第 8 章 列印工作表與圖表
本章重點 8-1 預覽列印結果 8-2 列印工作表中的內容 8-3 版面的設定 8-4 列印圖表
8-1 預覽列印結果 預覽列印可以讓我們在列印文件之前, 先在螢幕上檢查列印的結果, 若發現有任何不理想的地方, 便可立即修改, 以節省紙張及列印時間。 請開啟範例檔案 E08-01, 然後按下 Office 按鈕 執行『列印/預覽列印』命令,就可進入預覽列印模式：
預覽列印結果
預覽列印結果 瀏覽前、後頁內容 調整文件的檢視比例 離開「預覽列印」模式
瀏覽前、後頁內容 若列印資料較多, 則 Excel 會自動將資料分頁。你可以在預覽列印模式下方的狀態列中看到資料一共被分成幾頁以及目前顯示的是哪一頁。如果要切換到其他頁次, 可按下視窗最上方的上一頁、下一頁鈕來瀏覽不同的頁次。
調整文件的檢視比例 預覽列印有兩種檢視列印文件的比例, 分別是整頁預覽及放大預覽： 整頁預覽：一進入預覽列印模式是以整頁預覽的比例, 將一頁的資料完整地呈現在螢幕上。此時限於視窗大小, 資料會被縮小, 所以只能看到大略的排列情形。
調整文件的檢視比例
調整文件的檢視比例 放大預覽：按一下功能區中的顯示比例鈕, 可放大資料的檢視比例；再按一次顯示比例鈕, 則又回到整頁預覽的比例。
調整文件的檢視比例
離開「預覽列印」模式 確定要列印的資料正確無誤後, 可直接按下列印鈕進入列印交談窗, 然後按照下一節的說明將工作表列印出來；若發現要列印的資料超出版面, 或是需要再做修改, 則可按關閉預覽列印鈕離開預覽列印模式繼續進行編輯。
8-2 列印工作表中的內容 要列印工作表的方法很簡單, 首先請將印表機的電源打開, 然後開啟欲列印的活頁簿檔案, 例如開啟範例檔 E08-01, 接著按照下面的步驟操作即可： 從活頁簿視窗中選取欲列印的資料範圍；如果沒有選擇範圍, 那麼預設會列印整張工作表的內容。在此我們以列印整個 Sheet1 工作表為例, 請切換到 Sheet1 工作表。
列印工作表中的內容 接著請按下 Office 按鈕, 然後執行『列印/列印』命令, 開啟列印交談窗, 依序選擇印表機、列印範圍、列印對象、…等, 按下確定鈕即可將工作表列印出來。
列印工作表中的內容
列印工作表中的內容 底下再為你深入說明列印交談窗中的各項設定內容。 選擇印表機 設定列印的範圍 指定列印對象 指定列印份數
選擇印表機 請先檢查印表機區內設定的印表機名稱, 是否就是你要使用的印表機, 如果不是, 請拉下名稱列示窗重新選擇：
設定列印的範圍 如果你選取的工作表共有 10 頁, 可以選擇全部將所有頁數全部印出來, 或者是只印其中的某幾頁： 全部：將所有頁數全部列印出來。 頁數 從…至…：只列印其中的某幾頁, 例如從 3 至 6, 表示只將 3、4、5、6 頁列印出來。
指定列印對象 接著在列印內容區指定列印的對象, 共有 4 種選擇：
指定列印對象 選取範圍：若選擇此項, 則必須在執行『 列印』 命令之前, 就先在工作表上選取欲列印的儲存格範圍, 以做為列印對象。 選取工作表：列印目前在活頁簿視窗中選取的工作表。而若要一次印出多張工作表 (非整本活頁簿), 可在執行『 列印』命令之前, 先選取欲列印的工作表頁次標籤, 然後在列印內容區選擇選取工作表為列印對象。
指定列印對象 整本活頁簿：列印活頁簿中的所有工作表。 表格：若選擇此項, 必須在執行『 列印』命令前, 先選取表格的範圍, 才能指定以此項做為列印對象。
指定列印份數 若工作表要分送給許多部門或人員查閱, 則可在份數區的列印份數欄設定欲列印的份數, 一併列印出來。
指定列印份數 當你要列印多份, 可勾選自動分頁項目, 那麼在列印時會先印完第一份再印下一份 (否則會將每一份的第一頁全部印出, 然後再印下一頁, 依此類推)。
8-3 版面的設定 插入頁首與頁尾資訊 調整頁面邊界 列印方向 放大或縮小列印資料 列印工作表的格線與欄、列標題 縮放比例 調整成：…頁寬…頁高 列印工作表的格線與欄、列標題
插入頁首與頁尾資訊 報表除了要有資料內容外, 還可以在報表的頁首、頁尾加上各式標題, 例如：日期、報表名稱或頁碼, 讓我們在閱讀報表時可以更清楚地知道報表的時效性與來源出處…等各項訊息。 請切換到插入頁次, 然後在文字區中按下頁首及頁尾鈕, 此時會切換到整頁模式, 並自動出現頁首及頁尾工具頁次, 你可以使用此頁次中提供的各項功能設定頁首及頁尾資訊：
插入頁首與 頁尾資訊
插入頁首與頁尾資訊 要加入頁首資訊, 你可以直接在頁首區中輸入文字, 或是按一下頁首及頁尾項目區中的各項按鈕套用現成的範本。例如我們想在頁首的地方加入 "檔案名稱" 及 "目前的日期" 就可如下操作： 頁首及頁尾區分成 3 個部份, 分別為左、中、右 3 個區域, 其作用就像靠左、置中、靠右對齊一樣, 只要將滑鼠指標移到頁首區, 即會出現反白, 按一下反白區域會出現插入點, 讓你進行頁首的編輯。
插入頁首與頁尾資訊 請按下頁首及頁尾項目區中的檔案名稱鈕, 此時頁首區會出現 "&[檔案]", 當你將滑鼠指標移到頁首區以外的範圍按一下, 即會出現正確的檔名：
插入頁首與頁尾資訊 設定好檔案名稱後, 請將滑鼠移到頁首區的右邊, 然後按一下滑鼠左鈕, 我們要繼續加入日期資訊。
插入頁首與頁尾資訊
插入頁首與頁尾資訊 按下頁首及頁尾項目區中的目前日期鈕, 即可將目前的日期加到頁首中, 加入頁首中的日期, 目前會顯示 "&[日期]", 不過當滑鼠按下頁首區以外的地方, 就會顯示目前的日期了。
插入頁首與頁尾資訊
插入頁首與頁尾資訊 至於設定頁尾資訊也是一樣的方法, 你可以按下導覽區中的移至頁尾鈕, 跳到頁尾區中進行編輯。
調整頁面邊界 為求報表的美觀, 我們通常不會把版面塞滿內容, 而會在紙張四周留一些空白, 這些空白的區域就稱為邊界。調整邊界即是控制四周空白的大小, 也就是控制資料在紙上列印的範圍。 各位可先參看下圖, 瞭解上、下、左、右四個邊界與頁緣的位置關係：
調整頁面邊界
調整頁面邊界 了解邊界與頁緣的相對位置後, 請切換到版面配置頁次, 然後在版面設定區按下邊界鈕, 預設有標準、寬及窄 3 種現成的樣式可供選擇, 如果沒有符合需要的樣式, 可選擇自訂邊界項目, 開啟版面配置交談窗手動設定：
調整頁面邊界
調整頁面邊界
調整頁面邊界 資料通常是依著上邊界和左邊界的交點開始列印的, 所以列印的資料一般是集中在紙的左上方。但如果在置中方式區中勾選水平置中項目, 則可將資料集中在水平線的中央；若勾選垂直置中項目, 則資料會集中在垂直線的中央；若兩者都勾選, 資料就會印在紙的正中央了。
調整頁面邊界 調整完邊界以後, 建議你使用預覽列印功能, 先在螢幕上預覽一下設定後的結果。
列印方向 按下版面設定區中的方向鈕, 可以選擇以直向或是橫向的方式列印資料。橫向是拿紙張較長的一邊做為頁寬, 短的一邊做為頁長, 所以若資料的寬度較大, 可選取橫向, 這樣就可在一頁中將資料完整地印出來。
縮放比例 在版面配置頁次下的配合調整大小區裡, 你可以使用縮放比例欄控制列印的資料是否要放大或是縮小 (類似影印機的放大或縮小影印功能)。但是要注意一點的是縮、放列印資料時,可能會造成頁碼重新編排。當縮放比例等於 100% 時, 是正常大小；大於 100% 表示要放大列印資料, 最高可達 400%；小於 100% 表示縮小, 最多可縮小到 10% 。
調整成：…頁寬…頁高 在配合調整大小區裡的寬度及高度選項是用來將大型報表縮小列印, 並不具備放大功能。例如有一份資料正常列印需要 6 頁 (2 頁寬 3 頁高) 的大小, 如下圖：
調整成：…頁寬…頁高 我們希望將資料的寬度縮小成 1 頁, 而高度縮小成 2 頁, 則可將寬度欄設為 1 頁, 將高度欄調整成 2 頁, 這樣 Excel 就會依此比例自動調整列印資料, 使資料可在 2 頁中印出。
列印工作表的格線與欄、列標題 列印工作表的內容時, 預設是不會將格線和欄 (A、B、C、…)、列標題 (1、2、3、…) 列印出來, 如果希望將格線和欄、列標題也一併列印, 可切換到版面配置頁次, 在工作表選項區中勾選欲列印的項目：
8-4 列印圖表 前面幾節介紹的都是將圖表物件與來源工作表一起列印, 現在我們將告訴你如何單獨列印圖表。 單獨列印圖表物件 設定圖表的列印品質
單獨列印圖表物件 其實圖表的列印方法和工作表大同小異, 例如要單獨列印範例檔案 E08-01 Sheet1工作表中的圖表物件, 可如下操作： 請先選取欲列印的圖表物件：
單獨列印圖表物件 按下 Office按鈕, 執行『列印/列印』命令, 開啟列印交談窗：
單獨列印圖表物件 此時只要直接按下確定鈕, 就可將圖表物件單獨印出來了。
設定圖表的列印品質 在列印圖表前, 你可以選擇圖表的列印品質。例如圖表只是做測試用, 還不是正式的報表, 就可以選擇草稿品質, 以節省列印的耗材。 請選取範例檔案 E08-01 的 Chart1 工作表, 然後切換到版面配置頁次, 按下版面設定區右下角的 鈕, 開啟版面設定交談窗, 並切換到圖表頁次：
設定圖表的列印品質
設定圖表的列印品質 草稿品質：若印出的圖表僅做測試之用, 並不是正式的報表, 可選擇草稿品質選項, 這樣列印的品質雖較粗糙, 但列印的速度較快且較節省耗材。 單色列印：若勾選單色列印項目, 則圖表的資料數列部份將用黑白兩色印出；取消勾選此項, 則黑白印表機會將圖表的彩色部份以灰階列印。
設定圖表的列印品質 列印工作表和圖表一點都不難, 你可以根據報表的正式性來設定列印品質, 或是適當地縮小列印資料的比例, 最後, 在列印前別忘了預覽一下列印資料是否完全符合我們想要的樣子, 如此便能避免浪費印表紙, 以及無謂的耗材了。