Task 1 Inquiry and Reply 查询与回复查询

★ Task 1: ★ Task 2: Finishing the letter-writing of inquiry Finishing the letter-writing of reply to inquiry

★ Teaching Objectives 教学目标 By learning this task you will be able to: 1. Learn what an effective letter of enquiry is. 2. Command the writing skills of various letters of inquiry, especially transitional paragraph. 3. Master the writing skills of letters of reply to inquiry, especially transitional paragraph. 4. Learn and master key words, useful expressions and sentence patterns 5. Conduct simulated practice to broaden experience by learning the specimen letters.

★ Teaching Focuses and Difficulties 教学重点和难点 1. The writing skills of the transitional paragraph of various letters of inquiry. 2. The writing skills of the transitional paragraph of reply to inquiry. 3. Key words, useful expressions and sentence patterns 4. The specimen letters.

★ Teaching Methods 教学方法 Lecture/Group discussion/Tutorial ★ Teaching Aids and Environment 教学设施 Written sample papers/Multi-media facilities ★ Time Allotment 时间分配 Suggestion: 8 class periods. ★ Teaching Procedures and Contents 教学程序和内容 ☆Presentation 介绍

☆Presentation 介绍 ＊Lead In In foreign trade, inquiries are usually made by the buyers without engagement to get information about the goods to be ordered, such as price, catalogue, the quantity which the seller can provide, the payment terms, delivery date and other terms. Inquiries may fall into two categories: general inquiries and specific inquiries. Lead In. doc

☆Teaching Contents in Details 教学内容细节 Part 1 Inquire 查询 (询盘) I. How to Write an Effective Letter of Inquire? An effective request letter must be (1) reasonable (2) specific (3) brief (4) polite II. Specimen Letters of Inquire Comments Look at Page 20 of our textbook. How to Write an Effective Letter of Inquire. doc

查询函写作技巧 III. Writing Skills about Letter of Inquire (I) Opening Paragraph (Beginning) 破题部分: ＊Introducing the Sources of Information 介绍信息来源 (1) We write to inform you that we are interested in… (2) We have pleasure in informing you that… (3) We know your company through the courtesy of…

(5) 贵方新产品即将上市的商业通函，马上令我方深 (6) 我方由纽约商会获悉贵公司名称，并希望得知星 辰牌男衬衫的详情。 ☆Discussion (4) 本公司对贵方4月1日刊登于《贸易杂志》的广告 感兴趣。 (5) 贵方新产品即将上市的商业通函，马上令我方深 (6) 我方由纽约商会获悉贵公司名称，并希望得知星 辰牌男衬衫的详情。 (7) 我方已拜读贵方刊登于《台湾商业通讯》的广 告，并祈能获悉贵方商品的详情。 (8) 我方由此间的澳洲领事馆推荐，得悉贵公司是纺 织品的大出口商，我方有兴趣在本地市场经销这 些产品。 Opening Paragraph (Beginning) 破题部分--Discussion. doc

(II) Transitional Paragraph (Purpose) 承接部分: 1. Asking for a Catalog, Prices List and Samples 请求寄送目录、价目表、样品 2. Putting Forward Terms & Conditions for the Trade — Show Specific Enquiry 请求提出交易条件 — 具体询价 3. Giving a Hint about the Future & Show Wish to Cooperate 暗示未来的前途&表达合作愿望

(II) Transitional Paragraph (Purpose) 承接部分: ☆Discussion 1. Asking for a Catalog, Prices List and Samples 请求寄送目录、价目表、样品 (1) 回函请寄上1份贵方最近的目录，则感幸甚。 (2) 本公司对贵方的绢丝和山东柞丝绸极有兴趣， 并希望贵方能随同价格寄送一份最新的目录。 (3) 若有仿毛产品存货，请将样品寄来。 (4) 我方希望获得贵方各种规格的鞋子样品，以 及最低价格。 (5) 倘贵方能从速寄上任何新款围巾的目录以及 价格，则感幸甚。 Asking for a Catalog, Prices List and Samples 请求寄送 目录、价目表、样品.doc

2. Putting Forward Terms & Conditions for the Trade — Show Specific Enquiry 请求提出交易条件 — 具体询价 (1) 以下物品的供应，请以基隆运费、保险费在内价， 告知贵方最优惠的价格。 (2) 倘贵方告知关于付款及其他条件的详情，则感幸 甚。 (3) 倘能告知关于价格、质量、现有数量及其他相关事 项的全部资料，则感幸甚。 (4) 倘贵方告知，在大量订购的情况下，能够给予我方 多少折扣，则感幸甚。 (5) 请以电传告知，贵方优惠价格以及大概的船期。

(6) 倘贵方告知出口价格、付款条件、最快交货日期、以 及数量折扣的全部资料，则感幸甚。 (7) 我方希望获知每种颜色、图案的最低订购数量。 (8) 请估计包括我方5%佣金在内，贵方最低的基隆运费、 保险费在内价。 (9) 请贵方告知能否以每米大约50分的价格，提供这种 质量的产品。 (10)我方希望得知，贵方能否保证在接到订单后，一个月 内交货。 Putting Forward Terms & Conditions for the Trade—Show Specific Enquiry. doc

3. Giving a Hint about the Future & Show Wish to Cooperate 暗示未来的前途&表达合作愿望 (1) 我方接获对贵公司产品的查询。 (2) 倘若贵方价格合理，将来我方会向您大量订购。 (3) 倘贵方价格与其他供应商比起来较为优惠，我方一 定会大量订购。 (4) 我方市场对这种商品的需求迅速增加，倘贵方能告 知可资竞争的价格，我方希望大量订购。 Giving a Hint about the Future & Show Wish to Cooperate. doc

(III) Closing Paragraph (Ending) 结尾部分: (1) We look forward to receiving your early reply. (2) As the matter is urgent, we should like to have reply within this week. (3) We await your information with interest. ☆Discussion (4) 我方期盼尽早收到贵方的好消息。 (5) 我方希望尽快收到贵方的消息。 (6) 我方希望贵方从速回复。 (7) 倘贵方告知任何消息，则感幸甚。 (8) 本公司希望您尽早回复，并确信我们会建立对彼此 都有好处的交易。 (9) 我方殷切期盼尽早收到贵方样品与价格。 Closing Paragraph (Ending) 结尾部分--Discussion. doc

Model Letter 1 (Buyer to Seller) 敬启者： 我方是基于“国际贸易新闻”最新一期上，有关贵公司新开发的砂洗丝绸衬衫的广告，而写信给贵方。 请惠寄贵公司新产品的目录及优惠条件，若蒙告知订购到交易所需的时间，则不胜感激。 作为贵方参考—本公司是英国纺织品的大进口商之一，欲进口台湾新开发的砂洗丝绸衬衫。若价格合算，我方预备签下一大量初次订单。 请速考虑此事，不胜感激。 ……敬上

Dear Sirs, We refer to your advertisement in the latest issue of ‘The International Trade News’ concerning the newly developed Sand-washed Silk Shirt. Please send us your catalogue and best terms for this new product. It would also be appreciated if you could give us some idea of the time required between order and delivery. For your information we are one of the largest importers of Textiles in England and are trying to import newly developed Sand-washed Silk Shirt from Taiwan. If your prices are competitive we are going to place a large initial order with you. Your prompt attention to this matter would be appreciated. Yours faithfully, ………………..

Model Letter 2 (Buyer to Seller) 先生： 我公司从贵国大使馆得知，你公司生产并出口各 种纺织机械。由于此地对高级针织机械有需求，希望 寄给我公司一份带有插图的商品目录，并附带列明详 细价格和支付条件。同时请告知所加工织物的种类和 所用纱线的种类。 商祺

Dear Mr.… We learn from your Embassy that you are manufacturing and exporting a variety of textile machines. As there is a demand here for high-quality knitting machines, we will appreciate your sending us a copy of your illustrated catalogue, with details of your prices and terms of payment. It would be most helpful if you could also supply information concerning the types of fabric to be processed and the types of yarn. Sincerely yours, (Signature) Specimen Letters of Inquiry 查询函范例.doc

Part 2 Reply to Inquiry 回复查询 (回复询盘) I. How to write an Effective Response Letter? A letter of reply usually consists of three parts: the introduction, the body and the conclusion. The introduction identifies and addresses the topic of the enquiry and, in addition, expresses how much you appreciate the enquiry. The body includes supporting details. If the information requested is straightforward, such as a quotation on prices and catalogues, this part of the letter can be quite brief. You should either state the information or refer the reader to materials enclosed. In the conclusion, you may encourage the potential customer to give a speedy reply or attract the old customer to return for business. How to write an Effective Response Letter. doc

II. Writing Skills of Letters of Reply to Inquiry 回复查询函写作技巧 (I) Opening Paragraph (Beginning) 破题部分: ☆ Discussion (1) 谢谢您 6 月 5 日查询我方新款节日服装的信函。 (2) 已收到贵方 9 月 20 日有关以上主题的查询。 (3) 我方很高兴收到贵方 10 月30 日索取我方产品目录 的信函。 (4) 非常感谢您 8 月15 日的查询，并且很乐意答复如 下：…… (5) 答复贵方 7 月 10 日的查询函，我方已于今天拍发 以下电报：…… Opening Paragraph (Beginning) 破题部分-Re. doc

(II) Transitional Paragraph (Purpose) 承接部分: 1. Sending a catalog, prices list and samples 寄送目录，价格表，样品 2. Terms and Conditions for sale 各销售条件 3. Market letter 行情通报 (报告市场行情)

1. Sending a catalog, prices list and samples 寄送目录，价格表，样品 ☆ Discussion 1. Sending a catalog, prices list and samples 寄送目录，价格表，样品 (1) 如您所请，我方已于今天另外邮寄2份最近的目录。 (2) 我方改订的价目表，将于本月底完成。一经备妥，我 方会尽快为您寄上。 (3) 我方会在近日内寄上，贵方在3月10日来信中要求的 两份估价单。 (4) 随函附寄的小册子，列有各类纺织品，以及基隆船上 交货价。 (5) 随函附寄的印刷品，载有帮助您了解我方产品的资 料，您可能会感兴趣。

(6) 很抱歉迟迟寄上修正的明细表。 (7) 很高兴为您寄上我方产品的样品，以及其估价、折 扣。 (8) 我们目录上所列出的所有项目，现在都有货，而且 随时准备装船。 (9) 请详细研读我方所寄上的目录，并告知贵公司所需 要的产品。 (10) 寄上的样品中，我方相信第5号将最适合您的交易。 Sending a catalog, prices list and samples 寄送目录，价格表，样品.doc

2. Terms and Conditions for sale 各销售条件 (1) 贵方所询问的货品，无法以您指定的价格购得。 (2) 我很高兴告知贵方，本公司访问服单价是基隆船上 交货价 200 美元。 (3) 随函附寄的价格表有我方的最低的旧金山运费、保 险费在内价，倘贵方能于 9 月 15 日以前订购，我 方可承诺在 11 月交货。 (4) 这是最低限购量 100 套的价格。 (5) 随函附寄报价单，仅 2 周内有效。

(6) 订购 100 打或 100 打以上，我们乐于给予价目表价 格3 %的折扣。 (7) 您可确定，这种物品的质量将令您完全满意。 (8) 本公司商品以最好的质料，最高级的手工制成，在 设计和耐用方面出类拔萃。 (9) 您询问的海滨服现在缺货，但是可马上供应改进的 款式。 (10) 目前 100 号产品没有现货，不过可望在 2 星期内补 给新货。 Terms and Conditions for sale 各销售条件.doc

3. Market letter 行情通报 (报告市场行情) (1) 因为最近原料涨价，我方很快会改订这种物品的 价格。 (2) 本公司以高于12月1日信中的价格，正外销大量的 牛仔服装到中东地区。 (3) 生态服装（环保服装）的外销价格正在上涨， 因此几乎可以确定我方下个月将会有不同的报价。 (4) 由于希望和贵方进一步交易，我方这次价格开得 很低。 (5) 自从今年1月以来，价格持续上涨，但是我方还未 曾提高价格。 Market letter 行情通报(报告市场行情).doc

(III) Closing Paragraph (Ending) 结尾部分: ☆ Discussion (1) 非常感谢您对我方产品感兴趣，并期早日回复。 (2) 希望早日接到您的第一张订单。 (3) 诚挚希望很快就能为您效劳。 (4) 相信这个资料对您有用，并且欢迎您任何进一步的 询问及批评。 (5) 贵方的任何订单，将受到细心的关照。 Closing Paragraph (Ending) 结尾部分-Re. doc

Model Letter 1’ (回复查询函Model Letter 1) (Seller to Buyer) 敬启者： 多谢贵方5月1日有关砂洗丝绸衬衫的查询函。 今天另函奉寄本公司所有产品的最新图解目录及价 目表。根据这些目录及价目表，相信您会对本公司砂洗 丝绸衬衫的详细图解及基隆港船上交货价有所了解。 收到贵方订单后一个月内即可装船。 很高兴得知若价格便宜，贵方准备从台湾大量进口 新开发的砂洗丝绸衬衫。 本公司保证，我方的价格比其他的任何竞争对手都 来得便宜。 盼早获回函。 ……敬上 Model Letter 1’ (回复查询函Model Letter 1) (Seller to Buyer). doc

(回复查询函 Model Letter 2) (Seller to Buyer) 先生： 感谢你公司1月9日来信询问我公司纺织机械情况。我公司生 产并出口各种纺织机械，特别是针织机。我公司可以供应棉和涤 纶的定形机和印花机，此外，我公司还供应适用于大部分针织物 的烘干机和轧光机。 请你方提供有关加工纺织品种类的进一步情况，以便我公司 提出我方所能供应的最适用针织机的报价。 现送上关于我公司制造的各类机械的小册子，其中有一些机 器已销往中国，北京机械出口公司是我公司目前在中国的代表， 建议你们同该公司直接联系。相信该公司能提供更多的包括针织 机在内的各种机械的报价。 商祺 Model Letter 2’ (回复查询函 Model Letter 2) (Seller to Buyer). doc

III. Specimen Letters of Reply to Inquiry 回复查询函范例 ☆ Discussion 敬启者： 感谢你公司5月6日所寄的男衬衫报价单和样品。 经联系，不少本地客户对天鹅牌男衬衫表示有兴趣。 因此，请报出5 000件男衬衫（G-3号）CFR仰光最 低价。估计能为你公司争取到一些订单。但必须注 意，要想成功地推销衬衫，你方价格须对买方具有 吸引力。请用形式发票报价。 商安

Dear Sirs, Thank you for your quotation for Men’s Shirts and the sample sent us on May 6. We have approached a number of our customers in this area and many of them take interest in ‘Swan’ brand shirts. We, therefore, ask you to make us your best offer on CFR Rangoon basis for 5 000 Men’s Shirts (No.G-3). We believe we may secure some orders for you. We, however, would like to point out that unless your quotation is attractive to the buyers, it would be difficult to push the sale of your shirts successfully. We shall appreciate your offer in the form of a proforma invoice. Yours faithfully, (Signature)

(I) Translate the following phrases into Chinese and then IV. Exercises 习题 (I) Translate the following phrases into Chinese and then make sentences. 1. in the line of 2. appreciate it if 3. at an early date 4. a ready market for 5. supply sb. with sth. 6. be ready to 7. push the sale of 8. as follows 9. prompt attention 10. on the basis of Exercises 习题.doc

(II) Translate the following letter into English. 先生们： 回复：缝纫机 本公司是拉各斯最大的缝纫机进口商之一，我们 经营各种牌号的缝纫机已有20余年了。我们热切地希 望与你公司建立贸易关系，发展我们两国之间贸易。 随函附上第303号询价单，盼望你方早日给我们报 CIF 拉各斯价，包括我们的佣金5%，报价时请寄目录 本 10 份，以便我们了解你们产品的质量。倘若你方报 价具有竞争性的话，我们打算购 500 台。如早日复信， 不胜感激。 商祺 Exercises 习题.doc

Thank You