第4章 表的创建与使用

主要内容 表的构成 创建表 表中数据的输入 表的属性设置 表中数据的编辑 使用表 建立表间关联关系 使用子表

4.1 表的构成 1.表的命名 表名是将表存储在磁盘上的惟一标识。也可以理解为，它是访问表中数据的惟一标识，用户只有依靠表名，才能使用指定的表。 在定义表名时，一是要使表名能够体现表中所含数据的内容；二是要考虑使用时的方便，表名要简略、直观。

2.表结构的定义 表结构的定义，就是定义表的字段属性即表的组织形式，具体地说也就是定义表中的字段个数，每个字段的名称、类型、宽度以及是否建立索引等。 事实上，表结构一旦设计完成，表就已设计完成。然后就可以向这个空表添加具体的数据，这些数据是表的内容，也称表的记录。

(2) 备注 备注类型字段是用于存放较长的文本数据的字段类型。 备注类型字段是文本类型字段的特殊形式，备注类型字段是不能排序或索引的。备注类型字段的最大长度为65535个字符。 (3)数字 数字类型字段是用来存储由数字（0～9）、小数点和正负号组成的、可进行算术计算的数据字段类型。 由于数字类型数据表现形式和存储形式的不同，数字型字段又分为整型、长整型、单精度型、双精度型等类型，其长度由系统分别设置为1，2，4，8个字符。

(4) 日期/时间 日期/时间类型字段是用来存储表示日期/时间的数据的字段类型。 根据日期/时间类型字段存储的数据显示格式的不同，日期/时间类型字段又分为常规日期、长日期、中日期、短日期、长时间、中时间、短时间等类型。其长度由系统设置为8个字符。 (5) 货币 货币类型字段是用来存储货币值的字段类型。 输入货币类型数据，不用输入货币符号及千位分隔符。这种字段类型整数部分的最大长度为15个字符，小数部分长度不能超过4个字符。

(6) 自动编号 自动编号类型是用来存储递增数据和随机数据的字段类型。 自动编号类型字段的数据无需输入，每增加一个新记录，Access系统将自动编号型字段的数据自动加1或随机编号。用户不用给自动编号型字段输入数据，也不能够更新自动编号型字段的数据。其字段长度由系统设置为4个字符。 (7) 是/否 是/否类型字段是用来存储只包含两个值的数据的字段类型（例如Yes/No，或True/False，或On/Off）。 是/否类型字段的数据常用来表示逻辑判断结果，其字段长度由系统设置为1个字符。

(8) OLE对象 OLE对象类型字段是用于链接和嵌入其他应用程序所创建的对象的字段类型。 OLE对象可以链接和嵌入的其他应用程序所创建的对象可以是电子表格、文档、图片及声音等，其字段最大长度可为1GB。 (9) 超级链接 超级链接类型字段是用于存放超级链接地址的字段类型。 超级链接地址包含显示文本、地址、子地址等。 (10) 查阅向导 查阅向导类型字段是用于存放从其他表中查阅数据的字段类型。 其字段长度由系统设置为4个字符。

4.2 创建表 1.通过输入数据创建表 操作步骤如下： （1） 打开数据库； （2） 在“数据库”窗口，选择“表”为操作对象，再按“新建”按钮； （3） 在“新建表”窗口，选择“数据表视图”； （4） 在“表”窗口，直接输入数据，系统将根据输入的数据内容，定义新表的结构； （5） 在“另存为”窗口，保存表，结束创建表的操作。

2.使用表向导创建表 操作步骤如下： （1） 打开“数据库”； （2） 在“数据库”窗口，按“新建”按钮； （3） 在“新建表”窗口，选择“表向导”； （4） 在“表向导”窗口，依次完成在“示例表”列表框中，选择样表，在“示例字段”列表框中，再选择可用的字段，定义表名及是否设有主键，确定主键及主键输入方式，确定新建表与数据库中已有的表间的关联关系，选择表的保存方式。

3.使用表设计器创建表 操作步骤如下： （1） 打开数据库； （2） 在“数据库”窗口，按“新建”按钮； （3） 在“新建表”窗口，选择“设计视图”； （4） 在“表”结构定义窗口，定义表的结构（逐一定义每个字段的名字、类型及长度等参数）； （5） 在“另存为”窗口，保存表。

4.3 表中数据的输入 操作步骤如下： （1） 打开“数据库”； （2） 在“数据库”窗口，选择“表”为操作对象，再按“打开”按钮； （3） 在“表”浏览窗口，向表输入数据； 在“表”浏览窗口，用户可根据每行记录的前面标有的符号完成操作，其中： 表示该记录行中的数据可以修改； 表示可以在该记录行中输入新的数据。 （4） 保存表，结束表的数据输入。

4.4 表的属性设置 1.修改字段名 操作步骤如下： （1） 打开数据库文件； （2） 在“数据库”窗口，确定要修改字段名的表，再按“设计”按钮； （3） 在“表”结构设计窗口，选定要修改的字段，更改其名称； （4） 保存表，结束表的字段名称的修改。

2.字段的输入/显示格式设置 字段的输入/显示格式决定了该字段名下数据的输入和显示格式。除OLE字段类型外，其他类型的字段系统内部已定义了许多格式，可以直接选定这些字段格式，也可以根据需求自定义字段格式，由此来约束数据输入和显示格式。

3.字段标题的设置 操作步骤如下： （1） 打开数据库； （2） 选择要使用的表，按“设计”按钮； （3） 在“表”结构设计窗口，确定要定义字段标题的字段，选中“标题”编辑框，输入字段的标题； （4） 保存表，结束字段标题的定义。

4.字段有效规则的设置 操作步骤如下： （1） 打开“表”结构设计窗口，选定“常规”选项卡； （2） 在“常规”选项卡，选中“有效性规则”编辑框，再按按钮； （3） 在“表达式生成器”窗口，输入有效规则； （4） 保存表，结束字段有效性规则的定义。

5.字段输入掩码的设置 操作步骤如下： （1） 打开“表”结构设计窗口，选定“常规”选项卡； （2） 在“常规”选项卡，选中“输入掩码”编辑框，再按按钮； （3） 在“输入掩码向导”的引领下，定义字段的输入掩码； （4） 保存表，结束字段输入掩码的定义。

4.5 表中数据的编辑 1.给表添加新数据 操作步骤如下： （1） 打开数据库； （2） 在“数据库”窗口，选择要添加数据的表为操作对象，按“打开”按钮； （3） 在“表”浏览窗口，在指示的记录行中输入新的数据； （4） 保存表。

2.修改表中的数据 操作步骤如下： （1） 打开数据库； （2） 在“数据库”窗口，选择要修改数据的表为操作对象，按“打开”按钮； （3） 在“表”浏览窗口，确定要修改数据的记录行及字段，即可修改数据，同时在该记录行首显示； （4） 保存表。

3.表中数据的复制 操作步骤如下： （1） 打开数据库，打开表； （2） 选定要复制的内容，击右键，选择快捷菜单中的“复制”选项； （3） 确定复制内容的去向，击右键，选择快捷菜单中的“粘贴”选项； （4） 保存表。

4.表中数据的删除 删除表中记录的方法有以下几种： （1） 选定要删除内容，按键盘上的“Delete”键； （2） 选定要删除内容，打开“编辑”菜单，选择“删除记录”选项； （3） 选定要删除内容，击右键，选择快捷菜单中的“删除记录”选项。

5.表中数据的查找 操作步骤如下： （1） 打开数据库，打开表； （2） 打开“编辑”菜单，选择“查找”选项，打开“查找和替换”窗口。 （3） 在“查找和替换”窗口，选择“查找”选项卡； （4） 在“查找内容”文本框内，输入要查找的数据；

（5） 在“查找范围”下拉框内，选择是在一个字段范围，还是在表中所有字段范围内查找； （6） 在“匹配”下拉框内，确定“匹配”准则； （7） 按“查找下一个”按钮，光标将定位到第一个与“查找内容”相“匹配”数据项的位置； （8） 重复以上操作，可以查找到若干个与“查找内容”相“匹配”的数据项。

6.表中数据的替换 操作步骤如下： （1） 打开数据库，打开表； （2） 打开“编辑”菜单，选择“替换”选项，打开“查找和替换”窗口。 （3） 在“查找和替换”窗口，选择“替换”选项卡，输入要查找的数据，输入要替换的数据，确定查找范围，确定匹配条件，按“查找下一个”按钮，光标将定位到第一个与“查找内容”相“匹配”的数据项的位置，再按“替换”按钮，其值将被替换。

4.6 使用表 1.表中记录的定位 浏览、编辑表中记录，就是对“当前记录”进行操作。在Access打开的表中，指向的记录行就是当前记录，移动所在位置的操作就称为记录定位操作。 表中记录定位可以通过“表”浏览窗口最底下的记录定位按钮确定，也可以通过菜单选项来确定。

2.表中记录的排序 操作步骤如下： （1） 打开数据库，打开表； （2） 在“表”浏览窗口，选定要排序的字段，再打开“记录”菜单，选择“排序”选项，再选择“升序”或“降序”。

3.表中记录的筛选 操作步骤如下： （1） 打开数据库，打开表； （2） 在“表”浏览窗口，选定用于筛选的字段及其字段名下的一个具体的数据项，打开“记录”菜单，选择“筛选”选项，将打开一个对应的子菜单。当选择“按选定内容筛选”，则筛选出记录是与“选定字段值”相等的记录。 当选择“内容排除筛选”，则筛选出记录是与“选定字段值”不相等的记录。 当选择“按窗体筛选”，打开“按窗体筛选”窗口，由用户确定字段的筛选条件，满足条件的记录被筛选出来。

4.表中列的显示 操作步骤如下： （1） 打开数据库，打开表； （2） 在“表”浏览窗口，选定需要冻结/解冻的列，再打开“格式”菜单，选择“冻结列”或“取消对所有列的冻结”选项。

5.表中列的隐藏 隐藏表中列，其操作步骤如下： （1） 打开数据库，打开表； （2） 在“表”浏览窗口，选定需要隐藏的列，再打开“格式”菜单，选择“隐藏列”。 撤销表中隐藏列，其操作步骤如下： （2） 在“表”浏览窗口，打开“格式”菜单，选择“撤销隐藏列”选项，打开“撤销隐藏列”窗口。 （3） 在“撤销隐藏列”窗口，选择隐藏列字段名。

4.7 建立表间关联关系 1.设置主关键字 操作步骤如下： （1） 打开数据库； （2） 在“数据库”窗口，选择“表”为操作对象，按“设计”按钮，进入“表”结构设计窗口； （3） 在“表”结构设计窗口，选定可作为主关键字的字段，打开“编辑”菜单，选择“主键”选项，指定的字段成为“主键”，并在字段名前加上一个符号，同时表中的记录顺序将按主关键字段的值升序排列； （4） 保存表，结束表的主键定义。

2.创建索引 操作步骤如下所示。 （1） 打开数据库文件； （2） 在“数据库”窗口，确定要建立索引的表，再按“设计”按钮； （3） 在“表”结构设计窗口，选定要建立索引的字段，再打开“索引”下拉框，选择其中的选项。

3.建立表间关联关系 操作步骤如下： （1） 打开数据库。确定数据库中需建立关联关系的两个表，它们有同名字段，且已分别建立了索引； （2） 在“数据库”窗口，打开“工具”菜单，选择“关系”； （3） 在“显示表”窗口，将表添加到“关系”窗口中； （4） 在“关系”窗口，将一个表中的相关字段拖到另一个表中的相关字段的位置； （5） 在“编辑关系”窗口，选择“实施参照完整性”，再按“创建”按钮，两表中的关联字段间就有了一个连线，由此两表间就有了关联关系； （6） 保存数据库，结束数据库中表间关联关系的建立。

4.8 使用子表 操作步骤如下： （1） 打开数据库，打开父表； （2） 在“数据库”窗口，打开“插入”菜单，选择“子数据表”； （3） 在“插入子数据表”窗口，添加子表； （4） 在“表”浏览窗口，双击按钮或按钮，可以打开或关闭子表； （5） 在“数据库”窗口，打开“格式”菜单，选择“子数据表”，可以删除子表与父表的嵌套关系。