98公文管理系統作業流程 【實務篇】

輸入使用者編號及密碼後,點[確定]進入公文系統 從桌面上找出公文管理的圖示點兩下進入 管理者應予每位使用公文管理系統人員使用者編號或密碼 每一位人員使用公文管理系統均應以自己的編號及密碼（有無均可）進入 輸入使用者編號及密碼後,點[確定]進入公文系統

於每日第一次開啟公文系統時,會出此內部公告訊息或進入 公文系統主畫面也可以打開(要關閉就點選此處╳) 關閉請點此處 於開啟公文系統時,會出此針對個人提示訊息,來提醒承辦人 一日內將逾期之公文.以便於公文之結案時效或提早作展期

確認作業單位(機關簡稱)及人員名稱 是否正確

承辦人辦理公文管理操作 1.創稿流程 創簽稿作業→送核判→函稿修改→送發文 （列印送紙本） 2.收文結案存查流程 收文作業→承辦作業結案→歸檔清單 →送歸檔 3.收文函覆文流程 收文作業→承辦作業函覆文→送發文 （列印送紙本）

自訂資料設定之操作方式 。在創稿、承會辦作業中，為便利 登錄人員輸入資料，可先行設定 個人聯絡資料 進入自訂資料設定化後，將游標移至要修改的項目 ，即可直接進行編修，編修完成後按下『確認』即 可儲存編修過的資料。

創稿流程 創簽稿作業→送核判→ 函稿修改→送發文 （列印送紙本） 創稿流程 創簽稿作業→送核判→ 函稿修改→送發文 （列印送紙本） 1.首先點選 創簽稿作業進入 2.點選[登錄]或從左上角[創簽/稿][登錄]

5 3 8 1 2 4 6 7 依照1主旨、2說明、3決行層次、4分類號(會自動帶出保存年限)、5發文機關名稱、6署名、7聯絡方式、 8會辦單位(若需會辦見下一頁)輸入資料後,點[登錄]後就會出現創稿流水號. **於符號表下方新增‘剪下’‘複製’‘貼上’三個功能

如須會辦其他科室請在登錄前點選[會辦單位]依照所要會辦的科室作點選打勾後，按[離開] ,再點[登錄].將於列印函稿時,帶入公文的版面中 出現創稿流水號後.再點選[受文者]設定受文機關

依照所要發文的機關學校作正副本點選下拉受文機關名稱點選後，按+ ,點選完成後, 此區乃電子交換的受文單位記錄區 此二區乃列引紙本的受文單位記錄區 依照所要發文的機關學校作正副本點選下拉受文機關名稱點選後，按+ ,點選完成後,

此處請注意，如果受文機關是政府機關學校，麻煩盡量由點選方式加入。除此之外，請在此欄直接輸入例如承辦單位或其他相關名稱 此處請注意，如果受文機關是政府機關學校，麻煩盡量由點選方式加入。除此之外，請在此欄例如承辦單位或其他相關名稱直接輸入例如承辦單位或其他相關名稱

此處請注意，如果受文機關是’機關群組’，麻煩將同步的勾選取消。除此之外，請在正本欄直接輸入例如’第四類發行’或其他相關名稱

點「登錄」後，回到登錄畫面點[列印]後就會出現下面畫面,印出上呈核判後,若主管無修改請直接到承辦作業，若主管有修改再用查詢修改後送發文。

開會通知單操作說明 開啟創簽稿作業的登錄文別下拉點選‘開會通知單’ 就會出現下圖格式

一.依照1開會事由、2開會日期、3開會時間、4主持人、5開會地點、6出席者、7列席者、 8聯絡人、9電話、10備註、 11署名、 12擬稿方式、 13保存期限輸入資料後,點[登錄]後就會出現創稿流水號. 二.再點選受文者 **於符號表下方新增‘剪下’‘複製’‘貼上’三個功能

依照所要出席者的機關學校發文作出席者點選下拉受文機關名稱點選後，按+ ,點選完成後,[此處同步功能會關閉]

*回到登錄畫面點[列印]後就會出現word畫面,印出上呈核判後,若主管無修改請直接到承辦作業操作，若主管有修改再用查詢修改後送發文。 此處請注意，請在出席者列席者及副本此二欄中直接輸入相關將出席此會議的人員名單後按登錄即可 *回到登錄畫面點[列印]後就會出現word畫面,印出上呈核判後,若主管無修改請直接到承辦作業操作，若主管有修改再用查詢修改後送發文。

點「查詢作業」後，再點「創簽稿日期」 輸入創稿日期，點選「查詢」

1 2 1.先找出需要修改的公文，點選讓他反白。 2.再點選「修改」 開啟此畫面便可以再作主旨及說明的修改， 但是再修改後必須點選「確認」再點「離開」

補充：主旨及說明之操作方式 在子系統登錄編輯畫面中，雙擊『主旨』、『說明』、『擬辦』項目，可進入如下的放大編輯畫面。

在放大編輯畫面中，點選畫面下方的各編號類型，即可開始使用自動編號功能。 在放大編輯畫面中，點選畫面下方的空白按鈕，按鈕會轉換成“修改”狀態，此時即可進行編號修改。修改完畢後再點選修改按鈕，即可回復一般狀態。

將游標停留在主旨或說明的最後一個字，點滑鼠的「右鍵」 補充：詞庫新增引入之操作方式 將游標停留在主旨或說明的最後一個字，點滑鼠的「右鍵」 點選下圖的「個人」詞庫區，便可以將剛剛的主旨或 說明「新增」至詞庫。當下次要使用便點滑鼠右鍵， 在點選所要的詞庫後，點「引用」即可。

1.點選 承辦作業進入 2.點選左上角[承辦作業][案件狀態] 3.將承辦打勾後,按[確定]

案件狀態查詢 本次提升案新增案件狀態查詢列印功能，點選『案件狀態查詢』會出現如下圖畫面，依照所需條件輸入後，按下『查詢』可查詢出符合條件的公文，按下『列印』即可印出符合條件的公文資料。

1 2 公文帶電子檔附件加入方式 出現附件管理畫面→點選新增→出現訊息’檔案名稱未指定’時,點確定 點承會辦作業→承辦作業→案件狀態→ˇ承辦→確定→反白收文號→經辦事項→送繕打→附件 1 2 出現附件管理畫面→點選新增→出現訊息’檔案名稱未指定’時,點確定 (1.新增’檔案大小’供承辦人參考勿超過1MB) (2.新增’另存檔案’供承辦人另存來文附件)

→出現開啟畫面（請將您已經做好的電子檔附件點選，可能在A：磁碟或硬碟C：上）按’開啟’ 出現附件管理畫面時,可在附件說明處輸入此附件名稱（例如某某統計表等等）再點新增

若有出現警告訊息時,請點’是’ 若檔案太大會有出現警告訊息時,請點’確定’並將此公文附件依說明交換.

如果還有附件請再作一次,若無則點離開回到承辦作業畫面 或下一頁的送發文流程

2 3 1 1.點選公文,點[稿轉函]列印出公文.離開word畫面 2.點選左上角[經辦事項][送發文] [送機關學校名稱] 3.確認發文單位後,按[確定] 4.點取消->離開->關掉視窗就完成了 5.歸檔清單請由發文人員列印後含副本拿回 2 3 1