培训7 办公室5S实施方法与技巧 深圳3A企管三门峡戴卡项目组 2011年03月23日

办公室 5S 追求目标: 规范 高效 细致 专业

办公室5S（整理·整顿）的十九大要求 一、OA机定位 二、公私区分 三、柜架管理 四、资料归位 五、电脑文件 六、表格管理 七、桌面状态 八、桌底状态 九、抽屉状态 十、物品定位 十一、线束整理 十二、开关标识 十三、空调状态 十四、张贴管理 十五、看板管理 十六、会议管理 十七、安全消防 十八、消耗品管理 十九、垃圾分类

一、OA(办公自动化)设备管理 1、清理不要物； 2、公用的工具（传真机、打印机、复印机等）应统 一定位在各部门都方便使用的位置； 3、明确管理责任人；

二、“公私区分” 1、清理不要物 2、私人用品和办公用品分开放置； 3、私人用品不宜过多，原则上不超过一个抽屉； 4、私人用品应置于抽屉的下层； 5、标识明确：办公用品、常用资料、私人物品 6、不可出现“杂物”标识

三、柜架管理 1、清理不要物； 2、各文件、物品必须分层、分类管理 标准类、记录类、通知类、日常管理类、规定规 范、参考资料、事务管理类、品质管理类、生产 计划类、报告类、人事管理、档案类、工艺文 件、国家标准、空白表格…… 3、各文件柜、架内物品都必须按轻重决定置于哪 　 层。一般轻的物品、文件放上层，重的放下层， 4、各文件柜、架内物品都必须按使用的频率决定置 于哪层？一般为使用频率高的置于中间拿取方便 的位置。使用频率低的置于偏高或偏低的层次； 5、标识明确； 6、定期清扫，保持干净无尘。

文件柜分类标识

四、资料\物品归位 1、清理过期的资料； 2、每册资料都需要有明确的标识； ①资料名称 ②定位标识 ③管理者标识 3、每次使用过的资料都必须按指定的位置归回原处； 4、保持资料干净整齐。

五.电脑文件5S 1、建立电脑文件目录文档 2、个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚个人文件不做要求 3、公司文件要进行文件分类并标识清楚（思路见后） 4、公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚

电脑文件分类 （例）： 品质文件 私人文件 效率文件 JIT文件 C盘 我的文档 *****文件 培训文件 *****文件

美克工厂JIT文件分类实例

3、为了防止急用时没有的现象，建议有复印提示 4、定期清理不用、过期的表格。 六、空白表单管理 1、部门内有多种表格时，需分类管理； 2、为了方便查找，建议用不同颜色分开； 3、为了防止急用时没有的现象，建议有复印提示 4、定期清理不用、过期的表格。

案例练习 抽屉里放着《生产日报》空白表格一叠，每天各班定时来这里取空表做生产日报。有一天，张三取走了最后一张表格，心理暗自庆幸自己运气好…… 第二天，张三象往常一样，来取空白表格，拉开抽屉，发现表格没有了，开始四处寻找…… 思考：你会怎么样解决这种问题？

七、桌面状态 1、清理不要物； 2、可定置于桌面的物品为：电脑、文件栏、电话、 笔筒、台历、茶杯，并要求定位； 3、工作时可有需处理的文件资料等置于桌面，但 人长时间（0.5H以上）离开时，文件、资料必须 归位； 4、桌面文件状态可按“待处理”、“已处理”、“处理中” 4、保持桌面清洁

八、桌底状态 1、清理不要物（包括私人鞋物）； 2、文件资料/产品等不可直接置于桌底； 3、离开座位时，椅子要推近桌子； 4、保持地面干净。

九、抽屉状态 1、不要物的清理 2、办公用品、文件资料、私人用品必须按类别分 抽屉放置； 3、一个抽屉内有几种物品时，想办法将物品固定， 避免来回开关抽屉时物品乱动 ； 4、标识清楚； 5、定期清理，保持干净无尘。

十、物品定位(隐形定位法) 传真机 说明：需定位的地面物品：碎纸机、衣架、书架、茶几 \地面复印机\柜式空调\梯子等易移动物品； 1cm 12cm 说明：需定位的地面物品：碎纸机、衣架、书架、茶几 　　　\地面复印机\柜式空调\梯子等易移动物品； 　　　定位线宽2CM左右，两边长12CM,隔实物1CM贴附, 以免磨损，当物品靠墙时，只需定外侧； 目的：提醒归位

花盆定位

活泼定位法

十一、线束整理 1、电源线不可直接拖在地上。 2、绕成大概15~20CM长，用扎带或套纽固定两端； 3、或将线束嵌入套管，露出部分用扎带固定； （不可给其他操作、动作造成障碍） 4、插头标识清楚 5、电源排插应固定。

十二、开关标识 1、保持干净 2、功能完好 3、控制区域/功能明确

十三、空调状态 1、明确管理责任人 2、运转状态目视管理 3、确保功能完好

十四、张贴管理 1、清理过期的张贴物； 2、所有张贴物都需定位,墙上张贴物要明确区域； 3、公司通知、公告需统一贴附在看板中的规定位置 上，不可随处有张贴现象； 4、工作台需要的张贴物（备忘录等）不可随意贴，要 求规定位置,规定数量贴附(不能超过2张A4纸位置), 玻璃窗上不宜张贴通知/资料； 5、明示标识岗位、职责 6、保持张贴物的清洁。

十五、看板管理 内容： 通告/公告栏 学习园地(初期可以展示5S基础知识) 人员去向管理 轮值管理 5S责任区域布局图 5S日常点检表(可以先空着)

十六、会议室 1、“不要物”清理 2、会议室标识 3、使用状态标识 4、预约管理 5、会议要求

门 “推”/“拉” 标识

◇ 会议室悬挂物 如：公司方针、环境方针、产品介绍、地图…… *要求:大小、高度尽量一致 ◇会议室温馨提示 *会议后椅子必须归位、禁止吸烟等 *请带走会议后多余物 ◇会议高效四原则

十七、消防设备管理 定位标识明确 明确责任人 日常点检

灭火器编号:________点检责任人_______管理部门(章)：_________ 点检项目 1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 灭火器点检表 （例） ______年 灭火器编号:________点检责任人_______管理部门(章)：_________ 点检项目 1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月 9月 10月 11月 12月 压力表指针在绿色 范围内 保险插销完好 整洁无尘 未随意移动 点检者签名

消防栓点检表（例） 点检项目 1 箱体、报警按钮、警铃无灰尘污垢 2 箱体无乱写乱画，无不必要揭示 3 水带不潮湿发霉，否则需取出凉干 4 编号： 点检担当者： 管理部门（章）： _______年 点检项目 1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月 9月 10月 11月 12月 1 箱体、报警按钮、警铃无灰尘污垢 2 箱体无乱写乱画，无不必要揭示 3 水带不潮湿发霉，否则需取出凉干 4 箱内及箱体顶部无杂物 5 箱体玻璃完好 6 水带完好 7 水枪完好 8 阀门无破损，不漏水 9 报警玻璃完好 10 警铃完好 11 周围环境整洁，通道畅通 点检者签名

十八、消耗品管理 1、清理不要物（过期的、失效的） 2、采用目视管理，使得物品安全在库、最小在 库一目了然

消耗品管理

十九、垃圾分类(环境管理) 生活垃圾(黄色) 绿色垃圾(纸类) 蓝色垃圾(塑料) 蓝色垃圾(金属) 红色垃圾(毒害)