会计档案管理 山东省档案局馆室业务处
会计档案管理： 中华人民共和国财政部 国家档案局令第79号 ——会计档案管理办法 2016年1月1日起实施 适用于国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织。不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位和依法建账的个体工商户,其会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等参照本办法执行。
管理检查职责分工 会计档案工作接受财政部门和档案行政管理部门的共同监督、指导和检查。 A 会计档案工作接受财政部门和档案行政管理部门的共同监督、指导和检查。 B 单位档案管理机构负责管理本单位的会计档案或者委托具备档案管理条件的单位代为管理。
制度保障 单位应建立会计档案收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度。 采取防护技术和措施，保证电子会计档案的真实、完整、可用和安全。
下列会计资料应当进行归档: (一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证; (二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿; (三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告; (四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
职责分工 各单位会计管理机构按照归档范围和归档要求，定期对会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。 单位会计管理机构在办理会计档案移交时，编制会计档案移交清册和移交清单。 出纳人员不得兼管会计档案
会计档案保管清册： 顺序号、责任者、会计档案名称（题名）、卷号、册数、起止时间、保管期限、备注 会计档案移交清册： 会计档案名称（题名）、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限以及经办人和监交人的签名。
年度：填写需要移交的会计档案所属年度，用4位阿拉伯数字填写。 种类和数量 移交部门及移交人：由单位内财务部门及其管理人员填写并盖章签字。 会计档案移交清单 年度：填写需要移交的会计档案所属年度，用4位阿拉伯数字填写。 种类和数量 移交部门及移交人：由单位内财务部门及其管理人员填写并盖章签字。 接收部门及接收人：由单位内档案部门或接收会计档案的有关部门及其管理人员填写并盖章签字。 监交人：由监督办理接交档案手续的人员签名。 移交时间：填写办理会计档案移交手续的年月日。 备注：填写移交范围的会计档案中需标明的情况。
电子会计档案： 第七条 单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。 第七条 单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。 新办法肯定了电子会计档案的法律效力，电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理（2013年，国家税务总局印发了《网络发票管理办法》，同年，国家发改委、财政部等13个部位印发《关于进一步促进电子商务健康发展有关工作的通知》） 电子会计档案的移交与接收： 电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。 会计档案的接收分为单位内部会计管理机构向档案管理机构移交的接收和单位之间的移交接收两个层面。对前者要求“单位档案管理机构接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收”；对后者要求“档案接收单位应对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接受的电子会计档案的准确、完整、可用、安全。
仅以电子形成保存的电子会计档案，满足以下条件： (一)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;（真实） (二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;（准确完整可用） (三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;（准确完整可用）
(四)采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;（安全） (五)建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;（安全） (六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。（准确完整可用） 此外，满足以上条件,单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。（真实）
单位内部生成的电子会计资料满足1-6条 外部接受的电子会计资料满足1-7条
移交时限： 当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由单位会计管理机构临时保管一年,再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经单位档案管理机构同意。 单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定。
纸质会计档案移交与接收要求： 纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。 单位档案管理部门接收纸质会计档案时应保持原卷册的封装，需要重整的，要会同会计机构的经办人员共同拆封整理，以分清责任。
利用： 一般不外借，确因工作需要的，应严格按照规定办理相关手续
保管期限： 会计档案的保管期限为永久和定期两类。定期又分为10年、30年。 附表的保管期限为最低保管期限 从会计年度终了的第一天算起
会计档案的鉴定： 单位应当成立会计档案鉴定委员会，定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。 会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头,组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。 是否每年开展鉴定视具体情况
销毁： 1、单位档案管理机构编制会计档案销毁清册 2、单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。 3、单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作。纸质会计档案，档案管理机构与会计管理机构共同派员监销。电子会计档案,由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。
会计档案销毁清册：销毁档案的名称（题名）、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间以及单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人的签字和监销人员的签字。
单独抽出立卷或转存的会计档案,应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。 单独抽出立卷或转存的会计档案,应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的,在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案,按照国家档案管理的有关规定处置。 单位分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立后原单位解散的,其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置,各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按照规定办理交接手续。 单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案,应当由原单位保管,承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证,应当单独抽出由承接业务单位保存,并按照规定办理交接手续。 单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的,原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。单位合并后原各单位仍存续的,其会计档案仍应当由原各单位保管。
建设单位在项目建设期间形成的会计档案,需要移交给建设项目接受单位的,应当在办理竣工财务决算后及时移交,并按照规定办理交接手续。 单位委托中介机构代理记账的,应当在签订的书面委托合同中,明确会计档案的管理要求及相应责任。
新旧《会计档案管理办法》的衔接 1、2016年1月1日起，最低保管期限按照新办法执行 2、已到期限，2015年12月31日前完成鉴定可以销毁但未进行销毁的，按新办法组织销毁。鉴定继续保留的，按照新办法保管期限执行。 3、已到期限，2015年12月31日前未进行鉴定，按照新办法进行鉴定。 4、未到原办法规定的最低保管期限的会计档案，按照新办法重新划定保管期限。
5、新办法实施前已经用计算机管理会计核算和会计档案管理的，其工作符合《企业会计信息化工作规范》的要求，并满足新办法第八条、第九条的条件的，可以仅以电子形式归档保管。 6、2014年前形成的电子会计资料一律按照老办法执行归档。 7、各单位根据新办法仅以电子形式保存的会计档案，原则上从一个完整会计年度的年初开始，以保证在其会计年度会计档案保管形式的一致。
单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的,应当按照国家有关规定执行。 违反此办法的单位和个人，受到《会计法》和《档案法》的处理处罚。
谢谢大家