档案著录与数字化 （以简化方法为例） 襄樊市档案局　刘志强

一、档案著录 （一）简化方法整理

前言 档案著录档号格式设置是前提和基础，档号格式正确了，著录才有实际意义，档号格式设置不对，一切都无从谈起 这篇讲义以湖北省档案局鄂档规[2011]6号文件省档案局关于印发《湖北省机关档案工作业务建设规范》的通知、鄂档办[2009]27号《湖北省档案局关于建立档案年报工作制度的通知》、《湖北省文书档案目录数据库结构与著录细则》、中华人民共和国档案行业标准DA／T 31—2005纸 质 档 案 数 字 化 技 术 规 范 》结合上报省局目录数据要求编篡而成，不足之处，敬请大家批评指正

档案著录 档案著录是档案工作现代化的重点，也是难点。著录质量的好坏直接关系到能不能查到，如果查阅不到，我们著录的再多又有什么用呢？很多地方、很多人不知道著录什么、怎么著录，导致出现大量的返工现象。下面我们就以简化方法为例讲讲如何进行著录。

简化方法整理 著录格式 全宗号-门类及年度号-类别及保管期限号-件号，1-W2010-办公室 y-1 讲解：档号格式实现的方法 著录项目 文件编号、密级、题名、责任者、文件形成时间、页数、全宗号、归档年度、件号、实体分类号、保管期限

简化方法整理

简化方法整理 一、【文件编号】 1、文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号、文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等 2、文件编号一般只有一个，照原文著录即可。 3、对于联合发文的文件编号，如果有本机关（及其直属上级机关）文件编号的，只著录本机关文件编号；没有本机关的文件编号的，著录主办机关的文件编号，如果要著录全部文件编号的话，文件编号之间要用“；”分开。

简化方法整理 一、文件编号 4、对于没有意义的代字所形成的文件编号，包括两种情形：①代字是总号的一律不予著录；②只有文件顺序号第×号，没有机关代字的），著录的要予以删除。 5、文件编号中间的号用小写数字，不能用大写，文件编号中的文号之间用分号隔开 6、对于特定的文件编号，比如：中华人民共和国主席令、国务院总理令、湖北省人民政府令中间不能加年度

简化方法整理 一、文件编号 7、文件编号不包括期刊号、会议简报、会议纪要、襄办通报、襄组通讯之类的期刊杂志编号，它们应该放置在正题名后面，用中括号括住。这类期刊杂志编号中间一般省略了年代，著录的时候要加上，顺序号一律用阿拉伯数字，比如：襄组通报、市政府专题会议纪要、政府情况通报、襄阳市“万名干部进万村入万户”工作简报[2011]第18期 8、文件编号中间的年代一律是四位数，比如1995、2001

简化方法整理 文件编号常见错误 1．文号顺序号不是阿拉伯小写1、2、3等等写成了大字 2．文件编号中间的小括号、中括号混用现象比较突出 3、文件编号之间没有用分号分开 4、文件编号中间忘了年度，比如：情况反映第一期，应写成：情况反映[1998]第1期

简化方法整理 文件编号常见错误 　5、只有机关代字或只有文号的顺序号 　6、文件编号与文件编号之间没有用分号分　开，用的是逗号、顿号

简化方法整理 说明 　文件编号、题名、责任者之间究竟用什么标点符号，很多人弄不明白，在这里说明一点：分号用在文件编号和责任者之间，顿号用在责任者中间

简化方法整理 二、【密级】 卷内文件的密级应按局（馆）解密划控小组界定的范围[即：绝密、机密、秘密、控制]进行著录，没有标注密级、控制的按公开著录 卷内文件的密级

简化方法整理 需要说明的是控制的使用，有些文件虽然没有标明密级，但不能作为公开进行标记，它包括以下几个方面内容：1、涉及党和国家重大问题、重大政治事件尚未作出结论、不宜公开的，对社会开放会影响党内团结、党和国家机关工作正常开展的档案。2、涉及各级党政政府领导人及社会各界著名爱国进步人士的政治历史评价及工作与生活中不宜公开的，对社会开放有损个人形象、人格尊严和声誉的档案

简化方法整理 3、涉及人事管理工作中对干部进行考察、奖惩、任免、职称评定等酝酿、讨论、决策过程中形成的档案（单独归档保存的干部任免通知档案，可以开放）。4有关党政机关会议记录、信访、阶级划分、历次政治运动不宜开放的档案。5、涉及国防设施、军事要地、军品贸易、军工科研及生产的，对社会开放不利于维护国家主权和领土完整，危害国家的战略防御能力的档案

简化方法整理 6、涉及民族纠纷、民族矛盾的统战、桥务、宗教工作中内定的方针、政策的，对社会开放会影响民族团结、社会稳定和不利于国家统一的档案。7、涉及国内行政区域之间的边界问题，对社会开放后可能激发边界纠纷、影响社会稳定和人民团结的档案。8、涉及准确记载风俗民情，对社会开放后可能资敌军事、经济战略，或民族形象的档案

简化方法整理 9、涉及我国科学技术的关键技术、技术诀窍、传统工艺、配方、重要资源的，对社会开放后会削弱我国经济、科技实力或使国民经济遭受损失的档案。10、涉及与国外科技交流、经济合作、贸易往来、外事工作中内部掌握的政策、策略及对具体事件的处理意见、方案的，对社会开放会使我国在对外活动中处于不利地位或在政治上造成被动、经济上造成损失的档案。

简化方法整理 11、涉及著作权、发明权、专利权的，对社会开放会造成侵权诉讼并有损国家利益的档案。12、涉及司法、监察纪检及组织人事工作中对有关人员违　纪违法的调查与具体审理情况的，对社会开放会造成不良政治影响或不利于审理人员及举报人等人身安全的档案。13、涉及公民隐私的对社会开放会损害公民声誉和权益的档案。14、涉及台、港、澳同胞和海外华侨中爱国进步人士的，对社会开放会损害其声誉和权益的档案。

简化方法整理 15、涉及民国时期军、警、宪、特组织及人员方面的，对社会开放在一定时期内可能对某些方面带来不良影响的档案。 控制标识符的添加

简化方法整理 三、【题名】 题名一般照原名录入，但在实际操作中，对题名中出现的我省、我市、我县、你省、你市、你县、本省、本市、本县、我单位、本单位等含混不清的字眼要改为具体的省、市、县，此外对于城市的街道如果没有写城市名称的要在前面加上[XX市],对农村的乡、村要加上[XX市]或者[XX]县

简化方法整理 三、题名 题名著录中要特别注意的地方： 1、关于本地区招工、转正、定级、职称评定、评先表模、人事调动、毕业生分配、招生、职务任免等牵涉到本单位个人的信息应一一著录，牵涉到本单位的要在原标题后加[XXX单位]

说明 ①有人认为，这样改了是在改档案。这样认识是错误的。因为，著录内容只是全面、准确地揭示档案内容，只是给查找提供方便，它并不能代替档案，需要看档案的话，还要扫描，在原文里面看。 ②有人问本单位的肯定要著录，别单位的怎么办？答案是你是发文单位的话，你要全部著录，不是发文单位的话，只著录本单位的。题名栏目不能完全著录怎么办？可以打开后台管理，在题名栏目把长度改为999（先把“带索引字段的√去掉），如果还著录不下的话，可以在备注栏目进行著录

简化方法整理 三、题名 题名著录中要特别注意的地方： 2、文件题名不能揭示文件内容，需根据文件内容重新拟订。它包括以下3种情况： ①文件题名只有“通知”、“函”、“会议通知”、“电报”、“合同”等文种信息的，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“[　]”号。”例：通知[共青团中央关于纪念“一·二九”的通知]。

简化方法整理 三、题名 题名著录中要特别注意的地方： ②文件题名揭示了一定信息但不全的，应该考证出具体内容补充进去用[　]加以说明。比如：1986年4月28日湖北省劳动人事厅、湖北省卫生厅联合下发了鄂劳人险[1986]73号文件《关于转发劳人险[1986]5号文件的通知》应该著录为《关于转发劳人险[1986]5号文件的通知》[《关于乡村医生工龄计算问题的复函》]。

简化方法整理 三、题名 题名著录中要特别注意的地方： ③文件没有标题的，依据其内容拟写题名，并加“[　]”号。”

简化方法整理 三、题名 题名著录中要特别注意的地方： 3、标题中的数字，除了“五一”、“十一”、“十一届三中全会”等专用名词外，没有特别说明一律阿拉伯数字，包括年、月。 4、乡镇前面一律冠以[××县]，城区前面一律冠以[××市]。

简化方法整理 三、题名 题名著录中要特别注意的地方： 5、我们一直强调在省、市、县前面应加上具体是哪个省、哪个市、哪个县，忽略了在省直部门、市直部门、县直部门前加上具体的省、市、县，报表中的物资局、劳动局等等比比皆是、改不胜改。比如：“批转兵役委员会关于1956年应征公民兵役登记工作的实施计划”，应改正为：“批转[湖北省]兵役委员会关于1956年应征公民兵役登记工作的实施计划”；“对资改造小组关于开展大购大销进行市场改造的指示”应改正为：“[襄阳地区]对资改造小组关于开展大购大销进行市场改造的指示”，“农林水战线清查中存在的薄弱环节”应改正为：“[谷城县]农林水战线清查中存在的薄弱环节”

三、题名 简化方法整理 题名著录中要特别注意的地方： 6、简称应该规范、准确，不产生歧义，类似“中办厅、国办厅、军委办公厅”等等要写成中共中央办公厅、国务院办公厅、中央军委办公厅，

简化方法整理 三、题名 题名著录中要特别注意的地方： 7、上下级连用的时候或者平级罗列的时候要注意说明。比如：“关于市、县机构改革中党政机关工作部门设置和人员编制有关问题的通知”应改为：“关于[湖北省]市、县机构改革中党政机关工作部门设置和人员编制有关问题的通知”；比如：2009年度[襄樊市]县（市）区统战工作检查考核工作方案

三、题名 简化方法整理 题名著录中要特别注意的地方： 8、标题应该完整、准确揭示内容，如果不能揭示的应补充完整，如：“要求更改参加工作时间”，应补充为：“[张三]要求更改参加工作时间”，“要求落实工龄问题”，应补充为：“[李四]要求落实工龄问题”,“4月份商品流转计划编制说明”应著录为1957年4月份商品流转计划编制说明”

简化方法整理 四、【责任者】 1、责任者应该按文件上的署名进行抄录，机关团体责任者必须用全称或规范的简称，对于“市（县）××局”、“本局”、“专署”应该按规范补正为“××市××局”、“襄阳地区行政公署”、“襄阳专署”

简化方法整理 四、责任者 2、对于责任者有多个的，并且是机构的，只著录列居首位的责任者和本全宗所在责任者 3、对于联合发文的文件，并且发文机关有本单位的，责任者也只著录本机关 4、对于责任者有多个，并且是姓名的，要著录3个，第一责任者和后面的，中间用“；”分开，其它用“，”分开

简化方法整理 四、责任者 责任者项容易犯的错误 1．责任者只有湖北省、襄樊市这样的一级政府机构的名称，没有具体单位的名称 2．两个以上责任者连用的时候，第二个或者第三个前面没有哪一级政府名称，比如：湖北省计委、物质局，或者两个单位之间没有用分号分开，写成了湖北省计委、物质局 3、乱简写现象严重，比如：人大、中办厅、国办厅 4、责任者空项

简化方法整理 四、责任者 责任者项容易犯的错误 5、责任者只写了哪个乡、村（城市是街道、居委会），没有写县、市 6、没有写明具体的省、市、县

简化方法整理 五、【文件形成时间】 文件形成时间以制发文件所形成的时间为准。由8位数字组成，年度4位，月份2位，日期2位，如：20090618。对于无法考证的用0补齐

简化方法整理 页数 以实际页数多少著录。实际工作中这项条目出现了很多问题，需要多交代一点 　1、每件页数是该件所有页数的总和，它包括正面和反而两面，不是只数有多少页就算多少页。也不是只有定稿没有底稿、只有正文没有处理笺那样的算法，是包括正反两面，从开始一直数到最后的所有页数的总和。 　2、页号的编制是正面的右下角，反面的左上角，只要有文字的都要用铅笔编页号。

简化方法整理 全宗号 1、全宗号以档案馆给的全宗号进行著录 2、不属于进馆范围、没有全宗号的可以以本机关名称第一个的字母代替，比如：房改委全宗号为fgw 3、全宗号输错的修改方法，是在简化方法状态下，点击批量修改－归档文件，在著录项目中找到全宗号，将“查找内容”定义为错误的全宗号，将“替换为”定义为正确的全宗号即可

简化方法整理 七、归档年度 以档案为准，档案归在哪一年归档年度就是那一年，比如，2012年立卷的档案归档年度就是2012年

简化方法的整理 实体分类号 按业务科室修改确定的分类方案进行著录

简化方法整理 八、保管期限 按档案划分的保管期限进行著录

简化方法整理 总结 重点难点：文件编号、题名、密级、责任者、文件形成时间

简化方法整理项目之间内在联系 1、文件形成时间、文件编号、归档年度的联系 一般来说，哪一年的文件，它的文件编号、文件形成时间、归档年度应该属于同一年度，不能说，我的一份文件文件编号是鄂档[2008]4号，我的文件形成时间却是2009年的，文件要归到2009年度。

简化方法整理项目之间内在联系 2、文件编号、题名、责任者之间的联系 一般而言，这三者之间应该是同一个人或者单位，比如：我的文件编号是襄档[2002]4号，那么，我的文件题名一定是襄樊市档案局怎么怎么办，不可能是湖北省劳动厅要下达什么指示，责任者自然也是襄樊市档案局，因此，如果上述三者之间不统一的话，著录项目肯定是错误的。

简化方法整理项目之间内在联系 3、联合发文的主要看题名 题名如果把所有单位都列入的，那么文件编号中这些单位的文件编号都要列入，责任者也要把这些单位都列上，题名如果只点了一个单位的，并且这些单位没有本机关的，那么文件编号、责任者只著录这个单位的就可以了。 如果只有两个单位联合发文，并且文件编号只有一个并且不是本机关的话，那么文号要用原文号，题名和责任都都要著录两个

简化方法整理的特点 一、以我为主的来源原则体现得十分充分。 它表现在：文号、责任者、题名等如果有本单位（包括本单位所属直接上级机关），那么在这些项目中只著录本机关即可，别的机关即使再重要，也可以不予著录，

简化方法整理的特点 二、尊重档案、高于档案的原则表现得淋漓尽致。它表现在：1、题名上，题名完整准确的按原题名著录，题名不准确的，比如：合同、协议、通知、转发几号文件、表彰先进、任职加上本单位的等等都在原来基础上进行了标准化改进。2、责任者上，如果有本机关的话，可以只著录本机关（及其上级机关）。3文件编号上。

简化方法整理的特点 三、多侧面、多角度揭示档案内容，力争通过著录揭示档案全貌的特征表现得非常充分。文件编号揭示文号、文件形成时间揭示时间、责任者揭示谁起草的、题名揭示文件内容等等。

一、档案著录 （二）照片档案整理

照片档案著录 照片档案著录相对较为简单 1、先在照片档案输入界面中把册号加进去 　1、先在照片档案输入界面中把册号加进去 　2、在档号格式中把照片档案的档号：全宗号－分类及保管期限－册号－件号加进去。 比如：34－Szy-2-1 　3、根据照片档案整理六要素原则对照片档案进行著录即可

照片档案著录 4、照片档案案卷目录著录项目：归档年度、全宗号、实体分类号、保管期限、册号、题名、文件开始时间、文件结束时间、数量、密级；照片档案卷内目录著录项目：密级、文件材料题名、责任者、摄影者、摄影时间、全宗号、保管期限、归档年度、实体分类号、册号、件号

照片档案著录

照片档案著录

照片档案著录 照片档案案卷著录要求： 1、题名著录：要著录×××单位×××年关于×××问题的照片（单位要用全称或规范化简称） 　1、题名著录：要著录×××单位×××年关于×××问题的照片（单位要用全称或规范化简称） 　2、案卷号可以代替册号进行著录 　3、文件开始时间、文件结束时间都要用8位数字 　4、数量有几张填几张 　5、归档日期填写当年的12月31日，也可以不予著录 　6、密级，有密级的按密级著录，无密级的一律按公开著录

照片档案著录 照片档案卷内著录要求： 1、照片号是本册照片的第几张就著录几 2、密级有密级的按密级著录，无密级的一律按公开著录 　1、照片号是本册照片的第几张就著录几 　2、密级有密级的按密级著录，无密级的一律按公开著录 　3、文件材料题名一律写明本单位全称（或规范化简称）关于××问题的图片，注意对照片的主题及人物、时间、地点、事由等内容说明清楚 　4、责任者要著录本单位全称或规范化简称 　5、摄影者要著录当时照相的拍摄者 　6、摄影时间一律是8位数

一、档案著录 （三）会计档案整理

会计档案著录 会计档案著录比较简单 　1、打开档号格式设置－会计档案，把会计档案的档号格式设置为：全宗号－分类及目录号－案卷号。比如：23－KJp1-2 　2、在会计案卷目录栏目进行著录即可，需 　要著录的项目有：全宗号、会计年度、会计类别、实体分类号、保管期限、案卷号、题名、凭证号自……至……9个项目

会计档案著录 会计档案著录 1、全宗号是哪个全宗就著录哪个全宗 2、会计年度是哪一年的档案会计年度就是那一年 　1、全宗号是哪个全宗就著录哪个全宗 　2、会计年度是哪一年的档案会计年度就是那一年 　3、会计类别是什么类的就填写什么类型 　4、实体分类号应该是什么分类号就填写什么分类号 　5、目录号是第几本目录就填写几 　6、题名要写明什么单位哪年哪月的会计凭证、账薄还是财务报告（单位要用全称或规范化简称） 　7、凭证号自几至几按财务档案实际情况进行著录，没有的或者比较混乱的可以不填 　8、页数有几页著录几页 　9、文件开始时间、文件结束时间一律按8位数进行著录 　10、归档日期一律填写当年12月31日

会计档案著录

一、档案著录 （四）科技档案整理

科技档案著录 科技档案（包括基建、设备、科研档案）档号格式为全宗号－分类及项目号－案卷号－件（页）号，软件中，在系统维护－档号设置栏目逐一进行设置即可.1-Kj1-2-1 　设置时注意：项目号软件没有，设置方法： 　1、可以用目录号代替；2、可以单独设立项目号这一项。 科技档案的著录和文书档案相差不多，可以参照文书档案著录进行

科技档案著录 但是科技档案的著录有它的特殊要求： 　1、题名：①如果是基建项目的话，一定要说××单位住宅楼（办公楼）新建（扩建）工程无论在案卷目录还是在卷内目录一定要说全；如果是设备档案的话，一定要说什么型号的扫描仪、打印机等等安装指南、用户说明等等不论在案卷还是在卷内都要揭示清楚。不允许出现类似安装光盘、图纸之类的标题②题名是租房协议，要把甲乙双方关于哪套房子的租房协议具体写出来。

科技档案著录 2、科技档案图纸的文件编号是它的图号 3、科技档案的责任者要写全称或者规范化的简化 4、日期是8位数

科技档案著录 科技档案案卷级著录项目为：全宗号、分类号、保管期限、题名、密级、总页数、总件数、文件开始时间、文件结束时间9项；卷内文件著录项目为：文件编号、密级、题名、责任者、文件形成时间、全宗号、实体分类号、保管期限、案卷号、页号10项

科技档案著录 设备档案案卷级著录项目为：归档年度、全宗号、实体分类号、案卷号、保管期限、题名、文件开始时间、文件结束时间、总页数、总件数、密级11项；卷内文件著录项目为：文件编号、密级、题名、责任者、文件形成时间、全宗号、归档年度、实体分类号、保管期限、案卷号、页号11项

一、档案著录 （五）录音、录像、电子档案整理

录音、录像、电子档案著录 以电子档案为例 　录音Sy、录像Sx 、电子档案（磁盘Dc、光盘Dg、磁带Dd）著录格式为：全宗号－分类号－盘号.34-Sx-2 　电子档案著录项目为：实物类型、形成时间、密级、实物说明、第一责任者、载体数量、归档年度、全宗号、实体分类号、保管期限、件号

录音、录像、电子档案著录 著录要求 　1、题名要求用全称或规范化简称 　2、责任者要求用全称或规范化简称

一、档案著录 （六）实物档案整理

实物档案著录 实物档案（奖品SWj、印章SWy、字画SWz、赠品SWp、其它SWq）档号格式为：全宗号－分类号－件号.34-SWj（奖品）-2 实物档案著录项目为：实物类型、形成时间、密级、实物说明、第一责任者、载体数量、归档年度、全宗号、实物分类号、保管期限、件号11项 实际操作著录一个条目

二、档案数字化

档案数字化 （一）数字化概念 定义 　　所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。

档案数字化 （二）数字化途径 1、扫描：就是通过高速扫描仪将档案直接扫描成计算机能够识别的图片格式的过程 扫描的优点 ⑴国家推荐标准，国家承认jpg、tif两种格式的电子文件（详见：国家档案局2010年7月2日发布的《电子文件归档与管理规范》“6.1.5 对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式” ） 国家推荐JPEG、TIFF两种格式的原因： ⑵经过扫描以后可以直接打印，打印后加盖档案部门公章即可生效

档案数字化 ⑶能够被各种版本的计算机操作系统识别，作为最基础的计算机语言，计算机系统的源数据，无论计算机技术如何发展， jpg、tif仍然能够被计算机接受，也就是说，它不存在由于技术进步所带来的以后无法使用的风险 ⑷不容易被更改，能够最大限度地保证档案的原始性。中央办公厅、国务院办公厅在厅字[2009]39号文件《电子文件管理暂行办法》明确要求：要求：①能够有效表现所载内容并可供调取查用；②能够保证电子文件及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠，未被非法更改；③在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容真实、完整。 ⑸以后加盖电子签名、电子印章相对而言比较容易 ⑷

档案数字化 扫描的缺点 ⑴成本较高，需要添加高速扫描仪 ⑵处理费事，需要去污

档案数字化 中华人民共和国档案行业标准DA／T 31—2005纸 质档案数字化技术规范》已经做了详细规定： 扫描模式 　1、根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业担描仪 (如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。

档案数字化 扫描模式 　2、纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。

档案数字化 扫描模式 　3、扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。《纸质档案数字化技术规范》： ①页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。②页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。③页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描 。

档案数字化 2、添加电子文件：就是将平时我们工作中产生的word、wps、excel、txt等等文件直接添加形成电子文件 添加电子文件的优点：不需要添加任何设施，随时随地就可以操作 添加电子文件的缺点：⑴容易被篡改。⑵由于研制word、wps、excel等软件的厂家在市场遭受惨烈的竞争，可能要不了几年就倒闭了，更新换代无法保证，以后这些文件能不能被打开难以确定大量添加存在一定风险

档案数字化 档案界流行观点 　　　以后技术进步了，厂家倒闭了，文件打不开，请档案软件生产厂商打开就行了，他不给我转过来，我就不用它的软件为什么不行 　　　　原因：1、全国这么多使用软件的用户，软件厂商顾不过来，它也没义务帮你转过来。如果以后的厂商都不提供这个服务，我们现在的工作就都白做了，所以靠别人不如靠自己，我现在就用最基本的计算机语言，最基础的计算机图片以后就不存在这个烦恼了。这方面最明显的例子就是我们以前搞的卡片著录，到现在为止，也没听说哪个软件厂商把我们以前的卡片转成计算机语言，我们现在不是照样在用档案软件吗？

档案数字化 　档案界流行观点 　　2、以后计算机技术取得突飞猛进的发展，软件厂家随着形势的变化都只卖软件，不提供转换，我们怎么办？换句话说，转不转换主动权不在我们手里,在软件厂商手里，何况，以后如果有两家软件厂商，一个软件做得好，不提供转换；一个软件做得差，提供转换，我们该选择谁？这样的话，无疑是我们自己把自己脖子掐住了，受制于人，这样的事，我们永远不会干

档案数字化 结论 1.国家支持经过扫描得到的电子档案，不支持直接添加word、wps、excel、txt等等文档形成的电子档案 　2.扫描仪应该选择高速扫描仪，最好是黑白的，扫描后的图片最大应该不超过100K 　我们在工作中可以将word、wps、excel、txt等添加到文件里面，作为参考使用，但是一般不允许添加到档案里面作为留给后人的证据使用

档案数字化 3、扫描仪的选择 （1）目前市场上流行的富士通、爱普生、柯达、佳能、中晶、明基等都能作为档案扫描仪，原因是扫描仪不是直接嵌入到档案软件里面进行扫描，扫描后的图片要进行去污，进行后处理 （2）选择扫描仪时应注意选择高速扫描仪，因为高速扫描仪扫描出来的图片在同样分辨率的情况下占的空间小，图片较清晰，扫描的速度也非常快，一般每分钟30张以上，一般扫描仪大概每两分钟扫描一张

档案数字化 ⑴扫描仪不主张使用几百元一台的普通扫描仪，原因是扫描出来的图片所占空间太大 3、扫描仪的选择 　这样做的弊端有三个：①占用硬盘空间太大，以后交到档案馆，档案馆即使是用服务器、阵列柜也装不下。②软件本身的空间也受到制约，一套软件最多能装18万条数据，如果图片占用空间太大，档案软件就装不了多少数据，只能重新再买软件或者升级软件到大型网络版软件。③普通扫描仪扫描出来的图片难以进行处理，去污能力差，图片难看

档案数字化 3、扫描仪的选择 　⑵购买扫描仪的几条原则：既能高速扫描，也能平板扫描，扫描出来的图像比较“干净”

档案数字化 4、目前比较流行的扫描仪的选择 下面介绍几种比较流行的扫描仪 　　下面介绍几种比较流行的扫描仪 　　富士通Fi-6230C，网上报价18000-24000元，特点是既可高速扫描，也可平板扫描，扫描出来的图片污点很少，是目前为止比较理想的一种档案界扫描仪 　实际购买中超过8000元，不要买了

档案数字化 4、目前比较流行的扫描仪的选择 　富士通6225LA，网上报价18050，特点是既可高速扫描，也可平板扫描，扫描出来的图片污点很少，是目前为止比较理想的一种档案界扫描仪，总体比较起来功能上比Fi-6230C稍差一些，但也是一款不错的扫描仪 　实际购买中超过7600元，不要买了

档案数字化 4、目前比较流行的扫描仪的选择 爱普生GT－2500扫描仪 　特点：既可高速扫描，也可平板扫描，扫描效果一般，网上报价11000，在襄樊实际购买能到5500元

档案数字化 4、目前比较流行的扫描仪的选择 柯达i1220扫描仪 4、目前比较流行的扫描仪的选择　 　柯达i1220扫描仪 　特点：只能高速扫描，不能平板扫描，扫描效果一般，网上报价11000元，实际购买价格超过6000元不要买了，肯定赚你太多了

扫描内容 一般归档的文书档案都需要扫描，但是有三种情况可以不扫，我们称之为三不扫 1、底稿可以不扫 2、短期、10年的可以不扫 3、党委、行政办公会议记录可以不扫 在“三不扫”之外有“五例外”，它们是： 　1、对争议比较多的、领导改动比较多的、或者领导有重要批示的底稿需要扫描。原因是：这些底稿也是以后查找利用的热点、重点，如果不扫，以后还会频繁查找原始档案，这与我们扫描初衷相背，不如直接扫了。 　2、荣誉性文件、有关本单位干部职工调动、升迁、职称、处分等“人本”性文件，正文必须扫描，附件可以只扫描有关本单位部分的，其它部分可以不扫。 3、会议交流文件，除主要文件外，各地交流的会议材料可以不扫，只扫本单位的。 　 4、调查表、统计表、工作台账等等“填充”性文件，可以只扫描本单位填写的有文字的部分，其它本单位没有利用的部分可以不扫。 5、其它单位印发的、与本职工作无关的书藉型宣传资料可以不扫，因为它本不属于归档范围，如果扫描的话，可以只扫封面

档案数字化 （三）档案原文存储方式 原文存储分四种方式：单机、局域网、FTP传输、数据库存储，推荐用FTP模式 优点：可以直接上网，发布到网站

档案数字化 （四）档案数字化的运用 1、发布到网站供网民查阅 2、互联网办公，尤其是在国外建立庞大子公司的现代化集团办公，我们通常见到的是企业在自己的网站上建立职工内部网页，职工需要查阅什么东西的时候，以自己的用户名进入即可，这样的模式我们称之现代化远程互联网办公，好处是可以对世界上每一个角落的本企业员工提供直接支持

三、电子文件归档管理

电子文件归档管理 电子文件归档管理是2010年湖北省档案局为贯彻中共中央办公厅、国务院办公厅《电子文件管理暂行办法》而制定的文件，目前在省直机关已经实施，各地、市、州正在进行试点工作

电子文件归档管理 电子文件归档管理内容：1、定稿电子文件统一归档和集中管理。2、纸质文件扫描形成的图像电子文件规范移交。3、建立电子文件归档管理和规范移交工作制度。4、开展合库利用服务。5、建立电子文件安全保障体系 从电子文件归档管理内容上来看，对机关档案室要求主要体现在：收集、扫描电子文件，移交档案馆，对电子文件安全保管

电子文件归档管理 从机关档案电子文件归档管理要求上看，它实际上就是要求我们著录规范、对文档进行扫描，同时要求扫描文件要符合要求，就是要扫描成jpg或者tif格式的文件，同时文件不能太大，最好不超过100K