國立臺灣大學秘書室 業務報告 報告人：傅主任秘書立成 97年1月18日

簡報大綱 任務 人力配置 業務範圍及介紹 業務推動原則 未來展望 1/30

任務 協助推動校務發展，強化服務效能 提昇公共形象，展現臺大格局 2/30

人力配置 主任秘書 秘書 編審 組員 技士 約用人員 工友 專任 1 2 3 7 兼任 3/30

秘書室業務範圍 全校性綜合業務 會議相關工作 公關宣傳 秘書是主要業務項目可歸納為下列幾個大類 校友服務 4/30

全校性綜合業務 行政e化 法規彙編、權責劃分表 校慶籌備、杜鵑花節籌辦、傑出人才發展基金會 國立大學校院協會、斐陶斐榮譽學會幕僚業務 國科會、教育部補助案 全校性協調、校務建言、公文稽催 校長室中、英文書信 其他 5/30

行政 e 化(1) 緣起 本校行政e化小組於94年9月成立，由主任秘書擔任召集人，小組成員包括行政單位及院系代表，共同推動本校全面e化 目標 打造全方位e化校園，簡化工作流程、提昇行政效能、增進服務品質 推動策略及作法 從上游基礎扎根、同類型系統整合開發、服務層面廣者優先考量、強化指標性服務 分階段推動，每3週開會追蹤，並進行跨單位協調 迄至97年1月，辦理各學院e化座談8場，行政單位座談1場，進行意見交流 6/30

行政 e 化(2) 推動成效 目前已完成之系統計25種，涵蓋教務、學務、總務、研究發展、國際事務、人事、會計等面向 資訊即時、整合、分享，結省紙張，提高效率、增進服務品質 進行中之專案 人事2.0版 公文管理系統 電子憑證推動 學術研究成果資訊系統 體育場地預約系統 相關資訊 http://host.cc.ntu.edu.tw/sec/e/proceeding s.html 7/30

法規彙編 由各單位提供新增或修訂之法規，交由秘書室統一彙整，提供使用者即時而完整的法規資訊。 於原有法規總目錄之外，擴充法規搜尋功能，可使用法規『訂定單位、修改日期、關鍵字』進行多重功能查詢。 網址：http://host.cc.ntu.edu.tw/sec/searchdb.asp 8/30

權責劃分 配合本校組織規程修正，權責劃分表刻正修正中 各單位辦理校函文稿，為縮短流程，提昇行政效率，授權相關單位主管核判決行 教師出國開會、延攬國際學人申請校外機構補助案、學生校外實習：教務處 校外參訪：學務處 研討會、計畫申請校外機構補助案：研究發展處 各項補助案請款領據、核銷：會計室 配合本校組織規程修正，權責劃分表刻正修正中 公布於秘書室網頁http://host.cc.ntu.edu.tw/sec/www/Secretary.html 9/30

會議相關工作 校務會議、行政會議 程序委員會、經費稽核委員會、校務發展規劃委員會 紀錄查詢系統 校務會議討論專區及議案執行情形查詢系統 程序委員會、經費稽核委員會、校務發展規劃委員會 行政品質評鑑委員會、教師申訴評議委員會、職員申訴評議委員會、校園紛爭協調委員會 各項獎座審查委員會 10/30

公關宣傳 新聞聯繫 配合校內各單位辦理學術成果發表會，發布新聞並聯繫媒體 配合辦理校內各項活動新聞聯繫 突發事件相關訊息之處理及回應 國會聯繫 預算審查 平時 校訊 Spotlight、Highlights、NTU Newsletter、NTU Alumni E-news 訪客中心 11/30

校訊 臺大校訊每週三出刊，校訊網頁當日同步更新 報導校務發展、學術活動等各項動態資訊 96年4月起增闢「邁向頂尖大學計畫」專欄 96年6月起改為彩色版 網址 http://host.cc.ntu.edu.tw/sec/www/Secretary.html 12/30

Spotlight 宣傳媒體：本校中、英文首頁 內容取向：本校重大研發成果、學術成果 發表會、傑出獎項及榮譽、重 要新聞及活動 內容取向：本校重大研發成果、學術成果 發表會、傑出獎項及榮譽、重 要新聞及活動 發刊頻率：周刊或雙周刊 13/30

Highlights 宣傳媒體：本校中、英文首頁 內容取向：選擇臺大校訊中當期重要新聞 數則並進行英譯 內容取向：選擇臺大校訊中當期重要新聞 數則並進行英譯 發刊頻率：週刊(寒、暑假配合校訊發刊頻 率，兩週一次) 14/30

NTU Newsletter 宣傳媒體：雜誌及電子版 內容取向：本校近期重要新聞、各項獲獎 與殊榮、傑出研發成果、近期 建設、人物特寫、重大節慶宣 傳、校園活動、重要會議及論 壇報導 發刊頻率：96年為季刊(6月，9月，12月出 版) ；97年起改為雙月刊 15/30

NTU Alumni E-news 宣傳媒體：網路電子報 內容取向：本校重大研發成果與獲 獎榮譽 發刊頻率：原則上兩個月發報一次 16/30

訪客中心 基本資料 成立時間：94年12月 地點：新月台1樓 （臺大西側門） 服務內容 校園資訊諮詢服務 校園導覽解說服務 校園志工招募、培訓及服務安排 17/30

訪客中心 -- 校園導覽 提供空間資訊 校園導覽服務 與臺大博物館群結合 認識一所大學最直接的方法 校園地圖之設計製作 校園資訊諮詢 校園導覽員培訓 預約導覽服務http://visitor.secretary.ntu.edu.tw/ntu/index.php 96年度共接待12,372人 與臺大博物館群結合 18/30

訪客中心 -- 校園志工 訂定校園志工相關 設計及辦理培訓課程 組織校園志工團，調度導覽人力資源 執行成果 整合人力資源、發揚服務美德、凝聚向心力 訂定校園志工相關 設計及辦理培訓課程 組織校園志工團，調度導覽人力資源 執行成果 94學年度第2學期首次試辦校園志工招募，共有14名志工報名。 96學年度101人報名，經訓練後合格者共72名。 19/30

校友服務(1) 發行「臺大校友電子報」 94年10月創刊發行，每月1日出刊 報導母校校園消息與校友動態，發送予國內、外約4萬位校友 網址 http://host.cc.ntu.edu.tw/enews/ 20/30

校友服務(2) 「臺大校友資訊網」 95年6月啟用 建立校友聯絡平台，提供校友本人、班級、系所及校友聯絡室基於資源共享，共同來更新維護此校友資料庫 網址 http://host.cc.ntu.edu.tw/Alumni/index_home.html 21/30

校友服務(3) 發行臺大校友證 95年8月發行，整合圖書館校友閱覽證，作為校友使用母校各種優惠設施與服務之身份識別。 目前已發行九千餘張 「校友證專區」http://ccms.ntu.edu.tw/~ntualumni/contact.html 22/30

校友服務(4) 辦理臺大傑出校友遴選 96年起開始辦理 獎項分人文藝術類、學術類、工商類及社會服務類共4大類 由本校組「傑出校友遴選委員會」舉薦審查決定 網址http://homepage.ntu.edu.tw/~ntualumni/outstanding/main.htm 23/30

業務推動原則 公文品質與時效 行政流程管理 專業能力與服務內涵 24/30

公文品質與時效 依標準格式辦理公文，並力求簡潔明確 由各同仁掌握，於規定期限內辦理完畢 25/30

行政流程管理 作業流程檢討及宣導 鼓勵工作簡化與業務創新 業務分工明確，且可依需要適時調整，並落實代理人制度 培養同仁良好默契，建立團隊精神，相互支援，彼此學習，順利推動業務 26/30

專業能力與服務內涵 藉由業務檢討、小組討論、訓練進修，增進專業能力 秉持服務熱忱，親切、詳細解說各項疑義 網頁設有專屬服務信箱，並儘速回覆 加強對各相關業務單位工作概況之了解，對非屬業務職掌之工作項目，能適時予以轉介 27/30

未來展望(1) 持續推動行政e化，提升服務效能 公關業務之加強 自動化 無紙化 校友 媒體 國會 其他 28/30 唯有菶持服務的理念工作才會愉快並有追求完美精益求精的動力 28/30

未來展望(2) 積極、主動、熱忱，不斷增進服務效能 加強教育訓練、溝通協調，去除藩籬 培養高度靈敏度，回應環境需求 29/30 高度單位靈敏度才能應付外在環境不斷的變化及挑戰 加強教育訓練、溝通協調，去除不必要之藩籬：同舟共濟 29/30

簡報結束 敬請指教 30/30