臺北市政府96年度 文書處理講習班（第1至3期96/5） 公務機密維護及 機密文書處理實務 講習訓練 臺北市政府政風處第一科 胡佳吟(02)2728-7751 va-a610050@mail.taipei.gov.tw

講授題綱 壹、應有之公務機密維護觀念 貳、本府應保密事項 參、機密文書定義及處理程序 肆、機密等級變更及註銷程序 伍、洩密案例解說 －兼談個人資訊機密維護 大綱

壹、應有之公務機密維護觀念 施政便民為首： 行政效率→便宜行事 資訊公開→誤解公開與透明化的真義 公務員保密義務：公務員服務法第4條 公務員有絕對保守政府機關機密之義務，對於機密事件無論是否主管事務，均不得洩漏，退職後亦同。 公務員未得長官許可，不得以私人或代表機關名義，任意發表有關職務之談話。

刑責規定（刑法第132條）→洩漏國防以外之秘密罪→衍生民事責任、行政責任、國家賠償責任問題 公務員洩漏或交付關於中華民國國防以外應秘密之文書、圖畫、消息或物品者，處三年以下有期徒刑。 因過失犯前項之罪者，處一年以下有期徒刑、拘役或三百元以下罰金。 非公務員因職務或業務知悉或持有第一項之文書、圖畫、消息或物品，而洩漏或交付之者，處一年以下有期徒刑、拘役或三百元以下罰金。

相關法規 國家機密保護法及其施行細則 行政院事務管理手冊－文書處理 機密檔案管理辦法 臺北市政府文書處理實施要點（95.07.28修正）拾貳、文書保密 （第150點至第168點）

貳、本府應保密事項 （臺北市政府文書處理實施要點第154點） （一）本府各機關主管機密範圍項目所列事項。 （二）機關作成行政決策、意思決定前之擬稿或前置作業，有保密之必要者。 （三）具名或涉及具體內容之檢舉、陳情案件，有保密之必要者。但其已自行公布檢舉、陳情內容者，不在此限。 （四）調（檢）查或處理中之事項，有保密之必要者。 （五）依政府採購相關法規，有保密之必要者。 （六）涉及隱私或其他個人資料，有保密之必要者。 （七）公務人員因承辦公務而知悉或持有他人之營業（職業）秘密，有保密必要者。 （八）機關人事資料，有保密之必要者。 （九）機關為執行電腦系統安全管理相關作業事項，有保密之必要者。 （十）其他依法規或契約應行保密之事項。

參、機密文書之定義及處理程序 一、機密等級之區分(四級) （臺北市政府文書處理實施要點第151點） 參、機密文書之定義及處理程序 一、機密等級之區分(四級) （臺北市政府文書處理實施要點第151點） 國家機密文書：絕對機密、極機密、機密應依國家機密保護法有核定權限者，始得依該法所定要件，核列國家機密等級。 一般公務機密文書：密 指本機關持有或保管之資訊，除國家機密外，依法令或契約有保密義務者。

二、一般公務機密文書之 處理程序及規定 機密等級及解密條件或保密期限標示 收發文程序及規定 簽辦程序及規定 傳遞程序及規定 保管、歸檔程序及規定 其他相關注意事項

1、機密等級及解密條件或保密期限標示 解密條件或保密期限 於其後以括弧註記。 1、本件於公布時解密（人事發布案）。 2、本件至某年某月某日解密。 3、本件於工作完成或會議終了時解密。 4、附件抽存後解密(通常由承辦人自行抽存或另辦)。 5、其他（其他特別條件或另行檢討後辦理解密）。 依法規或契約，有保密義務之一般公務機密列為「密」等級。

2、收發文程序及規定 （臺北市政府文書處理實施要點第155點） 2、收發文程序及規定 （臺北市政府文書處理實施要點第155點） 收受一般公務機密文書時，應先詳細檢查封口有無異狀後，並依內封套記載情形完成登錄。受文者為機關或機關首長者，應送機關首長或其指定人員啟封；受文者為其他人員者，逕送各該人員本人啟封；另啟封人員，應核對其內容及附件。 一般公務機密文書收發處理，以專設文簿或電子檔登記為原則，並加註機密等級。如採混合方式，登記資料不得顯示機密內容。 一般公務機密文書之用印、封發，由各級主管指定人員辦理。 使用電腦設備處理一般公務機密文書時，對於簽入資訊系統所需之帳號及密碼，應建立安全管理機制，並不得使其暴露於他人可見之狀態。有關交換所需之簽章加密等相關電子憑證亦需妥善保存。

重點提示1 封面未標明機密字樣，經拆封後如發現其內容有保密之必要，應作機密文件處理。 檢查封口有無異狀。 核對內容及附件。 專設文簿登錄，如採混合方式，不得顯示及機密內容。

3、簽辦程序及規定 （臺北市政府文書處理實施要點第156點） 3、簽辦程序及規定 （臺北市政府文書處理實施要點第156點） 擬辦一般公務機密文書，於陳核或會辦過程，由承辦人員或各級主管指定人員親自持送，必要時得以「密件袋」封裝方式辦理；如須與機關內有關單位會辦時，其會辦程序及內容應作成書面紀錄附卷。 各級主管於核判一般公務機密文書時，對所核列之機密等級、保密期限及解除機密條件是否適當，應一併核定之。 一般公務機密文書之知悉、持有、使用或複製，除辦理該機密業務者外，以經單位主管以上人員同意者為限。但有下列情形之ㄧ者，不得同意： 有事實足認有洩密之虞。 無知悉、持有、使用或複製之必要。

重點提示2 例：避免因便宜行事，同時函文檢舉人及被檢舉人或利害關係人 A 正本：張三君 副本：臺北市政府秘書處（復秘機四字第007號）、臺北市政府財政局、李四 君、臺灣銀行 B 正本：張三君 副本：臺北市政府秘書處（復秘機四字第007號）、臺北市政府財政局、○○○君、○○銀行 採用B方法，對檢舉人比較有保障喔～

4、傳遞程序及規定 （臺北市政府文書處理實施要點第157點） 4、傳遞程序及規定 （臺北市政府文書處理實施要點第157點） 傳遞一般公務機密文書應交各級主管指定人員親自簽收。 在機關外傳遞一般公務機密文書，應切實密封後，以公文交換或掛號函件方式辦理。 一般公務機密文書對外發文時，應封裝於雙封套內，封套之紙質，須不能透視且不易破裂。內封套左上角加蓋機密等級，並加密封，封口及接縫處須加貼薄棉紙或膠帶並加蓋「密」字戳記；外封套不得標示機密等級或其他足以顯示內容之註記。 體積及數量龐大無法以前述方式封裝者，應作適當之掩護措施。

5、保管、歸檔程序及規定 （臺北市政府文書處理實施要點第158點） 5、保管、歸檔程序及規定 （臺北市政府文書處理實施要點第158點） 一般公務機密文書應與非機密文書之檔案分別保管，歸檔時應以「機密文書專用封套」密封後，存放於具安全防護功能之金屬箱櫃，裝置密鎖並經常檢查。 保管人員調離職務時，應將所保管之機密文書，逐項列冊點交單位主管或其指定人員。 一般公務機密文書經解密後，應照普通案件放置保管。 非經解密者，不得銷毀，解密後，其銷毀方式須依檔案法及相關規定辦理。

6、其他相關注意事項 （臺北市政府文書處理實施要點第168點） 6、其他相關注意事項 （臺北市政府文書處理實施要點第168點） 文書處理時，不得隨意散置以防止他人窺視，放置 時應背面向上或放於公文夾內。 下班或臨時離開辦公室時，應將公文收藏於辦公桌抽屜或公文櫃內並加鎖，如有攜離辦公處所之必要者，須經單位主管以上人員同意。 私人談話資料、日記、通信、擬文、著作或電磁紀錄等，其內容不得涉及依法規或契約應保密事項。 文書之核判、會簽、會稿時，不得假手本機關以外之人員，亦不得交予與本案有利害關係之當事人。（案例） 職務上不應知悉或持有之公文資料，不得探悉或持有。因職務而持有無需歸檔之機密文書，應保存於辦公處所，並隨時檢查。無繼續保存之必要者，應繳還原發單位；無法繳回者，應銷毀之。

肆、機密等級變更及註銷程序 機密文書 發文 受文 機關 機關 核定 函送 承辦單位應主動清查檢討（重新核定或解密） 1.承辦人員簽擬機密文書時，應按其保密價值預擬機密等級，不宜濫用。 2.各級主管對於「機密等級是否適當」及「解密條件或保密期限」，應一併核定之。 承辦單位應主動清查檢討（重新核定或解密） 建議程序 政風單位協調檔案管理單位定期清查檢討 通知程序

1、處理原則 已附加解密條件或保密期限之標示者： 於期限屆至或條件成就時，由承辦人填具調案單將原卷調出核對後，將機密案卷封面及文件上原有機密等級（密等）之註記以雙線劃去，並於劃記處加蓋承辦人職章後，逕填具【機密文書機密等級變更或註銷紀錄單】送檔案室辦理（改以普通件歸檔）。 未附加保密期限或變更或解密條件之標示者，由承辦人填具調案單將原卷調出核對後，依「臺北市政府文書處理實施要點」第166點程序辦理。

2、簡要流程圖 （未附加解密條件或條件不明確）

3、注意事項 →建議單、通知單請區分清楚 建議單：原則不含附件以普通件發文。 如因年代久遠，為便於來文單位查詢，可檢附原密件函影本，以密件發文。 案由：得摘錄原文主旨或足資辨識內容 但仍不得敘明相關敏感性資料（例如：檢舉人姓名） 保密期限≦保存年限 有保存年限顧慮之解密條件：保存年限屆滿後解密