香港大学深圳医院政策性文件管理办法 解析 Introduction of Document Control Policy

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香港大学深圳医院政策性文件管理办法 解析 Introduction of Document Control Policy 医 院 简 报 香港大学深圳医院政策性文件管理办法 解析 Introduction of Document Control Policy 院务部, Hospital Affairs Dept.

背景Background 2014年9月之前,医院文件缺乏系统化管理:缺乏统一的编码、格式、标准 Before sept.2014,Hospital documents: no systematic management,      no Unicode,format and standards 科室内部文件:无统一管理 Departmental documents: no management, no unified standard, diversified forms

背景Background 规章制度对医院的发展,对医院正常秩序的维护,有着十分重要的作用。 完善的制度可以提高医院医疗服务质量及工作效率,推医院进行进科学化 、规范化、精细化管理。 制度的管理包括:制定、推广、执行、检视、完善 最为重要的是执行!

新文件管理制度 The new Document Control 2014年9月,医院正式启用统一的《政策性文件审批表》。在全院范 围内正式启用统一的《政策文件管理审批表》,内容包括文件编码、 制订部门、撰写人、审查人、生效日期、有效期限等。 2015年8月7日,《香港大学深圳医院政策性文件管理办法》印发。

格式规范化: 包括首页、页眉、版本修订、格式、参考文献、源文件。 home page, header,review dates, format, references and source material.

格式规范化: 文件编码采用“HKUSZH-部门\科室\委员会英文简写-顺序号(001-999) -生效日期(年月日)”。各部门/科室可根据实际需要,在医院统一编 码之后增加本部门/科室的内部编码。 例如院务部(Hospital Affairs Department)负责制订的第001号文件于 2015年7月30日生效,其编码为HKUSZH-HAD-001-20150730。 有效期最长2年。文件最少2年检视一次。检视期满前2个月,文件制订部 门/科室须进行适用性检讨,需要修订的应修订后重新发布,不需修订的 应重新确定检视日期。

管理流程更新: 文件管理流程: 全院性文件 部门/科室内部文件 部门/科室起草文件 部门/科室负责人审核 部门/科室负责人审批签发 分管院领导会签 院长签发 全院发布文件 院务部保管 内部发布文件 内部保管 督促定期检视 每两年检视 文件管理流程:

排版技巧 设置页眉内页码方法: 点击页眉内需要设置页码处-点击左上角菜单页码, 下拉菜单-当前位置 设置首页无页眉方法: 点击设计菜单-左上角页码,下拉菜单-设置页码格 式,起始页码设置为0,点击设计菜单-中间首页不 同

增加目录技巧 将每一级别标题在样式中设置好, 将光标置于需要插入目录处,选择引用菜单下的-目 录,选择下拉菜单的目录样式即可 如页码调整,则点击引用菜单下的-更新目录,按提 示选择范围即可

角色与责任 Roles and Responsibilities 院务部:统筹全院文件管理工作。通过经常性检视、培训、督促等方式确保文件 管理流程的正确实施。响应部门\科室反应的文件管理问题,推动文件管理流 程的完善。 部门\科室:制订文件的部门/科室为文件负责机构,承担文件的起草、报审、执 行、监督、检视、修订职责。文件在执行过程中,如有疑问,由制订文件的部 门/科室负责解释。 部门\科室负责人:各部门/科室负责人应确保员工知悉、了解已经发布的文件并 严格执行。 部门\科室职员 :应执行已发布的制度,如发现问题(如缺乏对应制度,没有足 够培训,没有相应设备等),需及时报告部门\科室负责人。 部门\科室文件\档案管理员 :负责文件的推广、落实、检视和维护工作。定期监 测文件执行情况,并根据实际情况对文件进行维护。文件一般应每2年检视一 次,但涉及高风险因素的文件检视期应不超过1年。检视期满前2个月,进行适 用性检讨,需要修订的应提交修订后重新发布,不需修订的应重新确定生效日 期。

角色与责任 Roles and Responsibilities 部门\科室文件\档案管理员工作内容 1.文件备份:将现有内部文件的名称、生效日期、检视日期、做成 EXCEL表送至院务部:zhuzy@hku-szh.org; 2.形成制度:一旦有新的内部文件或重订内部文件,应将信息通知给院 务部; 3.规范文书:逐步对内部文件按规则编码、格式规范,形成内部文件电 子版数据库和纸质版档案。 院务部不定期检查部门\科室文件管理情况,包括数据库和档案保存 情况。

小结Conclusion 2015年2月起,纳入文件控制系统的政策文件范围由原来的全院执行 的文件扩展到部门、科室内部执行的文件。 医院政策性文件按照统一格式进行编码与排版,有效期的设置能使政 策文件得到及时的检视与更新。 院务部及各科室设置专门的档案管理人员对此进行规范,并定期进行 档案管理员、部门\科室职员的培训,以保障文件制度的推广落实。

行文格式规范 简要版

一、标题要求 (一)正文必须要有标题(封面除外)。标题使用二号小标宋体字。 (二)标题字数较多时,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意 完整,排列对称,间距恰当。多行标题的排列方式一般是正宝塔、倒宝 塔或棱形。 (三)标题应当准确简要地概括正文的主要内容并标明正文种类。标题中 除规范性文件名称加书名号外,一般不用标点符号。如有副标题则回行 居中,字体使用四号楷体。如标题下附属单位名称和时间则用()括住 ,字体使用四号楷体,单位名称与时间间隔两个空格,时间使用数字形 式,如:(香港大学深圳医院  2012年3月11日)

二、正文的要求 (一)正文要与标题隔一行。 (二)正文字体 使用三号仿宋体字。每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回 行。文中一级标题使用三号黑体,二级标题使用三号楷体,三级标题使 用三号仿宋体加粗,四级以下级标题与正文字体相同。一级标题后若回 行不使用标点。

二、正文的要求 (三)全文层次序号的使用 1.第一层为“一、”,以下可排二、三、四、五、六、七、八、九、十、 等。 2.第二层为“(一)”,以下可排(二) (三) (四)等,此序号是从 插入中的特殊符号里选择,不采用输入法输入,括号后面不得添加任何 标点。 3.第三层为“1.” 1后面添加的是圆点,而不是顿号或句号。以下可排2. 3. 4. 5. 6. 7.等。 4.第四层为“⑴”,此序号是从插入中的特殊符号里选择,不采用输入法 输入,括号后面不得添加任何标点。⑴以后可排⑵ ⑶ ⑷ ⑸等。 5.第五层为“①”,此序号是从插入中的特殊符号里选择,圆圈后面不得 添加任何标点,①以后可排② ③ ④ ⑤⑥等。此序号还可以不单独作为 标题序号在句子里使用。

二、正文的要求 (四)行文格式 1.每个自然段的首行必须左空两格(包括序号)。一级标题前面不空格。 2.请示、报告、通知等有称谓的,文章的第一行称谓须顶格。 (五)引用内容 正文中如有引用的内容则必须准确无误,必要时用括号加以标注。引用 公文应先引标题,后引发文字号。引用公文标题使用简称时,先用全称 ,并注明简称。 (六)附件格式 应当注明附件顺序和名称。先在正文下一行左空两格用三号仿宋体字标 识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如 “附件:1.×××××”);附件名称后不加标点符号。附件应与公文 正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标 识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。

三、落款及时间 落款及时间 (一)正文结尾要有单位名称(全称或规范简称)。单位名称一般在正文 的右下方适当的位置,右空两格。 如全称:香港大学深圳医院,简称:港大医院。 (二)时间在单位名称的下一行,右顶格。 (三)落款多个单位时,应该每个单位占一行,两端对齐。

四、排版及印章 一般采用国际标准A4型(210mm*97mm),左侧装订。 版式通用word,页边距上下2.54厘米,左右2.7厘米,行距一般为固定 值30磅。 如有特殊要求,另行处理。 公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外,应加盖印章。 联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都 应加盖印章。

ACHS认证倒计时32天 如有问题,请联系院务部 8789,8788 Thank you!