档案 纸质档案数字化 昌平区档案局 业务指导二科 范 蕾

主要内容 档案数字化简介 档案数字化工作要求 数字化扫描操作简介 常见问题

档案数字化简介 9/9/2017

档案数字化 是什么

所谓档案数字化，是指采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、光盘、移动硬盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。

为什么要 档案数字化

是社会发展的需要 是政府工作的需要 是档案业务的需要

档案数字化 的作用 8

5.便于建立档案资源库，适应各类 档案的管理需求。 1.能够实现档案数据的网络共享。 2.能够缩短档案文件查阅时间。 3.能够有效地保护档案原文安全。 4.能够提高档案利用率且便于存储。 5.便于建立档案资源库，适应各类 档案的管理需求。 9/9/2017

纸质档案数字化的依据 1. 国家档案局2005年4月30日发布的《纸质档案数字化技术规范》DA/T31-2005 2. 北京市档案数字化标准DB11/T 765.2—2010 9/9/2017

纸质档案数字化遵循原则 1. 规范性 档案数字化必须遵循行业标准《纸质档案数字化技术规范》，采取国家推荐的文件格式、技术参数和工作流程。 9/9/2017

纸质档案数字化遵循原则 2. 安全性 确保档案原件的安全。 保守档案信息的秘密。 9/9/2017

纸质档案数字化遵循原则 3. 真实性 确保档案信息内容的原真性。 避免对档案内容作额外处理。 9/9/2017

纸质档案数字化遵循原则 4. 效益性 评估档案数字化投入的必要性。 采取最优化的技术方案。 发挥专业化和社会化优势。 9/9/2017

昌平区档案数字化现状 15

昌平区档案数字化工作总体排在全市前列。 截止2015年，昌平区档案局馆藏纸质档案数字化已完成目录著录约240万条，电子图像扫描约40余万卷件1200余万页，档案类别达七十余个，档案数字化数据总量居全市各区县档案局前列。 昌平区档案局馆藏档案数据存储设备采用IBM3950服务器，配套磁盘阵列容量达114TB，数据总量居全区之首，服务器已实现双机热备及数据实时备份等功能。 9/9/2017

纸质档案数字化外包 17

3.档案数字化外包的管理规范。国家档案局于2014年 12月8日印发了《档案数字化外包安全管理规范》。 1.什么是纸质档案数字化外包。 2.为什么要开展纸质档案数字化外包。 3.档案数字化外包的管理规范。国家档案局于2014年 12月8日印发了《档案数字化外包安全管理规范》。 18

纸质档案数字化工作要求 19

工作环境——硬件 配置档案数字化专用计算机、扫描仪。 计算机建议配置：内存2G，独立显卡512M 扫描仪扫描图片的速度与系统配置有关，是根据系统的快慢，提高配置可以避免其他意外故障的发生。 切断与INTER网连接，保持计算机不联网。 9/9/2017

工作环境——软件 相应的扫描仪驱动 WINDOWS XP 及以上操作系统 Microsoft Office 2003/2007 ACDSee5.0 （推荐） Photoshop （选用） 昌平区档案数字化管理系统*（镇街档案室已安装，社保所目前先不使用） 9/9/2017

工作目标 将文书、照片等纸质档案通过数字化转换为电子格式的电子图像。 9/9/2017

纸质档案数字化工作范围 自2011年起,凡列入本单位进馆接收范围，并划定为永久保管期限和社会利用价值高的纸质档案，原则上均须进行数字化。 （社保所业务档案中永久和50年保存的档案） 划定为其他保管期限的档案，是否进行数字化，由各单位自行决定。 9/9/2017

纸质档案数字化工作指标 电子图像 文件命名 9/9/2017

纸质档案数字化工作指标 电子图像： 1.图像分辨率不低于200点。（200DPI） 2.图像完整、清晰。 3.选择真彩色模式进行扫描。 4.扫描后的图像采用JPEG格式存储。 9/9/2017

纸质档案数字化工作指标 文件及文件夹命名： 案卷级文件夹命名： 全宗号-目录号-案卷号 ####-###-#### 4位 3位 4位 4位 3位 4位 案卷级图像命名：全宗号-目录号-案卷号-页号 （此图像命名格式在使用软件系统后可通过系统挂接自动实现，现阶段不用手动命名成这个形式*） 9/9/2017

纸质档案数字化工作流程 文件及文件夹命名： 扫描的原图片名称必须为：img##### 5位 9/9/2017

纸质档案数字化工作流程 档案整理 档案扫描 文件命名 图像处理 数据质检 9/9/2017

纸质档案数字化工作流程 档案整理： 1.拆装订卷 2.编页号 9/9/2017

纸质档案数字化工作流程 档案扫描： 文件命名： 档案扫描应根据实际情况选择相应的扫描方式，并进行相关参数的设置和调整，如亮度、对比度、饱和度、色彩平衡等。参数的设置和调整应保证调整后的图像不失真、效果最接近档案实体。 文件命名： 应按照案卷级的命名方式命名。 9/9/2017

纸质档案数字化工作流程 图像处理： 数据质检： 1.调整方向、纠偏 2.去黑边 检查扫描图像的完整、清晰情况，检验率应达到100%，合格率达到99.7%。 9/9/2017

纸质档案数字化工作流程 档案扫描操作说明 （1）打开ACDSee软件并选择D盘——案卷。 9/9/2017

纸质档案数字化工作流程 （2）批量建立文件夹，并设定成规定名称。 1.点击新建文件夹按钮（或单击鼠标右键进行选择），生成需要的数量。 2.将第一个文件夹名称修改成规定名称，并将所有文件夹全部选择。 3.输入F2键 设置模板 9/9/2017

纸质档案数字化工作流程 9/9/2017

纸质档案数字化工作流程 （3）扫描设置 •在软件左侧窗口选择“获取”-“扫描仪” 9/9/2017

纸质档案数字化工作流程 （3）扫描设置 •在格式中选择JPG •在文件夹右侧点开选择该图像 所对应的建立好的案卷文件夹 D盘—案卷—文件夹 •在文件名模板中输入 img##### (5个#，共8位) (注：必须为img+5位数) 9/9/2017

纸质档案数字化工作流程 •在图像选项夹选中彩色正面；在分辨率中选择200dpi。（原图不清晰的可选300dpi） •在纸张选项夹中选原稿尺寸。 •设置完成后即可扫描。 9/9/2017

纸质档案数字化工作流程 9/9/2017

纸质档案数字化工作流程 9/9/2017

常见问题 扫描图像数据出现存储循环替换情况。 硬盘存储空间已满。检查硬盘剩余空间，清理垃圾文件。

电脑其它盘 移动硬盘 U盘 刻录光盘 存储介质 41

谢谢！ Thank you！