定海区档案业务培训班 2013.4.9

归档文件整理程序 9.装盒 8.编目 7.编号 6.排列 5.分类 4.装订 3.修整 2.鉴定 1.收集

归档文件说明 一、立档单位年度工作概况 本单位性质 、 主要职能 、 内设机构名称（以编委文件为准排序）、人员调整变化情况，正确反映一个部门年度职能调整以及内设机构、领导干部人事变化等情况。 二、文书处理工作情况 整理人员，分类方法，文书档案总件数、归档文件目录所针对的保管期限及对应的件数

三、归档文件内容介绍 详细地概述本部门年度文书档案工作收集整理立卷的全貌，年度主要机构调整、人员任免及大事，要简明扼要地反映本部门目标管理、岗位责任制考核和先进集体、个人的评选等 四、本年度整理工作中需要说明的情况，例如：发文顺序号空号、重号说明，请示件放在批复年的说明，分类方法变更说明等等。

全宗卷 综 合 收 集 整 理 鉴 定 保 管 统 计 利 用

一．档案综合管理方面的材料： 全宗指南（全宗介绍）；立档单位大事记；组织机构沿革；档案工作机构设置和调整文件；档案工作人员任免文件；档案工作大事记；档案工作规章制度等。

1、大事记的编写 概念: 大事记是按时间顺序，简要记载一定时期内发生的大事和要事的一种档案文献参考资料。 大事记一般由大事时间和大事记述两部分组成。

大事记的编写要求 观点正确，时间确切，材料真实； 大事突出，要事不漏，小事不收； 一事一条，层次清楚，文简事明。 常见的大事记种类有两种：一是一个机构一年度大事记；另一种是某一专题历年大事记。

大事记选材的原则 要立足于本地区、本系统、本机关自身的工作活动； 要根据本单位的性质、任务及其主要职能活动来选择大事、要事； 要突出本地区、本单位的特点，注意选择反映一定时期的中心工作和任务的大事、要事。

一般机关大事记的内容范围 1.本机关召开的重要会议情况，包括时间、地点、人数、主持人、中心议题和决议、工作报告和总结。 2.以机关名义作出的重要决定、规定和重要的发展规划。 3.本机关成立、撤销和内部机构设置、变化情况。 4.本机关主要领导成员的任免、奖惩和重要活动。

5.本机关发生的重大事件和开展的有影响的活动。 6.上级机关、领导对本机关的重要指示、批示和来本机关指导工作的重要活动。 7.参加上级机关召开的重要会议的情况。 8.本机关隶属关系和管辖范围的变化情况。 9.本机关向下级机关派去调查组和领导人下去检查指导工作的情况。 10.重大的外事活动。

11.报纸、刊物、广播发表的介绍本机关工作经验和批评本机关工作的重要新闻报道。 12.企业单位还应考虑主要产品的变化，重要的生产技术活动，科研、经营管理成果，主要基建项目以及重大质量、安全事故情况。 13.需要记载的其他重要事项。

大事时间的编写 大事时间必须考证、换算正确，标示明确，竭力避免错误和含混不清。 大事时间应该标示具体，尽量写全年、月、日，必要时甚至应该写出时、分、秒。确实无法考证具体时间时，应对大事条目排列做出合理安排，排列原则为：日无考附于月末，称“是月”；月无考，附于年末，称“是岁”或“是年”。

某些大事持续一段时间，为保持大事的完事性，应将大事的发展过程和处理结果写在一起，并标明起止日期或将时间概括书写。对于那些持续时间较长的事件，则应根据其特点，分别采用分条记述或合并记述

大事条目编写的原则 记事要简略适当。只记述大事的原委、来龙去脉，不能简略成“索引”，也不能详细成资料汇编，应注意做到该详则详，该略则略，一般以二、三百字为宜。 记言要摘要收录。名家的重要讲话和论述固然重要，但不能全录，应该概其大意、摘其重点。

记人要分清主次，如在大事记活动中，参与者很多，不能一一罗列，只须将主要人员名字录入，其余的一笔带过。 记成绩的挫折时要审慎。

编写大事条目应注意： 坚持分条记录，“一事一条”的原则，按日组合； 一日内多项活动需记载则分数条； 编写大事条目要做到真实、可靠、准确，不仅基本内容要确切无疑、准确无误，各种具体史实的记述也应竭力避免差错；

对于客观史实的叙述，可以详尽一些，也可以简略一些，但无论内容详略，文字都应力求简明； 大事条目的编排应严格按时间顺序排列大事条目，又分几种具体形式：一是先分历史时期（历史阶段），再于某个时期下按大事发生的年、月、日次第排列；二是以年度为单位，于每年度下按大事发生的月、日次第排列；三是以月份为单位，于每月之下按日次第排列。

2、全宗指南的编制 全宗指南的定义： 全宗指南，亦称全宗介绍，是以文章叙述形式向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的一种档案检索工具。 （《全宗指南编制规范》DA/T14—94 1995年6月12日国家档案局批准，1995年6月12日起实施）

全宗指南的结构 封面 全宗构成者沿革简介 正文 全宗内档案情况简介 全宗内档案内容与成份介绍 备注

a、全宗构成者沿革简介的编写 《全宗指南编制规范》规定：“全宗构成者沿革简介由全宗构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等内容组成。”

(1)全宗构成者名称。 应书写全称，通用简称书写在全称后面圆括号内。全宗构成者所有曾用名称按年代顺序在简介中表述。两个及以上立档单位设立的联合全宗其名称应并列书写。 如：中共舟山市纪律检查委员会（舟山市纪委）

(2)全宗构成者的简要历史 ①全宗构成者机构演变概况、机构名称、办公地址迁移、成立、合并、改组、更名、撤销、恢复的时间。 ②全宗构成者内部机构变化情况，即内部机构名称、设置、增设、合并、更名、撤消时间； ③全宗构成者机构级别确定及上级主管部门机关变更时间；

※编写上应注意几点： ①从机构成立之日起开始编写； ②按机构历史演变过程的时间顺序编写； ③要以各级编委或主管部门的档案材料为依据。

(3)全宗构成者的主要职能 机构性质 职权范围 主要工作与任务

(4)隶属关系 一般以上级主管部门机关变更的时间顺序加以叙述，隶属双重领导的单位应写明两个主管机关名称。

(5)全宗构成者及内部机构负责人名录。 一是机构成立时间短，领导变动不大的单位可直接按照时间顺序用文字叙述； 二是机构成立时间长或领导变化频繁的单位，可用表格式叙述，其栏目一般由职务、姓名、性别、专业技术职称、任免时间、备注等组成。原则上只收录内部一级机构的正职，不再向下延伸收录范围。

b、全宗内档案情况简介的编写 档案的数量及保管期限 档案的完整程度 档案的利用价值及鉴定情况 检索工具的配置情况 档案的整理情况

C、全宗内档案内容与成份介绍的编写 一是按组织机构分类介绍 二是按档案问题分类介绍 三是按档案门类介绍，即按全宗构成者所形成的全部档案材料及其特征结合问题，分为文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、特种载体档案等若干类目。这种方法比较适用于各企事业单位。 四是按时间分类介绍。

有关全宗构成者的历史和全宗历史参考材料； 备注部分的编写 本全宗指南的编制情况 有关全宗内档案的补充说明 有关全宗构成者的历史和全宗历史参考材料； 人名、地名索引； 全宗内档案变化情况及有关问题的说明。

舟山市交通委员会全宗介绍 （1950—2006年6月） 全宗号：J181 舟山市交通委员会综合档案室 二○○六年十月

目 录 一、舟山市交通委员会全宗沿革简介……………………..1 （一）机构演变概况 （二）主要职责和任务 （三）机构负责人名录 目 录 一、舟山市交通委员会全宗沿革简介……………………..1 （一）机构演变概况 （二）主要职责和任务 （三）机构负责人名录 （四）内设机构演变情况 （五）局（委）管(托)单位 （六）办公地址 （七）内设机构职责 二、全宗内档案情况简介…………………………………..23 (一)档案的数量及保管期限 (二)档案整理情况及完整程度 (三)档号的编制说明 (四)检索工具配置情况 (五)档案的利用及鉴定情况 三、全宗内档案内容与成份介绍……………………………27 (一)文书档案 (二)科技档案 (三)会计档案 (四)特种载体档案

3、 组织沿革 组织沿革的定义： 组织沿革是系统记载一个机关、地区或专业系统的组织机构、人员编制、体制沿革情况的一种档案参考资料。

编写组织沿革的意义 便于机关领导人和业务工作人员查考和研究本地区、本系统或本机关内部组织机构和人员编制的发展变化情况，用以指导现实工作； 便于档案工作人员熟悉地区历史沿革和立档单位的历史概况，为编写立档单位历史考证和全宗介绍提供系统的资料； 为研究机关史、革命史、地方史以及各种专业史、行业史提供翔实的组织史料。

组织沿革的结构 说明（或前言） 内容 注释

a、说明（前言） 主要叙述组织沿革的主要内容、年限、机构和人员编制变更的简况，主要编写人员的姓名及完成的时间等。

b、组织沿革的内容 1、机关名称变更、成立、撤并、启用印章、办公地址迁移情况。 2、机关性质、任务、职权范围； 3、机构设置、人员编制、增减情况； 4、领导人任免变动情况。 5、所属单位及变化情况。

四、组织沿革的编写体例 编年法 系列法 阶段法

组织沿革的编写格式 应采用文字记述和表格相结合的形式。 机关名称、性质、任务、职权范围、隶属关系等宜用文字记述； 机构变迁、干部任免和人员编制等宜用表格形式。

组织沿革的编写要求 客观记述，严防遗漏； 条理清晰，排列有序； 简明准确，注释详尽。

舟山市土地管理局组织沿革 一、机构建立，性质职权 舟山市土地管理局的前身是1982年地区农林局设立的土地管理科。1988年1月20日，根据市政府舟政发（1988）5号文件批准，建立舟山市土地管理局，并同时启用印章，撤销市农林局土地管理科（1988-1-50）。1月21日正式对外办公，地点初设于农林局，曾先后迁址三次，即蟠洋山路市种子公司内；1992年2月13日迁至昌东新村39号楼184号，后更名为昌东路43号；1996年9月14日至昌国路252号。 机关的性质、任务、职权范围(略) 二、机关内设机构，干部配备（略）

三、各处室职责 办公室 法规监察处 建设用地处 地籍处 ………… 党团工会组织 四、市土管局历任负责人一览表（略） 五、市土管局各处室负责人一览表（略） 六、土管局党、团、工会组织负责人名录（略）

二．档案收集方面的材料： 档案交接文据（包括各种门类如文书、业务、会计、基建、设备、照片档案的移交表单）；档案移交目录；接收档案记录；征集档案记录；档案的来源和价值说明等。

三．档案整理方面的材料： 档案分类方案、案卷目录说明（案卷序言或者归档文件说明）、整理工作小结等。

四．档案鉴定方面的材料：成立和调整鉴定小组成员的文件、文件材料归档范围和档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案清册等。

五．档案保管方面的材料：库房安全记录、档案安全检查记录或报告、档案库房温湿度记录。 六．档案统计方面的材料：全宗内档案基本情况统计；档案分类统计；档案收进、移出登记；档案利用统计等。

七．档案利用方面的材料：档案借阅登记簿、档案利用效果登记簿，档案编研材料如年鉴、专题介绍、基础数字汇集、各类文件汇编等。 八．档案管理新技术的应用方面材料：办公自动化开发应用情况；计算机辅助管理等情况的文字说明材料（含计算机软件安装及使用说明情况）、档案数字化方案、档案数字化成果说明、档案信息管理软件系统盘。

整理要求： 全宗卷文件材料按内容分为八类，每一类按形成时间顺序逐件编号，并编制目录，每一件文件加封面。一类文件过多时分盒装，件号延续。

责任者：定海区档案局办公室（综合档案室） 全宗号 类别 件号 定海区档案局 2011年会计档案移交单（附案卷目录） 时 间：20130 408 责任者：定海区档案局办公室（综合档案室）

照片档案的整理 1、收集范围 一、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。 二、领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。 三、本单位组织或参加的重要外事活动的照片。 四、记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。

五、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。 六、其他具有保存价值的照片。 数码照片必须制成纸质照片，按双套制要求保存。

保管期限的确定： 保管期限的价值划定，根据照片内容划分保管期限，一般分永久、定期（30年、10 年）。剔除没有归档价值的或重复的照片。

题名： 照片号： 底片号： 参见号： 时间： 摄影者： 文字说明：

照片号： 全宗号—保管期限代码—张号 采用数码相机拍摄的照片，顺序号后加“S”。 J015—Y—1S 参见号：是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。如：文书档案J015-2012-Y-20，科技档案J015-K1.1-11

拍摄时间:应用8位阿拉伯数字表示. 如：20120225表示拍摄时间为2012年2月25日。 摄影者：一般填写个人，必要时可加单位。 文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未提到的内容作出补充。

册内照片目录 照片号 题 名 时间 页号 底片号 备注

实物档案整理 **单位档案分类方案 1、实物档案在一个单位档案中所属的位置： 文书DA 业务 DA 会计DA 科技DA 特载DA

2、实物档案的概念：是指国家机关、政党、团体、企业、事业单位、个人在从事党政工作、生产经营、科学研究等活动中，形成或接受的以实物为载体并具有保存价值的历史记录。 3、实物档案保管期限的划分应视所反映的内容，按照国档发[1987]27号《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》执行。

从内容来分：荣誉类、标志物类、书画类赠品类、物证类、装备类 4、实物档案的收集范围 从内容来分：荣誉类、标志物类、书画类赠品类、物证类、装备类 啊、荣誉类物品 指单位受到表彰、奖励和个人受奖的物品。包括：锦旗、牌匾、奖状、奖杯、各种证书（聘书、任命书、荣誉证书…）等。 不、标志类物品 反映单位各个时期变化的标志性物品。包括：反映单位机构变化的牌匾、印章（撤销单位和部门的作废公章）、具有纪念意义的纪念章（象征城市和单位的钥匙、牌匾等）、已经卸任的各级领导的名章。

才、书画文稿及赠品类 指各单位形成的和获赠的具有典型意义和保存价值的图文样品、纪念品等。包括：图书、资料、书法、绘画、雕刻等作品，题词、文稿和其他手迹等。 的、物证类物品 指在办理特大案件、处理重大事件、事故过程中收集的物证样品。 饿、装备类物品 指单位在各个历史时期使用过的能反映发展变化的物品。包括办公用房等基本设施、通信设备等。一般政法机关、部队、技术部门可能会产生。

5、实物档案整理： （一）在一个全宗内按保管期限进行分类。 （二）编号：每一件实物为单位整理，档号为全宗号—保管期限—序号，Y为永久保管、C为长期保管、D为短期保管，序号4位阿拉伯数字组成，不足4位的前面补“0”。 如：J200—Y—0001，J200为全宗号，Y为永久保管，0001为序号 固定标识固定于实物档案的右上角、左下角或背面等适合的位置。在实物上固定时数字可以不补“0”如：J200—Y—1

（三）排序与保管：一个全宗内的实物档案分保管期限按时间先后排列。 题词、书画、奖状、证书、锦旗等折叠后放在文书档案盒内，纪念品、标志物、奖杯、奖牌等实物可另外存放于合适的箱柜内保存。 （四）编目：实物档案整理完毕后编制归档文件目录，一件实物编制一条目录，责任者为形成单位（形成人）、赠送单位（赠送人）；保管期限分永久、长期、短期三种（或永久、30年、10年）；

日期为形成日期或赠送日期；实物类型指奖状、奖牌、奖杯、奖章、锦旗、证书、题词、字画、印章、雕塑、其它等，备注中注明参见号，即同一内容其他载体档案的归档号。 实物档案目录 序号 题 名 责任者 保管期限 日期 实物类型 存放位置 备注