檔案管理計畫個案研析 【版權為檔案管理局所有】

大 綱 壹、前言 貳、計畫的類型與作用 參、計畫內容結構與編寫重點 肆、如何編訂檔案管理計畫 伍、計畫編定之後續作業 陸、結語 大 綱 壹、前言 貳、計畫的類型與作用 參、計畫內容結構與編寫重點 肆、如何編訂檔案管理計畫 伍、計畫編定之後續作業 陸、結語 【版權為檔案管理局所有】

壹、前言 【版權為檔案管理局所有】

? ? 機關檔案庫房是什麼模樣？ 如何讓檔案庫房從「倉庫」變成「寶庫」？ 您服務的機關庫房是長什麼模樣?左邊?中間?還是右邊? 如何讓您的機關檔案管理從倉庫變成檔案庫房,進而演變成理想的知識寶庫,這是您最主要的任務. 要達成的這個目標,您就需要擬計畫按部就班地完成各項檔案工作. 【版權為檔案管理局所有】

為何要編列檔案管理計畫？ 檔案法第4條規定，各機關管理檔案，應設置或指定專責單位或人員，並編列年度計畫及預算。 俾長官瞭解檔案業務，爭取資源及支持檔案管理工作。 運用策略及方案規劃，設定工作目標與步驟，引導檔案業務之執行，按部就班循序推動檔案管理業務，讓有限的資源發揮最佳效益。 為什麼要編列檔案管理計畫呢?理由如畫面所示. 透過計畫，希望機關檔案管理不只能「順利」達成基本作業需求，並且能日益完善。 【版權為檔案管理局所有】 5

貳、計畫的類型與作用 行政院主計處於90年2月，依據前揭預算法第33條規定，訂頒「中央政府中程計畫預算編製辦法」，揭示政府策略計畫體系包含「長程願景規劃」、「(部會)中程發展策略及相關個案規劃」與「年度施政規劃」三大層級。(詳閱圖1) 【版權為檔案管理局所有】 6

策略性計畫 執行性計畫 策略性計畫與執行性計畫之功能區別 行動性 上位導引性 分析問題與情勢，設定優先發展課題，設定目標與分階段實施重點，並爭取資源，以達成策略性目標 上位導引性 執行性計畫 依循政策或策略，訂定工作方法與期程，逐步達成工作目標 行動性 政府各項政策的推動，上至策略規劃，下至實際執行作業，各有不同層次的思惟與重點。 層次越高的策略性計畫，越需要有長遠的方向和願景性考量，反之，如果是層次較低的執行性計畫，則內容越具體，考量的時程也較低。 策略性計畫與執行性計畫之功能區別 【版權為檔案管理局所有】

計畫組成概念示意圖 策略計畫 分支計畫 1 分支計畫 2 分支計畫 3 工作要項 1 工作要項 2 工作要項 3 Program 策略性 執行性 Program Projects Activities (Tasks) 策略計畫 分支計畫 1 分支計畫 2 分支計畫 3 工作要項 1 工作要項 2 工作要項 3 方案---Program 分支方案-----Project 工作要領---tasks或activities 在計畫體系中，策略計畫與執行計畫兩者是緊密關聯的，如果只有策略計畫無執行計畫，那就空有願景，成為沒法兌現的空頭支票。如果只有執行計畫而缺少策略計畫，那會像是打散彈槍，不能集中火力。 這是專案管理最重要的概念---工作分解結構(WBS) 對於較複雜的統合性方案，於進行方案分析與設計之前，須配合主要目標、中程行動策略及各層次方案目標，研擬方案結構（program structure），以引導方案規劃、整合及其評估運作。方案結構可顯示主目標、行動策略、各層次主方案、分支方案間之關係及所含內容要項。 【版權為檔案管理局所有】

計畫體系示意圖 長程發展願景規劃 中程發展策略計畫 …… 個案計畫 …… 年度計畫 工作計畫 …… 策略性 執行性 政府的計畫體系，一定是由策略計畫與執行計畫架構而成的；策略性計畫做引導，執行性計畫來落實完成。 在檔案管理工作上，是不是也需要有類似的計畫架構呢？ 年度計畫 工作計畫 …… 計畫體系示意圖 【版權為檔案管理局所有】

案例--澳洲國家檔案局計畫體系 澳洲國家檔案局為聯邦二級行政機關，隸屬於總理內閣部，直接由總理管轄，主要掌管聯邦政府檔案 計畫體系由遠而近，由上而下，體系完備 長程(2032年)願景規劃 總理內閣部預算說明 中程策略計畫(3年期)，訂定關鍵績效指標(KPI) 年度工作計畫(年度施政計畫) 個人工作年度執行協定 年度評估報告，評估KPI執行成效 (參閱教材講義 澳洲國家檔案局計畫體系圖) 澳洲計畫體系甚至細至個人年度執行計畫 【版權為檔案管理局所有】

參、計畫內容結構與編寫重點 【版權為檔案管理局所有】 11

一個良好計畫的必備要件 擇定優先發展課題 需求評估，確認預期效益 設定計畫目標與手段（工作方法） 確保計畫依預定步驟執行 協調、分工與課責 投入計畫必要的預算與資源 保持計畫彈性 定期進行事中評估與最終成果評估 要有這些要件，計畫才能健全。 【版權為檔案管理局所有】 12

計畫規劃分析重點 需要評估 目標設定 策略或政策規劃 計畫結構設計 分支計畫 之選擇與設計 階段性工作設計與選擇 1、選擇服務類型與工作要項 資源籌措及利用規劃 階段性工作設計與選擇 1、選擇服務類型與工作要項 2、設計、整合干預方法與服務過程 3、替選方案評選 4、工作量分配與執行時程安排 1、各類資源籌措 2、研提中程財務需求 【版權為檔案管理局所有】

計畫規劃技巧 5W1H (6W) 掌握6W要領 事What 方法與 資源How 目的Why 時間When 人Who 地點Where 行動方案之制定宜採取創新思考及必要的規劃原則與標準，運用六W(WHY、HOW、WHAT、WHEN、WHO、WHERE) 要領，並符合「SMART」標準，亦即「具體」（Specific）、「可衡量」（Measurable）、「可達成」（Attainable）、「切題」（Relevant）及「有完成期限」（Timetabled）。 【版權為檔案管理局所有】

（參考行政院所屬各機關中長程個案計畫編審要點規定） 計畫綱要內容 （參考行政院所屬各機關中長程個案計畫編審要點規定） 綱 要 內 容 計畫緣起 依據、未來環境預測 、問題評析 計畫目標 目標說明、達成目標之限制、預期績效指標及評估基準 現行相關政策及方案之檢討 （可分點說明現行相關政策或計畫執行成果及尚待改善之問題） 執行策略及方法 主要工作項目、分期(年)執行策略、執行步驟(方法)與分工 期程與資源需求 計畫期程、所需資源說明、經費來源及計算基準、經費需求(含分年經費) 預期效果及影響 （可分點說明計畫完成後之預期效益） 附則 替選方案之分析及評估、有關機關配合事項、中長程個案計畫自評檢核表、其他有關事項 方案=個案計畫 有關計畫之內容格式，目前多參考中長程個案計畫所規定內容架構。 【版權為檔案管理局所有】 15

肆、如何編寫檔案管理計畫 【版權為檔案管理局所有】 16

檔案管理相關計畫議題— 案例舉隅 檔案管理局中程施政計畫 國家檔案永續典藏與多元服務計畫 國家檔案清查計畫國家檔案數位服務計畫 行政院組織改造檔案展覽導覽活動計畫 國家檔案典藏場所設置及業務推展計畫 國家檔案典藏場所營運計畫 【版權為檔案管理局所有】 17

檔案局101年機關檔案管理調查結果 ---計畫議題類別 從歷年調查中可以發現大家最想做、需要有計畫逐步達成的事情是什麼？ 【版權為檔案管理局所有】

機關檔案管理金檔獎評審重點議題 評 審 類 別 評 審 項 目 檔案管理計畫與培訓 檔案管理整體規劃、檔案管理績效管考、檔案管理與應用標竿學習、檔案管理宣導與訓練 檔案立案編目 檔案分類編案、檔案編目建檔 檔案清理與機密檔案管理 機密檔案管理、定期辦理檔案蒐集、檔案清理與鑑定、檔案移交、定期辦理檔案銷毀 檔案保管與庫房設施 檔案整理維護、檔案清查、庫房設施 檔案應用 檔案加值與推廣、檔案目錄彙送、民眾申請應用、檔案檢調、應用服務設施 文書與檔案作業資訊化 公文及檔案管理資訊系統作業功能之完整性與使用績效、公文與檔案管理資訊系統安全 督導所屬檔案管理作業 督導與培訓、法定規範作業、資源整合規劃 檔案管理特殊績效與標竿作為 參獎機關自選其評獎年度內檔案管理創新作為、特殊績效或可供其他機關標竿學習之具體成果 如果達成金檔獎評獎重點是100分的檔案管理，我們先看看要達成哪些項目？ 接著想想，該如何逐步達成呢？該如何分配資源呢？ 【版權為檔案管理局所有】

計畫編訂作業 —參見機關檔案管理作業手冊第1章 計畫內容架構 編訂作業 計畫緣起 環境分析與需求評估 計畫目標 目標設定 現行政策及方案檢討 執行策略及方法 資源需求 預期效果及影響 環境分析與需求評估 目標設定 評估所需投入資源 設定績效指標與評估基準 配合機關檔案管理作業手冊第一章有關計畫編訂作業，把計畫內容架構和編訂步驟做一個對照。 【版權為檔案管理局所有】

環境分析與需求評估要領 了解目前檔案管理與應用狀況 了解所面臨之問題 分析未來環境與發展趨勢 確認最惡劣的發展情境 了解現行政策與方案 對現況改變的期許 理想水準與現況之差距 以下分別介紹相關編訂作業中可能運用的技巧。 【版權為檔案管理局所有】

需求評估的技巧 ~運用差距分析 差距 需求評估是計畫規劃重要的第一步 新策略 既 有 現有狀況 策 略 理想服務水準 需求評估是計畫規劃重要的第一步 （例：應有10年備載空間） 差距 新策略 計畫服務水準 （例：爭取到未來6年典藏空間） 既 現有狀況 有 策 略 現有服務水準 （例：若不努力，即面臨庫房不足狀況） 例如： 機關檔案每年成長量約50公尺，現有庫房面積僅餘100公尺儲存空間， 依現有狀況持續發展，庫房將未來2年內滿載， 滿載後，檔案即法存放處所。 理想的狀況是，庫房應該預留未來10年的備存空間， 但是基於經費、環境等現實考量， 本計畫僅能達成滿足未來6年的空間需求，此即計畫服務水準。 （例：1年後庫房滿載） 需求評估(need assessment)：係確認及估算特定地區民眾需要程度之方法評估。 差距分析(gap analysis)：分析「目標群體所渴望的狀況與現實之間推斷的差距」或「既有方案尚未能滿足的需要」。 【版權為檔案管理局所有】

需求評估資訊的蒐集方法 可結合定性與定量方法運作，收集較佳的資料以利評估。 定量方法包括：檔案盤點、問卷及調查等。 定性方法則包括：焦點群體座談、個別訪談等。 常用評估方法：調查法、訪談、焦點群體座談、社會指標法、其他（如文獻分析法、進行環境掃描、未來情境描繪、因果分析、運用數學模型、實地訪查、觀察、公聽會或工作分析等方法)。 【版權為檔案管理局所有】

目標設定要領 目標是指未來所欲達成的情境或希望改變的程度。 組織全體同仁共同參與，建立價值共識。 確立目標年期，指出何時達成目標。 目標應簡明易懂，選定目標群體。 符合SMART原則： 例如： 目標：滿足未來10年典藏空間需求。 KPI：本計畫執行完成時（102.12.31），可提供500公尺典藏空間。 具體(Specific) 可衡量(Measurable) 可達成(Attainable) 切題(Relevant) 有完成期限(Timetabled) 【版權為檔案管理局所有】 24

績效指標與評估基準設定要領 將目標轉化為具體可衡量的關鍵績效指標(Key Performance Indicator) 。 是目標？還是指標？ 1.滿足未來10年典藏空間需求。 2.於103年底前，完成建置可提供典藏 300公尺之庫房。 例如： 目標：滿足未來10年典藏空間需求。 KPI：本計畫執行完成時（102.12.31），可提供500公尺典藏空間。 【版權為檔案管理局所有】 25

案例--國家檔案永續典藏多元服務計畫 未來環境預測 民眾應用檔案需求激增，所需服務類型愈趨多元化 問題評析 缺乏檔案展示應用服務空間，國家檔案價值未能彰顯 計畫目標 加強檔案保存、清理技術與加值研究，提供多元應用服務 策略 推動檔案管理創新服務 工作要項 ●研發檔案保存與清理技術，促進國家檔案加值應用： 1.改進機關檔案清理處置機制 2.強化檔案保存技術與加值研究 3.推廣檔案教育 【版權為檔案管理局所有】

案例（續）--國家檔案永續典藏多元 服務計畫 加強檔案保存、清理技術與加值研究，提供多元應用服務 計畫目標 工作要項 ●研發檔案保存與清理技術，促進國家檔案加值應用： 1.改進機關檔案清理處置機制 2.強化檔案保存技術與加值研究 3.推廣檔案教育 績效指標 1.完成多元媒體類型檔案保存修護研究2案 2.完成國家案應用研究成果10件 3.研發國小教案3種 4.研發自學教材3種 5.建置檔案教育與學習資源網站 【版權為檔案管理局所有】

案例--計畫之預期績效指標與評估基準 目 標 績效指標 評估基準 3.加強檔案保存、清理技術與檔案加值研究，提供多元應用服務 目　標 績效指標 評估基準 3.加強檔案保存、清理技術與檔案加值研究，提供多元應用服務 3.1完成編印機關檔案編目作業指引 印製出版   3.2辦理機關檔案編目培訓8梯次 統計數量 3.3完成多元媒體類型檔案保存修護相關委託研究2案 3.4產出10件國家檔案應用研究成果 3.5完成13個機關次行政院組織調整機關檔案審選作業 3.6完成行政院組織改造相關主題檔案加值研究成果1項 3.7完成行政院組織改造相關主題國家檔案應用推廣成果1項 3.8結合國小課程，研發教案3種 3.9結合國小課程，研發自學教材3種 3.10建置檔案教育與學習資源網站 完成啟用 【版權為檔案管理局所有】

伍、計畫編定之後續作業 【版權為檔案管理局所有】 29

機關檔案管理計畫 常見問題 計畫未循程序簽陳機關首長核定。 計畫缺乏具體量化衡量標準。 －以金檔獎評獎為例 計畫未循程序簽陳機關首長核定。 計畫缺乏具體量化衡量標準。 計畫欠缺分年(期)實施策略，分年(期)目標與做法不明確，且中程計畫與年度計畫關連性不足。 計畫內容缺乏資源分配與實施分工。 持續性計畫執行情形未定期追蹤，計畫結束未進行成效評估，作為下階段計畫改善依據。 我國檔案法施行以來，重視檔案管理品質的機關多半會依法訂定中程策略計畫，或進行行動方案之選擇性規劃，以推動檔案業務。然而，從機關檔案管理金檔獎之評獎經驗，可以歸納發現一些機關的檔案管理計畫常見這些問題。 【版權為檔案管理局所有】 30

計畫之評估 --參閱機關檔案管理作業手冊第23章 事前評估 事中評估 事後評估 需求性、可行性、 妥適性、關聯性、 配合性及效益影響 過程、執行進度 事前評估 需求性、可行性、 妥適性、關聯性、 配合性及效益影響 目標 資源 活動 事後評估 成果 產出 影響及效果 【版權為檔案管理局所有】

計畫之執行、管理與修訂 P-D-C-A管理循環 定期追蹤管考 期中績效評估 資訊回饋與檢討修正 計畫成效評估 【版權為檔案管理局所有】

案例--計畫之執行步驟與分工 工作要項 執行事項 完成時間 分工 研發檔案保存與清理技術，整合檔案資源，促進國家檔案加值應用   1.編訂機關檔案編目作業指引及培訓宣導 1.完成機關檔案編目作業指引編印出版 2.辦理機關檔案編目培訓 100.12 101.12 檔案徵集組 2.研發檔案保存修護技術 1.辦理攝影類國家檔案修護及複製規範委託研究1案 2.辦理錄影(音)帶類國家檔案修護及複製規範委託研究 102.12 103.12 檔案典藏組 3.促進國家檔案應用研究 1.研擬國家檔案應用研究推動方案 2.辦理國家檔案應用研究推動作業 應用服務組 4.辦理行政院組織改造主題檔案加值研究與應用推廣 1.研擬主題檔案研究計畫 2.完成主題檔案研究成果 3.辦理主題檔案推廣應用 5.推廣檔案教育 1.辦理教案、教材研發 2.建置檔案教育與學習資源網站 【版權為檔案管理局所有】

案例—定期追蹤管考工具之應用 辦理行政院組織改造主題檔案加值研究與應用推廣 1.研擬主題檔 案研究計畫 2.完成主題檔 案研究成果 工作要項 執行事項 分期（民國）規劃* 101 102 103 104 上 下 辦理行政院組織改造主題檔案加值研究與應用推廣 1.研擬主題檔 案研究計畫   2.完成主題檔 案研究成果 3.辦理主題檔 案推廣應用 推廣檔案教育 1.辦理教案、 教材研發 2.建置檔案教 育與學習資源 網站 *：追蹤管考期程可依工作項目之繁簡，調整為按月、季或每半年進行。 【版權為檔案管理局所有】

陸、結 語 【版權為檔案管理局所有】 35

檔案管理規劃，是要有系統有效率地 推動檔案業務。 研訂檔案管理計畫，不僅能循序推動 檔案管理業務，還能協助長官瞭解檔 案管理內涵，並進而爭取資源，提高 服務水準。 檔案管理規劃應事先確認欲解決的問 題與需求，將管理檔案的想法與做法 具體呈現在計畫文件，計畫執行者及 目標群體要能共同參與並有效溝通， 以形成共識，才能相互配合，有效率 地管好檔案，做好檔案應用服務。 【版權為檔案管理局所有】

謝謝 聆聽 【版權為檔案管理局所有】