东南大学 数字迎新的探索 东南大学 网络与信息中心 张月琳

1. 迎新工作的变化 ⑴、传统的报到方式 新生报到是学校一年工作中最紧张、最繁忙的时间： 采用集中报到方式，时间短、环节多、手续烦； 注册、报到、照相、制作校园卡、卡充值、缴费、领军训服、体检、办理户口、办理党员关系、绿色通道、购买物品……； 迎新工作涉及的部门多、协调工作量大； 新生报到过于集中往往形成排长队现象； 新校区面积大、宿舍区远离报到点； 新生拖着行李到处跑，新生及家长不满意。

2006年建成的新校区

2006年新生报到 报到地点：本科教学楼

2007年新生报到 报到地点：本科教学楼

⑵、新的报到方式 2008年8月30日 东南大学报 第1067期 “又是一年开学时——东南大学2008级新生入学纪实” 2008年8月30日 东南大学报 第1067期 “又是一年开学时——东南大学2008级新生入学纪实” 科技成就人性化报到平台： 简简单单办手续 8月26日是东大本科新生入学的日子，校园和平时一样井井有条，看不出丝毫因为新生报到引起的忙碌杂乱。惟有宿舍区张灯结彩、人声鼎沸，所有的新生和家长都聚集在这里。新生入学为什么不去缴费，不去领一卡通，不去院系见老师，而是不约而同地奔向宿舍？难道这批新生不着急办理入学手续吗？ 原来，新生们可以在宿舍区办理一切手续，老师们也早已在这里等候新生的到来。……今年我校完成了数字化校园建设中的重要环节——迎新系统数字化建设。有了这个数字化的迎新系统，新生们就有了“千里眼”和“顺风耳”，在家的时候，他们就知道自己被安排在哪个宿舍。早在一个多月前，学校就把银行卡和校园一卡通随录取通知书发放给新生。这样，学生可以在入学前就把学费打到卡上，财务处再直接从学生卡上把学费支走，新生入学时就不用为缴费排长长的队伍等待，大大减少了学生的劳碌之苦。同时，学生进校后，会收到一份由学校精心准备的新生报到指南，温馨的粉色纸上介绍了新生报道流程、院系见面会教室安排、本科生宿舍分布表以及九龙湖校区平面图。这样，新生对自己要做的事一目了然，并且对校园有了初步了解。他们来校后，只须拿一卡通在宿舍区轻轻一刷，就算报到了，不用再为入学的事满校园跑了。

──本科新生报到点设在学生宿舍的7个围合中(共设7个报到点★)。 在桃园宿舍区，新生小张一家人早已办好手续，正准备在校园里四处转转，领略一下九龙湖的美丽风景。小张的父亲说：“我们早几天就来了，想着东大招几千学生，都在同一天报到，肯定会很挤。没想到，这么轻松！”住在梅园的小陶文静秀气，谈起26日的报到情况，她更是喜不自禁。她说：“之前听表姐说她大学报到的时候非常麻烦，全家人都陪她报到，还忙不过来。所以今天我们家也是全家出动，没想到来了以后发现，程序这么简单，我一个人来报到完全可以！”来自延安的冯涛涛一个人拖着大包小包来到桃园宿舍区，在人群中，独身的他很是引人注目，得益于人性化报到平台，他毫不费劲就办好了入学手续。 ──本科新生报到点设在学生宿舍的7个围合中(共设7个报到点★)。

本科生7个点(一个新校区内)、研究生7个点(三个校区内) 2. 数字迎新的提出 2008年上半年，我校正式启动了“数字化校园”建设项目； 校领导明确要求“数字化校园”首先解决2008年迎新问题； 必须使用“数字迎新系统”解决新生报到过程中的瓶颈问题； 让新生、家长和接待人员都能够基本满意。 指导思想： “以学生为本”、强化服务意识 具体思路： 将集中的报到点分散到宿舍区“围合”内 报到点数： 本科生7个点(一个新校区内)、研究生7个点(三个校区内)

九龙湖校区宿舍区本科生报到位置示意图

3. 数字迎新的实施 将“数字迎新”工作分解为迎新准备、迎新网上服务、迎新现场服务、迎新后续管理等若干个阶段； 分阶段布置各个相关部门完成各自的工作任务，争取实现为新生提供方便、快捷的报到环境、高效接待服务的目标。

3.1 迎新准备阶段 本科生迎新总体框架

研究生迎新总体框架

研究生迎新服务区 校区 宿舍服务区 四牌楼 校东宿舍服务区 校西宿舍服务区 沙塘园宿舍服务区 成园宿舍服务区 九龙湖 橘园1-3舍 橘园4-7舍 丁家桥 求恩宿舍服务区

功能结构图 东南大学迎新系统 迎新网站 迎新管理 系统 管理 网站维护 公共查询 新生个人查询 网 站 用 户 管 理 内 容 首 页 维 报 到 查 询 个 人 基 本 信 息 道 前期准备 现场管理 统计分析 权 限 日 志 数 据 系 统 监 控 数据转结 数据采集 新生信息 招生管理系统 缴欠费信息 财务系统 班号 、 学号信息 教务管理系统 宿舍信息 后勤管理系统 单 打 印 入 住 手 续 办 购 买 / 退 还 活 品 领 取 军 训 服 耳 机 绿 色 通 认 定 缴 费 院 体 检 保 险 情 况 计 迎 后

本科生迎新工作日程安排 日期 责任部门 或活动主体 职责或活动 相关系统 ~ 7.10 后勤管理处 向学生处提交各院系大概床位数，可通过邮件方式提交 7.10~7.30 招办 按省份的录取顺序陆续向一卡通中心提供新生信息提供，包含学号、一卡通编号等）7月底汇总新生数据后导入迎新系统供教务、后勤下载 招生管理系统 ～8.9止 一卡通中心 根据学校招办按省提供的信息分批制作一卡通，在迎新前三天一次性提交后勤管理处（团委提供足量志愿者配合后勤管理处做好一卡通分装和发放工作），供宿舍服务区现场发放。 一卡通系统 8.1~8.8 教务处 制定分班、学号规则，提供给各院系，院系进行分班、编学号；汇总各院系提供的分班和学号信息 教务管理系统 8.1~8.7 按院系预分配宿舍资源，明确各学生所住的宿舍区 后勤管理系统 ～8.10止 按省份先后发送新生录取通知书(包括：银行卡、“一卡通”校园卡、报到须知、行李标签、户口转移登记表、考生信息确认表等) 8.8~8.17 汇总各院系提供的学生宿舍床位信息 8.18 财务处 提供学生缴欠费信息 财务管理系统 ~8.18止 团委、一卡通 中心等 系统相关信息维护工作完成以及现场准备工作必须落实 ～8.18止 新生 新生可通过网络进入我校迎新系统，查询学校相关信息、报到相关信息、个人信息以及交费情况、宿舍情况等 迎新系统 8.26 学生(现场报 到) 学生进入校区后，按公告牌进入相应的宿舍区，刷卡领取房间钥匙，学生按报到表上的指南，完成后面的所有报到活动。

3.2 迎新网上服务 迎新网站建设 校园风貌展示：学校概况、学校介绍、校区分布、校区图片等； 信息发布管理：学生手册、各类奖助学金介绍、绿色通道简介、助学贷款简介、勤工助学、帮困措施、生活向导、学习指南、医疗保健、网络服务、特别提醒、学校政策、通知公告、报到手续、财务报到须知和一卡通简介、保险条例（咨询）、开学典礼、入学教育、院(系)专业介绍、英语分级考试安排等； 以下信息通过准考证号和初始密码（六位生日号）查询 学号查询：通过一卡通编号查询学号 宿舍查询：宿舍安排查询 个人基本信息查询

落实迎新网站建设责任部门 网页内容 责任部门 截至时间 开学典礼、学校概况、学校介绍、校区分布、校区图片 校办 学生手册、各类奖助学金介绍、绿色通道简介、助学贷款简介、勤工助学、帮困措施、特别提醒、报到手续 学生处 入学教育 学生处牵头 选课指南、院(系)专业介绍教室安排、英语分级考试教室安排 教务处 财务报到须知和一卡通简介 财务处 生活向导 团委 保卫处相关 保卫处 医疗保健、保险条例（咨询） 校医院 网络连接与服务 网络中心

本科生迎新流程 3.3 迎新现场服务 以本科生迎新为例： 校门口 、 停 车点服务区 宿舍服务区 大活中心服务区 领 取 报 到 须 知 领取 钥匙 办 理 入 住 手 续 绿色通道 领取军训服 缴费 开学 典礼 学 教 育 院 （ 系 ） 专业 介绍 英语 分级 考试 校医院服务区 体检 保险办理 / 咨询 院系报到 领取托运物品 耳机测试 更换 生活用品购买

宿舍服务区 服务内容 责任部门 办理地点 1、办理入住手续并领取钥匙(电水壶、耳机直接摆放到宿舍) 后勤管理处 各宿舍围合服务 2、院系报到 各院系 各宿舍服务 3、生活用品购买 各宿舍围合一楼 4、现金缴费 财务处

宿舍服务区 1) 办理入住手续并领取宿舍钥匙: 在各宿舍区入口处摆放5台联网的计算机，学生拍卡(一卡通校园卡)后显示该学生界面，点击完成注册确认；完成宿舍入住手续并领取宿舍钥匙，即可进入宿舍。 2)生活用品购买 :在各宿舍区围合内的生活用品购买处，摆放1台联网POS机，刷卡扣费，并领取生活用品。对有困难学生，可签字后领取。 3) 财务处办理点：在各宿舍服务区摆放2台读卡器+联网电脑，没有缴费的学生到财务处设置的办公点缴费（各围合内有2个组合银行人员、一个充值点、一个圈存机）。

大学生活动中心服务区 服务内容 责任部门 1)军训服发放 人武部 2)领取托运物品 后勤服务集团 3)绿色通道 学生处 4)耳机测试/更换 现代教育技术中心 领取军训服: 学生挑选好服装后，刷卡，登记已领取军训服。摆放2台读卡器+联网电脑，完成军训服登记发放工作。 领取托运物品：人工服务。 绿色通道: 绿色通道办理点摆放2台 读卡器+联网电脑，完成绿色通道办理登记。 耳机测试/更换 : 人工服务。

校医院服务区 保险公司在校医院门口办公，提供保险咨询以及保险办理手续，事后提供参加保险学生名单给校医院，由校医院导入迎新系统，标记已办理保险。 新生到校医院进行体检，在入口处领取体检单，体检医生在体检单上登记体检结果，对不能及时得到体检结果的环节由校医院事后登记到体检单，以供存档。 体检结束后，新生需把体检单归还校医院，归还体检单时需要刷卡（2台读卡器＋计算机），以标记来体检； 体检结果出来后，由校医院根据体检单登记体检结果（按照来体检的学生进行结果初始化，初步处理为默认值，然后只登记异常情况，并计算体检结论）。

3.4 场外迎新 查询功能 可以选择学院、专业查询学生的报到情况，可以点击某个学生，查看该学生的详细信息，和各个环节的报到情况 (院系只能查看本院系学生信息；学生处、教务处、财务处、后勤管理处、校医院等职能部门可以查看全部学生信息。校领导可查看全部学生信息) 。 可以根据学号、卡号查询某个具体学生的情况。 可以根据性别、生源地查询。 可以查询某个环节办理的情况。 数据导出：可以将查询到的数据导出成excel文件。 统计功能 全校的迎新数据统计：应报到人数、已报到人数、未报到人数、报到率。 各学院迎新数据统计：应报到人数、已报到人数、未报到人数、报到率。 各专业迎新数据统计：应报到人数、已报到人数、未报到人数、报到率。 各环节迎新数据统计：应办理人数、已办理人数、未办理人数、办理率。 各生源地迎新数据统计：应办理人数、已办理人数、未办理人数、办理率。 各性别迎新数据统计：应办理人数、已办理人数、未办理人数、办理率。 各民族迎新数据统计：应办理人数、已办理人数、未办理人数、办理率。 各政治面貌迎新数据统计：应办理人数、已办理人数、未办理人数、办理率。 根据体检情况统计：应体检人数、来体检人数；另外按院系、按体检项结果统计。 现场交费情况统计……。

研究生新生各时段报到情况 本科生新生各院系报到情况

本科生新生各环节办理人数统计情况 本科新生各时段报到情况

4. 工作总结 部、处以及院、系的工作量增加，是否值得？ 特点： 解决了今年的特殊问题： 改进的地方： 新：改变了传统的迎新方式，各方面反映良好； 急：由于地震原因数据来的迟，迎新工作压力大； 繁：迎新批次多，新生报到前后时间长。 解决了今年的特殊问题： 由于奥运会，在校生开学推迟一周，新生报到时间和在校生上课时间重叠；以往在本科教学楼设报到点的做法，今年不可行。在宿舍区迎新避开了老生上课和迎新工作的矛盾。 改进的地方： 一个“不到位”：以学生为本的服务理念不到位，需要设身处地为新生着想去设计迎新流程和工作模式。 两个“不清”：功能流程不清晰，向“对象”(新生)交代不清(如两张卡怎么用、各种位置方向、指示牌等标识不清)。 “三个考虑不周”：院系咨询点位置考虑不周，院系内报到刷卡衔接不周，新校区面积大、新生体检路途远、园区内交通考虑不周。

谢谢！