《计算机应用基础》 第六章 Access数据库管理系统 厦门大学非计算机专业公共课程 《计算机应用基础》 第六章 Access数据库管理系统 林子雨 厦门大学计算机科学系 E-mail: ziyulin@xmu.edu.cn 厦门大学 《计算机应用基础》 2009年10月

课程大纲 6.1 数据库的基本概念 6.2 数据库的创建 6.3 表处理 6.4 数据查询 6.5 窗体的设计 6.6 其他操作 6.1 数据库的基本概念 6.2 数据库的创建 6.3 表处理 6.4 数据查询 6.5 窗体的设计 6.6 其他操作 厦门大学 《计算机应用基础》 林子雨 2009年10月

6.1 数据库的基本概念 6.1.1 数据库概述 6.1.2 Access简介 厦门大学 《计算机应用基础》 林子雨 2009年10月

6.1.1 数据库概述 1. 数据元素 :数据元素存放于字段(Field)中，数据表中的每一个字段均具有一个惟一的名字（称为字段名）。 2. 数据元组 :数据元组被称为记录（Record）。数据表中的每一个记录均具有一个惟一的编号，称为记录号 . 3. 数据表:具有相同字段的所有记录的集合称为数据表。数据库中的每一个数据表均具有一个惟一的名字，称为数据表名 . 4. 数据库:数据库是以一定的组织方式存储的一组相关数据项的集合，除了表现为数据表的集合外，还包含对数据进行各种基本操作的对象的集合。 厦门大学 《计算机应用基础》 林子雨 2009年10月

6.1.2 Access简介 在Access数据库中，任何事物都称之为对象。Access数据库包括表、查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块七种对象。表对象在Access数据库的7种对象中处于核心地位，它是一切数据库操作的目标和前提，其他6种对象都会和它打交道，用户的数据输出、查询都以表对象作为数据源，用户输入的最终目的是向表对象存储数据 Access数据库中的数据存放在各种不同结构的表中，表以数据表格的形式出现，每个表都拥有自己的表名和结构 厦门大学 《计算机应用基础》 林子雨 2009年10月

6.2 数据库的创建 启动Access，单击“新建”选项组下的“空数据库”按钮。输入数据库文件名 6.2 数据库的创建 启动Access，单击“新建”选项组下的“空数据库”按钮。输入数据库文件名 通过数据库窗口可以看到数据库中的所有对象。数据库窗口包括三个部分：上边是“数据库窗口工具栏”、左侧是“对象控制面板区”、右侧是“对象列表区”。工具栏包括一些常用的命令，如打开、设计、新建等按钮。对象控制面板区是对数据库对象类型的选择，即在表、查询、报表、页等之间进行切换。用鼠标单击对象控制面板区的某一按钮，就会显示出相应类型的对象集合，然后用户就可以选择某一对象进行操作或者新建一个对象。对象列表区显示的是与对象类型相对应的已经创建的数据库对象 厦门大学 《计算机应用基础》 林子雨 2009年10月

6.3 表处理 6.3.1 建立表 6.3.2 编辑数据表 6.3.3 修改表结构 6.3.4 格式化数据表 6.3.5 排序记录 6.3 表处理 6.3.1 建立表 6.3.2 编辑数据表 6.3.3 修改表结构 6.3.4 格式化数据表 6.3.5 排序记录 6.3.6 筛选记录 厦门大学 《计算机应用基础》 林子雨 2009年10月

6.3.1 建立表 6.3.1.1 使用表设计器创建表 6.3.1.2 通过导入数据创建新表 6.3.1.1.1 字段命名的命名规则 6.3.1 建立表 6.3.1.1 使用表设计器创建表 6.3.1.1.1 字段命名的命名规则 6.3.1.1.2 确定字段的数据类型 6.3.1.1.3 设置字段的常规属性 6.3.1.1.4 定义主键 6.3.1.2 通过导入数据创建新表 厦门大学 《计算机应用基础》 林子雨 2009年10月

单击数据库窗口中的表对象，双击“使用设计器创建表”选项，打开表的设计视图 6.3.1.1 使用表设计器创建表 单击数据库窗口中的表对象，双击“使用设计器创建表”选项，打开表的设计视图 输入表中各字段的名称、数据类型、设置属性等，确定主键。在“文件”菜单中执行“保存”命令或在工具栏上单击“保存”按钮，保存新表 厦门大学 《计算机应用基础》 林子雨 2009年10月

6.3.1.1.1 字段命名的命名规则 字段名最长可达64个字符（包括空格） 字段名可以包含字母、数字、汉字和其他符号 6.3.1.1.1 字段命名的命名规则 字段名最长可达64个字符（包括空格） 字段名可以包含字母、数字、汉字和其他符号 字段名不能包含句号（。）、感叹号（！）和方括号（[]） 不能用空格作为字段名的第一个字符 厦门大学 《计算机应用基础》 林子雨 2009年10月

单击“数据类型”列中的下拉按钮，可看到系统预设的各种数据类型，在选择其中之一即可 6.3.1.1.2 确定字段的数据类型 单击“数据类型”列中的下拉按钮，可看到系统预设的各种数据类型，在选择其中之一即可 数据类型包含：文本 ，数字 ，日期/时间 ，是/否 ，备注 ，OLE对象 ，货币，自动编号，超级链接等 厦门大学 《计算机应用基础》 林子雨 2009年10月

6.3.1.1.3 设置字段的常规属性 1)“字段大小”属性 2)“格式”属性 3)“小数位数”属性 4)“输入掩码”属性 5)“标题”属性 6.3.1.1.3 设置字段的常规属性 1)“字段大小”属性 2)“格式”属性 3)“小数位数”属性 4)“输入掩码”属性 5)“标题”属性 6)“默认值”属性 7)“有效性规则”属性 8)“有效性文本”属性 9)“必填字段”属性 10)“索引”属性 厦门大学 《计算机应用基础》 林子雨 2009年10月

6.3.1.1.4 定义主键 主键由一个或多个字段构成，它使记录具有唯一性。定义主键的操作步骤： 6.3.1.1.4 定义主键 主键由一个或多个字段构成，它使记录具有唯一性。定义主键的操作步骤： 在表设计视图中单击要定义为主键的字段名或选定多个字段． 单击工具栏上的主键按钮 如果在建立新表时没有指定主键，Access在保存表时会询问是否要定义主键，单击“是”按钮就自动建立一个主键，该主键是一个自动编号数据类型，对输入的记录，Access将在该主键字段中自动设置一个连续数字。 表中建立主键后，在增加新记录时，必需在主键字段中输入一个值。不允许在主键字段中存在空（Null）值，并且不允许在该字段中出现重复的数据。 厦门大学 《计算机应用基础》 林子雨 2009年10月

6.3.1.2 通过导入数据创建新表 可通过从另一个数据库文件中导入数据的方法，在Access数据库中创建一个新表。可作为新表数据来源的数据库文件可以是用当前版本Access制作的，也可以是用Access早期版本制作的，甚至可以是用其他程序（如Excel，dBase，Foxpro或Paradox）制作的。 导入数据表的过程如下： 打开要导入数据的数据库，在数据库窗口的“表”选项下单击“新建”，打开“新建表”对话框，选择“导入表”选项，然后单击“确定”，打开“导入”对话框，单击“文件类型”下拉列表框，选择文件类型，选择要导入的文件名，单击“导入”按钮。然后按屏幕提示操作即可建立新表。 厦门大学 《计算机应用基础》 林子雨 2009年10月

6.3.2 编辑数据表 1. 添加新记录：单击数据表底部的按钮，或工具栏上的“新记录”按钮，把光标定位到最后一条记录的第一个字段处，输入数据，按“Tab”键或“Enter”或光标移动键将光标移到下一字段，继续输入下一字段的数据。 2. 保存记录 ：每当把光标移动到不同的记录或关闭该表时，所编辑的记录值将被保存到表中。 3. 修改记录 ：将光标移到要修改的记录，输入新的数据，即用新数据替代旧数据 4. 查找与替换 ：单击“编辑”菜单中的“查找”命令可实现对字段的数据进行“查找”或“替换”操作。 ５. 删除记录 ：单击记录的最左端，选择需要删除的记录。按Delete键或单击工具栏上的“删除记录”按钮即可。 厦门大学 《计算机应用基础》 林子雨 2009年10月

要修改表的结构，可以在“数据表视图”或“设计视图”中进行。 在“数据表视图”下，右击字段名可重命名字段名、插入新字段、删除字段等。 6.3.3 修改表结构 要修改表的结构，可以在“数据表视图”或“设计视图”中进行。 在“数据表视图”下，右击字段名可重命名字段名、插入新字段、删除字段等。 在“设计视图”下，可修改字段名、数据类型和属性，可插入和删除字段。 在“数据库”窗口，右击表对象可以对表进行复制、重命名、删除等操作。 厦门大学 《计算机应用基础》 林子雨 2009年10月

6.3.4 格式化数据表 改变行高 改变字段顺序 隐藏列 显示列 冻结列 解除冻结 设置数据表格式 设置字体 6.3.4 格式化数据表 改变行高 改变字段顺序 隐藏列 显示列 冻结列 解除冻结 设置数据表格式 设置字体 厦门大学 《计算机应用基础》 林子雨 2009年10月

6.3.5 排序记录 打开一个表，Access以表中的主键值大小为序显示各记录。如果在表中没有定义主键，则按照记录在表中的物理位置显示记录。如果想改变记录的显示顺序，则需要在数据表视图中对记录进行排序。 将光标移到需要排序的列，单击工具栏上的“升序”或“降序”按钮，Access将快速进行排序，并在数据表视图中按新的排序结果显示各纪录。 厦门大学 《计算机应用基础》 林子雨 2009年10月

利用“查找”命令，可以在数据表中浏览与用户条件匹配的记录。而利用“筛选”命令，可以显示所有与用户条件匹配的记录。 6.3.6 筛选记录 利用“查找”命令，可以在数据表中浏览与用户条件匹配的记录。而利用“筛选”命令，可以显示所有与用户条件匹配的记录。 (1)按选定内容筛选 (2)内容排除筛选 (3)按窗体筛选 (4)高级筛选/排序 厦门大学 《计算机应用基础》 林子雨 2009年10月

6.4 数据查询 6.4.1 数据查询介绍 6.4.2 在设计视图中创建查询 6.4.3 创建汇总查询 6.4.4 建立操作查询 6.4 数据查询 6.4.1 数据查询介绍 6.4.2 在设计视图中创建查询 6.4.3 创建汇总查询 6.4.4 建立操作查询 厦门大学 《计算机应用基础》 林子雨 2009年10月

6.4.1 数据查询介绍 查询是对数据库中的数据进行查找或对数据进行更新操作。利用查询可以按照不同的方式查看、更改和分析数据。 6.4.1 数据查询介绍 查询是对数据库中的数据进行查找或对数据进行更新操作。利用查询可以按照不同的方式查看、更改和分析数据。 查询可以基于多个表，而且可以对查询结果进行统计和计算，或者生成新的数据表，从而使数据中隐含的信息能够更清晰地表示出来；通过查询还可以完成对大量数据的修改，如更新、删除等。Access还可以把查询操作作为一个对象保存在数据库中。 查询对窗体和报表提供了有力的支持。Access数据库中窗体、报表和数据访问页对象都只能有一个数据源，但如果它们以一个基于多表的查询为数据源，就相当于可以有多个数据源。 在Access中，可创建的查询共有五种类型，分别是选择查询、交叉表查询、操作查询、SQL查询和参数查询。 厦门大学 《计算机应用基础》 林子雨 2009年10月

6.4.2 在设计视图中创建查询 6.4.2.1 创建查询的方法 6.4.2.2 查询设计窗口中各选项的作用 6.4.2.3 运行查询 6.4.2 在设计视图中创建查询 6.4.2.1 创建查询的方法 6.4.2.2 查询设计窗口中各选项的作用 6.4.2.3 运行查询 6.4.2.4 保存与修改查询 厦门大学 《计算机应用基础》 林子雨 2009年10月

6.4.2.1 创建查询的方法 通过“查询设计视图”可以创建各种查询。本小节主要介绍选择查询。 6.4.2.1 创建查询的方法 通过“查询设计视图”可以创建各种查询。本小节主要介绍选择查询。 单击数据库窗口中的“查询”按钮，双击“在设计视图中创建查询”选项，此时会打开查询设计窗口和“显示表”对话框。在对话框中显示了数据库所有的表和查询，用户可以从中选择要使用的表或查询。 用户可以在任何时候单击工具栏上的“显示表”按钮，打开“显示表”对话框，把数据表添加到查询设计窗口中。若想从查询设计窗口删除某个表，可单击查询窗口中的对应的表，然后按Delete键。 厦门大学 《计算机应用基础》 林子雨 2009年10月

6.4.2.2 查询设计窗口中各选项的作用 字段：设置字段名或字段表达式，用于限定查询的作用字段。 表： 表示本字段所属的表。 6.4.2.2 查询设计窗口中各选项的作用 字段：设置字段名或字段表达式，用于限定查询的作用字段。 表： 表示本字段所属的表。 排序：查询结果是否以本字段为关字段进行排序。 显示：本字段是否作为查询结果显示。它以复选框形式出现，当复选框被选中时，该字段显示在查询结果中，否则，该字段不显示。 条件：输入查询条件。 或： 当与本字段有关的条件多于一个，且他们之间是逻辑“或”的关系时，输入另一个条件。 条件设置方法：查询的结果由查询条件确定，设置查询的条件与在设计表时设置字段有效性规则的方法相似 　 如果只是简单地查找某个字段为某一特定值的记录，只要将此特定值健入到该字段对应的“条件”栏中即可。如果要查找在某个字段内为某几个特定值的记录，就要在此字段对应的“条件”栏内输入这几个特定的值，每两个值之间用回车键分隔。实际上第一个值输入到该字段的“条件”栏，第二个值则输入到其下的“或”栏。在查询的条件中一般可使用表达式。在条件表达式中可通过运算符来设置查询范围。 厦门大学 《计算机应用基础》 林子雨 2009年10月

6.4.2.3 运行查询 当查询设计完成后，就可以运行查询，从而可获得查询结果。可采用下述任一方法运行查询： 6.4.2.3 运行查询 当查询设计完成后，就可以运行查询，从而可获得查询结果。可采用下述任一方法运行查询： 在查询设计窗口中单击工具栏上的执行按钮。 在查询设计窗口中单击工具栏上的视图按钮，Access将打开数据表视图并显示该设计窗口的查询结果。这种方式仅适用于选择查询. 如果查询已经保存，在数据库窗口中打开查询对象，双击要运行的查询，在数据表视图中生成动态集。 厦门大学 《计算机应用基础》 林子雨 2009年10月

6.4.2.4 保存与修改查询 单击工具栏上的“保存”按钮，在出现的对话框中输入查询名称，单击“确定”按钮。如果查询没有保存，当关闭查询设计器时，系统会提示你保存。 修改查询 :在数据库窗口中单击“查询”对象，选择要修改的查询，然后单击“设计”按钮，既打开查询设计窗口。如果查询已处于查询设计器的数据表窗口中，可单击工具栏上的“设计视图”按钮，切换到查询设计窗口。 1.删除字段 , 2.添加字段 , 3.改变字段顺序 , 4.重命名字段 厦门大学 《计算机应用基础》 林子雨 2009年10月

6.4.3 创建汇总查询 汇总查询也是一种选择查询，建立汇总查询也是使用查询设计器，其创建过程和选择持续类似。唯一不同之处在于建立汇总查询应在查询设计窗口中单击工具栏上的“总计”按钮，Access就会在查询设计窗口增加“总计”行。“总计”行用于对记录或记录组执行汇总计算时设置选项。要进行汇总查询，就必须为查询中使用的每个字段从“总计”行的下拉列表中选择一个选项。“总计”行共有如下选项供选择： Group By(分组)选项 , Sum（求和）选项, Avg（求平均）选项 , Min（求最小值）选项 , Max（求最大值）选项 , Count（计数）选项 等. 厦门大学 《计算机应用基础》 林子雨 2009年10月

操作查询可分为4种类型：生成表查询、更新查询、追加查询、删除查询。 6.4.4 建立操作查询 操作查询是Access查询中的一个重要组成部分，它使用户不但可以利用查询对数据库中的数据进行检索、显示和统计，而且可以对数据库中数据表的数据进行修改。 操作查询可分为4种类型：生成表查询、更新查询、追加查询、删除查询。 厦门大学 《计算机应用基础》 林子雨 2009年10月

6.4.4 建立操作查询 生成表查询和更新查询 1．生成表查询 2.更新查询 6.4.4 建立操作查询 生成表查询和更新查询 1．生成表查询 生成表查询就是利用一个或多个表中的数据创建一个新表，也就是把选择查询的运行结果保存在一个新表中。 2.更新查询 借助于查询设计器对表中的某些字段值作有规律的更改。 在查询设计窗口执行“查询”菜单的“更新查询”命令，此时，查询的标题改变为“更新查询”，并在下方的网格中出现了一个称为“更新到”的新行，同时，“排序”行和“显示”行消失。可以在“更新到”行设置更新当前字段的表达式。 厦门大学 《计算机应用基础》 林子雨 2009年10月

6.4.4 建立操作查询 追加查询和删除查询 3．追加查询 4．删除查询 6.4.4 建立操作查询 追加查询和删除查询 3．追加查询 追加查询是借助于查询设计器把当前表中的一组记录追加到另一个表的尾部。 追加查询可以为指定的表添加记录，要增加记录的表必须是一个已经存在的表，这个表可以是同一个数据库的表或其他Access数据库的表。 在使用追加查询时，必须遵循以下规则： 两个表必须是结构相同，否则新增加的记录将数据不完整。 如果准备追加记录的表有主关键字字段，则追加记录的对应字段不能为空值或和原表的主关键字值相同。 追加有“自动编号”类型字段的记录时，新添加的记录将重新编号。 如果追加记录到另一个数据库，必须指明目标数据库的位置和名字。 4．删除查询 删除查询是借助于查询设计器从表中按照一定的条件删除一组记录。 删除查询删除的将是整个记录，而不只是记录中的所选字段。 厦门大学 《计算机应用基础》 林子雨 2009年10月

6.5 窗体的设计 窗体和表、查询、报表一样，都是Access数据库的重要组成部分。利用合适的窗体，可以使数据库中数据的输入、修改和查询变得更加容易、直观和方便。窗体是用户与Access数据库交互的主要接口之一。 窗体本身并不存储数据，数据一般保存在表中。窗体只是提供了访问数据、编辑数据的一个界面，就是这个界面使我们对数据的操作变得更加容易了。 窗体的作用主要有：输入数据、显示数据、编辑数据和控制应用程序流程等 厦门大学 《计算机应用基础》 林子雨 2009年10月

6.5 窗体的设计 使用新建窗体向导创建窗体 在“新建窗体”对话框中选择“窗体向导”选项，单击对话框下方文本框的下拉按钮，选择数据来源，单击“确定”按钮。选择所需字段并将其添加到右边的“选定的字段”列表中。选择窗体使用的布局，单击“下一步”。选择想要的窗体样式，单击“下一步”，输入窗体的标题名称，单击“完成”按钮。 厦门大学 《计算机应用基础》 林子雨 2009年10月

6.6 其他操作 6.6.1 导入导出文件 6.6.2 数据库的安全性 厦门大学 《计算机应用基础》 林子雨 2009年10月

6.6.1 导入导出文件 1．导入数据 导入操作是把其他格式的数据或其它数据库中的表导入本Access数据库中，作为数据库的一个表对象。Access导入时所创建的表是源文件的一个备份，表中的数据和原来文件的数据是分开的。导入其他类型的数据库文件有dBaseⅢ、dBaseⅣ、dBaseⅤ、Paradox、HTML、Excel、Exchange、Outlook、Lotus1-2-3等文件 2．导出数据 导出数据，实际上是把Access数据库中的数据作一个备份，并把这个备份传送到其他格式的文件中。Access只能导出表对象。可以导出到另一Access数据库或其它数据库、电子表格、文本文件和其他的应用程序中。 厦门大学 《计算机应用基础》 林子雨 2009年10月

Access提供了以下几种保护数据库的有效方法。 6.6.2 数据库的安全性 Access提供了以下几种保护数据库的有效方法。 1．防止网络上多个人同时处理数据库 2．给数据库设置密码 3．保护窗体 4．将数据库另存为MDE文件 厦门大学 《计算机应用基础》 林子雨 2009年10月

Department of Computer Science, Xiamen University, Oct, 2009