臺南市政府秘書處文書科 報告人：張素芬股長 文書處理及檔案管理 入門概說 臺南市政府秘書處文書科 報告人：張素芬股長

文書處理流程圖 會辦 （批存文件） 提陳 ↑ │ ┌───────────────────┐ ↑ │ │ ｜ ｜ （簽稿併陳） ｜ 　　　　　　　 會辦　　　　　　　　　　　　　（批存文件） 　　 提陳 　　↑　│　　┌───────────────────┐ 　　↑　│　　│　｜　　｜　　　（簽稿併陳）　　　　　　　　　　｜ 　　｜　│　　│　│　　｜┌──────────┐　　　　　　　｜ 　　│　↓ 　｜　↓　　│｜　　　　　　　　　　↓　　　　　　　↓ 來→收→分→擬辦→陳核→批示→擬　稿→核稿→判→繕→校→用→發→歸 文　文　文　　　　　　　　　　↑↑｜　↑　　行　印　對　印　文　檔 　　　　｜　　（以稿代簽）　　｜｜｜　｜　　　　　　　　　　｜　↑ 　　　　｜　　　　　　　　　　｜｜｜　｜　　　　　　　　　　｜　｜ 　　　　└──────────┘｜｜　｜　　　　　　　　　　｜　｜ 　　　　　　　　　　　　　　　　｜↓　｜　　　　　　　　　　↓　｜ 創稿──→交辦(主動辦理)────┘會　辦　　　　　　　　　　退　稿

一、收文注意事項： (一)簽收 電子收文務必逐件檢查有無列印公文及附件： 收發文狀態表/公文資料夾/收文夾查詢。 　收發文狀態表/公文資料夾/收文夾查詢。 （如已全面採線上簽核不列印紙本，則應檢查是否已全數轉進公文管理系統。） 使用其他電腦就近查詢： 　1.於電子交換主機之環境設定/機關資料設定→ 　　程式開放時，同時開放網頁查詢功能。 　2.查詢交換主機之IP位址（右下角雙電腦圖示/ 　　區域連線狀態/支援）。 　3.於其他電腦上網，輸入網址http://IP位址。 　4.預設帳號：admin 　　預設密碼：admin_123

一、收文注意事項：（續） (二)拆驗 (三)分文 應俟附件到齊後再分辦（如為急要文件，可先送承辦單位簽辦）。 來文如有誤投，應退還原發文機關；其有時間性者得代為轉送，並通知原發文機關。 (三)分文 來文內容涉及2個單位以上者，應以來文所敘業務較多或首項業務之主辦單位為主辦單位，於收辦後再行會辦或協調分辦。

一、收文注意事項：（續） (四)編號、登錄 (五)傳遞 下班2小時前送達總收文人員之文件，應於當日編號登錄分送承辦單位。 承辦單位遺失業經收文編號之公文，經原發文機關補發後，補辦收文手續時，仍應沿用原收文日期及原收文號。 (五)傳遞

一、收文注意事項：（續） (六)單位收發 承辦單位收受之文件，認為非屬本單位承辦者，敘明理由經單位主管核閱後，即時由單位收發退回分文人員改分，或逕行移送其他單位承辦並通知分文人員；受移單位如有意見，應即簽明理由陳請首長裁定，不得再行移還，以免輾轉延誤。 局處間的公文需移由其他局處來辦理，請填具改分單由總收文移文，勿以府函轉給其他局處，否則形成左手轉給右手之窘境。(秘書長裁示) 會辦之文件，受會單位應視同速件，並依收發文程序辦理。

二、文書核擬應注意事項： (一)擬辦 (二)視需要先協調會商 法令已有明文規定者，依規定；無法令規定而有慣例者依慣例。適用法令時，依法律優於命令、後法優於前法、特別法優於普通法、後令優於前令及下級機關之命令不得牴觸上級機關之命令。 簽具意見，應力求簡明具體，不得模稜兩可，或晦澀不清，尤應避免未擬意見而僅用「陳核」或「請示」等字樣，以圖規避責任。 (二)視需要先協調會商

二、文書核擬應注意事項：（續） (三)陳核 公文陳核如核稿人員蓋章空間不足時，為避免外加的半張紙遺失，以及影像掃描困難，可於該公文背面簽辦陳核，或另簽在一整張紙的方式辦理。 所屬機關簽陳一層方式： ．各局處維持現狀，由承辦人開始蓋章至本府一層。 ．區公所簽至市府一層時，以區長之名義蓋職名章（即陳核欄中只有區長之職名章）並檢附含有承辦人、公所會辦單位至區長職名章之內簽，並加會民政局（由主任秘書開始蓋章）後，簽至一層。（秘書長裁示）

二、文書核擬應注意事項：（續） (四)辦稿 分類號及保存年限 <機關全銜> <文別><(稿)> (四)辦稿　　　　　　 分類號及保存年限 　　　　　<機關全銜>　<文別><(稿)> 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　地址： 受文者：　　　　　　　　　　　　　　　　　承辦人： 發文日期：中華民國○年○月○日　　　　　　　　 電話： 發文字號：○○字第101○○○○○○○○號 速別：普通件 密等及解密條件或保密期限： 附件：附件全名 主旨：○○○。 說明：　 　一、○○○。 　二、○○○。 正本：臺南市政府各處、臺南市政府所屬一級機關 副本：臺南市政府秘書處 　　　　　　　　　　　　　　　　　　本案依分層負責規定授權○○決行

二、文書核擬應注意事項：（續） (四)辦稿(續) 文別 1.令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令時使用。 2.呈：對總統有所呈請或報告時使用。 3.咨：總統與立法院、監察院公文往復時使用。 4.函：機關對機關或民眾。 5.公告：向公眾或特定之對象宣布周知時使用。

二、文書核擬應注意事項：（續） (四)辦稿(續) 文別 6.其他公文：其他因辦理公務需要之文書。 　例如：書函、開會通知單、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、聘書、證明書、證書或執照、契約書、提案、紀錄、節略、說帖、定型化表單。 ．會議紀錄及陳情案應以「書函」發文即可，尤其是尚在磋商階段、市長並未主持之會議紀錄應以「書函」發出，蓋「臺南市政府」條戳。(秘書長裁示)

二、文書核擬應注意事項：（續） (四)辦稿（續） 速別：係指希望受文機關辦理之速別。應確實考量案件性質，填列「最速件」、「速件」或「普通件」。 臺南市政府之發文代字規則： 　府文：府○○ 　局文：南市○○ 各類公文屬發文通報周知性質者，以登載機關電子公布欄為原則。 市府公報權責單位：市府研考會。（100年8月15日府研綜字第1000392128號函頒「臺南市政府公報編輯發行作業要點」） 區公所行文至民政局時，其為派出機關，應尊重區公所，採平行文方式行文。 由各局處逕行文各區公所，並「副知」民政局即可，毋須再由民政局轉發。

隨堂測驗

Q：小丸子遺失已經收文編號之公文， 再三拜託原發文機關補發，原發文 的承辦花輪不太甘願地補發後，請 問小丸子應該登錄哪個收文日期及收文號？ (1)公文才剛重新收到，當然是使用新的收文日期及收文號。 (2)公文雖然才剛重新收到，但之前已經收文掛好了，所以應該登錄新的收文日期搭配原收文號。 (3)原來的公文已經收文登錄並開始流程，無疑地應該登錄原收文日期及原收文號。

＊編號、登錄 承辦單位遺失業經收文編號之公文，經 原發文機關補發後，補辦收文手續時， 仍應沿用原收文日期及原收文號。 說明： ＊編號、登錄 承辦單位遺失業經收文編號之公文，經 原發文機關補發後，補辦收文手續時， 仍應沿用原收文日期及原收文號。

二、文書核擬應注意事項：（續） (四)辦稿（續）－公文品質 稱謂、自稱、公文內容、發文代字、及用印， 應先釐清「誰」是發文機關。 稱謂、自稱、公文內容、發文代字、及用印，　　應先釐清「誰」是發文機關。 　NG：府函→自稱本局 　NG：府函→奉(依據)市長（或○○局）簽核辦理 不宜犯主旨過長大頭症。 不用硬湊兩段或三段 筆硯公文製作應利用筆硯工具列進行排版，否則電子交換後，收文方將轉出不正確公文格式。

二、文書核擬應注意事項：（續） (五)核稿 先簽後稿案件，如簽呈已奉一層核准，其函(稿)則無須再陳一層核發，得逕由各一級機關(單位)局處長批核即可。 簽稿併陳的案件，其簽呈依核稿程序上陳一層核判，附隨之函稿，則由各一級機關(單位)局處長於函稿內註明「奉核後發」的文字即可。 依公文分工原則，局處長得授權使用「甲章」於公文；當局處長請假時，應由其職務代理人批核公文，不得濫用甲章。 （秘書長裁示）

二、文書核擬應注意事項：（續） (六)會稿 (七)閱稿、判行、回稿、清稿 （秘書長裁示） 如其他單位有不同意見時，應辦理結(綜)簽，摘述其他意見及本單位擬因應事項。 應於公文管理系統登錄每個送會或送陳之時間點，以利後續追查公文。 (七)閱稿、判行、回稿、清稿 分層負責明細表上屬科長決行之公文，不適合再授權給「股長」或「承辦人」決行，仍應由「科長」決行為宜。 簽末免署「敬陳市長、秘書長等」等字樣。一層首長簽署公文時，由副市長或秘書長決行時，免簽署「代為決行」。 （秘書長裁示）

三、發文處理應注意事項： (一)繕印、校對、編號、登錄 (二)蓋印及簽署 由承辦人自行繕印、登打發文代字及文號、校對。 欲張貼之公告如跨2頁以上，請單面列印。 (二)蓋印及簽署 1.發布令、公告、派令、任免令、獎懲令、考績通知書、聘書、訴願決定書、授權狀、獎狀、褒揚令、證明書、執照、契約書、證券、匾額及其他依法規定應蓋用印信之文件，均蓋用機關印信及首長職銜簽字章 。 2.呈：用機關首長全銜、姓名，蓋職章。 3.函： 　 上行文署機關首長職銜、姓名，蓋職章。 　 平行文蓋職銜簽字章或職章。 　 下行文蓋職銜簽字章。

三、發文處理應注意事項：（續） (二)蓋印及簽署（續） 4.書函、開會通知單、移文單及一般事務性之通知、聯繫、洽辦等公文，蓋用機關或承辦單位條戳。 5.機關內部單位主管依分層負責之授權，逕行處理事項，對外行文時，由單位主管署名，蓋單位主管職章或蓋條戳。 6.機關首長出缺由代理人代理首長職務時，其機關公文應由首長署名者，由代理人署名。 機關首長因故不能視事，由代理人代行首長職務時，其機關公文，除署首長姓名註明不能視事事由外，應由代行人附署職銜、姓名於後，並加註代行二字。 7.會銜公文如係發布命令應蓋機關印信，其餘蓋機關首長職銜簽字章。

三、發文處理應注意事項：（續） (二)蓋印及簽署（續） 蓋用機關印信之位置，以在首頁右側偏上方空白處用印為原則，簽署使用之章戳位置則於全文最後。 公文及原稿用紙在2頁以上者，其騎縫處均應蓋（印）騎縫章。 副本之蓋印與正本同，抄本（件）及譯本不必蓋印，但應分別標示「抄本（件）」或「譯本」。 請注意發文機關全銜，究為府函或局函？以蓋用正確印章。 機關公文以電子交換行之者，得不蓋用印信或簽署。 簽奉一層核定，發文時不可顯示「本案依分層負責授權○○決行」字樣。（其他公文或簽若未送至一層，仍應加上「本案依分層負責授權○○決行」字樣）

三、發文處理應注意事項：（續） (二)蓋印及簽署（續） 臨時編制、任務編組發文及用印： 1.任務編組之開會通知單或會議紀錄可使用條戳，如屬決議事項應以市府名義發文。但勿直接用市長名義行文予府內某局處，並請注意行政體系及用語。 2.臨時編制、任務編組之單位條戳章之使用，適用於事務性事項之公文，如會議紀錄，而不適用於決策性之事項，且公文上不應加註「召集人賴○○」簽字章，若要敘明係奉召集人之指示，可於公文中敘明。另任務編組之設置要點中提及，若要對外發文，應以市府名義為之，故若為決策性公文可依此方式行文。

三、發文處理應注意事項：（續） (三)封發： (四)送達或付郵 (五)歸檔 電子發文仍應進電子交換系統檢查公文發送情形（參前收文查詢），並據以重送或補發紙本。 (四)送達或付郵 因應雙市政中心，於民治(永華)市政中心附近之機關學校，可將需送達永華(民治)市政中心之公文，詳列受文者及所屬局處，送至民治(永華)文書科代轉。（公文轉運交通車出發時間：上午09:30及下午2:30） 受文對象眾多或不知究屬民治或永華市政中心，請逕送該區之文書總收文（切忌雖明列給某單位，其中卻含有給其他單位之公文。） 電子交換至市府請點選「臺南市政府」（勿誤繕民治市政中心、第一發文中心、第二發文中心） (五)歸檔 辦畢公文應5日內歸檔。

隨堂測驗 ～Part2

隨堂測驗 Q：以下哪些公文用得到首長職銜簽字章：（複選題） □１．公告 □２．派令 □３．考績通知書 □４．上行文 □５．下行文 　　□１．公告 　　□２．派令 　　□３．考績通知書 　　□４．上行文 　　□５．下行文 　　□６．開會通知單

隨堂測驗 Ans：以下哪些公文用得到首長職銜簽字章：（複選題） １．公告：蓋機關印信＋首長職銜簽字章 ２．派令：蓋機關印信＋首長職銜簽字章 ３．考績通知書：蓋機關印信＋首長職銜簽字章 □４．上行文：署機關首長職銜、姓名，蓋職章 ５．下行文：蓋首長職銜簽字章 □６．開會通知單：蓋機關條戳

四、文書保密應注意事項 機密文書： 1.國家機密文書：絕對機密、極機密、機密。 　1.國家機密文書：絕對機密、極機密、機密。 　　指為確保國家安全或利益而有保密之必要，對政府機關持有或保管之資訊，經依國家機密保護法核定機密等級者。 　　國家機密等級區分如下： (1)絕對機密：適用於洩漏後足以使國家安全或利益遭受非常重大損害之事項。 (2)極機密：適用於洩漏後足以使國家安全或利益遭受重大損害之事項。 (3)機密：適用於洩漏後足以使國家安全或利益遭受損害之事項。 　2.一般公務機密文書：密。 　　指本機關持有或保管之資訊，除國家機密外，依法令或契約有保密義務者。

四、文書保密應注意事項(續) 如有變更機密等級或解密必要，文書機密等級之變更及解密程序規定如下： 　1.機密文書未標示保密期限或解除機密條件者： (1)原核定機關承辦人員應依據檔案管理單位定期清查機密檔案之通知或依其他機關來文建議，將原案卷調出審查。 (2)原核定機關經檢討機密文書需變更機密等級或已無繼續保密必要時，應填具「機密文書機密等級變更或註銷處理意見表」及「機密文書機密等級變更或註銷通知單」，陳奉核定後，通知前曾受領該機密文件之受文機關依規定辦理機密等級變更或註銷程序。

四、文書保密應注意事項(續) (3)受文機關經主動檢討機密文書需變更機密等級或已無繼續保密必要時，應填具「機密文書機密等級變更或註銷建議單」，陳奉核定後，建議原核定機關依規定辦理機密等級變更或註銷程序。 (4)原核定機關經核定或依原核定機關通知機密等級變更或註銷者，應將原案卷封面及文件上原有機密等級之標示以雙線劃去，並於明顯處浮貼已列明資料經登記人簽章之紀錄單（戳）。 　2.機密文書已標示保密期限或解除機密條件者，其保密期限已屆或條件成就時應依標示辦理變更或解密，由檔案管理單位會商業務承辦單位依1.(4)規定辦理。 　3.機密案件經解密後應照普通案件放置保管。非經解密者，不得銷毀，解密後，其銷毀方式，須依檔案法及相關規定辦理。

四、文書保密應注意事項(續) 不同等級之機密文書合併使用或處理時，以其中最高之等級為機密等級。 處理機密文書應注意事項如下： 1.收受機密文書時，應先詳細檢查封口有無異狀後，並依內封套記載情形完成登錄，受文者為機關或機關首長者，應送機關首長或其指定人員啟封；受文者為其他人員者，逕送各該人員本人啟封；另啟封人員，應核對其內容及附件。 2.機密文書之收發處理，以專設文簿或電子檔登記為原則，並加註機密等級。如採混合方式，登記資料不得顯示機密之名稱或內容。

四、文書保密應注意事項(續) 保密期限或解除機密條件之標示，應以括弧標示於機密等級之右。其解密條件如下： 1.本件於公布時解密。 2.本件至某年某月某日解密。 3.附件抽存後解密（適用於附件已完成機密等級及解密條件標示者）。 4.其他（其他特別條件或另行檢討後辦理解密）。 核稿校對人員發現未註記解密條件或保密期限者，應洽承辦人員予以改正。 機密文書對外發文時，應封裝於雙封套內，封套之紙質，須不能透視且不易破裂。內封套正面適當位置處加蓋機密等級，並加密封，封口及接縫處須加貼薄棉紙或膠帶並加蓋「密」字戳記；外封套不得標示機密等級或其他足以顯示內容之註記。

隨堂測驗 ～Part3

Q1：請簡答機密文書的機密等級分成哪幾種？ 隨堂測驗 Q1：請簡答機密文書的機密等級分成哪幾種？

正確解答： 機密文書： 1.國家機密文書：絕對機密、極機密、機密。 2.一般公務機密文書：密。 隨堂測驗 正確解答： 機密文書： 1.國家機密文書：絕對機密、極機密、機密。 2.一般公務機密文書：密。　　

隨堂測驗 Q2：如果我是機密公文的原核定發文機關，我要進行公文解密，用得到以下哪些表單(複選題)： □ 1.機密等級變更或註銷建議單。 □ 2.機密等級變更或註銷處理意見表。 □ 3.機密等級變更或註銷通知單。 □ 4.機密等級變更或註銷紀錄單。

隨堂測驗 Ans2：如果我是機密公文的原核定發文機關，我要進行公文解密，用得到以下哪些表單(複選題)： □ 1.機密等級變更或註銷建議單。  2.機密等級變更或註銷處理意見表。  3.機密等級變更或註銷通知單。  4.機密等級變更或註銷紀錄單。

五、文書流程管理： (一)依據：文書流程管理作業規範(行政院99年7月)及臺南市政府文書流程管理稽核作業要點(100年2月24日府研管字第1000122933號函頒)。 (二)各類公文之處理時限基準： 　1.一般公文： (1)最速件：1日。 (2)速件：3日。 (3)普通件：6日。 (4)限期公文。 (5)涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，且需30日以 　　　上方可辦結之複雜案件，得申請為專案管制案件。 一般公文來文之處理速別與公文性質不符者，得經由收文單位之主管或指定之授權人員核定後，調整來文處理速別。

五、文書流程管理：（續） (二)各類公文之處理時限基準：（續） 2.立法委員質詢案件、監察案件、人民陳情案件、訴願案件：依據相關規定辦理 。 　2.立法委員質詢案件、監察案件、人民陳情案件、訴願案件：依據相關規定辦理 。 　　監察案件：行政部門應依法於2個月內（另於公文註明期限者除外）答復監察院。 　3.人民申請案件：應按其性質，區分類別、項目，分定處理時限，予以管制。 　　行政機關對人民依法規之申請，應按各事項類別，訂定處理期間公告之。未訂定處理期間者，其處理期間為2個月。

五、文書流程管理：（續） (三)公文處理時限之計算標準 公文處理時限： ．扣除假日計算者：一般公文、人民陳情案件 、 立法委員質詢案件。 　．扣除假日計算者：一般公文、人民陳情案件 、 立法委員質詢案件。 　．包含假日計算者：限期公文、專案管制案件、訴願案件、人民申請案件、監察案件。 一般公文發文使用日數：自收文次日或交辦日起至發文日止，扣除假日所使用之日數。 　　超過半日或不足1日者，以1日計算，而不足半日者，以半日計算 。 　（依本府文書流程管理稽核作業要點，除最速件自收文日起算外 。） 不得利用先存查銷號，再創稿發文以逃避稽催。

五、文書流程管理：（續） (三)公文管制 公文從收文（或創簽稿）至發文、歸檔應全程列入管制。 公文管制區分為以文管制及以案管制 ．一般公文視案情、重要性採取以「文」管制或以「案」管制方式管理；專案管制案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件、立法委員質詢案件、監察案件或其他指定案件等則採取以「案」管制。 ．以案管制：指以「案」為管制統計單元之管理作業方式，其首件公文收文號於全案辦結時始能銷號結案，處理中有發文需要者，另以他號方式處理(發文件按一般公文創號或原案附號處理，收文件則以原案附號或另編一般公文收文號處理)，並於全案辦結時一併歸檔。

隨堂測驗 ～Part4

Ｑ：梁曉樂寫了一份公文稿，任光熙處長看了覺得大大有問題，假設您是任處長，請點出這份公文有哪些問題？ 申論題 Ｑ：梁曉樂寫了一份公文稿，任光熙處長看了覺得大大有問題，假設您是任處長，請點出這份公文有哪些問題？

臺南市政府 函（稿） 府 條 戳 受文者：本府所轄各機關 分類號：101/00/01/02/01 保存年限：5年 　　　　　臺南市政府　函（稿） 受文者：本府所轄各機關 發文日期：中華民國101年4月28日 發文字號：府秘文字第101123456號 速別：普通件 密等及解密條件或保密期限：密 附件：研習計畫 主旨：為加強各機關之文書檔案管理基本能力，本科辦理2場研習會，請各機關派員參加，請　鑒核。 說明：　 　一、依據市長101年3月15日交下指示事項辦理。 　二、請參加人員至公務人員終身學習網站報名。並為響應環保，請學員自備環保杯。 正本：本府所轄各機關 副本：本府秘書處 　府　條　戳 　　　　　　　　　　　　　本案依分層負責規定授權業務主管決行 地址：臺南市新營區民治路36號 承辦人：梁曉樂 電話：06-6322231

臺南市政府 函（稿） 府 條 戳 受文者：本府所轄各機關 分類號：101/00/01/02/01 保存年限：5年 　　　　　臺南市政府　函（稿） 受文者：本府所轄各機關 發文日期：中華民國101年4月28日 發文字號：府秘文字第101123456號 速別：普通件 密等及解密條件或保密期限：密 附件：研習計畫 主旨：為加強各機關之文書檔案管理基本能力，本科辦理2場研習會，請各機關派員參加，請　鑒核。 說明：　 　一、依據市長101年3月15日交下指示事項辦理。 　二、請參加人員至公務人員終身學習網站報名。並為響應環保，請學員自備環保杯。 正本：本府所轄各機關 副本：本府秘書處 　府　條　戳 　　　　　　　　　　　　　本案依分層負責規定授權業務主管決行 地址：臺南市新營區民治路36號 承辦人：梁曉樂 電話：06-6322231

檔案管理作業 檔案管理作業

壹、檔案法令體制 法律 1.檔案法 2.檔案管理局組織條例 中華民國88年12月15日總統華總一義字第8800297480號 　 1.檔案法 　　　中華民國88年12月15日總統華總一義字第8800297480號 　　　令制定公布全文30條 　　　中華民國90年11月2日行政院台90秘字第063882號令定 　　　自中華民國91年1月1日施行 　　　　　　　　　　 (故，在此之前的檔案稱為回溯檔案) 　　　中華民國97年7月2日總統華總一義字第09700112211號令 　　　修正公布第28條 (修正檔案法規範範疇) 　　　中華民國97年7月24日行政院院臺秘字第0970030737號令 　　　定自中華民國97年9月1日施行 　 2.檔案管理局組織條例 　　　中華民國90年10月24日總統華總一義字 　　　第9000205270號令公布 　　　(檔案管理局於民國90年成立)

壹、檔案法令體制(續--相關子法) 法規命令 1.檔案法施行細則 2.檔案微縮儲存管理實施辦法 3.檔案電子儲存管理實施辦法 　　1.檔案法施行細則 　　2.檔案微縮儲存管理實施辦法 　　3.檔案電子儲存管理實施辦法 　　4.國家檔案移轉辦法 　　5.機關檔案保存年限及銷毀辦法 　　6.私人或團體捐贈珍貴文書獎勵辦法 　　7.機密檔案管理辦法 　　8.檔案閱覽抄錄複製收費標準

壹、檔案法令體制(續--相關子法) 行政規則 1.機關檔案點收作業要點 2.檔案分類編案規範 3.機關檔案編目規範 4.機關檔案保管作業要點 　 1.機關檔案點收作業要點 　 2.檔案分類編案規範 　 3.機關檔案編目規範 　 4.機關檔案保管作業要點 　 5.機關檔案檢調作業要點 　 6.檔案保存價值鑑定規範 　 7.檔案庫房設施基準 　 8.機關檔案管理單位及人員配置基準 　 9.績優機關檔案管理評獎實施要點 　 10.機關績優檔案管理人員選拔獎勵要點 　 11.國家檔案開放應用要點 　 12.國家檔案管理委員會設置要點 　 13.檔案管理局受託保管及收購私人或團體珍貴文書要點 　 14.檔案管理局推廣檔案研究應用獎勵要點 　 15.國家檔案內含政治受難者私人文書申請返還作業要點 　 16.機關共通性檔案保存年限基準

作業手冊 1.國家檔案管理作業手冊 2.機關檔管理作業手冊 3.文書及檔案管理電腦化作業規範 壹、檔案法令體制(續--作業規定) 作業手冊 　　1.國家檔案管理作業手冊 　　2.機關檔管理作業手冊 　　3.文書及檔案管理電腦化作業規範

貳、檔案法規範範疇 ． 檔案法之適用對象為中央及地方各級機關，另依檔案法第28條修正規定，公立大專院校及公營事業機構準用本法之規定。 ． 爰公立高中（職）、國中（小）及幼稚園等學校已排除在檔案法準用範圍。（惟為持續前揭學校檔案管理與應用服務，仍請教育部本於權責，統籌規劃、督導及考核其檔案管理事項，並可參考檔案法及相關子法推動相關作為。） ． 至幼托整合後之幼兒園，其組織屬性究否為「學校」，經洽，幼兒園之組織屬性為「機構」，故尚準用檔案法。

參、名詞定義 一、檔案： 各機關處理公務或因公務產生各類型紀錄資料及其附件等文字或非文字資料及其附件，依照管理程序辦理而歸檔管理稱為檔案。 　　各機關處理公務或因公務產生各類型紀錄資料及其附件等文字或非文字資料及其附件，依照管理程序辦理而歸檔管理稱為檔案。 二、檔案管理： 　　將辦畢案件清點受領，再依照性質分門別類予以妥善整理與保管，依規定提供參閱，並為後續必要之清理。

肆、檔案功能 行政稽憑 法律信證 歷史考證 學術研究

伍、目前歸檔作業分工 局(處)文→各局(處)自行存放。 府文： ．各機關之府文→各局存放。 ．府內9個單位之府文→統一送至 　 ．各機關之府文→各局存放。 　 ．府內9個單位之府文→統一送至 　　 本府文書科(民治)歸檔。 表示： 單位 府文 送府秘書處文書科統一歸檔 單位文 送各單位歸檔 機關 送各機關歸檔 局文

陸、機關檔案管理作業 規劃 ．計畫作業 ．編訂機關檔案分類表 ．編訂機關檔案保存年限區分表 ．檔案庫房及應用服務處所之設置 ．資訊業務規劃 　．計畫作業 　．編訂機關檔案分類表 　．編訂機關檔案保存年限區分表 　．檔案庫房及應用服務處所之設置 　．資訊業務規劃 　．人力資源管理

陸、機關檔案管理作業 執行 考核-作業成效評估 ．檔案產生（點收） ．檔案分編（立案、編目） ．檔案整理（微縮儲存、電子儲存） 　．檔案產生（點收） 　．檔案分編（立案、編目） 　．檔案整理（微縮儲存、電子儲存） 　．檔案保管（入庫管理、檔案修護、庫房安全管理） 　．檔案鑑定 　．檔案清理（銷毀、移轉、移交） 　．檔案應用（目錄彙送、檢調、應用） 　．機密檔案管理 考核-作業成效評估

陸、機關檔案管理作業--規劃 研訂計畫 編訂機關檔案分類及保存年限區分表 ．承辦人員必須協助檔案管理單位編訂檔案分 類及保存年限區分表。 　．承辦人員必須協助檔案管理單位編訂檔案分 　　類及保存年限區分表。 　．檔案保存年限應區分為永久保存及定期保存 　　。（檔案法第10條） 　　依據機關檔案保存年限及銷毀辦法、機關共 　　通性檔案保存年限基準。保存年限不得低於 　　機關共通性檔案保存年限基準。 　．檔案管理單位編製完成檔案分類及保存年限 　　區分表初稿後，應送請業務單位表達意見。 　．層送本府轉檔管局審核。

臺南市政府檔案分類及保存年限區分表(草案) 分類號 類目名稱 檔案描述 保存 清理處置 基準項目 編號 備註 類 綱 目 節 年限 00秘書類 00 01 文書管理 法令及釋疑 制(訂)定本機 關文書及檔案 法規及釋疑 本機關制 (訂)定 永久 機關永久 061301-1 02 他機關制(訂) 定文書及檔案 業務法規及釋 疑 他機關制 (訂)定與 修訂文書 10 依規定銷 毀 061301- 2061301- 3

陸、機關檔案管理作業--規劃 檔案庫房設置--依據「檔案庫房設施基準」 規範：防水、防火、空調設備（溫度、濕度、 　規範：防水、防火、空調設備（溫度、濕度、 　空氣清淨控制）、照明抗紫外線、地板材質、 　消防設施、防盜系統、樓地板載重等。 　．樓地板載重：不少於650kg/m2； 　　使用密集式檔案架，不少於950kg/m2。 　．檔案庫房內部上方避免水管等管線之通過。 　．機關檔案/一般紙質類：溫度27℃以下、 　　相對溼度60％以下。 　．檔案應用服務處所設施之配置

陸、機關檔案管理作業--規劃 資訊業務規劃 人力資源管理 ．應設置或指定檔案管理專責單位或人員。 ．以統一規劃、集中管理為原則。 　．應設置或指定檔案管理專責單位或人員。 　．以統一規劃、集中管理為原則。 　　(檔案法第6條)

隨堂測驗 ～Part5

隨堂測驗 Q ： 有關檔案庫房的設施，以下哪些是正確的(複選題)： □ 1.使用一般固定式檔案架的樓地板載重不能少於每平方公尺650公斤。 □ 2.使用密集式檔案架的樓地板載重不能少於每平方公尺950公斤。 □ 3.為避免檔案太重造成高樓危險，檔案庫房以設於地下室為佳。 □ 4.檔案庫房應該多裝窗戶，通風、陽光充足。 □ 5.檔案庫房內部上方應避免水管管線通過。

隨堂測驗  1.使用一般固定式檔案架的樓地板載重不能少於每平方公尺650公斤。 Ans：有關檔案庫房的設施，以下哪些是正確的(複選題)：  1.使用一般固定式檔案架的樓地板載重不能少於每平方公尺650公斤。  2.使用密集式檔案架的樓地板載重不能少於每平方公尺950公斤。 □ 3.為避免檔案太重造成高樓危險，檔案庫房以設於地下室為佳。 □ 4.檔案庫房應該多裝窗戶，通風、陽光充足。  5.檔案庫房內部上方應避免水管管線通過。

陸、機關檔案管理作業--執行 檔案產生--點收 ．辦畢案件應於五日內依序彙齊，併同歸檔清單 送交檔案管理人員歸檔。 　．辦畢案件應於五日內依序彙齊，併同歸檔清單 　　送交檔案管理人員歸檔。 　．案件應歸檔未歸檔者，各機關檔案管理人員應 　　定期辦理稽催；經稽催三次仍未歸檔者，簽請 　　議處。 　．以機關名義對內部單位行文，各受文單位辦畢 　　後得不歸檔；機關內部單位間行文，亦同。 　．歸檔案件以原件為原則； 　　有附件者，每1種以1份為原則。

陸、機關檔案管理作業--執行 檔案產生--點收 ．歸檔案件有下列情形之一者，應退還承辦單位 或文書單位補正： 　或文書單位補正： 　1.案件或其附件不全，或附件未經簽奉機關首 　　長或其授權人員核准而抽存。 　2.案件污損或內容不清楚或不能讀取或辨識。 　3.案件未經批准或有漏判、漏印、漏發、漏會 　　等未完成陳核程序之情形。 　4.案件文號有誤。 　5.案件未填註分類號或保存年限。

陸、機關檔案管理作業--執行 6.案件未依規定編寫頁碼或編寫有誤。 7.案件未依規定蓋騎縫章或職名章。 8.樣張或已作廢之契約憑證文件，漏蓋樣張或註 銷字樣。 9.案件與歸檔清單之登載不符。 10.案件未以原件歸檔且未經簽奉機關首長或其授 權人員核准。 11.歸檔案件有照片、微縮、影音、電子或其他方 式儲存之媒體者，承辦人員未於媒體或外包裝 上載明名稱、文（編）號、規格、製作者、製 作日期、分類號、保存年限及內容概要。

陸、機關檔案管理作業--執行 檔案產生--點收 ．下列物品，不得歸檔，應退回承辦單位或文書 單位處理： 1.現金、有價證券及其他貴重物品。 　單位處理： 　1.現金、有價證券及其他貴重物品。 　2.司法訴訟有關物證。 　3.流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及 　　人身與公共安全之物品。 　4.易變質而不適長期保存之物品。

陸、機關檔案管理作業--執行 檔案分編（立案、編目）：檔案分類、著錄 ．檔號結構(案件層級)： 年度號＋分類號＋案號＋卷次號＋目次號 　 ．檔號結構(案件層級)： 　　年度號＋分類號＋案號＋卷次號＋目次號 　　　↓　　　↓ 　　↓ 　　↓　　　↓ ．檔號結構(案卷層級)： 　　　年度號＋分類號＋案號 案件起始之年份 依據檔案分類及保存年限區分表 預設1 ，視需要編設專案管理 卷夾數 依序編號

陸、機關檔案管理作業--執行 檔案整理（微縮儲存、電子儲存） 檔案保管（入庫管理、檔案修護、庫房安全管理） 檔案鑑定： 　 本府將紙本歸檔案件進行掃描，以方便同仁隨時線上調閱，讓雙市政中心零距離。 檔案保管（入庫管理、檔案修護、庫房安全管理） 檔案鑑定： 　 檔案保存價值鑑定，保存年限10年以上及檔案產生時間超過30年以上之檔案，檔案管理單位應邀集業務單位就行政價值、法律價值 、資訊價值及歷史價值進行會審。

陸、機關檔案管理作業--執行 檔案清理（銷毀、移轉、移交） (一)檔案銷毀： 屆保存年限或特殊狀況。 　　屆保存年限或特殊狀況。 　　明知不應銷毀之檔案而銷毀者，處二年以下有期徒刑、拘役或科或併科新臺幣五萬元以下罰金。(檔案法第24條) (二)移轉： 　　機關依國家檔案徵集計畫、機關裁撤(含公營事業轉民營) ，辦理永久保存檔案移轉。 　　(各機關永久保存之檔案，自文件產生之日起屆滿二十五年者，應於次年移轉檔案中央主管機關管理。)(檔案法第11條) (三)移交： 　　機關因改組、部分業務移撥時之檔案移交。

陸、機關檔案管理作業--執行 檔案應用（目錄彙送、檢調、應用） (一)目錄彙送：將新增及更新之檔案電子目錄，彙整送交檔管局公布。 　1.將前半年電子目錄彙送至檔管局網站（彙送期程為每年5、11月）。 　2.回溯檔案目錄彙送：回溯檔指檔案法施行前（91年1月1日前）未屆保存年限之檔案，檔管局規範所有機關應於100年7月30日前將目錄彙送完成。 (二)檔案檢調：指檔案之借調。 　1.機關內人員借調：填具調案單。 　2.他機關借調：來函書面申請，經本機關核准。

陸、機關檔案管理作業--執行 檔案應用（目錄彙送、檢調、應用） (三)檔案應用： ．民眾向機關申請閱覽、抄錄或複製檔案。 　．申請閱覽、抄錄或複製檔案，應以書面敘明理由為之，各機關非有法律依據不得拒絕。(檔案法第17條) 　．外國人，以其本國法令未限制中華民國國民申請提供其政府資訊者為限，亦得依本法申請之。 (政府資訊公開法第9條) 　．民眾向機關申請閱覽、抄錄或複製檔案。 　　受理機關最遲應自受理之日起30日內，以書面通知申請人審核結果；如有不合規定或資料不全者，通知申請人7日內補正。

陸、機關檔案管理作業--執行 線上簽核公文之歸檔方式 ．應與其他紙本型式案件依產生日期先後順序，歸入 同一案卷管理。 　同一案卷管理。 ．紙本來文經轉製電子型式完成線上簽核，承辦人員 　應依下列規定辦理歸檔： 　1.檔號賦予：紙本來文與其轉製電子型式而完成線 　　上簽核之案件，視為同一案件，其檔號與線上簽 　　核案件相同。 　2.編寫頁碼：承辦人員應將紙本來文編寫頁碼，且 　　於系統註記紙本來文歸檔頁數。 　3.填註分類號及保存年限：承辦人員應將紙本來文 　　填註分類號及保存年限，其分類號與線上簽核案 　　件相同。 　4.送件歸檔：紙本來文應併同線上簽核案件歸檔。

陸、機關檔案管理作業--執行 線上簽核公文之歸檔方式(續) ．紙本來文經轉製電子型式完成線上簽核之歸檔案件 ，檔案管理人員應依下列規定辦理： 　，檔案管理人員應依下列規定辦理： 　1.確認歸檔：檢視紙本來文是否併同線上簽核案件 　　歸檔，查核確認無誤後始得點收。 　2.檔案保管： 　　(1)併同歸檔之紙本來文，應於目次表呈現相關訊 　　　 息。 　　(2)電子檔案清查時，應併同清查紙本來文之保存 　　　 狀況。 　　(3)紙本來文應依機關檔案保管作業要點規定進行 　　　 上架存放，不另置專區。 　3.檔案清理：紙本來文應併同線上簽核案件辦理銷 　　毀、移轉及移交檔案管理作業。

陸、機關檔案管理作業--執行 機密檔案管理 (一)機密文書密等別： 1.國家機密文書：絕對機密、極機密、機密。 2.一般公務機密文書：密。 　1.國家機密文書：絕對機密、極機密、機密。 　2.一般公務機密文書：密。 (二)機密檔案管理 　1.使用機密檔案專用封套裝封。 　2.專人管理、與一般檔案分別存放。 　3.不目錄彙送、不銷毀、 　　可移轉、可移交、可借調。 　4.定期清查送請業務單位檢討機密等級。

陸、機關檔案管理作業--考核 作業成效評估 ．訂定衡量指標 ．規劃評估資訊蒐集方法 ．查檢執行過程 ．評析作業成效 ．撰寫報告及陳核 　．訂定衡量指標 　．規劃評估資訊蒐集方法 　．查檢執行過程 　．評析作業成效 　．撰寫報告及陳核 　．檢討與獎懲

隨堂測驗 ～Part6

Q1：請問外國人可以申請閱覽、抄錄或複製本國檔案嗎？ (簡答題) 隨堂測驗 Q1：請問外國人可以申請閱覽、抄錄或複製本國檔案嗎？ 　　(簡答題)

隨堂測驗 Q1： 請問外國人可以申請閱覽、抄錄或複製本國檔案嗎？ (簡答題) Ans：外國人，以其本國法令未限制中華民國國民申請提供其政府資訊者為限。(政府資訊公開法第9條)

隨堂測驗 Q2：民眾向機關申請閱覽、抄錄或複製檔案。受理機關最遲應自受理之日起幾日內，以書面通知申請人審核結果？ □ 1. 60天。 　　□ 1. 60天。 　　□ 2. 45天。 　　□ 3. 30天。

隨堂測驗 Ans2：民眾向機關申請閱覽、抄錄或複製檔案。受理機關最遲應自受理之日起幾日內，以書面通知申請人審核結果？ □ 1. 60天。 　　□ 1. 60天。 　　□ 2. 45天。 　　 3. 30天。

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