《办公自动化》 2014版，文秘财会

模块二 Office_Word 工作界面 文档编辑基本操作 文档格式化 图文混排 其他功能；页面设置和打印 综合案例编辑与排版

工作界面与基本操作 了解Microsoft Office的组成和功能； 了解Word工作界面； 理解 Word 的基本功能； 了解视图概念，如页面视图、普通视图和大纲视图等的使用。

Office的组成和功能 Microsoft 。 办公自动化软件包。 包含文字处理软件Word、电子表格Excel、幻灯片制作PowerPoint、数据库Access等。其中，应用最广为Word。 这几款软件界面和操作方法都有很多相似之处，重点学习掌握Word，做到举一反三，一通百通。

版本发展：Office95、97、2000、xp、2003、2007、2010、2013 最新版本支持Windows8触控使用以及智能手机和平板电脑。

国产办公自动化软件WPS（Word Processing System），中文译为文字编辑系统，是金山软件公司的一种办公软件。

着重学习Office2003，近一步了解2010。 以下是Office_Word 2003操作。

Word启动与退出 启动Word，方法多种。 方法一，从“程序”项启动。即：【开始】按钮/【程序】菜单项/【 Microsoft Word】。 子菜单中的“Microsoft Word”项是在安装Word时由系统自动生成的。 方法二，通过文档启动。可以通过打开一篇旧文档启动Word（因为已进行了关联）。 方法三，通过快捷方式。用户可以在桌面上建立打开Word的快捷图标。

Word启动与退出 退出Word，方法多种。 方法一， Word程序窗口/【文件】菜单/【退出】命令。

Word工作窗口 Word窗口由标题栏、菜单栏、 工具栏、标尺、编辑区、滚动条、状态栏等组成。

常用工具栏 菜单栏 标题栏 格式工具栏 标尺 任务窗格 插入点 编辑区 绘图工具栏 视图按钮 任务栏

标题栏 标题栏位于屏幕窗口的最顶部，显示正在编辑的文档名和应用程序名 。

菜单栏 操作软件就是根据需要，对它下达操作命令。 根据命令功能不同，提供了9个菜单：文件、编辑、视图、插入、格式、工具、表格、窗口、帮助。 要执行菜单中的命令，可以用鼠标单击菜单栏上的菜单，然后在下拉菜单中单击相应的命令。 操作Word的命令都可以菜单中找到。

注意菜单、菜单项等概念理解。 Word是一款智能性质的软件，当操作到某一步，当用鼠标指向某一处， Word会根据情况，判断你下一步可能要下达那些操作命令， Word将这些命令列在快捷菜单中。 打开快捷菜单方式，单击鼠标右键。

工具栏 把一些常用的、重要的命令做成按钮的形式，归类形成工具栏。 工具栏直接在窗口出现，是执行菜单命令的快捷方式，利用鼠标单击工具栏上的小图标按钮就可以下达操作命令。

Word提供了多种工具栏，启动Word后窗口中默认显示【常用】工具栏和【格式】工具栏。此外，用户可以根据不同需要同时打开多个工具栏，也可以关闭一些不常用的工具栏。 使用菜单打开和关闭工具栏：【视图】菜单/【工具栏】菜单项，在弹出的级联菜单中列出了Word的所有工具栏，前面有“√”标记的表示这个工具栏已显示在Word窗口中，再单击此工具栏，该工具栏就会关闭。重复前面的操作，选择一个前面没有“√”标记 的工具栏单击，该工具栏将显示在Word窗口中。

剪切 复制 粘贴 新建 打开 保存 插入表格 分栏 更改文字方向 格式刷 恢复 撤消 两端对齐 字体 字号 加粗 倾斜 下划线 带圈字符 行距 居中对齐 右对齐 分散对齐 字体颜色 拼音指南

标尺 标尺位于编辑区的上方(水平标尺)和左侧(垂直标尺)。 利用标尺可以查看或设置页边距、表格的行高、列宽及插入点所在的段落缩进等。 用于排版和对象的精确定位。

滚动条 分为水平滚动条和垂直滚动条。

编辑区 编辑区是输入和编辑文本的区域，是窗口中面积最大的区域。 编辑区中闪烁的光标叫插入点，插入点表示输入字符的位置。通过鼠标点击和方向键可以移动光标。

状态栏 状态栏位于Word窗口底部，显示Word文档的有关信息，如文档总页数、当前页的页号、光标所在位置的行号列号、文档当前的编辑方式等。

文档的显示方式 普通视图 WEB版式视图 页面视图 大纲视图 阅读版式视图 全屏 文档结构图

普通视图 默认的文档查看方式，工作窗口大，主要用于文字录入，但看不到页眉页脚、分栏等排版版面。

WEB版式视图 WEB即网页，用于网页编辑，可以把这种模式当作文档在网页上的预览。 Word具有简单的网页制作功能，将文档选择保存类型为HTM，即转换成网页，但Word网页制作功能很低，一般我们制作网页，使用的是专门的网页制作工具。

页面视图 实现“所见即所得”的全真模式，此模式下的文档效果即是打印出来的效果。 排版必须要此模式下操作。此模式下标尺也会出现，方便精确排版操作。 最常规的视图。

大纲视图 在大纲视图中，能查看文档的结构，还可以通过拖动标题来移动、复制和重新组织文本，因此它特别适合编辑那种含有大量章节的长文档，能让你的文档层次结构清晰明了，并可根据需要进行调整。 在查看时可以通过折叠文档来隐藏正文内容而只看主要标题，或者展开文档以查看所有的正文。 大纲视图中不显示页边距、页眉和页脚、图片和背景。

阅读版式视图 用于阅读长文档，字号变大，每行变短，比较符合人们的阅读习惯。 阅读版式视图将优化阅读体验。

全屏 常用于文档投影演示，以求最大显示面积。

文档结构图 工作区分成左右窗格，左窗格显示文档标题，右窗格显示标题所对应的正文内容。 与“大纲视图”一样采用层次来管理文档。但文档结构图是独立于正文的，在文章左边开辟一个新窗口，显示文档的标题列表。你可以通过点击相应标题就直接浏览对应的内容，并将其显示在窗口的顶部，同时在“文档结构图”中突出显示该标题，这有点像网页中的超级链接。

文档的创建、保存、打开、保护

关于文档 在计算机中，信息是以文件为单位存储的，使用Word编排的文章、报告、通知、信函等即是一个个文件，我们将由Word生成的文件称为Word文档，简称文档。 Word文档文件扩展名.doc或.docx

创建新文档 在启动Word时，Word自动新建一个空文档，缺省的文件名为“文档1”。 如果想建立一篇新的文档，可以使用菜单或工具栏新建文档。 利用菜单新建文档的步骤如下： 【文件】菜单/【新建】命令/【新建】对话框/【常用】选项卡/【空白文档】图标/【确认】按钮。注：此方式可以创建各种模板或各种样式的文档 利用工具栏按钮新建文档的方法是： 【常用】工具栏/【新建】按钮， Word将创建一篇新文档。 注：此方式只可以创建普通的空白文档。

保存文档 保存新的、未命名的文档：【常用】工具栏/【保存】按钮/【另存为】对话框/选择保存位置/选择保存类型，一般为默认的DOC文档/【文件名】框中命名文档/【保存】按钮 My Documents是Word保存文档的默认文件夹。 在退出Word或关闭此文档时，如果没有保存，系统会提示保存文档。

保存已有文档： 为了防止停电、死机等意外事件导致信息的丢失，在文档的编辑过程中经常要保存文档。 单击【常用】工具栏上的【保存】按钮，或者单击【文件】菜单中的【保存】命令，或者按 Ctrl＋S快捷键都可以保存当前的活动文档。 可以通过【工具】菜单/【选项】命令/【选项】对话框设置自动保存文档。

另存为： 可以将文档换个名字或换个位置保存，即为另存为。

打开文档 方法一：在资源管理器中，或在“我的电脑”中找到文档，双击，启动Word时同时打开文档。 要打开最近使用过的文档，可单击【文件】菜单底部的文件名。

文档的保护 【工具】菜单/【选项】命令/【选项】对话框/【安全性】选项卡/设置打开文档的密码。

帮助方式 随机的帮助文件，Windows应用软件通常的帮助方式。 在线帮助。 Office的小助手： Word除具有Windows应用软件通常的帮助方式，还有个Office的小助手。 它能根据你当前所做的各种操作，来猜测你下一步想做什么。遇到什么难题了，如果觉得有必要，小助手就会跳出来，给你提供各种帮助信息。