第2章 文書處理軟體：Word 2-1 Word的基本操作 2-2 文件編輯與格式設定 2-3 版面編排技巧 2-4 圖片與繪圖工具的使用 2-2　文件編輯與格式設定 2-3　版面編排技巧 2-4　圖片與繪圖工具的使用 2-5　表格建立與編修技巧 2-6　合併列印的使用 2-7　範本與範本精靈的使用

2-1 Word的基本操作 2-1-1 認識Word 2-1-2 Word的操作視窗 2-1-3 文件的開啟與關閉 2-1-3 文件的開啟與關閉 2-1-4 文件的儲存與列印

2-1-1 認識Word Word是由微軟公司所推出的。 Word可以製作大量的地址標籤、文件、宣傳單等，也可以利用Word的精靈功能製作出履歷表、月曆、公文、名片等，甚至可以利用Word來編排一本書。

2-1-1 認識Word Word的啟動

2-1-1 認識Word Word的關閉 要關閉Word時，點選功能表上的「檔案→結束」功能，即可將Word操作視窗關閉。

2-1-2 Word的操作視窗 Word的操作視窗 1.標題列 2.功能表列 3.一般工具列 4.格式工具列 5.工作窗格 6.水平尺規 7.水平尺規 8.插入點 9.檢視工具 10.狀態列

2-1-3 文件的開啟與關閉 開啟新的文件 方法一：按下「 」開新檔案工具鈕。 方法二：點選「檔案→開新檔案」功能。 方法一：按下「 」開新檔案工具鈕。 方法二：點選「檔案→開新檔案」功能。 方法三：按下鍵盤上的「Ctrl+N」快速鍵。 方法四：在「新增文件」工作窗格中，按下「空白文件」。

2-1-3 文件的開啟與關閉 開啟舊有的文件 方法一：按下「 」開啟舊檔工具鈕。 方法二：點選「檔案→開啟舊檔」功能。 方法一：按下「 」開啟舊檔工具鈕。 方法二：點選「檔案→開啟舊檔」功能。 方法三：按下「Ctrl+O」快速鍵。 方法四：在「新增文件」工作窗格中，按下「從現存的文件」。

2-1-3 文件的開啟與關閉

2-1-3 文件的開啟與關閉 關閉文件 在進行關閉文件的動作時，Word會先判斷文件是否有儲存過，如果尚未儲存，Word會先詢問是否要先進行儲存文件的動作。 要關閉文件時，點選功能表上的「檔案→關閉檔案」功能，即可將目前所在的文件關閉。或是直接按下文件視窗中的「 」按鈕也可以將該文件關閉。

2-1-4 文件的儲存與列印 儲存 點選「檔案→儲存檔案」功能，開啟「另存新檔」對話方塊，即可進行儲存檔案的動作。

2-1-4 文件的儲存與列印 另存新檔 當儲存檔案時，不想覆蓋原有的檔案內容時，可以點選功能表上的「檔案→另存新檔」功能，開啟「另存新檔」對話方塊，輸入一個新的檔案名稱即可。

2-1-4 文件的儲存與列印 預覽列印與列印 按下一般工具列上的「 」預覽列印工具鈕，可以清楚地看到整個頁面的樣式。

2-1-4 文件的儲存與列印 點選功能表上的「檔案→列印」功能，或按下鍵盤上的「Ctrl+P」快速鍵，開啟「列印」對話方塊，進行列印的設定。

2-2 文件編輯與格式設定 2-2-1 文字的編輯 2-2-2 文字格式的設定 2-2-3 段落格式的設定 2-2-4 定位點的使用 2-2-1 文字的編輯 2-2-2 文字格式的設定 2-2-3 段落格式的設定 2-2-4 定位點的使用 2-2-5 項目符號及編號 2-2-6 框線及網底的設定 2-2-7 其他格式的設定

2-2-1 文字的編輯 文字的選取

文字的搬移、複製、剪下、貼上、復原、取消復原 2-2-1 文字的編輯 文字的搬移、複製、剪下、貼上、復原、取消復原 搬移：指的是將某段文字從原來的位置，調整至其他的位置。要搬移文字時，先選取要搬移的文字，可以是一個字、一行字或一個段落，接著按下滑鼠左鍵不放，此時滑鼠游標會呈「 」狀態，再將文字拖曳至新位置上。

2-2-1 文字的編輯 剪下與貼上：選取要剪下的文字，再按下一般工具列上的「 」剪下工具鈕，此時被剪下的文字會被清除，並暫存於剪貼簿中，接著將滑鼠游標移至要搬移的位置上，按下一般工具列上的「 」貼上工具鈕，此時被剪下的文字就會貼到插入點所在位置。

2-2-1 文字的編輯 複製與貼上：選取要複製的文字，再按下一般工具列上的「 」複製工具鈕，被複製的文字會暫時被複製到剪貼簿中，接著將滑鼠游標移至要複製的目的位置上，按下一般工具列上的「 」貼上工具鈕，即可完成複製和貼上的動作。

2-2-1 文字的編輯 復原：在文件中不小心做錯了某個動作、誤刪了某個物件、文字時，可以使用一般工具列上的「 」復原工具鈕，復原上一個執行的動作。 取消復原：如果使用了「復原」功能後，又想把它復原回來時，可以點選一般工具列上的「 」取消復原工具鈕，在選單中選擇要取消復原的動作即可。

2-2-1 文字的編輯 常用的編輯快速鍵

2-2-1 文字的編輯 文字的尋找與取代 利用尋找與取代功能，可以快速地整理文件及編排文件，例如：文件中會有一些空白、分行符號或大小寫要轉換時，都可以使用尋找與取代功能來完成。 尋找：在Word中可以利用「尋找」功能，於文件中尋找特定的文字、符號等。 取代：在文件中若有大量的文字需要做修改時，可以使用「取代」功能，來進行修改。

2-2-2 文字格式的設定 字型設定 要設定字型格式時，可以利用格式工具列或「字型」對話方塊，進行文字的字型、顏色、粗細等設定。

2-2-2 文字格式的設定 字元間距與縮放比例 在「字型」對話方塊中的「字元間距」標籤頁中，可以設定文字與文字之間的距離、文字水平與垂直放大的比例及文字的上下移位置。

2-2-3 段落格式的設定 在文件中輸入文字滿一行時，文字就會自動折向下一行，這個自動折向下一行的動作，稱為「自動換行」，而這整段文字就稱之為「段落」。 當按下鍵盤上的「Enter」鍵，也會產生一個段落標記「 」，表示一個段落的結束。 在Word中，要編輯或設定文字時，通常是以一個段落為主。

2-2-3 段落格式的設定 對齊方式 在格式工具列中利用左右對齊、靠左對齊、置中對齊、靠右對齊、分散對齊等工具鈕，就可以進行文字的對齊方式設定。 一般在編排文件時，建議將段落的對齊方式設定為「左右對齊」，這樣文件會比較整齊美觀。

2-2-3 段落格式的設定

2-2-3 段落格式的設定 段落的縮排 縮排是指段落之左右與邊界之距離，例如：一般在輸入段落文字時，都會將該段落先空二個字元，而這樣的編排方式稱為「首行縮排」。 按下「 」工具鈕，會增加縮排；按下「 」工具鈕，會減少縮排。

2-2-3 段落格式的設定 段落間距與行距的設定 在每個段落與段落之間，可以設定段落的「與前段距離」和「與後段距離」。 行距是指同一段落內，上一行的底部和下一行的上方之間的空白間距，在Word中預設的行距是「單行間距」。

2-2-3 段落格式的設定 Word所預設的行距選項

2-2-4 定位點的使用 在Word中只要按下鍵盤上的「Tab」鍵，插入點就會跳至所設定的定位點上，而定位點可以直接利用尺規做設定。 進行定位點的設定時，可以在文字輸入前或文字輸入後。

2-2-4 定位點的使用

2-2-5 項目符號及編號 在Word中提供了項目符號及編號的功能，只要選取要加入項目符號或編號的段落文字，再按下格式工具列上的「 」或「 」工具鈕，就可以快速地在文字前加入項目符號或編號。

2-2-6 框線及網底的設定

2-2-7 其他格式的設定 首字放大 在Word中可以很輕鬆地將一段文字的第一個字放大，這樣的做法可以強調一個段落的開始。

2-2-7 其他格式的設定 文件的直書與橫書 在預設的狀態下，文件是橫書方式呈現，但若需要將文件以直書方式呈現時，可以在「直書/橫書」對話方塊中設定。 將文件進行直書與橫書轉換時，只能針對整篇文章，或表格內的文字，而無法針對某個段落來轉換，轉換時半形的數字及符號等，無法轉換為直書。

2-2-7 其他格式的設定 點選功能表上的「格式→直書/橫書」功能，開啟「直書/橫書」對話方塊，即可進行設定。

2-2-7 其他格式的設定 複製格式 複製格式是將該文字上所設定的格式，一模一樣地複製到另一個文字上，例如：在某段文字上做了粗體、加底線、加網底等格式時，而這些格式在其他文字上也會用到，此時就可以利用格式工具列上的「 」複製格式工具鈕，進行格式的複製動作。

2-2-7 其他格式的設定

2-3 版面編排技巧 2-3-1 版面設定 2-3-2 頁面框線的設定 2-3-3 多欄版面與分隔設定 2-3-4 頁首與頁尾的設定 2-3-1 版面設定 2-3-2 頁面框線的設定 2-3-3 多欄版面與分隔設定 2-3-4 頁首與頁尾的設定 2-3-5 文字浮水印效果

2-3-1 版面設定 在Word中預設文件的版面為「A4」紙張，紙張的上下邊界為「2.54cm」，左右邊界則是「3.17cm」。

2-3-2 頁面框線的設定 在文件中可以加入頁面框線，讓整個版面看起來更活潑更專業，而頁面框線可以選擇套用到文件中的所有頁面或只套用到第一頁。

2-3-3 多欄版面與分隔設定 多欄版面 Word的欄位數最多可設定到11欄，設定時還可以選擇套用於整份文件或是插入點之後。 點選功能表上的「格式→欄」功能，開啟「欄」對話方塊，即可進行設定的動作。

2-3-3 多欄版面與分隔設定 分隔設定 利用「分隔設定」功能，可以將一份文件進行分節、分頁、分欄等設定。

2-3-3 多欄版面與分隔設定 分隔設定類型與分節符號類型說明

2-3-4 頁首與頁尾的設定

2-3-5 文字浮水印效果 點選功能表上的「格式→背景→列印浮水印」功能，即可開啟「列印浮水印」對話方塊。

2-4 圖片與繪圖工具的使用 2-4-1 圖片與文字藝術師的使用 2-4-2 快取圖案的使用 2-4-3 文字方塊的使用

2-4-1 圖片與文字藝術師的使用 加入圖片 在Word中可以加入多媒體藝廊中的美工圖案，或是自己所拍攝或設計的圖片。 在「美工圖案」工作窗格中，還可以直接利用「搜尋」的方法來尋找圖片，它所搜尋的圖片包含「多媒體藝廊」和「線上多媒體藝廊」，這裡的線上指的是「Office Online」網站上的圖片。

2-4-1 圖片與文字藝術師的使用 要於文件中插入圖片時，可以點選功能表上的「插入→圖片」功能，選擇要插入美工圖案或是從檔案中選取。

2-4-1 圖片與文字藝術師的使用 圖片工具鈕功能說明

2-4-1 圖片與文字藝術師的使用 文字藝術師的使用 點選「插入→圖片→文字藝術師」功能。

2-4-1 圖片與文字藝術師的使用 文字藝術師工具鈕功能說明

2-4-1 圖片與文字藝術師的使用 文繞圖設定 在Word中將圖片、美工圖案、圖形等物件加入時，這些物件都無法任意移動或進行框線的設定，因為在插入點上的物件，是屬於文字的一部分，若要讓物件成為獨立的物件時，就須經過文繞圖的設定，文繞圖的設定可以依實際文件編排時的需求做選擇。 Word提供了八種不同的文繞圖方式。

2-4-1 圖片與文字藝術師的使用 各種不同的文繞圖方式

2-4-2 快取圖案的使用 在繪圖工具列中的「快取圖案」提供了線條、連接線、基本圖案、箭號圖案、流程圖、星星及綵帶、圖說文字及其他等快取圖案，利用這些快取圖案可以自行繪製出想要的圖案。

2-4-2 快取圖案的使用 繪製畫布 在Word中使用繪圖工具列上的線條、快取圖案、矩形等工具時，Word會先在文件中開啟一個「畫布」，繪圖畫布的主要功用就是將所繪製的物件整合到畫布中，以方便集中管理。 當要搬移物件的位置時，只要搬移畫布即可將所有在畫布中的物件一起搬移。

2-4-2 快取圖案的使用

2-4-2 快取圖案的使用 以點選功能表上的「工具→選項」功能，開啟「選項」對話方塊，點選「一般」標籤，將「插入快取圖案時自動建立繪圖畫布」的勾選取消。

2-4-3 文字方塊的使用 在繪圖工具列上提供了「 」水平文字方塊和「 」垂直文字方塊工具鈕。

2-5 表格建立與編修技巧 2-5-1 表格位址名稱 2-5-2 表格工具列 2-5-3 表格的編輯 2-5-4 表格的格式設定 2-5-1 表格位址名稱 2-5-2 表格工具列 2-5-3 表格的編輯 2-5-4 表格的格式設定 2-5-5 其它格式設定

2-5-1 表格位址名稱 表格是由多個「欄」和多個「列」組合而成的，假設表格有5個欄，6個列，稱為「5×6表格」。 表格中的每一格，稱之為「儲存格」，每一個儲存格又都有一個位址名稱。 表格中的「欄」，以A、B、C等順序命名，「列」以1、2、3等順序命名。

2-5-1 表格位址名稱 表格位址名稱

2-5-2 表格工具列 在一般工具列上，只要按下「 」工具鈕，即可開啟「表格及框線」工具列，利用此工具列，可以設定表格的框線、色彩、合併儲存格、分割儲存格、刪除表格等工作。

2-5-3 表格的編輯 在表格中輸入文字 將滑鼠游標移至表格的儲存格中，按下滑鼠左鍵，此時儲存格中就會有插入點，接著就可以進行文字的輸入。 輸入完文字後，若要跳至下一個儲存格時，可以使用「Tab」鍵，跳至下一個儲存格中。

2-5-3 表格的編輯 表格的選取方法 選取表格時可以進行整個選取、單欄及多欄、單列及多列、單一儲存格、不連續儲存格等。

2-5-3 表格的編輯 表格的調整 調整表格時，可以針對整個表格、欄、列、單一儲存格等進行調整。 點選功能表上的「表格→自動調整」功能，則可以選擇調整成內容大小、視窗大小、固定欄寬、平均分配列高、平均分配欄寬等。

2-5-3 表格的編輯 自動調整功能說明

2-5-3 表格的編輯 儲存格的合併與分割 要調整表格時，還可以利用「合併」與「分割」功能，將多個儲存格合併，或是將某一儲存格分割成多個儲存格。 使用工具列上的「 」合併儲存格工具鈕與「 」分割儲存格工具鈕，即可進行合併與分割的動作

2-5-3 表格的編輯

2-5-4 表格的格式設定 表格文字對齊方式 在表格中的文字通常會往左上方對齊，這是Word預設的文字對齊方式。 若要更改文字的對齊方式時，在表格及框線工具列上有個「 」工具鈕。

2-5-4 表格的格式設定 表格框線及網底設定 插入表格時，在Word的預設下，表格是有黑色框線的，而沒有網底色彩，若要更換這個預設值，可以自行變更表格的框線與網底。 利用表格及框線工具列上的「線條樣式」、「線條粗細」、「框線色彩」及「網底色彩」等工具鈕，即可進行各式各樣的框線及網底設計。

2-5-4 表格的格式設定

2-5-4 表格的格式設定 表格自動格式的使用 按下表格及框線工具列上的「 」工具鈕，開啟「表格自動格式設定」對話方塊，在「表格樣式」選單中選擇要套用的樣式即可。

2-5-4 表格的格式設定 在儲存格中插入對角線 點選功能表上的「表格→插入多對角線儲存格」功能，開啟「插入表頭」對話方塊，進行設定。

2-5-5 其他格式設定 表格跨頁標題設定 當一份表格文件超過二頁時，可以利用「跨頁標題重複」功能，自動將每頁的表格最上方加入表格的標題列，點選功能表上的「表格→跨頁標題重複」功能即可。

2-5-5 其他格式設定 分割表格 點選功能表上的「表格→分割表格」功能，即可將滑鼠游標所在位置以後的表格分割出去，還可以直接使用鍵盤上的「Ctrl+Shift+Enter」快速鍵完成分割動作。

2-5-5 其他格式設定 表格文繞圖的設定 將要設定文繞圖的表格選取，按下功能表上的「表格→表格內容」功能，即可進行設定。

2-5-5 其他格式設定 巢狀式表格 在使用表格時，可以在表格中再加入表格，這種表格稱為「巢狀式表格」。

2-5-5 其他格式設定 表格與文字的轉換 在表格功能中提供了「轉換」功能，利用此功能可以將一般文字轉換為表格、將表格轉換為一般文字。 要將表格轉換為一般文字，可以選擇要將文字以定位點、段落、逗號等方式轉換。

2-5-5 其他格式設定 自動加總的使用 在表格及框線工具列上有個「 」自動加總工具鈕，利用此工具鈕可以將表格內的數字做加總或是平均計算，在表格中計算公式時，是以儲存格來判定數值。 在儲存格的D3、D4、D5、D6、D7、D8中的數值分別為568、320、280、100、120、240，若要將加總的結果放在D9儲存格時，那麼D9儲存格的數值就是1628。

2-5-5 其他格式設定 Word會自動在表格中插入一個「=SUM(ABOVE)」公式，這個公式的意思就是，將儲存格上面屬於數值的儲存格資料加總，這個加總公式是Word預設的公式；若要加總的是從左到右的儲存格時，那麼儲存格的公式就是「=SUM(LEFT)」。 幾個常用的資料範圍表示方法：「LEFT」表示儲存格左邊的所有儲存格；「RIGHT」表示儲存格右邊的所有儲存格；「ABOVE」表示儲存格上面的所有儲存格。

2-6 合併列印的使用 2-6-1 認識合併列印 2-6-2 合併列印的應用：成績通知單製作 2-6-3 合併列印工具列 2-6-1 認識合併列印 2-6-2 合併列印的應用：成績通知單製作 2-6-3 合併列印工具列 2-6-4 功能變數的使用 2-6-5 資料篩選與排序 2-6-6 合併列印的應用：信封 2-6-7 合併列印的應用：標籤

2-6-1 認識合併列印 進行合併列印前，需要先準備「主文件」檔案與「資料」檔案。

2-6-1 認識合併列印 主文件檔案：指的是用Word製作好的文件檔案，例如：要寄一封信函給多人時，就可以先將信函的內容用Word製作，而這份文件就是主文件。 資料檔案：就是所謂的資料來源，或是資料庫檔案，而資料檔案可以是：Word檔案、Excel檔案、Access檔案、Outlook連絡人檔案。

2-6-1 認識合併列印 資料來源如果是Word檔，通常它會以表格方式呈現，不僅欄、列固定，而且檔案的開頭就是表格，不要加入其他的文字列。

2-6-1 認識合併列印 Excel正確的樣式：工作表開頭就是表格，通常每一列就代表一筆紀錄。

2-6-2 合併列印的應用：成績通知單製作 合併列印的應用範圍相當廣泛，例如：學生成績通知單、邀請函、信封、地址標籤、商品標籤等，都可以使用「合併列印」功能來完成。

2-6-3 合併列印工具列 利用合併列印工具列可以在文件中加入一些功能變數、資料篩選、修改資料等動作。 點選功能表上的「工具→信件與郵件→顯示合併列印工具列」功能，即可開啟合併列印工具列

2-6-3 合併列印工具列 合併列印工具鈕功能說明

2-6-3 合併列印工具列 合併列印工具鈕功能說明

2-6-4 功能變數的使用

2-6-5 資料篩選與排序 在進行合併列印前，還可以針對資料進行「資料篩選」和「資料排序」的動作，利用這兩項功能，可以將要列印的資料先篩選出來，或是先進行某個鍵值的排序。

2-6-6 合併列印的應用：信封 利用合併列印功能，還可以在現有信封上直接印出收件者的資料。

2-6-7 合併列印的應用：標籤 利用合併列印還可以快速地製作出地址、商品等標籤。

2-7 範本與範本精靈的使用 2-7-1 範本的使用 2-7-2 範本精靈的使用

2-7-1 範本的使用 在Word中提供了許多已經設計好的文件樣式，而這些文件樣式就是所謂的「範本」。 文件範本不需要再去修改文件的版面或是格式，就可以完成一份專業的文件。 Word的範本通常都已經設定好固定文字、格式設定、版面設定等，所以使用範本時，只要在輸入區中輸入資料即可。

2-7-1 範本的使用 Word提供了公文、出版、合併列印、信件傳真、商用文書、備忘錄、報告、履歷表等範本。

2-7-2 範本精靈的使用 Word提供了許多不同種類的文件精靈，讓我們在製作某些文件時，能更方便快速的製作完成。而利用文件精靈，只要一個步驟一個步驟地跟著指示做，即可製作出一份符合自己需求的文件，而最後在到文件中輸入相關資料即可。 在Word中提供了履歷表精靈、稿紙精靈、備忘錄精靈、公文精靈、月曆精靈、名片精靈、造冊精靈、中文議程精靈等。

2-7-2 範本精靈的使用 月曆精靈 利用月曆精靈，可以製作當月或是一整年的月曆，製作好的月曆還可以自行進行美化的工作。

2-7-2 範本精靈的使用 履歷表精靈 利用Word的「履歷表精靈」，可以先建立個人履歷表的架構，架構製作完成後，再進行編修的動作，即可快速地完成一份履歷表。