國立高雄第一科技大學 檔案歸檔及應用配合事項 2009/02/11
檔案歸檔依據 依據『檔案法』、『檔案法施行細則』、及『機關檔案點收作業要點』 規定辦理。 依據98年1月21日總務處文保組有關歸檔案件點收作業核定簽辦理。
檔案歸檔查檢事項 檔案送件歸檔時，查檢未符者，送還承人員補正，查核結果通知單如下:
檔號及保存年限介紹 檔號之組成(共5層)： 分類號及保存年限： 年度號/分類號/案次號/卷次號/目次號 請參閱檔案分類及保存年限區分表。 【文保組網頁/相關章程】
檔號及保存年限填列範例 範例： 檔 號： 98/B111/001/01/001 保存年限：5年 (年度號/分類號/案次號/卷次號/目次號) (年度號/分類號/案次號/卷次號/目次號) 檔 號： 98/B111/001/01/001 (由承辦人填寫) (由文保組填寫) 保存年限：5年 (由承辦人填寫)
頁碼編列原則 辦畢之案件逐件逐頁編碼，其方式如下： 1.先編本文，次編附件，編寫方式由上而下，並由數字“1”起編。 2.本文頁碼之編寫，按文件產生時間先後順序，早者在上，晚者在下。簽稿併陳案件，依序以簽、稿及來文之次第編寫；附件則各依其後連續為之。 3.附件已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者，免併本文連續編寫頁碼。 4.以鉛筆於每頁右下角編寫；文件為雙面書寫或列印者，正面於右下角編寫，背面於左下角編寫。
蓋騎縫章原則 公文及原稿在2 頁(含)以上時，應加蓋騎縫章或職名章。惟電子公文已有騎縫章圖戳者，得免另加蓋。 簽辦單視為公文之一部分，應與其他頁次加蓋騎縫章。 附件部分： 1.附件已裝訂成冊並已有頁碼者，得僅於附件 首頁與本文末頁加蓋騎縫章。 2.附件有2件以上者 (並各編有頁碼)，得僅於 第1份附件首頁與本文末頁及前後附件之 末／首頁間蓋騎縫章。
檔號及保存年限由承辦人填寫，檔號僅填寫年度號及分類號即可。 歸檔案件實例說明 檔號及保存年限由承辦人填寫，檔號僅填寫年度號及分類號即可。 代為決行文字 頁碼編於右下角
雙面列印 附件第1頁(正面) 頁碼編於右下角 加蓋騎縫章
雙面列印 附件第2頁 (背面) 頁碼編於左下角
其他應注意事項 案件應以原件歸檔且應經簽奉權責長官核准者，附件如屬抽存者，應於本文中敘明。 授權案件，應有代為決行之文字表示。 機密案件歸檔時，承辦人員應使用【機密檔案專用封套】裝封，並依規定填寫封套上各項目之內容，裝封前，需確認主管已(代)決行後彌封，並由單位主管或承辦人員於封口處簽章或加蓋職名章 。
機密檔案專用封套 由承辦人摘要案名 封套“ ”內容由承辦人填寫。
歸檔案件調案 方式一：列印調案單 方式二：線上查詢（NEW) (不同單位間調案，須會辦權責長官同意) 由公文傳遞系統／調案查閱，印出調案單，陳核後送交文保組辦理。 (不同單位間調案，須會辦權責長官同意) 方式二：線上查詢（NEW) 由本校網頁／公文檔案線上查詢系統作業，惟承辦人只得調閱現職承辦檔案，組長得調閱該組承辦檔案，一級主管得調閱該管承辦檔案。
由公文傳遞系統產出調案單
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簡報完畢 敬請 指教 謝謝！