排且有關於文字的工作，就叫做「文書處理」。 這個課程，將學習Word文書處理軟體。

貳、 Word的功能特色 有多種樣式的「範本」可供使用。 文章外觀大小，調整容易。 內容的複製搬移功能非常方便，且能與其它應用軟體作資料交換。 表格之製作極為簡便且實用。 提供現成可用的圖片。 排版處理功能充備，如分頁、分欄、頁首、頁尾等。 列印方法富彈性，可設定直印、橫印、列印的大小位置、預覽列印。

參、Word7.0/2000入門 開啟Word應用程式 依下述執行步驟操作

工作視窗介紹 底下將介紹Word環境的組合成員 (1)標題列 (2)功能表列 (3)工具列 (4)格式列 (5)標點符號列 (6)捲軸 (7)本文編輯區

標題列 功能表列 工具列 格式列 標點符號列 尺規 捲軸 本文區

1.標題列 位於視窗最上方，用來顯示檔案名稱和程式名稱。標題列的左方是控制符號，右方則包括最小化按鈕、最大化按鈕及關閉按鈕。 程式名稱

2.功能表列 各種功能皆被分門別類放在功能列中。只要在功能名稱上按一下滑鼠左鍵，即可開啟「下拉式功能表」選取所要的功能。

3.工具列 將常用的圖示按鈕，直接在按鈕上按一下可快速執行所選取的功能。 開新檔案 開啟舊檔 儲存檔案 列印文件 預覽列印 拼字文法檢查 剪下 複製 貼上 複製格式 復原 繁體字、簡體字

4.格式列 用來選擇文字的字型、大小、樣式及色彩，或是設定段落的對齊方式。 字型 字型樣式 字元加框或網底 段落對齊方式 分項符號與排版 字型顏色

5.標點符號列 常用的標點符號，皆列於此處，提供使用者使用。

文書處理實作(一) 本單元將講述： 1.建立文件檔案 2.儲存檔案 3.開啟檔案的基本操作方法。

Ａ.建立文件檔案 建立新的文件 當啟始Word時，便可直接在編輯區進行輸入文件內容，輸入的文字會出現在插入點之前。 1.切換中英文模式 ＋ 2.Word具有自動換列的功能，當輸入的文字 滿一列時，會自動換下一列，如果未滿一列 而欲換列時，可按

B.儲存檔案功能介紹 儲存檔案 文件編輯就緒，將滑鼠游標移到功能表列上，按一下 ，則下拉式功能表將出現，選取 ，便會出現下列的對話框： 儲存檔案 文件編輯就緒，將滑鼠游標移到功能表列上，按一下　　　，則下拉式功能表將出現，選取 　　　　，便會出現下列的對話框： 選擇所要儲存的磁碟機 就緒後在此處 按下此按鈕 此處輸入檔案內容

事實上，我們也可以透過工具列選擇 以儲存文件。 對於第一次儲存檔案，原來的文件沒有檔名，故會出現「另存新檔」的對話框 。第二次以後便不再出現了，直接以原檔名儲存之。

C.開啟檔案的基本操作 欲開啟儲存在磁碟中的文件，可透過功能表中 → 即可開啟舊有文件資料。 選擇所要儲存的磁碟機 點選檔案名稱 欲開啟儲存在磁碟中的文件，可透過功能表中　　　→ 即可開啟舊有文件資料。 選擇所要儲存的磁碟機 點選檔案名稱 就緒後在此處 按下此按鈕

練習1:文字編輯和儲存檔案 說明1：依照老師所指定各位的文章內容 『鄉下人家－陳醉雲』，以Word 書寫一次 說明2：儲存檔案，以「作業1」為檔名 ，存在磁片中。

文書處理實作(二) 本單元將講述: 1.文件中的文字資料範圍的選取與資料 的搬移 2.資料的複製 3.刪除字元或字串 4.資料的復原

A.資料的選取與資料搬移 使用時機－為調整文句的位置 將要搬移的文句標記後，按一下工具列的 的「剪下」工具，則文句將從畫面中消失。 將要搬移的文句標記後，按一下工具列的　的「剪下」工具，則文句將從畫面中消失。 把插入點移到要插入的位置，按一下工具列的　的「貼上」工具即可。 之前所剪下的資料存在「剪貼簿」中，所以可以連續做貼上的動作。

這個搬移文句的一連串動作，也可以透過功能列的功能達到。 其方法為： 1.文句標記 2.　　 3.

B.資料的複製 將要複製的文句標記後，按一下工具列的 的「複製」工具。 把插入點移到文章中要插入的位置，按一下 的「貼上」工具。 將要複製的文句標記後，按一下工具列的　的「複製」工具。 把插入點移到文章中要插入的位置，按一下　的「貼上」工具。 複製的資料是存在作業系統管理的「剪貼簿」中，所以可連續的做貼上的動作

複製的一連串動作，也是可以透過功能表列中進行，其複製的步驟如下： 1.文句標記 2. 3.　　　　

C.刪除字元或字串 刪除的方法計有下述幾種方法： 1.刪除按鍵法 (1)選取範圍 (2)按　　鍵 2.利用工具列法 (1)選取範圍 (2)按　　鍵 3.利用功能表法 (1)選取範圍 　(2)選擇 ˇ

d.資料的復原 復原的目的，是為了回復前一個動作。 只要選擇工具列的 　　　的「復原」功能。 你也可以選用「編輯」功能表中的復原選項來復原。

練習2:文章編輯與複製、剪下 請開啟指定的文章『陳醉雲－鄉下人家』 將文章第一段與第三段互相對調，並以「作業2」為檔名存入磁片中。

肆、文書處理 格式設定與列印設定之淺說

一、格式設定之相關介紹 格式的認識 1.字元格式：只影響選取範圍的字元，例如字 型的種類、樣式、大小、底線、色彩、上下 標、隱藏，或是字元的間距等等。 2.段落格式：影響選取的段落或插入點所在的 段落，如段落縮排、間距、行高、對齊方式 等等。

參考範例 粗黑、底線 標準楷書字體 字體放大、色彩

3.範本：在一份文件中設定多種樣式，並將其命名為某一範本檔(*.dot)，以供日後製作類似文件時選用。

二、巧妙的字型變化－字元格式 的設定 格式工具列 1.選擇字型種類 2.選擇字型大小 3.選擇字型樣式(粗體、斜體、底線) 字型 字型大小 二、巧妙的字型變化－字元格式　　　　　　　　　　　　　 的設定 格式工具列 1.選擇字型種類 2.選擇字型大小 3.選擇字型樣式(粗體、斜體、底線) 字型 字型大小 字型樣式 字元加框 或網底 段落對齊 方式 分項符號 與排版 字型顏色

功能表 在「格式」下拉功能表中，選按「字型」 項目，便會出現一字型視窗。請看下頁之圖解說明。

字型樣式選擇 字型設定 字型大小 字型色彩與標註 字型效果 字元設定之預覽

三、如何使段落分明－段落設定 一篇文章若段落分明，則閱讀時較輕鬆省力。 基本的段落格式包括 1.內縮：每行文字開始的位置設定，可突顯 章、節名稱或分項要點。 2.對齊方式：有向左、向右和置中三種可以 供選擇。

當然，我們也可以利用功能表列中，點選「格式」→「段落」項目，之後會出現「段落格式」視窗。 縮排設定 左：表示由左內縮 右：表示由右內縮

尺規法 尺規在處理段落內縮、跳格方面極為方便。 1. 內縮：在尺規上以拖曳的動作完成調 整，則插入點所在的段落會立即顯示 調整結果 2 尺規法 尺規在處理段落內縮、跳格方面極為方便。 1.內縮：在尺規上以拖曳的動作完成調 整，則插入點所在的段落會立即顯示 調整結果 2.跳格：在尺規上將滑鼠游標移到適當 的位置，按一下左鍵即可。

文件的格式化－項目符號與編號（4-2) 若文章中有條列式的項目，我們可利用Word的『項目編號』與『項目符號』的功能，為它們加上項目編號或符號。

加入項目編號或符號的操作說明 1. 選擇要加上編號的段落。例如在本文 區輸入： 水壺 雨具、遮陽帽 2 加入項目編號或符號的操作說明 1.選擇要加上編號的段落。例如在本文 區輸入： 　水壺 　雨具、遮陽帽 2.按下一般工具列上的編號鈕　或項目符號鈕　。

改變項目符號（格式/項目符號與編號)

使用圖片作為項目符號 選擇『格式/項目符號及編號/項目符號』交談窗中的圖片鈕。

1.按一下 喜歡的項 目圖片 2.按此 鈕即完 成設定

文件的格式化－段落首字放大(4/3) 在報紙、雜誌中經常看到段落的第一個字被放大。 操作方式：移至某一段落首行處，以滑鼠點選『格式/首字放大』命令。 (以作業四為例）

選擇繞邊為首字放大的形式 首字要放大約 幾行的高度 選擇字型 設定首字與其它 文字間的距離

例如

文件的格式化－文件的文字方向(4/4) 讓文件內容改成直排。 滑鼠點選一般工具列的『變更文字 方向』

文件的格式化－文件的文字方向(4/4) 讓文件內容改成直排。 滑鼠點選一般工具列的『變更文字 方向』

五、列印設定之淺說 當完成文件編修後，若想將文件印成書面資料，就必須外接一台印表機或是利用網路印表機。 列印文件的步驟： 　　(1)開啟欲列印的文件 (2)列印交談視窗的細部設定 1.工具列的操作 2.功能表列的操作

選擇電腦實際連線的印表機種類

由於Word預設紙張大小為A4，如果要設定紙張，可選擇『檔案/版面設定』的命令，便會出現如下之對話框

六、預覽列印的使用方法 使用時機：在螢幕上檢視欲列印出來的結果。如有錯誤可即早修正。 操作方法： (1)利用工具列的預覽列印 (2)利用功能表列『檔案/預覽列印』法

預覽列印工具鈕的用法 列印鈕 放大鏡鈕 整頁鈕 多頁鈕 顯示比例鈕 檢視尺規鈕 縮小字型以適合欄框鈕 全螢幕鈕 關閉預覽列印鈕 說明工具鈕

練習5：綜合練習 開啟「作業四」文件檔案 第一段落，首字「鄉」，放大為兩行的高度，且首字顏色為紅色。 將該文件試以變更為「直排方式呈現」。 試列印本文件一份。 書寫完畢，以「作業五」為檔名儲存。

◆伍、 Word2000的新增功能 亞洲方式配置 提供了許多專門針對亞洲語言所設計的功能。 1.注音標示 2.圍繞文字 3.橫向文字 4.組排文字 5.並列文字

1.注音標示 選取要標示注音的文字 選擇『格式/亞洲方式配置/標示注音』

2.圍繞文字 有時候文件中需要用到加上圓框、三角框的字元，例如 選擇『格式/亞洲方式配置/圍繞字元』

3.橫向文字 橫向文字適於直書的文件中將選取文字做橫排。例如：常用的日期表示法。 選擇『格式/亞洲方式配置/ 橫向文字』

4.組排文字 可以將文字由一行變成兩行。例如： 要組排的文字，最多6個字元 可設定字型 設定文字大小

5.並列文字 其功能和組排文字相似，都是將文字做並排的顯示，但本功能不會影響到段落的行高（因為並排的文字會被縮小），且無字數限制，必要時還可以在前後加上括弧。

練習6：亞洲方式配置練習 開啟教師所指定的『作業六』文件檔案 在圖片上方建立標題名稱【作業六 】，字體設定為【標楷體、16、粗黑、15%灰度值網底、置中對齊】 標題下方建立【座號、個人姓名、今天日期】，字體設定為【標楷體、10、斜體、置右對齊】 內文全部設定為【標楷體、12】，全文變更文字方向為【直式】 1.參觀日期輸入【中華民國九十年四月一日】 2.集合時間輸入【09:00】，並採用【亞洲方式配置/橫向文字】 3.集合地點輸入【豐田國小校門口】，並附註【別遲到哦】之字 樣，其技巧採用【亞洲方式配置/並列文字】的方式 以相同檔名“作業七” 儲存至3.5磁片中

練習7：亞洲方式配置練習 開啟教師所指定的『無耳茶壺山』之檔案 把該文件變更為「直式」 標題「無耳茶壺山」網底為「15%灰度值」 活動日期與時間之數字處修正為「橫向文字」 集合地點之「台北火車站」以組排文字呈現 簡介之首字「簡」放大，繞邊方式，放大高度為2，且該字顏色為紅色 以「作業七」儲存該文件

陸、表格的製作法 一、製作表格的重要性 為製作單據、表格之類的文件之需要 資料欲作分類整理的需要 1.公司年度/季/月報表 2.學校功課表 3.履歷表 4.行事曆 ：

二、製作表格 製作表格有兩種途徑 1.插入表格法 2.手繪表格法

1.插入表格法 A.按下一般工具列的 「插入表格按鈕」 B.假設要製作3列 3欄的表格，將 　滑鼠游標在此 　處按一下即可

儲存格(cell)的門牌號碼 A B C D １　２　３ ˇ 請問【第2欄第3列的家在哪裡？】

2.手繪表格法 為建立錯綜複雜的表格 執行【表格/手繪表格】

如何畫出下列的表格呢？

◆表格製作中如何清除表格格線 選擇「表格及框線」對話框中的【清除鈕】 1.清除一條格線的方式 (點選要清除的格線) 2.清除多條格線的方式 (按住左鈕拖曳以清除格線)

◆插入表格與手繪表格的相輔相成 同學可以先透過插入表格的方式，再利用手繪表格的技巧，修改表格的結構，可大幅節省建立表格的時間

三、表頭的多對角線 表頭對角線 執行【表格/插入多對角線儲存格】命令 （為表格的表頭，繪製一條以上的斜線） 附註：這是word2000特有的功能，前一版本word97則沒有此特性，同學請留意

四、增刪與分割、合併儲存格 Word提供一些可快速增加與刪除儲存格 ，以及分割、合併儲存格的方法

一、增加儲存格 選定B1、B2儲存格，插入新的儲存格 執行【表格/插入/儲存格】命令

1.右移儲存格

2.儲存格往下移

3.在列最後一格右方增加儲存格

4.增加列 假如要在第一與第二列之間加入新列 標選第一列，執行【表格/插入/下方列】命令 或 標選第二列，執行【表格/插入/上方列】命令

5.在表格之下增加一列 在最後一列最後一格按【Tab鍵】 在表格最下方點選【表格/插入/上方列】

二、刪除欄、列、儲存格與表格 刪除儲存格 執行【表格/刪除/儲存格】命令，可選擇 1.左移儲存格 2.儲存格往上移

刪除欄、列 將欄、列選定，執行【表格/刪除】命令， 在次功能表選擇要刪除欄或列即可。 選擇刪除欄

刪除表格 只要將插入點移到表格內，執行【表格/刪除/表格】命令即可

練習8:表格製作的綜合練習 讀取教師指定的檔案「功課表範例」檔案。 星期一~星期六、節次1~7各儲存格【置中對齊】，字體為粗體 表格所有文字為【標楷體】 表格中，第四節與第五節間的框線改為【雙實線】(如下頁所示) 星期六第5~7節的儲存格【刪除】之 文件完成後，以「作業8」為檔名存檔

數 數 閱 讀 參 觀 和 旅 遊 國 數 自 國 國 國 國 自 道 自 音 國 數 音 閱 自 電 體 寫 社 道 鄉 體 綜 美 社 綜 美

五、改變欄列大小 拉曳欄邊界 1.直接拉曳欄邊界 ※影響此欄左右邊界欄的寬度，其它欄位不 變 2.按住Shift鍵拉曳欄邊界 ※改變選定欄左邊的寬度，其它欄寬度不變 3.按住ctrl鍵拉曳欄邊界 ※改變選定欄左方的寬度，右方欄位會等比 例縮小或放大

平均分配欄寬 對整個表格或數欄的欄寬進行重新分配 1.調整表格－游標置於表格中即可 2.調整數欄－選定欄位 執行【最適列高/平均分配欄寬】

改變列高 1.拉曳列高 2.平均分配列高

練習9:表格製作的綜合練習 下載教師指定的檔案「練習9」文件 參考該表格的格式，自己如法泡製一份相同文件 完成編輯後，請以「作業九」為檔名存檔 ※注意，須注意格式的設定!!