經濟部文書作業實務 報告人：何國金

文書處理實務 大 綱 壹、前言 貳、文書科職掌及業務分工 叁、公文文別類型 肆、文書處理相關法規 伍、送繕公文常見之缺失 陸、結論

壹、前 言 ●本部建置公文線上簽核系統，於92年11月3日正式 上線。 ●對於提升本部文書處理效率績效顯著，獲行政院 各部會評比第一名。 ●為使新進同仁迅速瞭解本部公文文書處理、檔案 管理現行作業環境，特於本(102)年度辦理「新進 人文書檔案實務教育訓練」。

貳、文書科職掌及業務分工 一、職掌： 文書科業務職掌 印信典守 公文收發 公文繕校 稽催查考

二、分工 科長 監印封發區 綜合區 密件室 收文區 送繕區 繕校區

叁、公文文別類型 一、公文類別： 6類別 令 呈 咨 函 公告 其他公文

二、公文行文對象區分： 上行文 平行文 下行文

三、簽稿擬辦方式： 先簽後稿 簽稿並陳 以稿代簽

對外行文以「函」為主，內部行文以「簽」為最多 四、本部使用公文書類型： 本部因業務需要所使用公文文別計有85種 常使用計有 43種 經常使用計有18種 對外行文以「函」為主，內部行文以「簽」為最多

五、承辦人經常使用計有18種類型： 序號 類 型 文 別 一 令、公告 令、會銜令、派令、獎懲令、公告、會銜公告 二 簽 報院簽、部簽 三 函 部函、會銜函、院函〈代擬或代判〉 四 其他 書函、信箋函、便箋、開會通知單、獎懲建議函、經濟部會議紀錄、經濟部出席會議報告

肆、文書處理相關法規 一、公文程式條例 二、印信條例 四、機關電子公文交換作業辦法 五、行政院頒文書處理手冊 三、機關公文傳真作業辦法

咨：總統與國民大會、立法院、監察院公文往復時用之。 函：各機關公文往復，或人民與機關間之申請與答復時用之。 一、公文程式條例 公文程式之類別 令：公布法律、任免、獎懲官員時用之。 呈：對總統有所呈請或報告時用之。 咨：總統與國民大會、立法院、監察院公文往復時用之。 函：各機關公文往復，或人民與機關間之申請與答復時用之。 公告：各機關對公眾有所宣布時用之。 其他公文 公文類別：

機關公文鈐印： 機關公文得不蓋用印信或簽署之情形 電報 電報交換 電傳文件 其他電子文件行之者

二、印信條例 印信使用規定： 「印」蓋用於永久性機關 之公文；「關防」蓋用於臨時性或特殊性機關之公文。 印及關防

附件為大宗文卷、書籍、照 (圖) 片，或超過八開以上圖表之公文 三、機關公文傳真作業辦法 公文傳真之規定： 非經核准不得傳真之公文 機密性公文 受文者為人民、法人或非法人團體之公文 附件為大宗文卷、書籍、照 (圖) 片，或超過八開以上圖表之公文 其他因傳真可能影響正確性之公文

四、機關電子公文交換作業辦法 公文傳真及製作規定： 機關公文以電子交換行之者 得不蓋用印信或簽署 並得採由左而右之橫行格式製作

伍、行政院頒文書處理手冊 文書處理，指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程，分為下列步驟： 伍、行政院頒文書處理手冊 文書處理，指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程，分為下列步驟： 收文處理 文件簽辦 文稿擬判 發文處理 歸檔處理

文書處理程序原則： 文書須記載年、月、日，配合流程管理，得註明時間 文書中記載年份，一律以國曆為準，惟外文或譯件，得採用西元紀年。 文書處理過程中之有關人員，均應於文面適當位置蓋章或簽名，並註明時間（例如11月8日16時，得縮記為 1108/1600），以明責任。簽名必須清晰，以能辨明為何人所簽

判行應注意事項如下： 對陳判之文稿，應明確批示。同意發文，批示「發」；認為無繕發必要尚須考慮者，宜作「不發」或「緩發」之批示。 重要文稿之陳判，應由主辦人員或單位主管親自遞送。

國家機密文書區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」 不同等級之機密文書合併使用或處理時，以其中最高之等級為機密等級 文書保密： 國家機密文書區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」 一般公務機密文書列為「密」等級 不同等級之機密文書合併使用或處理時，以其中最高之等級為機密等級

各類公文之處理時限基準如下： 最速件：1 日（但緊急公文仍須依個案需要之時限內完成） 速 件：3 日 普通件：6 日

各類公文處理時限之計算標準如下： 一般公文自收文次日或交辦日起至發文日止，所需日數扣除假日。 限期公文於來文所訂或規定期限內辦結，未超過6日者，以實際處理日數計算，超過6日者，以6日計算 逾越來文所訂或規定期限辦結，以實際處理日數計算。

伍、送繕公文常見之缺失 一、文稿未決行〈缺失案例〉 二、文稿決行不明確〈缺失案例〉(批示明確)〈正確案例1〉〈正確案例2 〉 三、發文內容附件數量誤植。〈缺失案例〉 四、監委案件案號未載入主旨。〈缺失案例〉 五、正本無附件副本有附件，附件欄勾選如文。〈缺失案例〉 六、將所有單位填列同一欄位。〈缺失案例〉 七、受文單位未使用群組。〈缺失案例〉 八、名稱欄位填入地址。〈缺失案例〉 九、正副本對應公文交換碼重複。〈缺失案例〉

十、單位文送繕文書科。〈缺失案例〉 十一、誤引用來文號。〈缺失案例〉 十二、部司處稿用語混淆。〈缺失案例〉 十三、行政處分罰鍰金額「新台幣」應改為「新臺幣」符合 法律統一用語。〈缺失案例〉 十四、未勾選取消無須顯示承辦人資訊之欄位。〈缺失案例〉 十五、發文附件未上載或誤載。 十六、線上簽核公文未清稿。 十七、複製文字未依規定使用滑鼠右鍵WORD貼上之功能。 十八、公文電子檔未上傳。 十九、承辦人未提供發文單位地址〈政府機關除外〉

陸、結 語 希望藉由本次舉辦文書檔案實務教育訓練，對各位同仁爾後辦理公文、調閱檔案或歸檔流程有所助益。

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