第3章 表的创建与管理 本章要点 表的结构及字段属性。 创建表的方法。 输入表的内容和创建表之间的关系。 表的编辑与操作。

3.1 表结构的设计 3.1.1 表中字段的参数 1．字段名 在Access中，字段名最多可以包含64个字符，其中可以使用字母、汉字、数字、空格和其他字符，但不能以空格开头。字段名中不能包含点(.)、惊叹号(！)、方括号([])和单引号(′)。

2．字段类型 Access提供了文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超链接、计算、查阅向导和附件等字段类型，以满足不同性质的数据定义需要。 3．字段大小 通过“字段大小”属性，可以控制字段使用的存储空间大小。该属性只适用于文本型或数字型的字段，其他类型的字段大小均由系统统一规定。

3.1.2 字段的数据类型 1．文本型 文本型(Text)字段可以保存文本或文本与数字的组合，如姓名、籍贯等；也可以是不需要计算的数字，如电话号码、邮政编码等。设置“字段大小”属性可控制文本型字段能输入的最大字符个数，最多为255个字符，默认是50个字符。如果取值的字符个数超过了255，可使用备注型。 注意：在Access中，每一个汉字和所有特殊字符(包括中文标点符号)都算为一个字符。例如，如果定义一个文本型字段的字段大小为10，则在该字段最多可输入的汉字数和英文字符数都是10个。 在Access中，文本型常量要用英文单引号(′)或英文双引号(″)括起来。

2．备注型 备注型(Memo)字段可保存较长的文本，允许存储的最大字符个数为65 536(64 KB)。在备注型字段中可以搜索文本，但搜索速度较在有索引的文本型字段中慢。不能对备注型字段进行排序和索引。

3．数字型 数字型(Number)字段用来存储进行算术运算的数值数据，一般可以通过设置“字段大小”属性定义一个特定的数字型字段。通常按字段大小分为字节、整型、长整型、单精度型和双精度型，分别占1，2，4，4和8个字节，其中单精度的小数位精确到7位，双精度的小数位精确到15位。

4．日期/时间型 日期/时间型(Date/Time)字段用来存储日期、时间或日期时间的组合，占8个字节。在Access中，日期/时间型常量要用英文字符“#”将一个日期时间括起来。 在Access 2010中，“日期/时间”型字段附有内置日历控件，输入数据时，日历按钮自动出在字段的右侧，可供输入数据时查找和选择日期。

5．货币型 货币型(Currency)是一种特殊的数字型数据，所占字节数和具有双精度属性的数字型类似，占8个字节，可精确到小数点左边15位和小数点右边4位，在计算时禁止四舍五入。向货币型字段输入数据时，不必输入美元符号和千位分隔符，Access会自动显示这些符号。

6．自动编号型 对于自动编号型(Auto-number)字段，每当向表中添加一条新记录时，Access会自动插入一个唯一的顺序号。最常见的自动编号方式是每次增加1的顺序编号，也可以随机编号。自动编号型字段不能更新，每个表只能包含一个自动编号型字段。

7．是/否型 是/否型(Yes/No)是针对只包含两种不同取值的字段而设置的，如性别、婚姻情况等字段。是/否型字段占1个字节，通过设置它的格式特性，可以选择是/否型字段的显示形式，使其显示为Yes/No、True/False或On/Off。

8．OLE对象型 OLE对象型是指字段允许单独链接或嵌入OLE对象。可以链接或嵌入到表中的OLE对象是指其他使用OLE协议程序创建的对象，如Word文档、Excel电子表格、图像、声音或其他二进制数据。OLE对象型字段最大为1GB，受磁盘空间限制。

9．超链接型 超链接型(Hyperlink)字段用来保存超链接地址，最多存储64 KB个字符。超链接地址的一般格式为 DisplayText#Address 其中，DisplayText表示在字段中显示的文本，Address表示链接地址。

10．计算型 计算型(Computed)字段是指该字段的值是通过一个表达式计算得到的。 11．查阅向导型 查阅向导(Lookup Wizard)用于创建一个查阅列表字段，该字段可以通过组合框或列表框选择来自其他表或值列表的值。该字段实际的数据类型和大小取决于数据的来源。

12．附件型 Access 2010新增了附件（Attachment）数据类型。使用附件可以将整个文件嵌入到数据库当中，这是将图片、文档及其他文件和与之相关的记录存储在一起的重要方式。使用附件可以将多个文件存储在单个字段之中，甚至还可以将多种类型的文件存储在单个字段之中。

例3-1 设计“教学管理”数据库中“学生”表、“课程”表、“选课”表和“专业”表的结构。 参照有关字段参数的规定，确定“教学管理”数据库中“学生”表、“课程”表、“选课”表和“专业”表的结构。

3.2 表的创建 3.2.1 创建表的方法 在Access 2010中创建表的方法有4种：使用设计视图创建表、使用数据表视图创建表、使用表模板创建表和使用字段模板创建表。 1．使用设计视图创建表 使用设计视图创建表是一种比较常见的方法。对于较为复杂的表，通常都是在设计视图中创建的。

例3-2 在“教学管理”数据库中创建“学生”表。 操作步骤： ①打开“教学管理”数据库，单击“创建”选项卡，再在“表格”命令组中单击“表设计”命令按钮，打开表的设计视图。 ②添加字段。在字段名称列中输入字段名称，在数据类型列中选择相应的数据类型，在常规属性窗格中设置字段大小。 ③将“学号”字段设置为表的主键。单击该字段行前的字段选定器以选中该字段，这时字段选定器背景为黑色。然后单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“主键”命令，或者单击“表格工具/设计”选项卡，再在“工具”命令组中单击“主键”命令按钮。设置完成后，在学号字段选定器上出现钥匙图标，表示该字段是主键。

④选择“文件”→“保存”菜单命令，或在快速访问工具栏中单击“保存”按钮，在打开的“另存为”对话框中输入表的名称“学生”，然后单击“确定”按钮，以“学生”为名称保存表。

2．使用数据表视图创建表 在数据表视图中，可以新创建一个空表，并可以直接在新表中进行字段的添加、删除和编辑。新建一个数据库时，将创建名为“表1”的新表，并自动进入数据表视图中。

例3-3 在“教学管理”数据库中建立“课程”表。 操作步骤： ①打开“教学管理”数据库，单击“创建”选项卡，再在“表格”命令组中单击“表”命令按钮，进入数据表视图。 ②选中ID字段列，在“表格工具/字段”选项卡中的“属性”命令组中，单击“名称和标题”命令按钮，出现“输入字段属性”对话框。 ③在“输入字段属性”对话框的“名称”文本框中，然后输入字段名“课程编号”。或双击ID字段列，使其处于可编辑状态，将其改为“课程编号”。 ④选中“课程编号”字段列，在“表格工具/字段”选项卡中的“格式”命令组中，把“数据类型”由“自动编号”改为“文本”，在“属性”命令组中把“字段大小”设置为“6”。 ⑤单击“单击以添加”列标题，选择字段类型，然后在其中输入新的字段名并修改字段大小，这时在右侧又添加了一个“单击以添加”列。用这样的方法输入其他字段。 ⑥选择“文件”→“保存”菜单命令，或在快速访问工具栏中单击“保存”按钮，以“课程”为名称保存表。

3．使用表模板创建表 创建“联系人”、“任务”、“问题”、“事件”或“资产”表时，可以使用Access 2010内置的关于这些主题的表模板。利用表模板创建表，会比手动方式更方便快捷。 例3-4 创建一个“通信录”数据库，在该数据库中创建一个“联系人”表。 操作步骤： ①新建一个空数据库，命名为“通信录.accdb”。 ②单击“创建”选项卡，再在“模板”命令组中单击“应用程序部件”命令按钮，打开表模板列表。 ③单击其中的“联系人”模板，此时弹出对话框，提示“是否要Microsoft Access关闭所有打开的对象？”，单击“是”按钮，则基于“联系人”表模板所创建的表就被插入到当前数据库中。

4．使用字段模板创建表 Access 2010提供了一种新的创建表的方法，即通过Access自带的字段模板创建表。模板中已经设计好了各种字段属性，可以直接使用该字段模板中的字段。操作步骤如下： ①打开数据库，单击“创建”选项卡，再在“表格”命令组中单击“表”命令按钮，进入数据表视图。 ②选中“表格工具/字段”选项卡，在“添加和删除”命令组中，单击“其他字段”按钮右侧的下拉按钮，出现要建立的字段类型菜单。 ③单击需要的字段类型，并在表中输入字段名即可。

3.2.2 设置字段属性 1．“格式”属性 “格式”属性只影响数据的显示格式，并不影响其在表中的存储格式。不同数据类型的字段，其显示格式有所不同。数字型、货币型、自动编号型字段的格式如图所示，其中“固定”是指小数的位数不变，其长度由“小数位数”说明。

日期/时间型字段的格式如图所示。 是/否型字段的格式如图所示。

2．“输入掩码”属性 可以利用输入掩码（Input Mask）强制实现某种输入模式，使数据的输入更方便。定义输入掩码时，将格式中不变的符号定义为输入掩码的一部分，这样在输入数据时，只需输入变化的值即可。 对于文本、数字、日期/时间、货币等数据类型的字段，都可以定义输入掩码。Access为文本型和日期/时间型字段提供了输入掩码的向导，而对于数字和货币型字段只能使用字符直接定义“输入掩码”属性。当然，文本和日期/时间型字段的输入掩码也可以直接使用字符进行定义。 注意：如果为字段定义了输入掩码，同时又设置了它的“格式”属性，显示数据时，“格式”属性将优先于输入掩码的设置，即使保存了输入掩码，在数据设置格式显示时，也会忽略输入掩码。

3．“标题”属性 字段标题(Caption)用于指定通过从字段列表中拖动字段而创建的控件所附标签上的文本，并作为表或查询数据表视图中字段的列标题。如果没有为表字段指定标题，则用字段名作为控件附属标签的标题，或作为数据表视图中的列标题。如果没有为查询字段指定标题，则使用基础表字段的标题。 4．“默认值”属性 默认值（Default）是在输入新记录时自动取定的数据内容。在一个数据库中，往往会有一些字段的数据内容相同或者包含有相同的部分，为减少数据输入量，可以将出现较多的值作为该字段的默认值。

例3-5 将“学生”表中“性别”字段的默认值属性设置为“男”。 操作歩骤： ①打开“教学管理”数据库，右键单击“导航窗格”中的“学生”表，在弹出的快捷菜单中选择“设计视图”命令，在设计视图中打开“学生”表。 ②选择“性别”字段，在“字段属性”区域的“默认值”属性框中输入“男”。 设置默认值后，在生成新记录时，将这个默认值插入到相应的字段中。 也可以单击“默认值”文本框右边的省略号按钮来启动“表达式生成器”对话框，利用表达式生成器输入默认值。例如，若在输入某日期/时间型字段值时插入当前系统日期，可以在该字段的“默认值”文本框中输入表达式“Date()”。

5．“有效性规则”和“有效性文本”属性 有效性规则(Validation Rule)是给字段输入数据时所设置的约束条件。在输入或修改字段数据时，将检查输入的值是否符合条件，从而防止将不合理的数据输入到表中。当输入的数据违反了有效性规则时，可以通过定义“有效性文本”属性来给出提示。

例3-6 将“学生”表中“入学成绩”字段的取值范围设在0～750之间，如超过范围则提示“请输入0～750之间的数据！” 操作歩骤： ①打开“教学管理”数据库，右键单击“导航窗格”中的“学生”表，在弹出的快捷菜单中单击“设计视图”命令，在设计视图中打开“学生”表。 ②选择“入学成绩”字段，在“字段属性”区域中的“有效性规则”文本框中输入表达式“>＝0 And <＝750”，在“有效性文本”文本框中输入文本“请输入0～750之间的数据！”。 也可以单击“有效性规则”文本框右边的省略号按钮来启动表达式生成器，利用表达式生成器输入有效性规则表达式。 这里输入的表达式是一个逻辑表达式，表示入学成绩大于等于0并且小于等于750，即在0~750之间。有效性规则的实质是一个限制条件，完成对输入数据的检查。 ③保存“学生”表。

6．“必需”属性 “必需”属性即表示必须填写内容的重要字段。“必需”属性取值有“是”和“否”两种，当取值为“是”时，表示该字段的内容不能为“空值”，必须填写。一般情况下，作为主键字段的“必需”属性为“是”，其他字段的“必需”属性为“否”。

7．“索引”属性 当表中的数据量很大时，为了提高查找和排序的速度，可以设置“索引”属性。此外，索引能对表中的记录实施唯一性控制。 在Access中，“索引”属性提供3种取值。 无：表示该字段不建立索引(默认值)。 有(有重复)：表示以该字段建立索引，且字段中的值可以重复。 有(无重复)：表示以该字段建立索引，且字段中的值不能重复。这种字段适合作为主键，当字段被设定为主键时，字段的“索引”属性被自动设为“有(无重复)”。

例3-7 为“学生”表创建索引，索引字段为“性别”。 操作步骤： ①用设计视图打开“学生”表，选择“性别”字段。 ②在“常规”字段属性中选择“索引”属性框，然后单击右侧的向下箭头，从打开的下拉列表框中选择“有（有重复）”选项。

例3-8 为“学生”表创建多字段索引，索引字段包括“学号”，“姓名”、“性别”和“出生日期”。 操作步骤： ①用设计视图打开“学生”表，单击“表格工具/设计”选项卡，再在“显示/隐藏”命令组中单击“索引”命令按钮，打开“索引”对话框，如图所示。

②单击“字段名称”列的第1个空白行，然后单击右侧的向下箭头，从打开的下拉列表框中选择“姓名”字段，将光标移到下一行，用同样方法将“性别”字段、“出生日期”字段加入到“字段名称”列。“排序次序”列都沿用默认的“升序”排列方式。

8．计算字段的“表达式”属性 计算数据类型是Access 2010新增加的数据类型，使用这种数据类型可以使原本必须通过查询的计算任务，在数据表中就可以完成。 假设“工资”表中有“编号”、“姓名”、“基本工资”、“岗位津贴”和“总工资”字段，其中“总工资”字段就可以定义为计算型，其值是在“基本工资”和“岗位津贴”字段的基础上计算得到，字段定义如图所示。

3.3 表中数据的输入 3.3.1 使用数据表视图输入数据 在表设计视图中显示的是表的结构属性，而在数据表视图中显示的是表中的数据，因此针对表中数据的操作都在数据表视图中进行。同样，在Access 2010中，可以利用数据表视图向表中输入数据。

1．输入数据的步骤 首先打开数据库，在导航窗格中双击要输入数据的表名，进入数据表视图，然后输入数据。例如，要将学生信息输入到“学生”表中，从第1个空记录的第1个字段开始分别输入“学号”、“姓名”、“性别”等字段的值，每输入完一个字段值按Enter键或按Tab键转至下一个字段。输入“有否奖学金”字段值时，在提供的复选框内单击鼠标左键会显示出一个“√”，打钩表示有奖学金，再次单击鼠标左键可以去掉“√”，不打钩表示没有奖学金。输入完一条记录后，按Enter键或Tab键转至下一条记录，继续输入第2条记录。一直到输入完全部记录后，选择“文件”→“保存”菜单命令，或单击快速访问工具栏上的“保存”按钮，保存表中数据。此时，“学生”表的数据表视图如图所示。

2．一些特殊数据类型的输入方法 (1)备注型数据的输入 备注型字段包含的数据量很大，而表中字段列的数据输入空间有限，可以使用Shift+F2组合键打开“缩放”窗口，在该窗口中输入编辑数据。该方法同样适用于文本、数字等类型数据的输入。

(2)OLE对象型数据的输入 “学生”表有“照片”字段，这是OLE对象类型。输入照片时，将鼠标指针指向该记录的“照片”字段列，单击鼠标右键，打开快捷菜单，在其中选择“插入对象”命令，打开“Microsoft Access”对话框。在该对话框中，选中“由文件创建”单选按钮，再单击“浏览”按钮，打开“浏览”对话框，找到并选中所需图片文件，然后单击“确定”按钮。

(3)附件型数据的输入 附件型字段相应的列标题会显示曲别针图标，而不是字段名。右键单击附件型字段，在弹出的快捷菜单中选择“管理附件”命令，弹出“附件”对话框。双击表中的附件型字段，也可以直接从该字段中打开此对话框。使用“附件”对话框可添加、编辑并管理附件，附件添加成功后，附件型字段列中会显示附件的个数。

3.3.2 创建查阅列表字段 使用“查阅向导”可以显示两种列表中的字段：一是从已有的表或查询中查阅数据列表，表或查询的所有更新都将反映在列表中；二是存储了一组不可更改的固定值的列表。 例3-9 为“学生”表的“专业名称”字段创建查阅列表，列表中显示“工商管理”、“国际经济与贸易”、“电子商务”、“市场营销”、“金融学”和“会计学”6个值。

例3-10 使用“查阅向导”将“选课”表中的“课程编号”字段设置为查阅“课程”表中的“课程编号”字段，即该字段组合框的下拉列表中仅出现“课程”表中已有的课程信息。

3.3.3 建立表之间的关联 1．建立表的关联 在创建表之间的关联时，先在至少一个表中定义一个主键，然后使该表的主键与另一表的对应列（一般为外键）相关。主键所在的表称为主表，外键所在的表称为相关表，两个表的联系就是通过主键和外键实现的。在创建表之间的关系之前，应关闭所有需要定义关系的表。

例3-11 创建“教学管理”数据库中表之间的关联。

2．编辑表的关联 在定义了关联以后，有时还需要重新编辑已有的关联。

3．子数据表 通常在建立表之间的关联以后，Access会自动在主表中插入子数据表，但这些子数据表一开始都是不显示出来的。在Access中，让子数据表显示出来叫做展开子数据表，让子数据表隐藏叫做将子数据表折叠。展开的时候方便查阅子数据表信息，而折叠起来以后可以比较方便地管理主表。

3.4 表的编辑 3.4.1 表结构的修改 1．修改字段 修改字段包括修改字段的名称、数据类型、说明和字段属性等。 在数据表视图中，要修改字段名，其方法是：双击需要修改的字段名进入修改状态，或右键单击需要修改的字段名，在弹出的快捷菜单中选择“重命名字段”命令。如果还要修改字段数据类型或定义字段的属性，可以选择“表格工具/字段”上下文选项卡中的有关命令。 在设计视图中，如果要修改字段名，则单击该字段的“字段名称”列，然后修改字段名称；如果要修改字段数据类型，则单击该字段“数据类型”列右侧的向下箭头，然后从打开的下拉列表中选择需要的数据类型；如果要修改字段属性，则选中该字段，再在“字段属性”区域进行修改。

2．添加字段 添加字段有两种方法。 ①用设计视图打开需要添加字段的表，然后将光标移动到要插入新字段的位置，单击“表格工具/设计”上下文选项卡，再在“工具”命令组中单击“插入行”命令按钮，或单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“插入行”命令，则在当前字段的上面插入一个空行，在空行中依次输入字段名称、字段数据类型等。 ②用数据表视图打开需要添加字段的表，在某一列标题上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“插入字段”命令，双击新列中的字段名“字段1”，为该列输入唯一的名称。再在选择“表格工具/字段”上下文选项卡中的相关命令修改字段数据类型或定义字段的属性。

3．删除字段 与添加字段操作相似，删除字段也有两种方法。 ①用设计视图打开需要删除字段的表，然后将光标移到要删除的字段行上。如果要选择一组连续的字段，可用鼠标指针拖过所选字段的字段选定器。然后单击“表格工具/设计”上下文选项卡，再在“工具”命令组中单击“删除行”命令按钮，或单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除行”命令。 ②用数据表视图打开需要删除字段的表，选中要删除的字段列，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除字段”命令。

4．移动字段 移动字段可以在设计视图中进行。用设计视图打开需要移动字段的表，单击字段选定器选中需要移动的字段行，然后再次单击并按住鼠标左键不放，拖动鼠标即可将该字段移到新的位置。

3.4.2 表中内容的修改 1．定位记录 要修改表中数据，选择所需记录是首要操作。常用的定位记录方法有两种：一是使用记录号定位，二是使用全屏幕编辑的快捷键定位。 根据记录号定位所需记录，可以使用数据表视图窗口下端的记录定位器，如图所示。还可以使用记录定位器中的其他按钮实现快速记录定位。 使用全屏幕编辑的快捷键也可以快速定位记录或字段，其操作方法与一般全屏幕操作方法类似。

2．查找与替换表中的数据 (1)查找指定内容 实际上，查找数据的操作也是一种定位记录的方法，它能将光标快速地移到查找到的数据位置，从而可以对查找到的数据进行编辑修改。 例3-12 查找“学生”表中“性别”为“男”的学生记录。 操作步骤： ①用数据表视图打开“学生”表，将鼠标指针定位在“性别”字段列的字段名上，鼠标指针会变成一个粗体黑色向下箭头，单击鼠标左键，此时“性别”字段列被选中。 ②单击“开始”选项卡，再在“查找”命令组中单击“查找”命令按钮，弹出“查找和替换”对话框，如图所示。

③在对话框的“查找内容”下拉列表框中自动显示第1个记录“性别”字段的值，即“男”，也可以输入要查找的内容。如果需要，可进一步设置其他选项。 在指定查找内容时，如果希望在只知道部分内容的情况下对表中数据进行查找，或按照特定的要求查找记录，可以使用通配符作为其他字符的占位符。在“查找和替换”对话框中，可以使用通配符。

(2)替换指定内容 在对表进行修改时，如果多处相同的数据要作相同的修改，就可以使用Access的替换功能，自动将查找到的数据更新为新数据。 例3-13 将“学生”表中“籍贯”字段值“湖南”改为“湖南省”。 操作步骤： ①用数据表视图打开“学生”表，选中“籍贯”字段列。 ②单击“开始”选项卡，再在“查找”命令组中单击“替换”命令按钮，弹出“查找和替换”对话框，如图所示。

③在“查找内容”框中输入“湖南”，在“替换为”框中输入“湖南省”，在“查找范围”框中选中“当前字段”选项，在“匹配”框中，选中“字段任何部分”选项。 ④如果一次替换一个，单击“查找下一个”按钮，找到后，单击“替换”按钮。如果不替换当前找到的内容，则继续单击“查找下一个”按钮。如果要一次替换出现的全部指定内容，则单击“全部替换”按钮。如果单击“全部替换”按钮，屏幕将显示一个提示框，提示将不能撤消该替换操作，询问是否继续。单击“是”按钮，进行替换操作。

3．添加记录 添加记录时，使用数据表视图打开要编辑的表，可以将光标直接移动到表的最后一行，直接输入要添加的数据；也可以单击记录定位器中的“新（空白）记录”按钮，或单击“开始”选项卡，再在“记录”命令组中单击“新建”命令按钮，待光标移到表的最后一行后输入要添加的数据。

4．删除记录 删除记录时，使用数据表视图打开要编辑的表，选定要删除的记录，然后单击“开始”选项卡，再在“记录”命令组中单击“删除”命令按钮，在弹出的删除记录提示框中，单击“是”按钮执行删除，单击“否”按钮取消删除。 在数据表中，可以一次删除多条相邻的记录。如果要一次删除多条相邻的记录，则在选择记录时，先单击第一条记录的记录选定器，然后拖动鼠标经过要删除的每条记录，最后执行“删除”操作。

5．修改数据 在数据表视图中修改数据的方法非常简单，只要将光标移到要修改数据的相应字段直接修改即可。其操作方法与一般字处理软件中的编辑修改类似。 在输入或编辑数据时，可以使用复制和粘贴操作将某字段中的数据复制到另一个字段中。

3.4.3 调整表的外观 1．调整行高与列宽 调整行显示高度有两种方法：使用鼠标和菜单命令。 与调整行高的操作一样，调整列宽也有两种方法，即鼠标和菜单命令。 2．改变字段的显示顺序 在默认情况下，表中字段的显示顺序与创建表时的输入顺序相同。但是，在使用数据表视图时，往往需要移动某些列来满足查看数据的要求。此时，可以改变字段的显示顺序。

3．隐藏与显示列 为了便于查看表中的主要数据，可以在数据表视图中将某些字段列暂时隐藏起来，需要时再将其显示出来。 4．冻结列 当表的字段较多时，在数据表视图中，有些字段水平滚动后无法看到，这就影响了数据的查看。此时，可以利用Access提供的冻结列功能，冻结某字段列或某几个字段列，此后，无论怎样水平滚动窗口，这些字段总是可见的，并且总是显示在窗口的最左侧。

5．设置数据表格式 在数据表视图中，一般在水平方向和垂直方向都显示网格线，网格线采用银色，背景采用白色。如果需要，可以改变单元格的显示效果，也可以选择网格线的显示方式、颜色和表格的背景颜色等。设置数据表格式的操作方法是：用数据表视图打开要设置格式的表，根据需要设置的项目，单击“开始”选项卡，再在“文本格式”命令组中单击相应命令按钮。

3.5 表的操作 3.5.1 将表中的记录排序 1．排序规则 不同的字段类型，排序规则有所不同，具体规则如下。 ①对于文本型字段，英文字母按A到Z的顺序从小到大，且同一字母的大小写视为相同；中文按拼音字母的顺序排列，靠后的为大；文本中出现的其他字符(如数字字符)按照ASCII码值的大小进行比较排列。西文字符比中文要小。 ②对于数字型、货币型字段，按数值的大小排序。 ③对于日期/时间型字段，按日期的先后顺序排序，靠后的日期为大，如“#2013-3-15#”比“#2010-3-15#”要大。 ④数据类型为备注型、超链接型或OLE对象型的字段不能排序。 ⑤按升序排列字段时，如果字段的值为“空值”，则将包含“空值”的记录排列在最前面。

2．按一个字段排序 按一个字段排序可以在数据表视图中进行，操作简单。例如，对“学生”表按“姓名”升序排列记录，操作方法是：用数据表视图打开“学生”表，选中“姓名”字段列，再单击“开始”选项卡，在“排序和筛选”命令组中单击“升序”命令按钮。执行上述操作步骤后，就可以改变表中原有的排列次序，而变为新的次序。保存表时，将同时保存排序结果。 还可以利用“降序”命令按钮实现降序排列，利用“取消排序”命令按钮取消所有排序。

3．按多个字段排序 按多个字段进行排序时，首先根据第1个字段按照指定的顺序进行排序，当第1个字段具有相同值时，再按照第2个字段进行排序，以此类推，直到按全部指定的字段排好序为止。例如，在“学生”表中首先按“性别”升序排序，“性别”相同时再按“出生日期”升序排序。操作步骤是：用数据表视图打开学生表，设置“出生日期”降序排列，再设置“性别”升序排列。

3.5.2 对表中的记录进行筛选 Access 2010提供了4种筛选记录的方法，分别是按内容筛选、按条件筛选、按窗体筛选以及高级筛选。 1．按内容筛选 按内容筛选是一种最简单的筛选方法，使用它可以很容易地找到包含某字段值的记录。 例3-14 在“学生”表中筛选出非1991年出生的男生的记录。

2．按条件筛选 按条件筛选是一种较灵活的方法，根据输入的条件进行筛选。 例3-15 在“学生”表中筛选“入学成绩”在590分以上的记录。

3．按窗体筛选 按窗体筛选是一种快速的筛选方法，使用它不用浏览整个表中的记录，还可以同时对两个以上字段值进行筛选。 例3-16 使用按窗体筛选操作在“学生”表中筛选出非1991年出生的男生的记录。

4．高级筛选 使用高级筛选不仅可以筛选出满足复杂条件的记录，而且还可以对筛选的结果进行排序。 例3-17 使用高级筛选操作在“学生”表中筛选出非1991年出生的男生的记录，且将记录按“出生日期”降序排列。

3.5.3 对表中的行进行汇总统计 1．向表中添加汇总行 在Access中，对表中不同类型字段的汇总内容不同，对文本型字段可以计数，对数字型字段可以实现最大值、最小值、合计、计数、平均值、标准偏差和方差等统计计算。

例3-18 在“学生”表中求全体学生的平均入学成绩。 操作歩骤： ①用数据表视图打开“学生”表，单击“开始”选项卡，再在“记录”命令组中单击“合计”命令按钮，这时在“学生”表的最后一条记录下添加一个汇总行。 ②单击汇总行中“入学成绩”字段列，出现一个下拉箭头，单击下拉箭头，在出现的汇总函数列表中选择“平均值”。这时平均入学成绩显示在单元格中。

2．隐藏汇总行 如果暂时不需要显示汇总行，但不从表中删除汇总行，则可隐藏汇总行。当再次显示该行时，会显示原来的状态。 隐藏汇总行的操作步骤是：在数据表视图中打开表，单击“开始”选项卡，再在“记录”命令组中单击“合计”命令按钮，Access隐藏汇总行。

3.6 数据的导入与导出 Access数据库有多种方法实现与其他应用项目的数据共享，既可以直接从某个外部数据源获取数据来创建新表或追加到已有的表中，也可以将表或查询中的数据输出到其他格式的文件中。前者叫做数据的导入，后者叫做数据的导出。

3.6.1 外部数据源的导入 导入的表对象就如同在数据库中新建的表一样，是一个与外部数据源没有任何联系的Access表。即导入表的过程是从外部数据源获取数据的过程，而一旦导入操作完成，这个表就不再与外部数据源继续存在任何联系。而链接表则不同，它只是在Access数据库内创建了一个表链接对象，数据本身并不存在于Access数据库中，而是保存在外部数据源处。因此，在Access数据库中通过链接对象对数据所作的任何修改，实质上都是在修改外部数据源中的数据。同样，在外部数据源中对数据所作的任何改动也都会通过该链接对象直接反映到Access数据库中。若移动或删除了这些外部数据文件，将导致链接失败。

3.6.2 表中数据的导出 将Access数据库中的数据导出到其他格式的文件中，其操作方法有如下两种。 ①在导航窗格中选择要导出的表，单击鼠标右键，并在快捷菜单中选择“导出”命令，在弹出的菜单中选择文件的类型，再在弹出的对话框中选择存储位置和文件名，最后单击“确定”按钮。 ②在导航窗格中选择要导出的表，单击“外部数据”选项卡，再在“导出”命令组中选择文件的类型，再在弹出的对话框中选择存储位置和文件名，最后单击“确定”按钮。