檔案立案編目 1

課程大綱 檔案整理 檔案分類 檔案編案 檔案編目 2

檔案整理目的 根據檔案案情或性質進行排列 及建立關聯，以利： 保管 清理 調閱使用

檔案整理單元 案卷： 分年度案卷 跨年度案卷 案件： 具體表現案件間之關聯性並反映業務活動情形之案件組合。 檔案整理最小單元。 指收文或發文連同其簽辦或創簽之文件。 1案件包含1份或多份文件、公文書。

檔案整理單元：案件 案情關聯之文件資料，宜併入同一案件。 例： ＯＯ機關來函 請釋法規 1.台北市政府發函請內政部表示意見 2.台北市政府參依內政部意見函復ＯＯ機關 內政部------都市更新建築容積獎勵辦法 台北市政府------臺北市都市更新自治條例 第10條 都市更新事業計畫送本市都市更新審議委員會審議通過 第21條都市更新事業計畫範圍內建築基地另依其他法令規定申請建築容積獎勵者， 應將該等相關計畫納入都市更新事業計畫中，且其申 請獎勵項目之性質不得重複。 內政部函復 台北市政府 5

檔案整理作業步驟 賦予各案件分類號，聚集同分類號之案件。 彙集同一分類號下性質相同或案情連續之案 件組成「案卷」，並賦予案名及案次號。 Step 1：分類 賦予各案件分類號，聚集同分類號之案件。 Step 2：編案 彙集同一分類號下性質相同或案情連續之案 件組成「案卷」，並賦予案名及案次號。 查檢已立案卷。 依案件案情判斷併舊案，或另立新案。 Step 3：立卷 將案卷內各案件依文件產生日期先後排序， 彙整成卷，賦予卷次、目次號。

檔案分類原則 案情相同者歸入同一類目 分入專屬類目 分入最適切類目 涉及二類目以上 重要,具體 7

檔案編案原則 同一分類號案件 重要案件：一事一案 依檔案案情編案 依檔案性質編案 適用於案情相同或關聯者。 適用於案件案情無關聯，但性質相同者。 8

檔案編案原則(續) 同一案卷內容如因案情複雜、 數量過多或重要性不一，可再 依案件內容或保存價值，分立 數案，俾利後續保管、清理及 查找等。 9

檔案編案例示 重要案件：一事一案 機關重要專案、計畫或業務活動 例1：「濱江市場改建工程塌陷」 例2： 「921減稅專案」 例4：「中興新村藝術村構建計畫」 例5：「萬大路市有地開發」

檔案編案例示(續) 於分類號下編立一案 案件案情無關聯，性質相同者 例1：分類號0213「兒童遊戲場管理」下編立單一案卷 「公園兒童遊戲場管理」 例2：分類號0342.1 「公共電話設立協調」下編立單一 案卷「公共電話設立協調」 例3：分類號2283 「門牌證明」下編立單一案卷「門 牌證明」 例4：分類號03070503「學生平安保險」下 編立單一案卷「學生平安保險」

檔案編案例示(續) 於分類號下編立不同案卷 案件過多、案情複雜 依案情涉及主題/性質區分 例1：分類號265002「僱(臨)」用人員案件」下編列之案名 桃園縣政府替代役男管理案 桃園縣政府國防役男管理案 桃園縣政府約聘僱人員管理案 例2：分類號0011.1類目「營繕工程」下編列之案名 下水道工程案 道路工程案 建築工程案

檔案編案例示(續) 分類號13302「所屬機關人員任免」下分立 依案情涉及機關/團體/個人區分 八德市公所人員任免案 平鎮市公所人員任免案 大溪鎮公所人員任免案

檔案編案例示(續) 依案情涉及時間/階段區分 桃園縣97年人口統計報表案 桃園縣98年人口統計報表案 桃園縣99年人口統計報表案 分類號1236「戶籍人口統計」下編列之案名 桃園縣97年人口統計報表案 桃園縣98年人口統計報表案 桃園縣99年人口統計報表案

檔案編案例示(續) 分類號0043.2 「不動產管理」下編列之案名 台北市政府中山區眷舍土地清理案 台北市政府大安區眷舍土地清理案 依案情涉及地域區分 分類號0043.2 「不動產管理」下編列之案名 台北市政府中山區眷舍土地清理案 台北市政府大安區眷舍土地清理案 台北市政府北投區眷舍土地清理案

案名編列注意事項 詞彙用語 直接明確 前後一致 避免過度節略或冗長 避免贅字  以「會事所」代表「會計師事務所」  南區請准國內包裹股投遞業務處理  國內包裹投遞 前後一致 時間、機關(構)或團體名稱 避免過度節略或冗長 　  以「會事所」代表「會計師事務所」 案名：修正防制洗錢注意事項增列疑似洗錢之態樣 案名：洗錢防制 避免贅字 有關SARS捐款用途乙案 SARS捐款用途案 16

案名編列原則(續) 揭示內容 表達案情 收受外機關贈書案 稅務行政備查、週知案 台北縣政府財產增減報表案 高雄縣政府縣務會議案 案名：其他 收受外機關贈書案 案名：綜合業務 稅務行政備查、週知案 案名：報表 台北縣政府財產增減報表案 案名：會議 高雄縣政府縣務會議案 案名：法規及釋疑、相關法令 文書管理法規及釋疑案 他機關函轉法規及解釋案 17

案名編列原則(續) 揭示內容(續) 涵蓋性 標示特定時間或屆次 案卷內容含括研究生獎助學金委員會會議、工作報告及各項作業 案名:研究生獎助學金委員會工作報告案 案名:研究生獎助學金委員會案 標示特定時間或屆次 案名：提案 案名：國民大會年第屆修憲提案 18

分類與編案之關係 維持分類表之穩定性 類目名稱 vs.案名 屬個案性質之名稱 不適合作為類目名稱 以編案方式處理

分類與編案之關係(續) 分類表穩定性高 分類表穩定性低 編 案次1：台北分局催欠費用案 案次2：北區分局催欠費用案 編　案次1：台北分局催欠費用案 　　案次2：北區分局催欠費用案 案 案次3：中區分局催欠費用案

檔 號 年度號 分類號　案卷 案次號　 案件　　　 卷次號 目次號　　　　 　 檔號≠分類號 　 跨案卷次號不連續 跨卷目次號不連續 21

檔 號(續) 年度號 / 分類號 / 案次號 / 卷次號 / 目次號 違建拆除 案名 001 0091 210 001 1 萬丹鄉違拆案 年度號 / 分類號 / 案次號 / 卷次號 / 目次號 001 0091 210 001 1 萬丹鄉違拆案 2 屏東市違拆案 3 車城鄉違拆案 違建拆除 002 002 目次 類目名稱 案名 卷次

年度號編列 年度號 文件產生日期 案卷內案件起始之年份 檔案整理方式 分年整理 跨年整理 實例 : 檔案影像數位化案 年度號 : 88 文件產生日期 : 88年2月1 日 ： 91年3月1日 　　　　　　　 ： 23

檔案編目 指就檔案之內容及形式特徵， 依機關檔案編目規範著錄 整理後，製成檔案目錄　 24

檔案編目之目的 內部指引使用 外部查詢應用 經由目錄訊息，揭示檔案涵蓋重點，作為機關 檔案管理者及使用者對於檔案內容及形式特徵 之指引。 作為機關檔案檢索工具，提供社會大眾透過目 錄訊息公布，瞭解該機關重要施政情形，提供 檔案利用途徑，促進檔案開放應用。

檔案編目單元 檔案著錄包括案件及案卷二層級，回溯 編目得僅以案卷層級著錄 案件 案卷 收文或發文連同其簽辦或創簽之文件 檔號 關聯案件之組合 檔號之年度號、分類號、案次號 26

檔案編目單元(續) 圖示 分類號 案1 案2 案卷 案件 卷1 卷2 卷1 卷2 目1 目2 目1 目2 目1 目2 目1 目2

著錄來源 案件層級 發(來)文機關全銜,文別,受文者,機密等級及保 密期限或解密條件,保存年限,發(來)文日期,發 (來)文字號,本文及附件等 案卷層級 案件內容,案卷目次表,案卷封面及卷脊等 28

著錄時機 案件層級之著錄,於編案時辦理 案卷層級之著錄,於所涉案情半年內未繼續辦 理時為之。 案件層級 案卷層級 6個月無新增案件之案卷 結案 29

案卷層級著錄項目 案名項 檔案產生者項 密等及保存年 限項 檔案應用項 相關編號項 日期項 媒體型式項 檔案外觀項 關聯項 主題項 附註項 30

案名項 案名:扼要表達案卷內容之名稱 並列案名:著錄外文之案名 其他案名:補充說明之案名 31

檔案產生者項 著錄產生與管有該檔案之機關(構),團體或個人及對案 情具有重要影響程度之機關(構),團體或個人 以3個為限 檔案產生機關 vs.管有機關 例：A機關裁撤，檔案移交B機關接管。本項目應著錄：A，B。 非著錄案件之發、來文者 32

密等及保存年限項 機密等級:案卷內最高密等 保存年限:案卷內最高保存年限 33

檔案應用項 應用限制 應用註記 複製限制 開放、限制開放、不開放 註記檔案因相關法規或特殊情形不宜於 三十年內開放 註記檔案有不宜複製或部分提供複製者， 其相關限制規定或情形 34

相關編號項 檔號:年度號,分類號及案次號 其他編號 足以辨識或查詢該檔案(如：特殊媒體檔案、 訴訟案)之編號，作為查檢或管理之資訊。 35

日 期 項 案卷內文件起迄日期 著錄案卷內最早和最晚之文件產生日期 例：民國88年1月15日至89年12月31日 36

檔案外觀項 檔案數量(不含附件) 檔案計量單位 例:20卷500件(件數為非必要) 外觀細節 特殊媒體檔案 37

檔案外觀項(續) 外觀細節 地圖:比例尺、投影法及經緯度及晝夜平分點等 錄音資料:規格、錄音方式、放音速度、音軌及聲道等 例：1:250,000(比例尺) ；圓錐等距投影法(投影法) 錄音資料:規格、錄音方式、放音速度、音軌及聲道等 例：卡式(規格)；類比(錄音方式)；50分鐘(放音時間)；33 1/3轉/分(放音速率) 電影片及錄影資料:規格、聲音、色彩及片幅寬度等 例：盤式(規格)；90分鐘(放映時間)；有聲(聲音)；24幅/秒(放映速度) 38

關 聯 項 案情摘要 可參照之有關案卷 得著錄該有關案卷之案名及檔號 39

案情摘要著錄原則 何謂檔案案情摘要:描述案卷案情大要內容,且不加入 個人闡述或評論之簡短文字。 著錄原則: 敘明案卷性質，重要性或目的；若於案名中可明確表達，則毋 需於案情摘要中重複。 敘明重要案情、結果、結論、過程或重要數據及附件。 案卷內容涉及之關鍵人、事、時、地及物等。 用詞應簡潔、明確及具體。 40

案情摘要著錄原則(續) 一般著錄原則: 敘明本機關於案情中之角色(如：主辦、協辦、 配合上級執行、配合他機關作業等) 非僅羅列案卷涵蓋之文件或工作項目名稱，應敘 明辦理重點(如： 「辦理績效獎金發給作業規定 修訂」，而非「績效獎金發給作業規定」) 41

案情摘要著錄原則(續) 案卷內案件案情具關聯者 案卷內案件案情無關聯者 敘明案情辦理目的、過程或重要案情、結果 涉及對象 包含之重要資料、數據 案卷內案件案情無關聯者 歸納敘明案卷性質、資料類型或重要案件 歸納敘明涉及期間、區域、對象類型、或內容 等 包含之重要資料

案情摘要範例 案名：里民大會 案情摘要：桃園縣政府函送各里辦公處有關99 年度桃園縣里民大會工作籌備會議日程及紀錄、 里民大會場數及里數調查、督導年度里民大會 工作計畫；各里研提建議事項；桃園縣政府暨 所屬機關就各該建議事項回復情形。

案情摘要範例(續) 案名:公務車管理 案名:後備軍人異動 案情摘要:桃園縣政府辦理公務車調派申請及定 期維修保養事宜。 案情摘要:平鎮市公所收受或發文通報他機關辦 理後備軍人住所地址異動事宜。 44

案情摘要範例(續) 案名:西濱快速道路工程道路用地徵收補償 案名:921建物受損鑑定補強 案情摘要:台南縣政府配合交通部公路總局西部濱海公 路南區工程處辦理將軍溪南至八洞寮段道路用地之地 價與地上物補償、土地增值稅免徵、所有權移轉登記 及地上物勘查鑑價；另含受理民眾陳情工程補償案件。 案名:921建物受損鑑定補強 案情摘要:臺北市立圖書館總館因921地震受損，辦理 建物受損鑑定、結構補強及修復工程。

主 題 項 檔案內容涉及 主題 人名 機關(構)、團體 地點或地名 時間 行政施政知識分類號 46

主 題 項(續) 案名: 100年度甄審考績會議 主題：甄補科員、專門委員、科長及專員 各2名及提報模範公務員  主題：有關英語能力之職務修正及陞任評 分 主題：人事甄審 主題：人員考核     47

主 題 項(續) 案名:教師甄選介聘       主題：中等以下學校教師遷調甄聘作業流程 主題：教師缺額調查表及學校校長職缺公告 主題：教師甄聘 主題：教師資格審查 主題：教師證書核發 主題：桃園縣立平鎮國民中學代理教師甄選 辦法       48

主 題 項(續) 案名:教師甄選介聘 主題1: 教師甄聘 主題2: 教師資格審查 主題3: 教師證書核發 49

附 註 項 針對各著錄項目需補充或解釋之必要事 項。 例： 檔案現況註 檔案部分內容遭蟲蛀待修補。 語文註 檔案部分內容為英文。 50

案件層級著錄項目 案由項 發來(文)者項 文件形式項 密等及保存年 限項 相關編號項 日期項 媒體型式項 檔案外觀項 關聯項

案 由 項 案由:扼要表達案件主旨或事由之文字 並列案由:著錄外文之案由 其他案由:補充說明之案由 52

案由著錄原則 案由:轉發檔案管理局檔徵字第0910002587號 函。 案由:轉發公文附件在二頁以上者之騎縫處加 蓋章戳 釋疑函。 摘錄內容 案由:轉發檔案管理局檔徵字第0910002587號 函。 案由:轉發公文附件在二頁以上者之騎縫處加 蓋章戳　 釋疑函。 語意完整 轉行政院人事行政局函釋有關推動市(縣)港合 一政策，促進商港與地方共榮發展，於國際商 港所在地之直轄市或縣(市)成立冠以該港 53

發(來)文者項 主要發(來)文者 次要發(來)文者 受文者 最多著錄2個 超過2個 內政部營建署,內政部警政署等 最多著錄3個 超過3個 檔案管理局,內政部,內政部營建署等 54

發(來)文者項(續) 以內政部檔案為例 例1 內政部會銜外交部發予台北市政府之案件 例2 內政部收受外交部會銜經濟部之案件 例1　內政部會銜外交部發予台北市政府之案件 　 主要發文者：內政部 　 次要發文者：外交部 　 受 文 者：台北市政府 例2 內政部收受外交部會銜經濟部之案件 　 主要來文者：外交部 　 次要來文者：經濟部 55

發(來)文者項(續) 例3 內政部創簽 例4 內政部收受外交部來文並函復外交部 案件 主要發文者：內政部 主要發文者：內政部 例3 內政部創簽 　 主要發文者：內政部 例4 內政部收受外交部來文並函復外交部 案件 主要發文者：內政部 　 主要來文者：外交部 　 受 文 者：外交部 56

文件形式項 文別：函．令．公告．．等 本別：正本．副本．定稿．稿本．．等 來文 發文 正本或副本 定稿：經長官核判之原件 稿本：涵蓋定稿及草稿等 定稿併同草稿歸檔者 57

密等及保存年限項 機密等級 保密期限 解密條件 保存年限 58

相關編號項 收、發及來文字號 檔號 電子或微縮編號 例：002-005,012 其他編號 59

相關編號項(續) 收、發(來)文字號著錄原則 代字 數字(以阿拉伯字著錄) 例示 原件所載:台外二字第三六號 著錄內容:台外二字第0036號 60

日 期 項 文件產生日期 發文或來文日期或簽署日期 核判或發布日期 編製日期或設計日期 61

媒體型式項 紙本 照片、底片 圖表、工程圖、地圖 微縮片、幻燈片 磁片、磁帶、光碟、硬式磁碟 錄音帶、錄影帶、電影片 62

檔案外觀項 檔案數量 檔案計量單位 附件 附件名稱 附件媒體型式 附件數量及單位 外觀細節 63

關 聯 項 可參照之有關案件 所屬案名 64